Qwoater online werkgevers/werknemersdossier - conform AVG per 25-05-2018

Algemene informatie

Qwoater dossiervorming is een afzonderlijke module waarbij per werkgever en per dienstverband een dossier kan worden opgebouwd. Het is dus niet nodig om documenten zelf lokaal beveiligd/met encryptie op te slaan. In het dossier kunnen documenten worden opgeslagen in diverse formaten zoals bijvoorbeeld doc, jpg, pdf of xml. De documenten kunnen geüpload worden en worden opgeslagen met o.a. de datum van uploaden, categorie, kenmerk en een korte omschrijving. Daarnaast wordt ook de naam van de gebruiker en originele bestandsnaam vastgelegd. Bepaalde documenten kunnen ook worden gedeeld met de werknemer via ESS, of bijvoorbeeld met de afdelingsmanager. Dit is naar wens in te richten.

Voorbeelden van documenten die u kunt opslaan:

• Kopie van identiteitsbewijs

• Arbeidsovereenkomst

• Pasfoto’s

• Cao-teksten

• Arbeidsvoorwaardenregelingen

• Pensioenregelingen

• E-mail

Door het gebruik van Qwoater dossiervorming hoeft u ons geen documenten meer te mailen. U kunt deze direct uploaden via het salarissysteem. Dit beperkt risico's op datalekken.

Het is tevens mogelijk om automatisch documenten te genereren op basis van Templates. Zo kan bijvoorbeeld automatisch een brief met een salarisaanpassing worden gegenereerd. Deze kan dan via ESS aan de werknemer ter beschikking worden gesteld. Het is dus niet meer nodig om documenten te mailen, wat het risico op datalekken beperkt.

Als een werknemer uit dienst gaat, dan dienen er na 2, 5 of 7 jaar documenten te worden vernietigd (zie ook bijlage infographic Automatische vernietiging). Binnen Qwoater worden deze documenten na de bewaartermijn automatisch vernietigd.

Activeren rechten en producten

Als u van Qwoater Dossiervorming gebruik wilt maken, neemt u dan contact met ons op, zodat wij de juiste rechten en producten voor u kunnen activeren.

Autorisatiematrix

Op werkgeversniveau kunnen autorisaties voor de verschillende categorieën worden gedefinieerd. Deze dossiercategorieën kunnen worden gebruikt om snel bepaalde soorten documenten te groeperen. In het dossier kunnen documenten worden opgeslagen in diverse formaten zoals bijvoorbeeld doc, jpg, pdf of xml. De autorisatiematrix tref je aan bij:

Werkgever > Beheer > Dossiervorming

Per categorie kan vastgelegd worden wat voor soort gebruiker deze documenten mag raadplegen. Wij adviseren u om deze matrix te bekijken voordat u documenten upload, zodat u de juiste categorie toekent (en u er zeker van bent dat bijvoorbeeld werknemers alleen toegang krijgen tot documenten die voor hen bestemd zijn).

• Iedereen: Iedere gebruiker kan de betreffende categorie inzien.

• Providergebruiker: De categorie is zichtbaar voor een gebruiker AK.

• Werkgevergebruiker: De categorie is zichtbaar voor een gebruiker WG.

• Afdelingschef: De categorie is zichtbaar voor een afdelingschef (MSS gebruiker).

• Essgebruiker: De categorie is zichtbaar voor de werknemer binnen ESS.

Let op: er is een aantal categorieën waarvan de autorisaties niet beheerd kunnen worden. Die categorieën zie je wel bij het toevoegen / opvragen van documenten, maar niet in de autorisatiematrix. Doordat de rechten op deze categorieën niet gewijzigd kunnen worden, ben je er zeker van dat andere soorten gebruikers nooit toegang tot documenten in deze categorieën kunnen krijgen. Er zijn twee soorten categorieën waarvan de rechten niet gewijzigd kunnen worden:

• Categorieën gemarkeerd met een asterisk (*): deze categorieën zijn alleen beschikbaar voor de Providergebruiker, dat zijn wij (tenzij expliciet anders vermeld, bv “Gedeeld tussen provider en werkgever)

• Categorieën beginnend met de tekst “Extra”: deze categorieën zijn alleen beschikbaar voor werkgevers. Hierdoor kunnen werkgevers Qwoater gaan gebruiken als intern DMS om documenten op te slaan en uit te wisselen met hun personeel. De provider (dat zijn wij) ziet deze documenten niet.

Werkgeversdossier

Op werkgeversniveau kan een werkgeversdossier worden aangemaakt. Hier kunnen documenten worden opgeslagen die wel of juist niet inzichtelijk zijn voor het personeel. Ga hiervoor vanaf het startscherm van de werkgever via HRM naar Werkgeversdossier. Via de knop toevoegen verschijnt een uploadscherm waarin onder andere de categorie en het dossierbestand kan worden opgegeven. Nadat in dit scherm wordt gekozen voor opslaan zal het document in het werkgeversdossier worden opgeslagen.

Nadat de documenten in het dossier zijn geplaatst zijn ze altijd weer beschikbaar voor download. Kies hiervoor een document in de lijst en druk vervolgens op download. Het is mogelijk om meerdere documenten gelijktijdig te selecteren en te uploaden. Op deze manier is het mogelijk om snel te migreren vanuit een ander systeem. Alle bestanden worden dan naar dezelfde categorie geüpload. De kenmerken (omschrijving, jaar, vervaldatum, etc) worden voor alle geüploade documenten gevuld met dezelfde waarde. Na het uploaden kunnen bovenstaande gegevens naar wens aangepast worden.

Werknemersdossier

Het werknemersdossier is voor wat betreft de werking identiek aan het werkgeversdossier. Het verschil is dat de documenten hier niet aan een werkgever maar aan een werknemer worden gerelateerd. Het werknemersdossier is opgenomen op werknemersniveau (selecteer dus eerst de werknemer) onder HRM > Werknemersdossier.

Indicatie gelezen

Zowel bij het Werkgeversdossier als het Werknemersdossier kun je zien welke rol het bestand gelezen heeft. Elke rol heeft zijn eigen kleuricoon en is afgeleid van het niveau in Loket.nl.

De provider is geel, werkgever blauw, werknemer groen en de afdelingsmanager is grijs aangegeven. Ook bij de documenten is inzichtelijk welke rol welk document heeft gelezen.

Toegang voor de werknemer via ESS

De documenttypes waarbij de indicatie in de autorisatiematrix zichtbaar voor Essgebruiker aangevinkt is zullen voor de werknemer zichtbaar worden in ESS. Voor het werknemersdossier zullen vanzelfsprekend alleen de documenten zichtbaar zijn die aan de desbetreffende werknemer zijn gekoppeld.

In onderstaande schermafdruk zie je aan de linkerkant, onder het kopje HRM, het werkgever- en werknemersdossier. Hier kan de werknemer bijvoorbeeld het arbeidsvoorwaardenreglement terugvinden.

Hieronder de App versies:

Overzichten

Er kan op werkgeversniveau een overzicht opgevraagd worden van de documenten die zowel in het werkgeversdossier als in het werknemersdossier zitten. Hierdoor kun je eenvoudig een controle doen op de volledigheid van de dossiers. (afdelingsmanagers hebben hier geen toegang toe). Het overzicht wordt gemaakt als Excel bestand en kent meerdere tabbladen.

Het overzicht vind je via Werkgever >Overzichten > HRM > Dossiervorming

Audittrail

Een audittrail geeft aan wie wat wanneer heeft gedaan. In dit geval kun je bijvoorbeeld zien wij het document heeft opgeslagen, geupload of welke gebruiker de audittrail heeft opgevraagd.Je kunt dus met het recht Applicatiebeheer werkgever van elke document de audittrail zien. Klik op ‘Audittrail’ en er verschijnt een pop-up scherm met de geschiedenis van het document.

Documentgeneratie

Qwoater Extended bevat de functionaliteit documentgeneratie waarmee je, met behulp van templates, standaard documenten kunt genereren. Denk hierbij aan arbeidsovereenkomsten of beloningsbrieven. Dit kan volledig in uw huisstijl, met uw logo. Hieronder een voorbeeld van een template:

Om documentgeneratie te gebruiken dienen de templates te worden ingericht. Hiervoor dient even goed de tijd voor te worden genomen. Wij verwijzen u dan ook graag naar de bijgesloten Handleiding Qwoater van onze softwareleverancier (vanaf bladzijde 10). Uiteraard kunnen wij de templates ook voor u inrichten, neemt u hiervoor contact met ons op.

Digitaal ondertekenen

Het is mogelijk om documenten in Qwoater (zowel de gegenereerde als handmatig geüploade documenten) digitaal te laten ondertekenen. Dit kan zowel voor bestaande werknemers als voor sollicitanten ofwel conceptwerknemers. De ondertekening kan eenzijdig (door werkgever of werknemer) of door meerdere partijen (werkgever én werknemer en eventueel nog meerdere partijen) ondertekend worden.

Om een ondertekenverzoek te doen: ga naar de (concept)werknemer >HRM>Werknemersdossier, kies het betreffende document en klik op Ondertekenverzoek. Vervolgens kun je instellen naar wie het ondertekenverzoek verstuurd dient te worden (mailadres en mobiel nummer). De ondertekenaars ontvangen het verzoek per e-mail. Zodra zij dit ondertekend hebben wordt de digitale handtekening zichtbaar op het document (wat via WerkgeverLoket en WerknemerLoket toegankelijk is).

Aan een ondertekenverzoek zijn kosten verbonden. Neem contact op voor de actuele tarieven.