Säilitustähtaja arvutamine algab dokumendi loomisest, viimase dokumendi lisamisest toimikusse, toimiku sulgemisest. Aastatid loendatakse pärast asjaajamisaasta lõppu, st loomisest järgmisest aastast.
Näiteks: 2015. aastal avatud toimikut, millel on 5aastane säilitustähtaeg, tuleb alal hoida aastatel 2016-2020 ja järgmisel, 2021. aastal, võib selle hävitada.
2015. aastal loodud dokumente, mille säilitustähtaeg on 7 aastat, tuleb alal hoida aastatel 2016-2022 ja 2023. a võib need hävitada.
NB! Rahvusarhiivi ajaveebi postitus “Ettevõtete ja organisatsioonide kohustused dokumentide säilitamisel” käsitleb sama teemat https://blog.ra.ee/ettevotete-ja-organisatsioonide-kohustused-dokumentide-sailitamisel/
Tölehe leiad SIIT.
Kogu asutuses tekkivat teavet, olenemata teabekandjast, ei saa säilitada lõputult. Kuna teabe hulk suureneb kiiresti, muutub selle säilitamine kallimaks ning juurdepääs aeglasemaks ja keerulisemaks. Tööruumid ja serverid täituvad mittevajalike dokumentidega ning tekib vajadus soetada serverimahtu või kasutusele võtta uut ruumipinda. Kui asutus ei ohja teabe juurdekasvu võib see viia soovimatute tagajärgedeni.
§ 13 lg 1 Asutus tagab teabe säilimise, kasutatavuse ja kaitse kuni üleandmiseni avalikku arhiivi või kuni hävitamiseni. Arhiiviseaduse § 2 lõigetes 1 ja 2 nimetatud teabe hoidmisel ja üleandmisel ning arhiiviseaduse § 2 lõikes 1 nimetatud teabe hävitamisel lähtub asutus arhiivieeskirjast ja arvestab Rahvusarhiivi juhiseid.
§ 16 lg 9 Asutus võib digiteeritud paberdokumendi tagastada selle esitajale või saatjale või hävitada, kui teabe ülekandmine elektroonilisele teabekandjale toimus arhiivieeskirjas sätestatud korras ja originaali säilitamise nõue ei tulene õigusaktist.
määrab vastutuse dokumentide kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest (150/1600 trahviühikut)
ütleb, et enne arhivaalide väljaselgitamist (hindamist) ei tohi avalikku ülesannet täitva asutuse või isik oma dokumente hävitada.
§ 13 Asutus võib oma dokumendid, sealhulgas andmekogudes oleva teabe eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist.
Hävitamine peab olema teostatud pöördumatult, turvaliselt ning keskkonnahoidlikult.
Arhivaale ei hävitata.
Arhiivimoodustaja taotleb avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud.
Asutus võib dokumendi teabekandja hävitada juhul, kui dokumendis olev teave on üle viidud teisele teabekandjale. Üleviimise protseduur, teostaja, aeg, kasutatud riist- ja tarkvara peavad olema dokumenteeritud ja kontrollitavad ning teabe autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus peavad olema tagatud. Arhivaalide puhul kooskõlastatakse teabekandja hävitamine avaliku arhiiviga.
§ 14 Asutus dokumenteerib oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga.
Hävitamisaktis esitatakse hävitamiseks eraldatavate dokumentide kohta vähemalt järgmised andmed:
1) viide avaliku arhiivi hindamisotsusele;
2) tähis liigitusskeemi või muu arhiivi koosseisu loetleva dokumendi järgi;
3) sarja nimetus või toimiku pealkiri;
4) piirdaatumid;
5) toimikute või muude üksuste hulk;
6) dokumentide säilitustähtaeg;
7) viide õigusaktidele, mis reguleerivad dokumendi säilitamist või hävitamist, kui need on olemas;
8) märge hävitamise viisi, aja, koha ja läbiviija kohta.