La auditoría tuvo como propósito determinar si la estructura, el proceso y la información de las compras del Instituto Nacional de Seguros e INS Red de Servicios de Salud, S.A. ante la emergencia sanitaria por el COVID-19, responde al marco normativo aplicable en procura de la prestación continua de sus servicios. El periodo evaluado comprendió entre el 16 de marzo y el 31 de octubre de 2020.

La declaratoria de emergencia nacional en el país debido a la situación sanitaria provocada por la enfermedad COVID-19 permite sustentar el uso de procedimientos de compra diferenciados o sustitutivos con base en la Ley de Contratación Administrativa N° 7494 y su Reglamento N° 33411. Asimismo, dicha regulación contempla la posibilidad de contratar de forma directa bienes y servicios que por su naturaleza o circunstancias no puede o no conviene adquirirse mediante concurso, en aras de una gestión de compras ágil y expedita que permita la prestación continua de los servicios ante situaciones imprevistas o calificadas como urgentes.

Ante esta situación, al 16 de julio de 2020, el Instituto Nacional de Seguros tramitó 92 compras justificadas en la emergencia sanitaria que representan un monto adjudicado de ₡765,8 millones, de las cuales un 81% (₡618,1 millones) se realizaron mediante contrataciones directas justificadas en su mayoría como situaciones imprevisibles. En ese sentido, la verificación del cumplimiento normativo en aspectos relacionados con la estructura, el proceso y la información de las compras del Instituto e INS Red de Servicios de Salud, S.A. ante la emergencia sanitaria, resulta relevante en procura de promover mejoras para el fortalecimiento de la capacidad de gestión institucional.

En la auditoría realizada se determinó que el Instituto Nacional de Seguros dispone de una estructura formal, procedimientos y regulaciones mediante las cuales se establecen las responsabilidades y las competencias para realizar las compras ordinarias, exceptuadas e imprevisibles, incluyendo normativa específica para las compras con recursos de caja chica; no obstante, se identificaron debilidades significativas que limitan la gestión eficiente de ese proceso.

En ese sentido, respecto a las responsabilidades de pago establecidas mediante el convenio utilizado por el Instituto para la adquisición de los bienes y servicios de INS Red de Servicios de Salud, se identificaron incongruencias en su clausulado sobre el responsable de cubrir estos costos. Al respecto, el INS gestionó compras de la Red justificadas en la emergencia por ₡493,1 millones, las cuales fueron pagadas con recursos del presupuesto de ese Instituto, incluyendo el uso de los recursos de caja chica.

Por su parte, la normativa interna para la compra de bienes y servicios refleja inconsistencias en los conceptos utilizados para los procesos de compras imprevisibles y urgentes, los cuales, según el Reglamento de Contratación Administrativa, se deben ejecutar respondiendo a un tratamiento y requisitos diferenciados. Además, se observaron debilidades en cuanto a la publicidad de las actualizaciones de las normas relacionadas con los procesos de compras que implican su consideración por parte de terceros.

Aunado a lo anterior, de la revisión de los expedientes de 35 contrataciones administrativas que representan el 96,8% (₡741,4 millones) de las compras tramitadas por el Instituto ante la emergencia sanitaria, se determinó que para el 33,1% (₡245,5 millones) de los recursos invertidos no se evidencia la decisión administrativa que dio inicio al procedimiento de contratación por parte de la unidad solicitante. Además, para el 97,7% (₡724,6 millones) no se documenta la certificación del contenido presupuestario disponible según la estimación del costo del bien o servicio; y, para el 58,2% (₡431,8 millones) correspondiente a contrataciones que presentan sólo una oferta, no se evidencia que se considerara el costo histórico en el inventario para determinar la razonabilidad del precio y seleccionar al contratista.

Asimismo, del análisis de la documentación de respaldo incluida en el Sistema Integrado de Compras Públicas -SICOP- sobre los procesos de compras ejecutados, no se evidencia el respaldo de la forma en que se ejecutaron los contratos, si se recibieron los bienes y servicios a satisfacción en el tiempo y condiciones pactadas; o si se ejecutaron las multas, garantías de cumplimiento y de participación en caso de incumplimientos por parte del proveedor. Además, no se incluyó en dicho sistema la documentación donde consta la aplicación de los procedimientos de control de calidad para los bienes y servicios recibidos; ni la verificación de si los pagos al contratista se realizaron conforme al pliego de condiciones y la normativa aplicable.

Adicionalmente, se identificaron inconsistencias en la información generada sobre las compras realizadas y justificadas en la emergencia sanitaria, situación que evidencia la necesidad de administrar los riesgos operativos que conlleva el procesamiento manual de información. Por ejemplo, 5 contrataciones administrativas por un monto adjudicado de ₡354,6 millones no se incorporaron en los reportes de compras generados por la Administración.

Se emiten disposiciones al Gerente General del Instituto para que se implementen las acciones que permitan ejecutar acciones de mejora respecto a la gestión de compras, su normativa, la documentación de respaldo, la creación de un único expediente de compras mediante el uso del SICOP; así como, sobre la información que se genera del proceso de compras. Lo anterior, con el propósito de que se promuevan las mejoras correspondientes a efectos de incidir de manera positiva en la gestión eficiente de las compras en el Instituto Nacional de Seguros y la Red de Servicios de Salud, S.A.