Muteren door werknemer

Declareren / muteren door de werknemer via Werknemerloket / ESS

Het is mogelijk dat werknemers zelf declaraties indienen via het Werknemerloket / ESS. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld kilometers woon-werk verkeer, maar ook uren. Zo kan een werknemer zelf zijn gewerkte uren opgeven en kunnen deze na controle, verwerkt worden in de variabele gegevens door de salarisadministrateur. Deze declaraties kunnen worden beoordeeld door de werkgever waarna de salarisadministrateurs ze kunnen doorvoeren in de salarisadministratie. Op deze manier kan men ervoor kiezen om de invoer van de mutaties / declaraties waardoor er niet alleen een extra controle ontstaat op de juistheid van de mutaties maar kan er hierdoor ook dubbele invoer van mutaties worden voorkomen.

Is deze extra module nog niet voor u geactiveerd en wilt u hiervan wel gebruik gaan maken? Neemt u dan eerst contact met ons op.

Inrichting van de componenten

Wij richten graag de te gebruiken componenten voor u in. U kunt bij ons aangeven of met ons overleggen welke componenten dit zijn. Bijvoorbeeld:

• Gewerkte uren van oproepkrachten

• Extra gewerkte uren

• Reiskosten (bedrag) of reiskosten (aantal kilometers)

Na deze inrichting kunnen de werknemers declaraties/mutaties gaan indienen.

Stappenplan indienen declaraties /mutaties

Na inrichting door ons verschijnt in het Werknemerloket/ESS in de menubalk aan de linkerzijde de optie ‘Mutatie/declaratie’.Maakt u ook gebruik van 'Qwoater online dossiervorming' dan kan de werknemer bij de mutatie een bijlage toevoegen. Dit bonnetje is vervolgens bij de mutatie/declaratie in te zien zowel in het Werknemerloket als in Loket.nl.

Zie onderstaande schermafbeelding.

Mutatie / Declaratie -> Indienen

• Datum: Kies de datum waarop de declaratie betrekking heeft. Wanneer je een declaratie wilt indienen voor een dienstreis op 9 september 2016, is dit ook de ‘mutatiedatum’.

• Betreft: Kies de kostensoort van de declaratie

• Waarde: Bedrag of aantallen van de declaratie

• Bijlage: Voeg een foto of bestand toe. Alle gangbare bestandextensies zijn toegestaan

• Opmerking: Toelichting op de gemaakte kosten

Onderstaand voorbeeld laat een declaratie zien van gemaakte kosten voor een lunch onderweg in verband met een bezoek aan Accountantskantoor Pietje Puk op 9 september;

Na het klikken op de knop ‘indienen’ staat krijg je een bevestiging dat de mutatie succesvol is ingediend en is de mutatie ‘open’ voor behandeling door de leidinggevende.

Openstaande mutaties worden door de leidinggevende behandeld en krijgen de status ‘goedgekeurd’ of ‘geweigerd’;

Bij de optie Laatst bijgewerkt wordt de datum en het tijdstip van de laatste aanpassing getoond.

In de bijlage wordt het indienen van een mutatie/declaratie door de werknemer nader toegelicht.