Realidade das(os) Gatekeepers 

1. Definição:: Gatekeeper (guardião dos portões) é um termo em inglês que representa a pessoa encarregada de filtrar todas as tentativas de contato com a alta gestão de uma empresa – sendo elas secretárias ou secretários, auxiliares e assistentes. O(a) gatekeeper é a pessoa que controla o acesso a algo, ou mais abstratamente, controla e organiza quem tem acesso a uma categoria de pessoas.

2. Que tipo de pessoas são?

• São pessoas com ambições profissionais, de crescimento no trabalho.

• Tem receio de perderem os empregos.

• Que têm confiança de seus superiores para fazer o filtro.

Conclusão: Por isso, não passam qualquer ligação, precisam entender que é importante.

Conquistando Gatekeepers

A melhor abordagem, qual é? 

1. Pilares para construir uma boa passagem pela(o) Gatekeeper:

• Não enxergue o(a) gatekeeper como uma pessoa “inimiga”, alie-se a ela.

• Construa uma relação de empatia:

        Pergunte o nome da pessoa;

Pergunte se está tudo bem;

Traga um rapport para a ligação( Como está o dia por aí? aqui parece que vai chover!)

• Sempre deixe claro quem você é, seus objetivos e o porquê de estar ligando. Crie uma relação de confiança.

• Sempre anote o nome da(o) gatekeeper. Você não sabe se precisará ligar amanhã.

2.  A abordagem direta

Enviamos e-mail com antecedência ou buscamos um retorno imediato por parte da(o) gatekeeper:

“Bom dia, quem fala é (tal)! Com quem eu falo?

Oi, (gatekeeper), tudo bem? Eu tô ligando pra falar com a (nome do responsável), ela/ele se encontra?”

Verificar sempre se o nome do contato está correto e atualizado, para evitar possível saia justa.

Importante pegar quando enviar e-mail:

• Nome do responsável pelos projetos: para quem eu direciono o e-mail?

• Número de alunos: para melhor apresentação do projeto e para que em caso de ser low touch, já adiantar o descarte da escola.

Pontos de atenção 

• Saiba até onde insistir com a(o) gatekeeper ("não forçar a barra"/  saber a hora de avançar e hora de recuar).

• Nunca vender para a(o) gatekeeper, pois ela pode travar a passagem para a pessoa com poder de decisão. Com todas as informações em mãos a(o) gatekeeper tende a crer que, conhecendo a realidade da escola, também tem o poder de decisão referente ao projeto e prefere não encaminhar a ligação.

• Quais as principais dificuldades que temos enfrentado?

• O primeiro contato é sempre por e-mail;

• Responsável pelo projeto não está;

• Ligar em outro horário;

• Não quer passar a ligação;

• Não pode passar as informações da escola;

• Final do ano: Provas finais, reuniões de fechamento

Solução Mágica

“Fórmula Mágica” pensada pelo nosso time de milhões:

• Usar o senso de urgência;

• Ser sempre simpático, com encantamento;

• Olhar o histórico da escola e explicar que já nos falamos anteriormente;

• Se não tiver o e-mail, pedir para confirmar;

• Usar o senso de necessidade (Preciso muito falar com o responsável pelos projetos).

• Mostrar o quanto a ligação é valiosa, enobrecendo a Estante Mágica ( falamos do maior projeto de leitura e escrita da América Latina, mais de 7 países);

• Deixar claro que a ligação é bem rápida e não vai tomar muito do tempo;

• Definir um horário para retornar;

• Usar o call to action;

• Usar o rapport;

Outras soluções possíveis:

• Quais benefícios temos e que podemos usar?

• Estamos oferecendo o maior projeto de leitura e escrita da América Latina, completamente gratuito para a sua escola;

• Condições especiais que se encerram por agora;

• Precisamos falar com antecedência para facilitar a aplicação.

•  Formas para passar pela(o) gatekeeper:

• Falar que já está em contato por e-mail;

• Informar que precisa de uma resposta urgente e só a pessoa responsável pelos projetos pode passar a vaga para outra escola, caso não tenha interesse;

• Pedir para falar com outra pessoa responsável, realizando a ponte com a pessoa com poder de decisão; (direção, coordenação)

• Dizer que enviamos um contato por e-mail conforme o combinado e que estamos retornando para uma resposta;

• Importante dar um horário ou momento do dia para que a sua ligação já seja esperada; (“te ligo às 16h para uma resposta, tudo bem?”)

• Chamar o contato pelo nome, dá uma sensação de proximidade com a pessoa. 

Ao invés de: 

“ Oi, bom dia, eu poderia falar com a Carla?

“Quem deseja, de onde é?” 

Substituir por: 

“ Bom dia, a Carla está por aí? Aqui é o fulano da Estante Mágica, ela está esperando minha ligação.” 

Checklist

1. 1. Empatia com as(os) gatekeepers, se lembrar do contexto em que estão inseridas;

   2. Pegar o nome da(o) gatekeeper;

   3. Rapport com a(o) gatekeeper;

   4. Conseguir informações: nome da pessoa responsável pelos projetos, nº de alunos de 3-11 anos (infantil e fundamental 1);

   5. Saber o momento de não insistir e ceder para o e-mail, mas marcar retorno com horário específico para resposta com a coordenação;

   6. Não “vender” para a(o) gatekeeper;

   7.  Lembrar de quais benefícios temos e podemos usar;

   8. Estabelecer uma relação amigável;