SISTEMA DE GESTIÓN POR PROCESOS
SISTEMA DE GESTIÓN POR PROCESOS
La Universidad Católica Luis Amigó ha implementado un Sistema de Gestión con el propósito primordial de proporcionar a la institución una herramienta que permita un mayor control de sus actividades, el logro efectivo de sus objetivos y la adopción de una cultura de mejora continua para alcanzar altos niveles de competitividad.
Este Sistema de Gestión por Procesos de la Universidad se ha diseñado con el objetivo de armonizar los requisitos de la Norma ISO 9001 con la identidad institucional y las demandas específicas del sector de la educación superior en Colombia. En línea con esta visión, buscamos consolidar una estructura que no solo respalde la eficiencia operativa, sino también fortalezca nuestra singularidad como institución educativa.
En este sentido, el Sistema de Gestión por Procesos se convierte en un catalizador para impulsar la mejora constante y la adaptación a los cambios del entorno. Así, nuestra universidad se posiciona no solo como una entidad educativa de excelencia, sino como un actor proactivo en la transformación y evolución del sector educativo colombiano.
A través de este enfoque, estamos comprometidos a promover una cultura de mejora continua que trascienda las fronteras de nuestras aulas y se convierta en parte integral de nuestra identidad institucional. El Sistema de Gestión por Procesos es el vehículo que nos guía hacia una gestión más eficaz, una educación de calidad superior y una competencia destacada en el ámbito académico.
Un pilar fundamental de esta transformación radica en el diseño de un espacio colaborativo de trabajo. Este espacio es un mecanismo donde convergen los formularios esenciales y la información clave de cada uno de nuestros procesos. La consolidación de estos elementos en un solo lugar facilita la navegación y la toma de decisiones informadas, brindando una experiencia más fluida y eficiente para todos los involucrados.
Adicional a esto, hemos diseñado un tablero de control de indicadores. Este tablero es mucho más que una simple herramienta; es una ventana a la salud y el rendimiento de nuestros procesos. Aquí, los datos se convierten en información valiosa que nos permite tomar decisiones basadas en la realidad y dirigirnos hacia la excelencia.
Además, esta estrategia de gestión está íntimamente ligada con nuestro Plan de Desarrollo Estratégico 2023-2034. La Dirección de Planeación trabaja en armonía con el Sistema de Gestión por Procesos para asegurar que ambas iniciativas coincidan en un mismo objetivo: el crecimiento y la excelencia de la Universidad Católica Luis Amigó.
En resumen, cada aspecto de nuestro enfoque se entrelaza en la búsqueda de un futuro más brillante y competitivo. Nuestro Sistema de Gestión por Procesos, la migración a la nube, el espacio colaborativo de trabajo y el tablero de control de indicadores se unen en una sinfonía de innovación y mejora continua. Estamos comprometidos a trazar un camino que no solo abrace los avances tecnológicos, sino que también eleve los estándares de nuestra educación y servicios.
Sin embargo, es importante recordar que toda la información publicada y contenida en estos espacios tiene un manejo de información confidencial y restringida. Nuestro compromiso con la privacidad y la seguridad de los datos es innegociable, garantizando la integridad de la información y la confianza de nuestra comunidad.
COMPONENTES
COMPONENTES
MAPA DE PROCESOS
MAPA DE PROCESOS
La Universidad Católica Luis Amigó soporta su base operativa sobre un sistema de gestión constituido por procesos, los cuales permiten que las actividades que están definidas, se configuren siguiendo el ciclo de mejoramiento continuo: Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA).
Es por esto que cuenta con un mapa de procesos que presenta:
Procesos de Direccionamiento Estratégico: marcan el norte de la Institución y definen la ruta que deben seguir los procesos misionales y de apoyo.
Procesos Misionales: son las funciones sustantivas que determinan el ser y el hacer de toda la Institución.
Procesos de Apoyo: sirven como complemento y soporte para la operación eficaz de los procesos misionales y de direccionamiento estratégico.
PHVA
PHVA
GESTIÓN DE PARTES INTERESADAS
En la Universidad Católica Luis Amigó, reconocer y gestionar adecuadamente a nuestras partes interesadas es clave para fortalecer nuestros procesos y avanzar hacia la mejora continua.
Una parte interesada es cualquier persona, grupo u organización que puede afectar, ser afectada o percibirse como afectada por nuestras actividades, decisiones o resultados. Esto incluye desde estudiantes y docentes, hasta entes gubernamentales, aliados externos, administrativos y más.
¿Para qué sirve identificar y gestionar a nuestras partes interesadas?
¿Para qué sirve identificar y gestionar a nuestras partes interesadas?
Nos ayuda a anticiparnos a necesidades, expectativas o conflictos.
Fortalece la toma de decisiones basada en evidencias.
Mejora la comunicación y la confianza entre la Universidad y sus grupos de interés.
Contribuye a una gestión más participativa, incluyente y efectiva.
Promueve la mejora continua y la sostenibilidad institucional.
¿Cómo lo hacemos?
¿Cómo lo hacemos?
La Universidad cuenta con una matriz de partes interesadas que nos permite clasificarlas según criterios claros (como el poder, la urgencia y la legitimidad) y definir acciones estratégicas para su atención.
Con esta herramienta logramos:
Clasificar a cada parte interesada de acuerdo con su nivel de influencia.
Establecer la estrategia adecuada: informar, gestionar de cerca, mantener satisfechos, entre otras.
Asignar un nivel de prioridad que orienta la toma de decisiones.
Consulta aquí la Matriz de Partes Interesadas:
TABLA CONSOLIDADOS A SEGUIMIENTOS
FO-DE-013 Matriz de riesgos LA-2024.xlsxGestionando el Futuro: Gestión de Riesgos en la Universidad Católica Luis Amigó
Descubre cómo trabajamos para anticiparnos a los desafíos y proteger lo que más valoramos. Ingresa y conoce en detalle nuestras acciones, estrategias y compromisos en la gestión de riesgos institucional.
234_Guia_factor_de_riesgos.pdfGESTIÓN DEL CAMBIO
GESTIÓN DEL CAMBIO
La Universidad cuenta con una herramienta oficial para planificar los cambios: el formato FO-DE-006, que permite documentar todo el proceso de manera clara y ordenada.
Accede aquí al formato oficial FO-DE-006 para planificar cambios:
FO-DE-006 Planificación del Cambio
La gestión del cambio en la Universidad Católica Luis Amigó es un proceso clave para asegurar que las transformaciones internas — en procesos, estructuras, tecnologías o metodologías— se realicen de manera ordenada, participativa y alineada con los principios de mejora continua y excelencia académica.
Su propósito es facilitar la adaptación al cambio, reducir riesgos, mejorar la toma de decisiones y asegurar que todos los cambios se implementen sin afectar negativamente el funcionamiento institucional.
¿Qué es un cambio organizacional?
¿Qué es un cambio organizacional?
Es cualquier modificación que afecta la forma en que trabajamos, nos organizamos o entregamos nuestros servicios. Puede ser estructural, tecnológico, documental o metodológico.
Proceso de Gestión del Cambio:
Proceso de Gestión del Cambio:
Planear un cambio no es simplemente tomar decisiones rápidas. Es un proceso estructurado que incluye:
Identificación del cambio: ¿Qué se va a cambiar y por qué?
Análisis del impacto: ¿Cómo afecta a los procesos, personas y servicios?
Evaluación de recursos: ¿Qué se necesita para implementarlo?
Asignación de responsables: ¿Quién hace qué durante el cambio?
Implementación y seguimiento: Se lleva a cabo el cambio y se evalúan sus resultados.
Elementos clave de la planificación del cambio:
Elementos clave de la planificación del cambio:
Justificación del cambio: Explica la necesidad o la oportunidad de mejora.
Nivel de impacto: Se evalúa si el cambio es de alto, medio, bajo o sin impacto.
Consecuencias: Se anticipan efectos positivos y posibles riesgos.
Responsables: Se asignan roles claros para cada etapa.
Recursos: Se consideran tiempo, personal, tecnología y presupuesto.
Comunicación: Se asegura que todas las personas involucradas estén informadas y participen activamente.
GESTIÓN DE SALIDAS NO CONFORMES
GESTIÓN DE SALIDAS NO CONFORMES
En caso de que tenga alguna duda puede escribir al siguiente correo: analista.procesos@amigo.edu.co
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Gestión Efectiva de Salidas No Conformes de Servicios y Productos: Una Perspectiva Práctica
En el ámbito de la gestión de calidad, abordar situaciones de "salida no conforme" en productos y servicios es esencial para mantener estándares excelentes. Con el objetivo de facilitar este proceso crucial, se ha desarrollado un formulario de reporte y gestión que simplifica la identificación y resolución de estas situaciones, en consonancia con el Sistema de Gestión por Procesos implementado.
Comprensión de la "Salida No Conforme":
Para un entendimiento completo del formulario, es primordial comprender el concepto de una "salida no conforme". Este término hace referencia a la falta de cumplimiento de requisitos específicos establecidos para un producto o servicio. Es, en esencia, un indicador de que un aspecto del proceso no ha alcanzado los estándares necesarios.
Proceso paso a paso en el uso del formulario:
Antes de adentrarse en los detalles del formulario, es fundamental adquirir una comprensión profunda de las acciones de tratamiento necesarias y los registros generados en relación con las salidas no conformes. Para lograr esto, se recomienda encarecidamente consultar el documento "IDENTIFICACIÓN Y REGISTRO DE SALIDAS NO CONFORMES FO-DE-009".
Es imperativo contar con evidencias que respalden los registros generados, tanto para la situación específica como para las medidas de tratamiento implementadas. Estos documentos proporcionarán el respaldo necesario para mantener la transparencia e integridad del proceso.
Opciones de tratamiento para Salidas No Conformes:
El formulario abarca diversas opciones de tratamiento para abordar situaciones de salida no conforme. Cada opción se adapta a la naturaleza precisa de la no conformidad:
Corrección
Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada (elimina el problema)
Concesión
Autorización para utilizar o liberar un servicio que no es conforme con los requisitos
Reclasificación
Variación de la Clase de un producto no conforme, de tal manera que sea conforme con requisitos que difieren de los iniciales
Permiso de desviación
Autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un servicio antes de su realización
Re-proceso
Acción tomada sobre un servicio no conforme para que cumpla con los requisitos.
GESTIÓN DE ACCIONES
GESTIÓN DE ACCIONES
Identifica el tipo de acción.
Identifica el tipo de acción.
Revisa la Matriz Causa- Efecto, se debe descargar y diligenciar antes del registro de la acción.
Ya identificada la acción, descarga el FORMULARIO GESTIÓN DE ACCIONES DE MEJORA
INDICADORES
INDICADORES
Optimización de la Gestión de Indicadores: Nuevo Formulario en la Nube
La Universidad ha implementado un nuevo formulario en la nube para fortalecer la gestión de indicadores institucionales. Esta herramienta digital permite capturar información de manera individual, precisa y desde cualquier lugar, facilitando así el acceso, la alimentación de datos y la eficiencia en los procesos.
Cada dato registrado se vincula directamente al proceso correspondiente, lo que permite un análisis más detallado y actualizado, mejorando la toma de decisiones. La información recolectada se almacena en una base de datos centralizada, lo que habilita la generación de informes y análisis en tiempo real, brindando una visión integral del desempeño institucional.
El nuevo sistema busca mejorar el seguimiento y control de resultados, automatizando procesos y liberando tiempo para tareas estratégicas. Además, está alineado con el Plan de Desarrollo Estratégico 23-34, impulsando la transformación digital y fortaleciendo los tableros de consulta de indicadores.
Finalmente, el formulario cuenta con altos estándares de seguridad y acceso controlado, garantizando la confidencialidad y la integridad de la información. Esta innovación representa un avance significativo hacia una gestión más ágil, segura y orientada a la mejora continua.
FORMULARIO REPORTE DE RESULTADOS DE INDICADORES
Este formulario en la nube permite registrar y gestionar de manera individual los indicadores de cada proceso, facilitando el seguimiento, el análisis en tiempo real.
Medir para Mejorar: La Gestión de Indicadores en la Universidad Católica Luis Amigó
Medir para Mejorar: La Gestión de Indicadores en la Universidad Católica Luis Amigó
SEGUIMIENTO A LA MEJORA
SEGUIMIENTO A LA MEJORA
Seguimiento de Planes de Mejoramiento y Acciones
Desde el segundo semestre de 2023, la Universidad ha reforzado su compromiso con la mejora continua mediante un seguimiento más estructurado de los planos de acción. Este proceso ahora se gestiona a través de un formato en línea que permite centralizar la información, facilitar el acceso y mejorar el monitoreo.
El nuevo enfoque fortalece la gestión de acciones correctivas y de mejora, impactando directamente en la calidad de los procesos institucionales. Además, promueve una comunicación más fluida, mayor transparencia y colaboración entre los equipos, abriendo el camino hacia una Universidad más eficiente y participativa.
Planes de mejoramiento anterior: Planes de Mejoramiento 2023-1
Cualquier consulta, aclaración o información adicional lo podrá realizar a través de esta dirección de correo electrónico analista.procesos@amigo.edu.co
Planes de Mejoramiento de las Acciones por Proceso / Salidas No Conformes Procesos Misionales-Seguimiento
Planes de Mejoramiento de las Acciones por Proceso / Salidas No Conformes Procesos Misionales-Seguimiento
Consolidado - Seguimiento Planes de Mejora Acciones de CalidadConsolidado - Seguimiento Planes de Mejoramiento / Gestión por Procesos
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE INDICADORES
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE INDICADORES
Optimizando la Gestión Universitaria con Tableros y Looker Studio: Un Vistazo al Futuro
En el vertiginoso mundo de la educación superior, el control efectivo de los indicadores es un elemento clave para el éxito. En este sentido, el uso de tableros se ha convertido en una herramienta fundamental para las instituciones educativas. En el caso particular de nuestra Universidad, hemos dado un paso hacia adelante al adoptar Looker Studio, una potente plataforma que nos permite transformar la información en conocimiento, brindando una visión panorámica de los indicadores esenciales.
Desde finales de 2022, estamos inmersos en un proceso significativo de implementación y construcción de tableros mediante Looker Studio. La piedra angular de este proyecto es un directorio, que alberga la codificación de cada indicador definido para los 10 procesos de la Universidad. Esto no solo centraliza la información, sino que también establece una base sólida para un seguimiento y análisis más efectivos.
Una Herramienta para la Historia y el Porcentaje:
Además del directorio de indicadores, hemos dado un paso adicional al diseñar una hoja adicional en el reporte de indicadores. Esta hoja no solo permite una segmentación histórica de los indicadores, sino que también proporciona análisis porcentuales. Este enfoque detallado brinda a los responsables una visión completa de cómo los indicadores han evolucionado con el tiempo y cómo contribuyen a los objetivos de calidad de la Universidad.
El Camino Hacia el Futuro:
La adopción de Looker Studio y la implementación de los tableros no solo son un paso hacia la modernización, sino que también son una inversión en la toma de decisiones informada. Estamos comprometidos en asegurar que esta herramienta esté plenamente funcional para el segundo semestre de 2023, lo que nos permitirá abordar los desafíos universitarios con una perspectiva más clara y respaldada por datos concretos y articulados con el Plan de Desarrollo Estratégico 23-34 "Formar para Transformar".
Acceso Restringido para la Confidencialidad:
Es importante mencionar que esta información es de acceso restringido y controlado. Cada paso ha sido tomado para garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos. Si usted está interesado en conocer más detalles o acceder a información específica, le invitamos a ponerse en contacto con nosotros a través del correo electrónico analista.procesos@amigo.edu.co
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