Dokumentide lIIGITUSSKEEM

Vahend asutuse dokumentide elukäigu planeerimiseks ja juhtimiseks on dokumentide liigitusskeem (dokumentide loetelu). Sellega saab suuremal või vähemal määral ohjata kõiki dokumendihalduse protsesse alates hõlmamisest ja registreerimisest kuni eraldamiseni välja.

Dokumendi liigitusskeem on ka:

• asutuse arhiivi moodustamise peamine tööriist, sest kõik toimikud avatakse ning dokumendid paigutatakse ja varustatakse metaandmetega just dokumentide loetelu alusel;

• vahend kiire ülevaate saamiseks asutuses loodud inforessurssidest.

Dokumentide liigitusskeemi sisu sõltub suuresti sellest, milliseid ülesandeid soovib asutus sellega täita. 

vt NÄITED 1 ja 2

Liigitusskeemi tasandid:

• funktsiooni tasand;

• sarja tasand.

FUNKTSIOONI TASAND

Asutuse eesmärke ja ülesandeid analüüsides grupeeritakse tegevused funktsioonideks (Milliseid ülesanded on näiteks koolil ja milliseid funktsioone ta seejuures täidab?)

Keerukate funktsioonide korral või kui eesmärgid ja ülesanded on seotud mitmete protsessidega võib kasutada ka allfunktsioone.

Asutuse funktsioone võib tinglikult liigitada:

• juhtimisfunktsioonideks – need on funktsioonid, mis määravad ära organisatsiooni arengusuuna ja kontrollivad seda. Juhtimisfunktsioonid ei liigitu täielikult põhifunktsioonide hulka (kuigi on nendega otseselt seotud) ega ka tugifunktsioonide hulka (kuigi on kõigil asutustel enamjaolt sarnased); 

• põhifunktsioonideks – need on seotud vahetult eesmärkide saavutamisega. Põhifunktsioonid on ainuomased konkreetsele asutusele või üheliigilistele asutustele (näiteks muuseumid, ülikoolid);

• tugifunktsioonideks – need on seotud kaudselt asutuse eesmärkidega ja need toetavad põhifunktsioonide täitmist. Üldjoontes on tugifunktsioonid asutustel sarnased.

SARJA TASAND

Sarja tasandil koondatakse dokumendid sarjadesse erinevate  tunnuste alusel:

• nominaalne tunnus - üheliigilistest dokumentidest koosnevad sarjad (näiteks protokollid, üldkäskkirjad, memod jms);

• temaatiline tunnus (näiteks kirjavahetuse sarjad, asjade või objektide kohta peetavate toimikute sarjad);

• andmete kogumina – saab koos hallata ;

• jm tunnuste alusel.

Sarjade moodustamisel on oluline silmas pidada, et:

• ühte sarja saab koondada vaid ühesuguse väärtusega dokumente;

• allsarjade moodustamine on mõistlik vaid mõjuvatel dokumendihalduslikel põhjustel (nt erinevad säilitustähtajad, erinevad juurdepääsutingimused). 

Liigitusskeemi hierarhiline ülesehitust:

• funktsioonidide järjestus: juhtimine, tugifunktsioonid, põhifunktsioonid;

• sarjade järjestus: esmalt olulisemad, üldisemad dokumendisarjad, siis vähemtähtsad, enam levinumad dokumendisarjad.

 Liigitusskeem peab sisaldama 

1. 1. funktsiooni nimetust ja selle tähist;

   2. sarjade nimetusi ja nende tähiseid;

   3. viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele sarja või funktsiooni tasandil;

   4. põhifunktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse põhifunktsiooni täitmiseks);

   5. volitust põhifunktsiooni teostamiseks ehk viidet õigusakti(de)le;

   6. põhifunktsiooni sarjade nimetusi ja tähiseid eelmises liigitusskeemis, kui need erinevad. 

Liigitusskeemi saab lisada andmeid:

• sarjas olevate dokumentide säilitustähtaegadest, peegeldades niiviisi dokumentide väärtust organisatsioonile endale;

• sarja dokumente haldava infosüsteemi või andmekogu kohta;

• hallatavate dokumentide lõppversiooni teabekandjate ja vormingute kohta;

• dokumentide asukoha ja vastutaja kohta;

• juurdepääsutingimuste haldamiseks;

• avalikustamise kohta veebis;

• tagatiskoopiate valmistamise kohta jne.

Alates 2019. aasta märtsist saab Rahvusarhiiviga liigitusskeemi kooskõlastada ainult asutuste ja Rahvusarhiivi töökeskkonnas ASTRA https://www.ra.ee/astra/site/login.

Töölehe leiad SIIT

ASTRA - Asutuse ja Rahvusarhiivi vaheline koostöökeskkond

ASTRAt tutvustava blogipostituse leiad SIIT.

Ülesanne 1: ASTRAsse liigitusskeemi sisestamine - funktsioonid, sarjad tähised. Juhised ja liigitusskeemi leiad   SIIT. 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ülesanne 2: Gümnaasiumi liigitusskeemi sisestamine

Gümnaasiumi liigitusskeemi ASTRAsse sisestamiseks leiad SIIT

Juhised ASTRAsse sisenemiseks leiad ülesanne 1 tööjuhisest.

Kasutajanimi - Haapsalu

Parool - astra2025

Täienda eelmisel tunnil sisestatud liigitusskeemi funktsiooni ja sarja tasandil järgmiselt:

funktsiooni tasandil 

• täienda juhtimis ja põhifunktsioone tegevuste (+ lisa tegevus), ja volitustega (+ lisa volitus)

sarja tasandil 

• loo seos tegevusega (juhtimis ja põhifunktsioonide puhul kohustuslik) 

• vajadusel lisa sarja sisu väljale "sisu ja hõlmavus"

• lisa salvestuskandja (digitaalne, paber,) digitaalsete dokumentide puhul ka haldav/hoidev süsteem (näiteks EDHS Delta, õppeinfosüsteem Tahvel) ja mis ajast alates (2021)

• juurdepääsutingimused, märge kui sisaldab isikuandmeid, + lisa juurdepääsupiirang , vali piirangu alus ja kestus

• säilitustähtaeg - näiteks 5 aastat või 5 a (arv ilma punktita, ei ole järgarv)

• märge hindamise kohta (arhiiviväärtuslik, hävitamisele), valikust hindamisotsus

Julget katsetamist!