Ir a Unidades Ir a Unidad I Ir la Ventana de MS-Project
Se define como Proyecto todo lo que que se pueda planificar, el Proyecto es un conjunto de actividades (tareas) programadas que se realizarán de un modo articulado con cada una de sus etapas o fases, esto con el fin de llevar a cabo la producción de bienes o servicios en un tiempo determinado y, que pueda satisfacer de algún modo las necesidades o situaciones que se puedan presentar y que a su vez estén dentro del límite del presupuesto.
Todo Proyecto se encuentra estructurado en un torno a cinco etapas:
inicio (análisis de viabilidad).
Planificación.
Ejecución.
Seguimiento.
Fin o cierre del Proyecto.
Esta es la etapa que define si el Proyecto es viable o no. En esta etapa se debe definir qué es el Proyecto, con qué, cómo y con cuantas personas se cuenta para el equipo del Proyecto y lo más esencial con qué recursos técnicos, tecnológicos y monetarios se cuenta para desarrollar el proyecto.
Dicho de otra forma la Fase de Inicio es la parte más concluyente en el Ciclo de Vida del Proyecto, ya que en esta etapa se debe definir cuál es el alcance real del Proyecto y seleccionar el mejor equipo de trabajo. Pues con una visión clara, definida y un gran equipo especializado en lo personal y lo tecnológico, se podrá llevar a satisfacción lo propuesto. Después de todo este proceso se debe contar con la participación de los stakeholders y ver cuánta es la aceptación y apoyo que se puede lograr por parte de ellos ya en el proceso o en el producto.
Cuando en el Proyecto interviene la participación y aceptación de los Stakeholders es lo que hace a esta etapa la más difícil de todo el Proyecto, pues todo depende de su aceptación y buenos comentarios.
Nota: Los Stakeholders, cuyo significado al español sería "Partes Interesadas". son las personas o entidades que están interesadas o creen en los procesos o productos de una empresa. El término stakeholders fue creado por el Estadounidense y filósofo Robert Edward Freeman en los años de 1980.
En ésta etapa del Proyecto el Director juega una parte muy decisiva, ya que él tiene que hacer un esfuerzo en tiempo y de trabajo, para definir todas las necesidades del personal que trabajará con él, además de planear los recursos y equipos tecnológico con que contará para poder lograr la culminación del Proyecto en el tiempo que se definió para éste, que todo se encuentre dentro de los parámetros que se previeron. Por otro lado la comunicación debe tener canales que sean efectivos para que no haya errores o malentendidos en su desarrollo, también se debe tener en cuenta que se contrata y que adquisiciones deben realizarse. En esta etapa se debe planear todo lo concerniente al Proyecto para establecer una clara hoja de ruta.
La buena Ejecución del Proyecto depende de la buena planificación, completando en esta etapa todas las actividades y tareas en el tiempo que se programaron, también entregar los productos o procesos intermedios que se hayan logrado. Lo más importante en esta etapa es la buena comunicación ya que con ella se logrará el mayor control sobre cada uno de los procesos y el cumplimiento de éstos en los plazos estipulados, otra punto que se debe tener muy en cuenta en esta etapa es como van evolucionando los recursos que se invierten, como está el presupuesto y como va el tiempo de ejecución, con esto se puede apoyar el grupos de trabajo en cualquiera de las herramientas de gestión de Proyectos. Que se debe tener en cuenta en esta etapa del Proyecto:
Los riegos.
Los cambios realizados.
Los eventos que han transcurridos.
Los gastos realizados.
Los recursos con que se cuenta.
El tiempo que ha llevado el Proyecto.
El tiempo que falta para la culminación del Proyecto.
Actualizaciones o modificaciones que se hayan tenido que realizar durante el Proceso de Ejecución del Proyecto.
Esta Etapa del Proyecto es muy importante ya que consiste en realizar el seguimiento, la revisión y control de cómo va progresando el Proyecto. En esta etapa se busca detectar cualquier imperfecto o desviación que se haya podido realizar en la ejecución del proceso en sí, esto con el fin de identificar qué sectores requieren un mejoramiento en la planificación y tomar medidas inmediatas. La etapas de Ejecución y de Seguimiento son etapas que están unidas y no se pueden visualizar en forma separada y los informes que se elaboren de estas dos etapas deben ser muy claros y objetivos para lograr encontrar las situaciones críticas que se presentaron.
Esta etapa es la culminación del Proyecto, se infiere que todos los procesos del Proyecto se lograron completar formalmente y en un buen termino, culminando así todas las obligaciones contractuales que intervinieron para esta culminación del Proyecto.
En muchos Proyectos que se desarrollan intervienen clientes para la adquisición de productos o usuarios para la prestación de un servicio.
Para poder implementar una excelente comunicación organizacional se debe de tener en cuenta los elementos que intervienen para que exista la comunicación entre estos elementos y los procesos o fases del proyecto.
El emisor
El canal
El receptor
El Emisor es quien emite un mensaje e inicia la comunicación, el emisor puede ser una persona, o una empresa. El mensaje puede ser un escrito o una máquina grabadora.
El Canal es el medio físico que se utiliza para transmitir el mensaje del emisor a los oyentes o lectores como gestión estratégica. Entre los principales canales se encuentran:
Los mensajes escritos: Dentro de esta clase de canales se encuentran; La prensa, las cartas, los manuales, las vallas, etc.
Los mensajes orales: Dentro de esta clase de canales se encuentran; los mensajes de reuniones, las llamadas telefónicas, la radio, la televisión, de persona a persona, etc.
Los mensajes tecnológicos: Dentro de esta clase de canales se encuentran; Los correos electrónicos, las redes sociales, los chats, las video conferencias, los blogs, páginas web (servicio On-Line), móviles, las Apps, etc.
El gran reto es establecer cuál de estos canales es el más efectivo, pues bien, ese es el gran reto de las personas o entidades que intervienen en el Proyecto.
Por otro lado se debe tener en cuenta que los canales de comunicación no sólo deben ir dirigido a un cliente o a un usuario, también deben ir mensajes dirigidos al equipo de trabajo. Es aquí donde la comunicación debe ser muy fluida, clara, concisa y sin ambigüedades para que todo llegue a buen término.
Por otro lado, el mensaje puede ser cifrado (clave morse) o a través de señales o signos para llegar a aquellas personas limitación visual o sordera. Otro aspecto a tener en cuanta es la situación o contexto del idioma. Por ejemplo, si el mensaje se dirige a personas de otros idiomas o de otros entornos lingüísticos.
Es la persona particular o de una entidad pública o privada que recibe el mensaje y a su vez lo descodifica, si logra interpretar el mensaje, la comunicación fue exitosa.
El Cliente o Usuario, son en sí, lo más importante dentro de una Entidad de bienes o de prestación de servicios. Es por esto que que se debe tener en cuenta sus necesidades y los objetivos que los Clientes o Usuarios están buscando en el mundo comercial, educativo o empresarial para satisfacer esas necesidades.
Estos tipos de comunicación es una forma directa en que pueden interactuar el emisor y el receptor. Este tipo de comunicación se considera como una conversación que puede estar limitada a un número de personas y se considera un tipo de canal muy directo, que genera mucha cercanía y muy limitada dentro de las fracciones del mercadeo. Entre los tipos de canales de comunicación se encuentran:
Personales
Interpersonales
Interactivos
La Comunicación entre Personas, es la comunicación directa entre dos o más individuos, este tipo de comunicación puede darse a través de SMS (sigla en inglés, Short Message Service -Servicio de Mensajes Cortos), Chats, Skype y las llamadas telefónicas.
La Comunicación Interpersonal, es el mensaje del Emisor para muchos Receptores, estos mensajes no tienen la posibilidad de ser personalizados, ni tienen un contacto Personal pero si es un mensaje segmentado. Es decir, la información va dirigida a todo tipo de persona con sus ideas, pensamientos y gustos individuales. Ejemplo la Radio, la Televisión, la Prensa, la Web, las Apps entre otras.
La Comunicación Interactiva, es un canal de alcance mucho más amplia, que permite la interacción personal. un ejemplo de ello son las Redes Sociales.
Otros factores que se deben considerar y tener en cuenta en la Comunicación por su gran influencia son:
La Situación Geográfica del Target
La Inversión
En este caso hay que tener en cuenta que no es lo mismo tener un local para el negocio y con atención directa con el Cliente, que tener una tienda Online. Pues las circunstancias no serán la misma, tanto para el empleado como para el cliente ya que las necesidades de alcance no serán las mismas y mucho menos los recursos que se van a utilizar.
El Target es el que indica a que tipo de persona es que va dirigido un producto o un servicio.
Cada Canal de Comunicación tiene un costo, es por esto que al usar cada canal se deberá evaluar los objetivos a alcanzar con ellos, como también evaluar la idoneidad, la inversión versus los beneficios alcanzados.
Canal = Channel
Canales = Channels
Cierre = Closing
Comunicación = Communication
Ejecución = Execution
Emisor = Emitting
Etapas = Stages, Phases
Fin = End, Finish
Inicio = Beginning, Start
Interactivos = Interactives
Interpersonales = Interpersonals
Inversión = Investment
Personales = Personals
Planificación = Planning
Receptor = Receiver
Seguimiento = Follow-up
Tipos = Types