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17 de noviembre de 2020
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Publicidad de las compras Covid-19: proceso, contenido y formato de la información, para el fortalecimiento de la transparencia
Publicidad de las compras Covid-19: proceso, contenido y formato de la información, para el fortalecimiento de la transparencia
Generalidades
Generalidades
Objetivo
Objetivo
El objetivo de la auditoría es determinar si la gestión de las contrataciones efectuadas por la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), ante la pandemia por el virus COVID-19, cumple con el ordenamiento jurídico relacionado con la gestión de la información y el proceso de contratación administrativa. En particular, el objetivo del presente documento es examinar el cumplimiento del principio de publicidad aplicado a los procedimientos de compras, respecto a la página web Transparencia COVID 19 de la CCSS, su proceso de elaboración, el contenido de la misma y la accesibilidad de los datos publicados, de cara a generar transparencia en el manejo de esta temática.
Alcance y período
Alcance y período
El presente reporte incluye el análisis del principio de publicidad que debe estar presente en los procesos de contratación administrativa, con el propósito de brindar transparencia, asociados a la atención de la emergencia del COVID 19, a partir de la información contenida en el sitio web https://www.ccss.sa.cr/web/coronavirus/transparencia, para lo cual se extrajo una muestra de compras[1] que han sido financiadas con el Fondo de Contingencias de la CCSS, con el fin de contrastar la información publicada con la contenida en los expedientes. Se evaluaron las siguientes dimensiones del principio de publicidad:
Figura N.° 1
Dimensiones del principio de publicidad
Fuente: Elaboración propia, con base en la Ley de Contratación Administrativa (N.º 7494) y su Reglamento N.º 33411, la Ley de Control Interno N.º 8292 y la Directriz dirigida a la administración pública descentralizada “Sobre la apertura de datos abiertos”, N.º 074-MP, octubre 2020.
El periodo evaluado comprende desde el 01 de marzo de 2020 hasta el 30 de setiembre de 2020, ampliándose en los casos pertinentes. Este es el segundo reporte de la Auditoría; durante el proceso de fiscalización se emitirá un informe final.
Relevancia
Relevancia
La transformación digital de las compras públicas amerita de las instituciones la inclusión en sus páginas web, de la información que sustenta las decisiones tomadas en relación con los procesos de adquisición, situación que en tiempos de pandemia, cobra particular relevancia, pues la ciudadanía requiere conocer los detalles de las compras, que en situaciones emergentes las instituciones tramitan por medio de procedimientos de excepción, información que es de interés público, lo cual indudablemente genera mayor transparencia a dichos procesos.
Asimismo, los convenios internacionales suscritos por Costa Rica en la materia, así como la legislación vigente al respecto, promueven el principio de publicidad como parte de la transparencia y rendición de cuentas que debe existir en la gestión de la Administración Pública.
Actualmente, la CCSS se encuentra en proceso de incorporación al Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)[2], razón por la cual las contrataciones realizadas para la atención de la emergencia COVID 19, no se encuentran digitalizadas en dicha plataforma. No obstante, la institución hace uso del Sistema Integrado de Actividad Contractual (SIAC)[3], y ha dispuesto una página web denominada “Transparencia COVID 19”, mediante la cual informa a la ciudadanía, las compras tramitadas en atención de la pandemia. En la actualidad, por tanto, dicha plataforma Transparencia COVID 19 es la principal vía de información para que la ciudadanía conozca detalles del proceso de contratación administrativa relacionados con la emergencia.
Los recursos aprobados para financiar dichas compras, vía el Fondo de Contingencias de la CCSS, ascienden a ¢125.000 millones de colones, por lo que es fundamental que la información relacionada esté disponible para los usuarios de forma completa y veraz.
Marco contextual
Marco contextual
La Dirección de Comunicación Organizacional es la instancia de la CCSS encargada de facilitar la plataforma a las diferentes unidades ejecutoras para el registro de la información relacionada con las compras. Por lo anterior, desde octubre del año 2007[4], la plataforma en línea, incluye un módulo denominado “Transparencia” donde se localizan entre otros, los procesos de contratación que incluyen planes de compra y sus evaluaciones, carteles de bienes y servicios, avisos, actos de adjudicación, declaratorias de concursos desiertos y demás acciones propias de este tipo de gestión institucional.
En el caso de la emergencia COVID 19, en coordinación con el Área de Regulación y Evaluación de la Gerencia Logística, se dispuso de una sección para informar a la ciudadanía y actores interesados respecto a las compras para la atención de la pandemia. Este mecanismo de información se puso en marcha a partir del 28 de mayo de 2020 y estará vigente hasta aproximadamente mayo 2021, cuando la CCSS registre de manera integral las compras en la plataforma SICOP.
Áreas de mejora identificadas
Áreas de mejora identificadas
La CCSS ha sido una institución proactiva en el uso de tecnologías de información. Una muestra de ello es que han establecido mecanismos virtuales para brindar al público información sobre estos aspectos que son de relevancia e interés público, de una forma específica, sencilla y visualmente amigable al usuario.
De esta revisión, destaca la celeridad de la gestión de la CCSS para disponer de este tipo de información a la ciudadanía por medio de la creación de documentos formales para orientar el actuar de los usuarios que tienen acceso a la plataforma. Otro aspecto positivo es que la página web cumple con las características de datos abiertos, al considerarse accesible, por no presentar ninguna restricción para su visualización y descarga. Lo anterior, ya que se encuentra publicado en formato CSV[5] por lo que permite un procesamiento semiautomático.
Se requiere fortalecer el proceso de publicación, la veracidad y completitud de la información de las compras CCSS asociadas al COVID 19
Se requiere fortalecer el proceso de publicación, la veracidad y completitud de la información de las compras CCSS asociadas al COVID 19
El principio de publicidad implica el derecho de obtener y difundir información de naturaleza pública, siendo un elemento esencial de la organización democrática costarricense, para garantizar la transparencia y la publicidad en la función del Estado. Este principio es una de las bases elementales de los procedimientos de contratación administrativa.
Justamente el principio de publicidad persigue que los procedimientos de compra se den a conocer a la ciudadanía por los medios correspondientes de manera que puedan tener acceso al expediente de compra que contiene los detalles del proceso. Por tanto, es de esperar que las instituciones públicas que disponen de página web publiquen en lenguaje accesible a la ciudadanía una serie de elementos de los procedimientos[6] de compra que realiza, especialmente en tiempos de pandemia.
Asimismo, se debe garantizar el libre y oportuno acceso al expediente electrónico, que deberá contener la totalidad de las actuaciones relacionadas con la actividad de contratación administrativa realizada[7].
Para evaluar el principio de publicidad de las compras urgentes en atención del Covid-19, la Contraloría General revisó el sitio web de la CCSS denominado “Transparencia”. Se valoró el grado de cumplimiento de las dimensiones relacionadas con el proceso, el contenido y el formato de la información, según se muestra de seguido:
Cuadro N.º 1
Evaluación del principio de publicidad en el sitio web de la CCSS de las compras urgentes ante la emergencia del Covid-19
Fuente: Elaboración propia, octubre 2020.
Respecto a la dimensión del proceso de gestión, roles y responsabilidades se identificaron oportunidades de mejora con respecto a la verificación integral de los datos, pues las compras se realizan tanto de forma centralizada como descentralizada. En este sentido, las autoridades de la CCSS indican que la responsabilidad del registro y la calidad de los datos que se incluyen, recae en cada una de las unidades de compra, por lo que no hay una instancia específica definida que verifique que la información haya sido incluida de forma completa.
Por otra parte, se revisó la dimensión del contenido de la información de las compras ante la emergencia del Covid-19 publicadas por la CCSS, en relación con su completitud y veracidad. En este sentido, se verificó para una muestra de 58 expedientes[8], que la página web de la CCSS incluyera al menos la siguiente información[9]:a) El nombre del adjudicatario o de los adjudicatarios según se trate; b) Un resumen de los criterios que justificaron la selección del adjudicatario o de los adjudicatarios según se trate; c) La mención de los bienes y/o servicios contratados; d) El precio adjudicado cuando corresponda; e) La vigencia de la contratación.
Sobre el particular, se determinó que se omite información indispensable relacionada con la vigencia de la contratación. También se determinó que 3 procedimientos que fueron financiados con el Fondo de Contingencias, no fueron comunicados en la página web[10]. Asimismo, se identificó un contrato que fue rescindido por mutuo acuerdo, sin embargo fue publicado como una compra efectiva por los responsables de la CCSS.
En la misma línea, en 9 procedimientos publicados en la página web, el objeto de compra se incluyó incompleto, es decir, no se detalla tal como se encuentra en el expediente. En uno de estos casos, el objeto de contratación se incluyó de manera incorrecta, siendo que en la página web se indica que se trata de la compra de videolaringoscopios, cuando en el expediente consta que se trató de aspiradores de secreciones y termómetros para la atención de la enfermedad del COVID-19[11] .
También se encontraron inconsistencias en cuanto a los criterios de selección del proveedor, pues a pesar de que el campo se encuentra habilitado en la página web, en el 59,26% de los expedientes analizados no se están documentando con exactitud los rubros que conllevaron a decidir por el oferente seleccionado. Esta situación se considera información de interés público, por lo cual, las autoridades deben prestar atención a la correcta inclusión de los datos.
En la misma línea, se encontró que el 55,17% procedimientos que conforman la muestra no cuentan con un documento adjunto, descargable, que permita a la ciudadanía verificar la información que se presenta en la página web. También se identificaron errores en la moneda en que se realizó la adjudicación en el 17,24% de los registros, y en el monto por el que se realizó la contratación en el 9,20% de los casos. Este último aspecto, puede conducir a error a los actores interesados que deseen utilizar la información sobre los totales adjudicados. Cabe indicar, que según el porcentaje de error admitido en la muestra, los anteriores porcentajes son significativos.
No obstante lo comentado, en el análisis realizado se determinó que hay algunos datos que sí merecen porcentajes relevantes de completitud y veracidad, como lo son el nombre del adjudicatario (99,69%), su cédula (100%), así como la exactitud respecto a las fechas de adjudicación de las compras (93,18%).
Por último, en cuanto a la dimensión de formato en datos abiertos se observó también el cumplimiento de los criterios de evaluación, tal como se comentó líneas atrás.
Las situaciones encontradas por la Contraloría General evidencian que la CCSS hace esfuerzos importantes en proporcionar a los interesados información en línea sobre sus contrataciones. No obstante, existen aspectos a tomar en cuenta en la mejora continua que debe caracterizar a una institución pública que está a cargo de la salud de sus habitantes. Especialmente en tiempos de pandemia, donde la comunicación de estos asuntos a la ciudadanía se vuelve punto esencial de la transparencia, la rendición de cuentas y la confianza hacia la institucionalidad.
Notas al pie:
[1] Se trata de una muestra de 58 expedientes, obtenida mediante dos técnicas de muestreo: el muestreo aleatorio y el muestreo por auditoría en la aceptación. La muestra cuenta con un nivel de confianza del 95% y una tasa de error tolerable del 8% y de error esperado del 1%.
[2] Se prevé una incorporación de la totalidad de las compras a mayo del 2021.
[3] Sistema de compras con fondos públicos dirigido a registrar, organizar, integrar, mantener y suministrar información sobre la contratación administrativa de los órganos y entes sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República. Esta plataforma no permite distinguir las compras que están asociadas a la pandemia COVID 19, de las compras ordinarias.
[4] Según se indica en oficio GDA-45636-07 del 08 de octubre de 2007.
[5] Los archivos separados por comas o CSV (comma separated values, en inglés), permiten la representación de los datos en formato de tabla.
[6] Según lo dispuesto en el artículo 148 bis del Reglamento a la Ley Contratación Administrativa, N.° 33411.
[7] Artículo 2 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
[8] La muestra se seleccionó mediante dos técnicas de muestreo: el muestreo aleatorio y el muestreo por auditoría en la aceptación. La muestra cuenta con un nivel de confianza del 95% y una tasa de error tolerable del 8% y de error esperado del 1%.
[9] Los criterios de auditoría fueron comunicados a la administración mediante presentación virtual del 13 de octubre del 2020 y documentalmente por medio del oficio DFOE-SOC-1024.
[10] Lo anterior modifica la muestra, de 58 casos, a una muestra de 55 expedientes verificados.
[11] Expediente 2020CD-000018-4402
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