La presente auditoría de carácter especial tuvo como objetivo determinar si la gestión de las contrataciones de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), en atención de la pandemia del Covid-19, se realiza de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente, a fin de valorar los procedimientos implementados para la realización de compras de excepción y examinar el proceso de ejecución del Fondo de Contingencias de la institución .

La CCSS es sin duda una de las instituciones que mayor compromiso tiene en cuanto a la atención de la emergencia presentada por el Covid-19 y por ello ha realizado acciones para la adaptación de la infraestructura a las condiciones que esta enfermedad requiere, así como para la protección del personal médico y administrativo y de los usuarios del sistema de salud. Bajo estas circunstancias, la institución ha tenido que recurrir a la contratación administrativa en situaciones de excepción con el Fondo de Contingencias de la CCSS. El presupuesto de dicho fondo asciende a ¢125.000 millones de colones, de los cuales a diciembre 2020 se ejecutaron alrededor de ¢76.000 millones, lo cual resulta relevante de fiscalizar para asegurar la consecución de los objetivos en el marco del interés público, así como la transparencia de los respectivos procedimientos.

Para la ejecución de esta auditoría se aplicó un enfoque ágil. Durante el proceso se comunicaron dos reportes de auditoría, en los que se analizó la gestión del Fondo de Contingencias y la publicidad de los procedimientos de contratación de excepción, a efecto de que la Administración pudiera implementar acciones oportunas. Una vez analizadas las acciones desarrolladas se determinaron avances en algunos aspectos reportados durante la auditoría, así como la persistencia de otros que forman parte de los resultados del presente informe final.

Para ello, se examinaron los reportes de asignaciones presupuestarias del Fondo de Contingencias, así como las aprobaciones que realizó el Centro de Atención de Emergencias y Desastres (CAED) de la CCSS. Además, se seleccionó una muestra de 58 expedientes de contrataciones excepcionales, que representan un 31,37% de los recursos asignados por el Fondo de Contingencias al 31 de mayo de 2020, lo cual permitió el análisis de los procedimientos de compra implementados así como el estudio de la información contenida en la página web de la CCSS denominada “Transparencia Covid19”.

Una vez concluida la presente auditoría, la Contraloría General determinó fallas en cuanto la calidad de la información asociada al manejo del Fondo de Contingencias del Seguro de Salud, tales como definición del proceso de gestión de información, oportunidad y utilidad. Específicamente, no se ha definido un proceso integrado para la recopilación, procesamiento, generación de información y rendición de cuentas relacionado con el Fondo de Contingencias, no se cuenta con informes periódicos que detallen la ejecución de la reserva, la información no es trazable respecto de los recursos asignados y los objetos de compra finalmente adquiridos por las unidades ejecutoras, encontrándose que no hay vínculo entre el expediente de compra y los registros asociados al Fondo. Asimismo, para la atención de la pandemia en el año 2020, no se contó con proyecciones de gasto que justificaran técnica o financieramente el monto asignado en el presupuesto para este fondo.

Además, respecto de los procedimientos implementados para la realización de las compras de excepción, entre ellos los procedimientos por situaciones imprevisibles y de urgencia, se visualiza ausencia de requisitos de forma e integralidad: en la documentación del inicio de las contrataciones, en la definición de especificaciones técnicas del objeto de compra, así como en los criterios para la evaluación de las ofertas y en el análisis que sustentan la selección de las ofertas en los procedimientos de compras de excepción. El 20,7% de los casos incumplen con el 60% o más de los aspectos evaluados. De seguido se detallan dichas omisiones.

En cuanto a los requisitos para el inicio de las contrataciones, se determinó entre otras cosas que, respecto de las contrataciones revisadas por procedimientos en situaciones imprevisibles en el 36,11% de los casos no se identificó un documento que evidencie el aval para dar inicio al proceso de contratación emitido por el titular subordinado competente, y en el 47,22% de estos casos no se evidenció la asignación de roles y responsabilidades en la ejecución de las contrataciones.

Por su parte, en cuanto a la definición de especificaciones técnicas del objeto de compra y criterios para la evaluación de las ofertas, se encontró que para el 50,88% de las contrataciones revisadas no se evidenció que los criterios cuantitativos y cualitativos con los que se valoraron las ofertas hayan sido comunicados a los proveedores participantes. Esto se presentó en el 47,22% de las compras por situaciones imprevisibles y en un 75,00% de los procedimientos de urgencia.

En cuanto al análisis que sustenta la selección de las ofertas en las compras de excepción esta Contraloría General determinó, entre otras cosas, que en el 44,64% de las contrataciones valoradas no se evidenció que se realizara una estimación actualizada del costo del objeto, pues no se identificaron documentos que dieran cuenta de haber hecho consultas al mercado con varios oferentes o la verificación con facturas u órdenes de compra anteriores. Esta situación se presentó en un 58,33% de las compras por situaciones imprevisibles, y en el 25,00% de los procedimientos de urgencia.

La Contraloría General estima que la ausencia de dichos requisitos impactan negativamente sobre el proceso de control y documentación de las contrataciones realizadas bajo los procedimientos de compras excepcionales, así como en la transparencia en el manejo de los recursos públicos involucrados en este tipo de contrataciones.

Finalmente, se requiere la supervisión de la información que se publica en la página web sobre las compras asociadas a la emergencia, de cara al mejoramiento de la rendición de cuentas hacia la ciudadanía. En este sentido, este Órgano Contralor determinó, entre otras cosas que, en el 16,67% de los procedimientos de la muestra analizada, el objeto de compra se incluyó incompleto, es decir, no se detalla tal como se encuentra en el expediente, además que el 55,17% de procedimientos que conforman la muestra no cuentan con un documento adjunto descargable, que permita a la ciudadanía verificar la información que se presenta en la página web.

Se le dispone a la Gerencia de Logística ajustar, oficializar e implementar los mecanismos de control existentes a nivel institucional de manera que clarifiquen y establezcan los criterios uniformes que deben cumplirse en relación con la documentación requerida para sustentar la elección del mecanismo de compra de excepción, la distribución de roles y responsabilidades, aquellos que regulen la caracterización del objeto de compra, así como la elaboración de criterios para evaluar las ofertas presentadas por los proveedores y su debida comunicación. Igualmente, aquellos mecanismos de control existentes a nivel institucional de manera que regulen los criterios mínimos a las unidades ejecutoras respecto de la documentación del costo actual del objeto a contratar, la razonabilidad de los precios, y de los análisis técnicos que sustentan la selección de una determinada solución, así como aquellos mecanismos de control existentes que permitan evaluar que la publicidad de las compras de emergencia realizadas por las unidades ejecutoras cumplan con los requisitos de completitud y veracidad de la información.

Además, a dicha Gerencia se le dispone definir e implementar acciones que permitan establecer estimaciones que sirvan de criterio para apoyar la justificación de la cantidad de los insumos adquiridos, para las contrataciones efectuadas vía procedimientos de excepción.

A la Gerencia Financiera ajustar el “Manual de procedimiento para la gestión de la Reserva de Contingencias del Seguro de Salud”, para que contemple la incorporación de mecanismos de control a efectos de que se disponga de la información relacionada con el Fondo de Contingencias de manera periódica y trazable, desde su aprobación hasta su ejecución.