Iga asutuse või ettevõtte efektiivsele ja ladusale tööle aitab kaasa nõuetelevastav ja toimiv dokumendi- ja arhiivihaldus. Tänapäeval on raske eristada, kus lõpeb dokumendihaldus ja algab arhiivihaldus, sest olulisi arhiivinduslikke põhimõtteid ja reegleid juurutatakse dokumendisüsteemis veel enne dokumentide endi sündi. Arhiivitöö korraldus peab tagama, et dokumendid säiliks neile määratud säilitustähtaja jooksul, oleks kiiresti leitavad, kasutatavad ja säilitustähtaja möödumisel nõuetekohaselt hävitatud või antud üle Rahvusarhiivi.
Arhiivihaldust reguleerivateks õigusaktideks on arhiiviseadus ja arhiivieeskiri.
Igapäevaelus on inimestel oma kogemuste põhjal üldine arusaam, mis on dokument ja mis on arhiiv. Dokumendi- ja arhiivihalduse valdkonnas tegutsejatel peab sellest olema täpne arusaam.
Kehtiva arhiiviseaduse tähenduses on dokument mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks.
2025. a möödus 105 aastat Eesti riikliku arhiivisüsteemi loomisest.
Sajandi jooksul on Eestis kehtinud kolm arhiiviseadust. Esimene arhiiviseadus anti välja Riigivanema poolt dekreedina 12.06.1935 ja see määratles arhiiviasutuste rolli ühiskonnale väärtuslike dokumentide säilitamisel ja kasutamisel. Nõukogude võimu ajal käis arhiivide juhtimine Moskvale allunud Arhiivide Peavalitsuse kaudu. Pärast taasiseseisvumist, võeti 1998. aastatel vastu teine arhiiviseadus, mis sätestas arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nendele juurdepääsu korraldamise ning arhiivide tegevuse alused. Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele on toonud kaasa muudatusi arhiivihalduses ning 17.02.2011 võeti vastu kolmas arhiiviseadus.
Sõnal arhiiv võib olla kaks tähendust:
1. arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus;
2. asutuse või isiku dokumentide terviklik kogum (ütleb arhiivieeskiri).
Arhiiviasutused avaliku arhiivi tähenduses on Rahvusarhiiv ja kohalike omavalitsuste arhiivid (nt Tallinna Linnaarhiiv, Narva Linnaarhiiv), kelle ülesandeks on muuhulgas dokumentide hindamine. Hindamisega otsustatakse (lähtuvalt arhiivieeskirja § 10 sätestatud hindamiskriteeriumitest), millised dokumendid on arhiiviväärtuslikud ja seega osa rahvuslikust kultuuripärandist, säilitatakse püsivalt ehk alaliselt ja mida ei tohi hävitada. Avaliku arhiivi poolt arhiiviväärtuslikuks hinnatud dokumente nimetatakse arhivaalideks. Arhivaalid antakse üle Rahvusarhiivi, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid mitte hiljem kui kümme aastat pärast dokumendi loomist või saamist. 1998. a arhiiviseadus sätestas arhivaalide üleandmise tähtajaks 20 aastat.
Kehtiv arhiivieeskiri defineerib ka mõiste arhiivimoodustaja. Avalikke ülesandeid täitvaid asutusi või isikuid, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale (arhiiviväärtusega dokumente), nimetatakse arhiivimoodustajateks.
Arhiivimoodustajate väljaselgitamine on Rahvusarhiivi ülesanne ja seda tehti 30.12.2011. a hindamisotsusega nr 548. Arhiivimoodustajad eraõiguslike juriidiliste isikute hulgast selgitati välja 06.02.2020 valminud hindamisotsusega nr 5.
Seda, kas asutus on arhiivimoodustaja või mitte, saab lihtsalt järgi vaadata hindamisotsusega kaasnevast lisast (kontrolli asutust) .
Ehkki üldjuhul on arhiivimoodustajad avalikke ülesandeid täitvad asutused ning juriidilised isikud ja eraettevõtted arhiivimoodustajad ei ole, siis ka viimaste puhul on nõuetele vastav ja toimiv arhiivihaldus oluline. Arhiiv, kui asutuse või isiku dokumentide terviklik kogum, on ka neil. Dokumendi- ja arhiivihalduse reguleerimise aluseks organisatsioonis võiks olla asjaajamiskord (nimetatakse ka dokumendihaldus- või teabehalduskorraks) ning dokumendi ja arhiivihalduse alusdokumendiks on dokumentide loetelu (liigitusskeem).
Üldjuhul on asutuses määratud isik - arhivaar, kes tegeleb ja vastutab arhiivihalduslike tegevuste eest, sh koostab ülevaate arhiivi koosseisust; eraldab hävitamiseks nii paberkandjal kui digitaalsed dokumendid, kui nende säilitustähtaeg on möödunud ja koostab hävitamist dokumenteeriva hävitamisakti; tagab asutuse arhiivis hoitavatele dokumentidele ja teabele juurdepääsu ning nende kasutamise, koordineerib dokumentide hoidmist ka asutuse tööruumides. Samas võivad arhiivihaldusega seotud ülesanded olla määratud dokumendihaldurile, sekretärile vms rolli täitjale.
Arhiivinduses on kaks aluspõhimõtet, mille rakendamist sätestas juba 1935. a arhiiviseadus.
Päritolupõhimõte, mille kohaselt kuuluvad ühe asutuse, organisatsiooni või isiku dokumendid kokku.
Näiteks kui organisatsiooni arhiiviruumis on säilitamisel mitme organisatsiooni dokumente, moodustab igaüks neist omaette terviku - arhiivi. Dokumentide kuuluvus arhiivi peab olema jälgitav ja eristatav. Kui reorganiseerimise käigus antakse organisatsiooni funktsioon(id) üle teisele organisatsioonile ja asjaajamises lõpetamata dokumendid liidetakse teise organisatsiooni arhiiviga, peab dokumentide algne päritolu ja liitmise aeg olema kindlaks tehtavad, jälgitavad. Päritoluprintsiibi rakendamine aitab mõista dokumentide tekkimise konteksti ning säilitada teavet dokumente loonud organisatsioonist (millal ja kelle poolt organisatsioon ellu kutsuti, mis oli moodustamise eesmärk, millised olid tema ülesanded, millal ja miks tema tegevus lõpetati jms).
Teiseks arhiivinduse aluspõhimõtteks on algse korra austamise põhimõte, mille kohaselt säilitatakse kord, mille arhiiv sai asutuse tegevuse käigus.