Tutvu Rahvusarhiivi blogipostitusega Kuidas paberivirnast saab korras arhiiv?
Järjesta tegevused:
a) Koosta säilikutest nimekiri
b) Järjesta dokumendid kronoloogiliselt, moodusta säilikud/toimikud
c) Pealkirjasta säilikud ja tähista
d) Karbista säilikud ja tähista karbid
e) Kogu dokumendid kokku ja tutvu nende sisuga
f) Eralda liigsed koopiad, plastikkaaned, metallklambrid jms
g) Süstematiseeri dokumendid sarjadesse
1 - e; 2 - ; 3 - ; 4 - ; 5 - ; 6- ; 7 -
Milliseid soovitusi veel anti?
Miks on korrastatud arhiiv oluline?
Tutvu Rahvusarhiivi blogipostitusega Fotokogud korda!
Fotode kirjeldamiseks tabeli näite leiad SIIT
Arhiivitarvikute töölehe leiate SIIT.
Tutvuge soovitatud materjalidega, vastake küsimustele ja koostage eelarve arhiivitarvikute ostmiseks. Võib teha paaris- või rühmatööna.
Tehke töölehest KOOPIA enda arhiivinduse kausta. Pealkirjastage fail (arhiivitarvikud_enda nimi või nimed).
NB! Arhivaalide korrastamiseks sobilikke tarvikuid pakuvad nt Maksing OÜ (www.zelluloos.eu), Cista AS ja F-E Tootmine OÜ
Lähtuda tuleb konkreetsete dokumentide säilitustähtajast, kasutusvajadusest ja sagedusest ning finantsilisest optimaalsusest.
Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 a) dokumente
· hoitakse kuni nende hävitamiseks eraldamiseni, tähistatuna vastavalt ülevaatele arhiivi koosseisust, kas tööruumides või mujal, kus on tagatud nende säilimine ja juurdepääs;
· võib hoida asjaajamises ladestunud kujul registraatorites, kiirköitjates, pakkidena või karpides;
· korrastamistoiminguid nendega läbi viima ei pea.
Pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumentide korrastamisel
· dokumentidest moodustatakse korrastamise käigus säilikud;
· korrastamine viiakse läbi ühekordselt (näiteks 3 kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppemist);
· korrastamine hõlmab säilikute ettevalmistamist, dokumentide süstematiseerimist, kinnitamist nöörmappidesse, kaantesse, ümbristamist (karbistamist), tähistamist.
Arhiiviväärtusega dokumentide korrastamisel lähtutakse arhiivieeskirjaga sätestatud nõuetest (7. peatükk):
· kasutatakse arhiivipüsivast materjalist mappe, ümbriseid, karpe;
· (lehed nummerdatakse, vormistatakse kinnituskirje);
· hoiustatakse arhiivipüsivast materjalidest arhiivikarpides;
· soovitav enne korrastamist konsulteerida Rahvusarhiiviga – et tagada parim tulemus mõõdukate kulutustega.
NB! Oluline on silmas pidada, et:
- kuni 1999. aastani loodud dokumendid võib avalikku arhiivi üle anda olemasolevas füüsilise korrastuse vormis ning üldjuhul ei pea neid üleandmise hetkel kehtivate nõuete kohaselt ümber korrastama (näiteks säilikute kaasi arhiivipüsivate vastu ümber vahetama või arhiivipüsivast dokumendipaberist eeslehti lisama). Vahetada tuleb üksnes mittearhiivipüsivast materjalist ümbrikud, mapid ja karbid;
- alates 1999. aastast loodud dokumendid tuleb avalikku arhiivi üleandmiseks korrastada vastavalt arhiivieeskirja § 22 sätestatud korrastamisnõuetele.
Abiks on Rahvusarhiivi juhis
Dokumendid võetakse välja registraatorist, kiirköitjast või muust pikaajaliseks säilitamiseks sobimatust (katkisest, määrdunud, mittearhiivipüsivast materjalist) ümbrisest. Dokumentide liigsed koopiad, mittearhiiviaines ja metallkinnitid (kirjaklambrid jms) eemaldatakse. Kinnitusviisist olenemata ei lõhuta üldjuhul tööstuslikke köiteid (näiteks õmmeldud või klammerdatud kaustikud, registreerimisraamatud jms).
Kui põhiosa dokumentidest on A4-formaadis, kuid esineb ka suuremaformaadilisi dokumente, võib viimased, olenevalt suurusest, ühe või enama murdega kokku voltida. Sellisel juhul tuleb kindlasti tagada, et voltimine ja hilisem volditud lehtede kaantesse kinnitamine ei põhjusta dokumentide kahjustumist ning ei takista nende mugavat kasutamist tulevikus.
Arhivaale ei asetata uutesse ümbristesse enne nende seisukorra kontrollimist ja puhastamist.
Dokumendid järjestatakse järgmiste tunnuste alusel:
kronoloogiliselt — kõige varasem dokument paigutatakse kõige ette ning kõige hilisem dokument kõige lõppu;
tähestikuliselt — nimeliste dokumentide kasutamise hõlbustamiseks;
temaatiliselt — asjapõhiste toimikute sisu süstematiseeritakse vastava teema/asja piires kronoloogiliselt, vajadusel lisatakse sisunimekiri;
korrespondentide, autorite järgi — nii isikutest kui asutustest lähtuvalt, samas kronoloogiliselt iga korrespondendi siseselt;
geograafilisusest lähtuvalt — teatud territooriumi või administratiivset üksust puudutavad dokumendid kokku, samas asja sees kronoloogiliselt.
Tunnuse valik sõltub otseselt olemasolevatest dokumentidest.
Arhiiveeskiri sätestab endiselt, et lehed tuleb nummerdada, ent (sõltuvalt võimalustest, ressurssidest) jääb lehtede nummerdamine või mittenummerdamine asutuse otsustada.
Kui, siis nummerdatakse nii kaantesse või mappi kinnitatud kui ka lahtiselt ümbrikus või mapis säilitatavad lehed. Nummerdamiseks kasutatakse pehmet grafiitpliiatsit (näiteks märgistusega HB, B, 2B, M). Number kirjutatakse lehe esiküljele ülemisse paremasse nurka. Lehtede numeratsioon on jooksev. Kui mõni leht on jäänud nummerdamata, antakse sellele lehele eelmise lehe järjekorranumber literaga a, b, c jne. Leht, millele on kleebitud peale mitmeid väikeseformaadilisi dokumente, nt fotosid, nummerdatakse ühe lehena.
Lehtede arv märgitakse säiliku lõppu lisatud nummerdamata paberilehele vormistatud kinnituskirje lehele. Lahtistest lehtedest moodustatud säiliku kinnituskirje leht lisatakse ümbrikusse või mappi samuti lahtiselt.
NÄIDE. Kinnituskirje
Säilikus on 128 (ükssada kakskümmend kaheksa) nummerdatud lehte järjekorranumbritega 1–128.
Teele Raamat
23.10.2016
või
Säilikus on 238 (kakssada kolmkümmend kaheksa) nummerdatud lehte järjekorranumbritega 1–235. Literaga on nr 23a, 145a, 167a, 224a. Vahele jäänud nr 55.
Teele Raamat
23.10.2017
Enne lehtede kaantesse kinnitamist lisatakse üks arhiivipüsivast dokumendipaberist valge leht säiliku esilehe ette ja säiliku lõppu (koos kinnituskirjega, kui lehed on nummerdatud) .
Üldjuhul kasutatakse arhivaalide terviklikkuse tagamiseks ja lehtede kinnitamiseks formaadile vastavaid ühe või kahe paelaga varustatud arhiivipüsivast papist või kartongist kaasi või mappe.
Selgitus: papp — paber grammkaaluga üle 500 g/m²; kartong — paber grammkaaluga vahemikus 200–500 g/m².
Registraatorist või kiirköitjast eemaldatud dokumentide korral saab arhiivikaantesse või -mappi kinnitamiseks kasutada juba olemasolevat 2 või 4 auku. Muul juhtumil (näiteks kilekaantes hoitud augustamata dokumendilehtede korral) tuleb köitepaelte jaoks teha augud tekstivabale vasakpoolsele leheservale.
Arhiivikaante ja -mappide seljapaksus ca 2 cm (kindlasti ei tohi ületada 3 cm).
Kaanele või ümbrikule kantakse järgmised andmed:
- asutuse arhiivis säilitamisel:
• arhiivimoodustaja nimetus – asutuse ametlik nimevorm, mis kehtis säilikusse koondatud arhivaalide loomise/saamise hetkel;
• struktuuriüksuse nimetus – vajadusel, kui samalaadset dokumentatsiooni tekib erinevates üksustes;
• pealkiri – tuleb sarja (allsarja) nimetusest dokumentide ja arhivaalide loetelust, mida vajadusel täpsustatakse;
• piirdaatumid – säilikus olevate arhivaalide kõige varasem ja kõige hilisem kuupäev;
• lehtede arv (kui lehed on nummerdatud);
• leidandmed (viitekood) - arhiivi tähis/fondi nr, nimistu number, säiliku number (fondi ja nimistu number saadakse Rahvusarhiivilt üleandmise ettevalmistamise käigus), nt ERA.5662.1.26
Töötamisel pabermaterjalidega
Töötamisel pabermaterjalidega
töötada alati puhaste ja kreemitamata kätega
soovitavalt kasutada puuvillakindaid
mitte hoida läheduses (eriti samal tööpinnal) toiduaineid, jooke ega muid vedelikke
paigutada, hoida ja kasutada originaale viisil, mis neid ei kahjusta
transportimisel vältida säilikute tahtmatut kahjustamist (kasutada mõlemat kätt, arhiivikäru)
vältida originaalide risti-rästi, läbisegi ja üksteise peale asetamist, mitte laduda dokumentidest ja kaustadest kõrgeid virnu
eemaldada originaalidelt kõik metallklambrid
vältida tugevalt värvitud ümbrismaterjale (veeõnnetuse puhul annavad värvi), kileümbrised võivad halbades hoiutingimustes dokumente kahjustada
pabermaterjale hoida eelistatult horisontaalselt
vältida otse originaalile kirjutamist (lehtede nummerdamisel kasutada pehmet pliiatsit)
asetada maksimaalselt 3 karpi ülestikku, kui karbi materjal seda lubab;
ebakvaliteetsel alusmaterjalil ja enimkasutatavatest dokumentidest on soovitav valmistada tagatiskoopia
objekte ei hoiustata üle riiuli ääre
Parandamine
vältida ise originaalide parandamist – las seda teevad professionaalsed konservaatorid
lubamatu on puhastamata materjale parandamine
vältida sobimatuid kleeplinte
ka nn vananemiskindlaid kleeplinte (nt Filmoplast tüüpi) on soovitav kasutada (kui üldse) kaasaegsete dokumentide tekstivabadel väljadel ja vasakult poolt
pulgaliimid ei sobi pabermaterjalide kleepimiseks
kleepimiseks kasutada neutraalseid ja /või arhiivikvaliteediga liimaineid (nisutärklis, metüültselluloos, arhiivikvaliteediga PVA)
vältida originaalide (fotode) kleepimist alusele, eelistada nt fotonurki
Kaantesse, mappi või ümbrikusse kinnitatud/paigutatud arhivaalid paigutatakse omakorda kaitsvasse arhiivikarpi eesmärgiga vältida ebasobivatest hoiu- või kasutamistingimustest tekkida võivaid kahjustusi.
Ümbris kaitseb arhivaale:
füüsilise kahjustumise eest;
erinevate keskkonnategurite (temperatuuri ja õhuniiskuse kõikumine, saasteained, valgus) kahjuliku toime eest;
väiksemate õnnetuste ja avariide puhul.
Ümbris peab olema suletav ja toestama arhivaali sellele liigset survet avaldamata.
Arhivaalid paigutatakse arhiivikarpi soovitavalt säilikute seljad vaheldumisi paremale ja vasakule. Karpe hoiustatakse horisontaalselt. Rahvusarhiivi poolt aktsepteeritav arhiivikarp on valmistatud ( nt pinnalaotusena) arhiivipüsivusnõuetele vastavast materjalist ning on vastavuses kindlate konstruktsiooninõuetega. A4-formaadis arhivaalide säilitamiseks sobiv arhiivikarp on sisemõõtudega 350 x 280 x 120 mm. Karbi näide
Arhivaalide hulk karbis peab olema nende edasise kasutamise hõlbustamiseks ja kahjustumise vähendamiseks optimaalne, st karpi jäetakse vähemalt 2 cm ulatuses vaba ruumi. Näide vaata juhisest
Karbile märgitakse järgmised andmed:
- asutuse arhiivis säilitamisel:
• arhiivimoodustaja nimetus;
• struktuuriüksuse nimetus (vajadusel);
• sarja tähis ja toimikute numbrid (vastavalt ülevaatele arhiivi koosseisust nt);
• piirdaatumid;
• karbi number.
- Rahvusarhiivi üleandmisel:
• arhiivi tähis (fondi nr);
• nimistu number;
• säilikute numbrid (vahemikuna);
• karbi number.