KIRJELDAMINE
1. Milleks on arhiivikirjeldus vajalik, milleks seda koostatakse?
2. Mida tähendab arhiivikirjelduse mitmetasandiline struktuur?
3. Millised on arhiivimoodustaja kirjelduse kohustuslikud kirjelduselemendid?
4. Millised on arhiivi kirjeldamise kohustuslikud elemendid?
5. Kas arhiivi saab kirjeldada ka funktsiooni, sarja ja säiliku/arhivaali tasandil?
Arhiivikirjelduse eesmärk on edasi anda teavet arhiivimaterjali konteksti ja sisu kohta, et arhivaalide kasutamine ja mõistmine oleks võimalikult hõlbus ka tulevikus. Arhiivikirjeldamine on ka üks viisidest, mis läbi intellektuaalse kontrolli võimaldab arhivaale hoida usaldusväärsete, autentsete, terviklike ja kasutatavatena.
Kirjeldamiseks kasutatakse koostöökeskkonda ASTRA.
Kui arhiivi üleandmiseks juba kasutatakse universaalset arhiveerimismoodulit UAM, saab seda edasi kasutada ja koostada kirjeldused UAMis.
Rahvusarhiivi koostatud arhiivikirjelduse elementide loetelu tugineb Rahvusvahelise Arhiivinõukogu (ICA) poolt heakskiidetud kirjeldusstandarditele:
• ISAD(G): General International Standard Archival Description, mis kehtestab kirjeldustasandid ja määrab kirjelduselementide koosseisu vastavalt tasandile;
• ISAAR(CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, mis on arhiivimoodustaja kirjeldamise aluseks ning hõlbustab nimevormide normeeritud esitamise kaudu infootsingut ja teabevahetust.
Arhiivikirjeldamiseks kasutatakse mitmetasandilist kirjeldamist (hierarhilist kirjeldamist):
1) iga arhiivi, sarja, säiliku või arhivaali kohta saab koostada üksikkirjelduse;
2) kõrgemal tasandil esitatud kirjeldused on põhjalikumad ja ulatuslikumad;
3) madalamatel tasanditel lisatakse vajaduse korral vaid täpsustavat teavet, mida ei saa esitada kõrgematel tasanditel.
Arhiivikirjeldus koosneb:
· arhiivimoodustaja kirjeldusest;
· arhiivi ehk arhivaalide kogumi kirjeldusest.
Arhivaale loonud asutuse funktsioonide, ülesannete ning tegevuste ülevaade aitab mõista, kuidas ja miks arhivaalid on loodud. Kirjeldus näitab, kuidas muudatused arhiivimoodustaja ülesannetes, struktuuris ja asjaajamises mõjutavad arhivaalide koosseisu ja struktuuri.
Arhiivimoodustaja kirjeldamiseks vajalik teave on leitav õigusaktidest, asutuse ja tema struktuuriüksuste põhimäärustest, juhatuse protokollidest, tööplaanidest, aruannetest, aastaraamatutest jmt. Muu hulgas saab selleks kasutada ka Rahvusarhiivi hindamisotsuseid.
Arhiivimoodustaja kirjelduse saab koostada juba üleandmis- või korrastamisprotsessi alguses.
Kohustuslikud kirjelduselemendid:
Tüüp
Organisatsioon või eraisik (kirjelduselemendid võivad olla erinevad)
Organisatsiooni nimetus
Asutuse ametlik täisnimetus koos selle nimetuse kehtivusaegadega. Mitme nime korral esitatakse need viimasena kehtinud nimevormi all, alustades varasemast ja lõpetades kõige viimasega.
Tegevusaeg
Tegevusaega loetakse asutuse asutamisest alates.
Ajalugu
Jutustav ülevaade asutuse kujunemisest (sh liitumised, ühinemised)
Kirjelduse koostamise andmed
Koostaja nimi, koostamise aeg ja tegevuse tüüp (kirjelduse loomine – esmakordsel kirjeldamisel, täiendamine - edaspidistel üleandmistel või muutmine.
Kasutatud allikad
Seadused, põhimäärused, põhikirjad, arhivaalid, publikatsioonid vmt
Võimalusel lisada nimetuse lühend ja võõrkeelne nimetus, tegevuskoht, õiguslik staatus, funktsioonid, struktuur, seotud arhiivimoodustaja, publikatsioonid.
Arhiivi kirjelduses antakse ülevaate arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud arhivaalide kohta. See peab sisaldama teavet ka nende arhivaalide või arhiiviosade kohta, mis on kas hävinud või asuvad mingil põhjusel kusagil mujal. Arhivaalide koosseisu kujunemise ning senise hoiustamise asjaolude kirjeldus on oluline arhiivis asuvate arhivaalide sisu ja seisundi mõistmiseks. Arhivaalide kasutamise hõlbustamiseks kirjeldatakse ka korrastussüsteemi ning juurdepääsutingimusi.
Arhiivi kirjelduse kohustuslikud elemendid:
Kirjeldusüksuse tähis/leidandmed
Arhiiviasutusele, nimistule ja säilikule viitav kokkuleppeline tähtede ja numbrite kombinatsioon, mille annab arhiiviasutus nt ERA.5055.1.2478
Piirdaatumid
Tulenevad üleantavatest dokumentidest (varaseima ja hiliseima dokumendi aasta)
Kogus
Säilikute / arhivaalide arv, arhiivimeetrid, failide maht (nt megabaitides)
Arhiivimoodustaja nimetus
Asutuse viimane täielik nimetus vastavalt viimastele üleantavatele dokumentidele.
Hoiustamise ajalugu
Kus on arhiivi senini hoitud, enamasti asutuse arhiiviruumis. Lõpetanud asutuste korral võib olla kolitud teistesse asutustesse jne. Sündmused, mis on mõjutanud arhiivi terviklikkust (nt kahjustused).
Sisu ja hõlmavus
Lühike ülevaade, mis laadi dokumente arhiivist võib leida - dokumentide sarjad (arhiiviskeemi järgi , piirdaatumid)
Korrastussüsteem
Nt kronoloogiline, temaatiline, tähestikuline, sarjapõhine vmt. Oluline igasuguste erisuste puhul.
Kirjelduse koostamise andmed
Koostaja nimi, koostamise aeg ja tegevuse tüüp (kirjelduse loomine – esmakordsel kirjeldamisel, täiendamine - edaspidistel üleandmistel või muutmine.
Võimalusel lisada hindamisotsused (number ja kuupäev), mille alusel on dokumendid arhiiviväärtuse saanud; ainese keel; juurdepääsutingimused (nt eraelulistele isikuandmetele); autoriõigused; seotud aines (kui on teada, et sama asutuse dokumente säilitatakse ka muuseumis või mujal), täiendavad otsivahendid (nt registrid, andmekogud).
Funktsiooni/allfunktsiooni kirjeldamine
Funktsiooni kirjeldusena esitatakse selle funktsiooni täitmiseks vajalikud tegevused või protsessid ning viide volitusnormile (nt seadus, põhimäärus, põhikiri). Volitusnormile viidatakse võimalikult täpselt. Kirjeldatakse põhifunktsioone. Juhtimis- ja tugifunktsioonid tavaliselt selgitamist ei vaja.
Sarja/allsarja kirjeldamine
Sarja kirjeldamise vajadus sõltub sellest, kas ja kui põhjalikult on kirjeldatud funktsioonid ja tegevused. Põhjalikumat täpsustamist võib vajada põhifunktsioonide täitmise käigus loodud sarjade sisu.
Säiliku/arhivaali kirjeldamine
Säilik kirjeldatakse nimistusse kuuluvas säilikute loetelus, kuhu kantakse säiliku number, pealkiri, piirdaatumid ja kogus, nt lehtede, baitide, failide jne arv. Säilikud järjestatakse sarjadesse kuulumise alusel ja nummerdatakse läbivalt nimistu piires.
Digiarhivaalide puhul on arhivaali kirjeldus möödapääsmatu. Elektroonilistes dokumendihaldussüsteemides (EDHS) olevad kirjeldused ehk metaandmed ja failide tehnilised metaandmed kuuluvad otseselt arhivaalide juurde. Arhivaali kirjeldus sarnaneb säiliku kirjeldusega.
Arhiivikirjeldamisel tuleb lähtuda neljast peamisest reeglist.
1. Kirjeldada tuleb üldisemalt spetsiifilisemale, et esitada arhiivi ja selle osade kontekst ja mitmetasandiline struktuur.
Arhiivi tasandil tuleb anda teave arhiivi kui terviku kohta. Järgmisel ja alanevatel tasanditel tuleb anda teave arhiivi osade kohta, mida kirjeldatakse. Saadud arhiivikirjeldus tuleb esitada mitmetasandilises osa-tervik suhtes üldisemalt kirjeldustasandilt (arhiiv) spetsiifilisemale.
2. Kirjeldustasandil esitatakse vaid tasandile vastav, et edasi anda täpne kirjeldusüksuse kontekst ja sisu
Esitada tuleb vaid selline teave, mis on asjakohane vastavale kirjeldustasandile. Näiteks pole asjakohane esitada teavet säiliku sisu kohta arhiivi tasandi kirjelduses, samuti pole sobiv esitada terve osakonna ajalugu, kui kirjeldusüksuse on moodustanud talitus või muu administratiivne haru.
3. Kirjeldused peavad olema omavahelises seoses, et võimaldada tuvastada kirjeldusüksuse asendit arhiivi hierarhias
Tuleb määratleda iga kirjelduse kirjeldustasand ning kui võimalik, tuleb iga kirjeldus seostada tema üleneva kirjeldusüksusega.
4. Juba esitatud teavet ei korrata, et vältida teabe üleküllust hierarhilises arhiivikirjelduses
Sobival kõrgeimal arhiivikirjelduse tasandil tuleb anda teave, mis on ühine selle alanevatele tasanditele. Madalamatel tasanditel sellist teavet, mis on kõrgemal tasandil esitatud, enam ei korrata.