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家七丁目自治会 個人情報取扱規程
（目的）
第１条 領家七丁目自治会（以下「本会」という）が保有する個人情報について適正な取扱 いを確保することを目的とする。
（責務）
第２条 本会は、個人情報の保護に関する法律（以下「法」という）等を遵守するととも に、自治会活動において個人情報の保護に努める。
（周知）
第３条 本会は、この個人情報取扱規程を、総会資料・回覧・ホームページ等により、少な くとも毎年１回は会員に周知する。
（管理者）
第４条 本会における個人情報の管理者は、会長とする。
（取扱者）
第５条 本会における個人情報の取扱者は、理事及び会計とする。
（秘密保持義務）
第６条 個人情報の管理者、取扱者は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他へ知 らせたり、不当な目的に使用してはならない。
また、その職を退いた後も同様とす る。
（個人情報の取得）
第７条 本会は、会長が「会員登録票」などを会員又は会員になろうとするものから受理す ることにより、個人情報を取得する。
２ 本会が会員から取得する個人情報は、氏名、性別、家族構成、住所、電話番号の 他、災害時における避難支援活動に必要な生年月日、性別、援護の要否、緊急連絡 先、その他の項目で会員が同意する事項とする。
（利用）
第８条 本会が保有する個人情報は、各号に掲げる活動などに際して利用する。
（１）会費の請求、管理、その他文書の送付など
（２）総会などの会議への招集連絡
（３）理事や班長の担当エリアの管理、調整など
（４）会員相互の親睦を図る活動
（５）敬老祝い金等の対象者の把握
（６）自治会名簿の作成及び防災地図の作成 2
（７）防犯・防災に関する活動
（８）災害等の緊急時における安否確認や支援活動
（管理）
第９条 個人情報は、会長又は会長が指定する役員が保管するものとし、適正に管理する。
２ 不要となった個人情報は、適正かつ速やかに復元不可能な状態にして廃棄する。
（提供）
第 10 条 個人情報は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者 （委託・共同利用の相手方を除く）に提供しない。
（１）会員本人から個人情報を取得する際に伝えて同意を得ている範囲で提供する場合。
（２）法令に基づく場合。
（３）人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合。
（４）公衆衛生の向上又は児童の健全育成の推進に必要がある場合。
（５）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行 することに対して協力する必要がある場合。
（６）会員の個人情報のうち役員に関するもので、さいたま市、自治会連合会またはこれに 準ずる公共目的の団体、学校、自治会に関する事務を遂行するにあたり協力する必要が ある場合。
（第三者提供に係る記録の作成等）
第 11 条 取扱者は、個人情報を第三者（県・市役所・区役所を除く）に提供したときは、 法第 25 条に定める第三者提供に係る記録を作成し保存する。
（第三者提供を受ける際の確認等）
第 12 条 取扱者は、第三者（県・市役所・区役所を除く）から個人情報の提供を受けるに 際しては、法第 26 条に定める第三者提供を受ける際の確認を行い、記録を作成し 保存する
（開示）
第 13 条 会員は、第７条の規定に基づき提供した会員本人の個人情報について個人情報管 理者に対し開示を請求することができる。
２ 個人情報管理者は、会員本人から会員本人の個人情報の開示について請求があった とき、法第 28 条第２項に該当する場合を除き、本人に開示する。
（個人情報の削除・訂正等）
第 14 条 会員は、第７条に基づき提供した会員本人の個人情報について個人情報管理者に 対し削除や訂正等を求めることができる。
２ 前項の請求があった場合、個人情報管理者は直ちに該当する個人情報の削除や訂正 3 等を行う。
（漏えい発生時等の対応）
第 15 条 取扱者は、個人情報を漏えい、滅失、き損等の事案の発生又はその兆候を把握し た場合は、管理者に連絡し、この場合において管理者は、事実及び原因の確認、被害 拡大の防止、影響を受ける本人への連絡、再発防止等の対応を行う。
（開示請求及び相談窓口） 第 16 条 本会における、開示請求及び相談窓口は、各地区の担当理事とする。
（附則） 施行期日 平成 30 年４月 15 日より施行する
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