Isikuarhiivide korrastamisega võib kokku puutuda igaüks, kuna sisuliselt tähendab see korra ja süsteemi loomist inimese elu jooksul kogunenud dokumentide hulgas. Korrastatavaks kogumiks võivad olla näiteks meie vanaonule, isale, tädile jt kuulunud dokumendid (vanad kirjad, fotod, päevikud, ajaleheväljalõiked vms), mis meie kätte on sattunud ja mida on kahju ära visata. Kindlasti leidub ka inimesi, kes soovivad korrastada omaenese elu ja tegevuse tulemusena kogunenud dokumente ja kollektsioone, et siis luua huvitav ja mitmekesine isikuarhiiv.
Arhiivimoodustajaga tutvumine
Esimeseks etapiks isikuarhiivi korrastamisel on arhiivimoodustaja elu ning tegevusega tutvumine. Arhiivimoodustajaks nimetatakse isikut, kelle tegevuse tulemusena arhiiv on tekkinud. Näiteks vanaonu arhiivi (kirjad, päevikud jne) puhul ongi arhiivimoodustajaks vanaonu.
Selleks, et korrastada kellegi isikufondi, tuleb kõigepealt selgeks teha selle isiku elukäik, tööd ja tegemised, hobid ja harrastused. See lihtsustab hiljem konkreetsete materjalide liigitamist.
Dokumentide rühmitamine
Kui arhiivi korrastajal on ülevaade isiku elukäigust olemas, siis on võimalik alustada materjalide rühmitamist, st alustada esialgset süstematiseerimist. Kõigepealt võetakse ette kogu materjal ja sorteeritakse see dokumendiliikide järgi eraldi rühmadesse: kirjad, isiklikud dokumendid jne.
Isikuarhiivide enam levinud sarjad on järgmised:
1. Biographica – sarja kuuluvad isiklikud dokumendid, näiteks isikutunnistused, surma-, sünni- ja abielutunnistused, testamendid, tööraamatud, eri organisatsioonide liikmepiletid, haridust tõendavad dokumendid, tunnistused, tänukirjad, lepingud (rendilepingud, ostu-müügilepingud jne), külalisraamatud jm isiklikku laadi dokumendid. Biographica sarja võib panna ka päevikud, aga kui neid on rohkem kui 5, võib luua omaette sarja Päevikud.
2. Kirjavahetus – sari sisaldab saabunud kirju, väljasaadetud kirjade mustandeid ja ärakirju, õnnitluskaarte, telegramme, kutseid jne.
3. Loomingulist tegevust kajastavad dokumendid – sarja kuuluvad arhiivimoodustaja loomingulist tegevust kajastavad materjalid: artiklid, raamatute ja uurimuste käsikirjad, ettekannete ja retsensioonide mustandid, tema poolt kogutud algmaterjalid (väljakirjutused, märkmetega paberilehed jne) oma artiklite ja tööde tarvis. Arhitekti puhul kuuluvad siia sarja näiteks plaanid, joonised, visandid, eskiisid.
Isikust olenevalt võib sarjale anda täpsema nimetuse või luua mitu uut sarja. Näiteks kui arhiivimoodustaja on olnud helilooja, võib luua eraldi sarjad: Kontsertidega seotud materjalid; Noodilehed jt. Lõpuks otsustab aga korrastaja ise, kuidas materjale liigitada.
4. Erialast ja ühiskondlikku tegevust kajastavad dokumendid – sari koosneb isiku mistahes asutuses või organisatsioonis töötamist puudutavast materjalist (näiteks tuntud kirjanik tegutses aktiivselt ka mõnes organisatsioonis). Kui isik on töötanud või tegutsenud mitmes asutuses, erakonnas jne, siis paigutatakse tema tegevuse tulemusel tekkinud dokumendid samuti sellesse sarja, kuid ei segata neid omavahel. Sellisel juhul luuakse eraldi säilikud, nagu näiteks seoses töötamisega Eesti Loodusvaatlejate Seltsis või tegutsemisega erakonnas Kodu. Kui dokumente on aga vähe, umbes ühe säiliku jagu, võib need paigutada kas sarja Biographica või Loomingulise tegevusega seotud dokumendid.
5. Fotod
6. Ajaleheväljalõiked ja trükised – sari sisaldab ajaleheväljalõikeid, trükiseid, koopiaid ajalehtedes ilmunud artiklitest, separaate.
7. Teiste arhiivimoodustajate dokumendid – siia sarja paigutatakse tavaliselt arhiivimoodustajaga lähedalt seotud isikute, näiteks perekonnaliikmete ja sugulaste (abikaasa, õe, onu, vanaisa jt) isiklikud dokumendid, tõendid, kirjad – materjalid, mis on antud arhiiviga kaasa tulnud.
8. Kollektsioonid – sarja moodustavad isiku kollektsioneerimist kajastavad materjalid, nt kogus arhiivimoodustaja postmarke, rahvaluulet, pärimusi vms. Need dokumendid võib paigutada ka omaette sarja.
Korrastamisel võib luua täpsemaid ja teiste nimetustega sarju, kuid üldjuhul on soovitatav isikufonde mitte liiga keeruliseks ja liigendatuks teha.
Ülesanne:
Kui peaksite hakkama korrastama enda/lähisugulase/kodakondse isikuarhiivi või näiteks oma perearhiivi, siis kuidas dokumente rühmitada? Koostage enda isikuarhiivi või perearhiivi korrastamiseks lihtne arhiiviskeem (pealkirjastage sarjad).
Koostage kirjeldus arhiivimoodustaja, arhiivi ja sarja tasandil ning säilikute loetelu (kirjelduse vormi näide)