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Para elaborar un Proyecto en la aplicación de Microsoft project, hay que tener en cuenta cada uno de las partes que conforman la elaboración de un Proyecto en esta aplicación, así sea que todas las actividades registradas se les llame Tarea:
Existen tres clases de tareas que son:
La tarea Resumen: Se registra como resumen principal o resúmenes de cada una de las fases del proyecto y son títulos. La finalidad de este tipo de tarea es acumular los días, los costos, las horas, etc. Por lo tanto estás tareas no se manipulan y siempre se muestran resaltadas en Negrita.
La Tarea de las fases: Son las tareas que se van a trabajar durante el proyecto, estás tareas se encuentran delimitadas por una fecha de comienzo y una fecha de finalización, estas fechas se registran cuando se le asignan a cada tarea la cantidad de horas, minutos, días, semanas o meses que dure el trabajo de dicha tarea.
La tarea Hito: Se asigna un hito para marcar como algo trascendental dentro de una fase, por lo general se usa para indicar que la fase que se está trabajando termina con esta tarea. Para asignar una tarea como un hito se asigna como duración cero días (0d).
Para asignar esas tareas en la aplicación MS-Project, debe tener en cuenta los siguientes puntos:
Automatizar las Tareas.
El Resumen principal es el título del Proyecto.
El resumen de las fases que serán los subtítulo del proyecto en cada una de las Fases del proyecto.
Las Tareas que se han asignado en cada una de las Fases.
Asignar la Duración de cada una de las tareas en cada una de las fases.
El Hito, se registra como el fin de cada una de las Fases o en algo trascendental que ocurra en el proyecto.
La Vinculación y tipo de vinculación que se aplicará en cada Tarea con las tareas que le preceden o anteceden.
Asignar los retardos en el momento de la vinculación si esto se requiere, el retador puede ser positivo o negativo, en tiempo o en porcentaje.
Las tareas en la aplicación MS-Project se pueden registrar por medio de las siguientes ventanas que se indican a continuación:
La ventana de Hoja de Tareas.
La ventana Diagrama de Gantt.
Por lo general se acostumbra a asignar las tareas y su duración través de la ventana de Diagrama de Gantt y es esta la ventana que se explicará en este módulo, pues ventana Hoja de Tareas es la misma parte que se muestra en la ventana de Diagrama de Gantt.
La ventana Diagrama de Gantt
La ventana Diagrama de Gantt
Las partes que conforman la Ventana o Área de trabajo del Diagrama de Gantt, son las siguientes:
Figura Nº 19.
(l) Clic en Nuevas Tareas (Barra de Estado y después de la palabra Listo), Clic en la opción, Programada Automáticamente. Ver imagen siguiente:
Figura Nº 20.
(g) Posicionarse en la Columna, "Nombre de Tarea" y en la primera Fila. Al iniciar el registro de las Tareas, la ventana en el área de las Tareas se visualiza de la siguiente manera:
Figura Nº 21.
Note que la celda donde se está posicionado actualmente es en la Columna donde se muestra el Símbolo de Admiración (¡) e indicado por la flecha que se a indicado con el color azul.
Para posicionarse en la Columna "Nombre Tarea" lo puede hacer de dos formas, una oprimiendo la tecla Tab hasta llegar a la celda donde se escribió la frase "Posicionarse aquí" o hacer un Clic sobre ese misma celda.
Se observará la ventana de la siguiente manera:
Figura Nº 22.
Existen dos formas para registrar las tareas en la aplicación Microsoft Project:
La primera forma es utilizando las Herramientas de la Ficha Inicio, sección Insertar:
Insertar el Resumen Principal
Insertar el Resumen Principal
(a) Clic en la Ficha, Tarea.
(c) En la sección de la Cinta, Insertar, Clic en Resumen.
Una vez insertada la primera tarea, se van asignando un número de fila y ese número se utilizará mucho en la vinculación de tareas. observar la siguiente imagen donde se muestra como va quedando la ventana de la Hoja de Tarea.
Figura Nº 23.
Se procede a escribir el Título del Resumen donde dice "<Tarea de Resumen Nueva>", para este caso escribir "Mi Primer Proyecto" y posicionarse en la Fila siguiente, esto se puede hacer con un Clic donde dice "<Tarea Nueva>" u oprimir la Flecha de Dirección Abajo.
La ventana se verá de la siguiente manera:
Figura Nº 24.
Al haber insertado un resumen, en el diagrama de Gantt se muestra la siguiente imagen con la cual se identifican las tareas de Resumen:
Figura Nº 25.
En la siguiente imagen se puede observar la diferencia cuando las tareas no se automatizan y cuando estas se automatizan, ver imagen No. 26.
Tarea insertada como Automática, se asigna la duración al menos a un día como interrogación, se asigna la fecha de inicio de la tarea y la fecha de finalización, esto según calendario. Además tenga en cuenta que las tareas automáticas se van mostrando en la columna Modo de Tarea, como un rectángulo azul con una flecha apuntando a la derecha.
Tarea insertada como Manual, nótese que no se escribe nada en las columnas Duración, fecha de inicio y final, esto indica que las tareas programadas como manual se debe escribir todo que se requiera incluir a una tarea. El icono que se muestra de la columna Modo de Tareas es un Chinche o Agujeta acompaño del signo de cierre de interrogación (?), esto es como una pregunta ¿Qué hago?
Las tareas programadas manualmente presentan muchas desventajas, además de las que ya se indicaron, tampoco muestra la barra imagen en el diagrama de Gantt.
Ver la diferencia que existe entre programar una Tarea Automatizada o la de programar una Tarea Manual:
Figura Nº 26.
Por otro lado, se debe tener en cuenta es que todo lo que esté resaltado en Negrita no se debe tocar ni escribir sobre ello, ejemplo la Duración (h), Comienzo (i) y Fin (j), los resúmenes es donde se va acumulando todo el procesos que se haga en el proyecto en general y en cada una de las fases.
(g) si el Proyecto estará dividido en Fases, cada Fase es un nuevo Resumen y cada fase tendrá un conjunto de tareas a realizar y si así se desea indicar el fin de la fase con un Hito:
Insertar Resumen de Fase (Subtítulo)
Insertar Resumen de Fase (Subtítulo)
Cuando se registra dentro del Proyecto un Subtítulo, este se inserta como un nuevo Resumen y es el comienzo de una nueva fase de tareas, para ello se debe realizar los siguientes pasos:
(a) Clic en la Ficha, Tarea.
(c) En la sección de la Cinta, Insertar, Clic en Resumen.
Escribir en la nueva fila el Nombre de la nueva Fase, para este caso escribir, "Fase A".
Se mostrará la ventana de la siguiente manera:
Figura Nº 27.
Otra cosa que se debe Observar, es que las tareas siempre se van asignando hacia la derecha (sangría) y es por esto que se le asigna Negrita a todas las tareas que van quedando más hacia la izquierda.
Si no existe dentro del proyecto otro subtítulo, se procede a insertar las tareas.
Insertar Tareas en cada una de las fase
Insertar Tareas en cada una de las fase
Por defecto, al Insertar siempre un Resumen, la Aplicación Project a su vez deja insertada una nueva Tarea, ver imagen de la Figura Nº 27.
Pasos para insertar una nueva Tarea:
(a) Clic en la Ficha, Tarea.
(c) En la sección de la Cinta, Insertar, Clic en Tarea.
Escribir el Nombre de la Tarea, para este caso escribir, "Tarea A".
La ventana se visualizará de la siguiente Manera:
Figura Nº 28.
La tarea se muestra como una Barra del color que esté seleccionado para ella, por defecto es de color azul:
Figura Nº 29.
Termine de insertar las siguientes Tareas:
Tarea B
Tarea C
Tarea D
A continuación para culminar la Fase, debe insertar un Hito.
El Hito - fin de fase
El Hito - fin de fase
Se define como Hito, a un acontecimiento muy significativo que marca la vida de una persona, una era o el desarrollo de un proceso.
Para el caso de Project, un Hito marca la finalización de una Fase o el Final de un Proyecto. Pasos para Insertar un Hito:
(a) Clic en la Ficha, Tarea.
(c) En la sección de la Cinta, Insertar, Clic en Hito.
Escribir el Nombre de la Tarea Hito, para este caso escribir, "Fin Fase A".
La ventana se visualizará de la siguiente Manera:
Figura Nº 30.
Observe que el Fin de Fase, queda al mismo nivel de sangría que las tareas y no del Resumen, es decir, se desplaza hacia el lado derecho. Por otro lado, Observe que un Hito queda registrado con una Duración de Cero Días (0 días), también se marca con la siguiente imagen dentro del gráfico en la cual queda registrada la fecha de finalización de una Fase.
Figura Nº 31.
Termine de Insertar el resto de las Tareas, Resúmenes e Hitos del proyecto:
Escriba Fase B (Resumen) para continuar con el ejercicio.
Cuando se inserta el nuevo Resumen de subtítulo para este caso la "Fase B", se debe tener en cuenta que al insertar el Resumen este se alinea al mismo margen izquierdo de las tareas de la fase anterior, por lo tanto, se debe disminuir la Sangría una vez:
Inserte un Nuevo Resumen y observe que al Insertar el Nuevo Resumen, la Ventana se verá de la siguiente manera:
Figura Nº 32.
Manejo de sangría en las tareas
Manejo de sangría en las tareas
Para alinear el Nuevo Resumen con el Resumen de la Fase A, debe disminuir la Sangría, ver imagen siguiente.
Figura Nº 33.
(a) Disminuir sangría: Disminuye la sangría, corriendo las tareas más hacia el margen izquierdo.
(b) Aumentar sangría: Aumenta la sangría, corriendo las tareas más hacia el margen derecho.
Para disminuir la Sangría se deben realizar los siguientes pasos:
-Clic en la Ficha, Programación.
-En la sección de la Cinta Programación, Clic en Disminuir Sangría (a).
Una vez ya se haya asignado la sangría requerida continúe insertando el resto de las tareas que requiere el proyecto:
-Tarea A
-Tarea B
-Tarea C
-Fin Fase B (Hito)
-Fase C (Resumen)
-Tarea A
-Tarea B
-Fin Fase C (Hito finde fase y fin del Proyecto)
Culminada la Inserción de cada una de las Tareas, en la Hoja de Tarea, la ventana se debe visualizar como lo muestra la siguiente imagen. Observe como se visualizan el Resumen principal, el Resumen de cada fase, las tareas de las fases y el Hito de cada fase.
Figura Nº 34.
Observe que al lado izquierdo de cada Tarea se muestra un triangulo de color negro, cuando se hace Clic en ese triangulo las tareas de las fases se contraen, en este caso sólo se deben visualizar cada una de las fases programadas y sin mostrar las tareas que estén registradas en las fases. En la imagen siguiente se puede observar las fases con sus tareas contraídas. Por otro lado, se puede observar varias cosa que se pueden ver en las tareas que ya están programadas y registradas en la aplicación MS-Project:
Todas las Tareas se encuentran bien Alineadas hacia la izquierda.
Al lado izquierdo de cada Resumen se muestra un pequeño triángulo de relleno blanco, al hacer Clic en esos triángulos, las tareas se vuelven a visualizar.
Figura Nº 35.
La pregunta que resulta de los anteriormente explicado es ¿Para qué se contraen las tareas? y su respuesta es muy sencilla, las tareas se contraen para llevar el seguimiento de sólo la Fase que se esté trabajando o desarrollando. Al contraer las Tareas, los triángulo de cada uno de los Resúmenes de Fase, son Blancos y apunta hacia el Título de cada una de las Fases. Así se podrá observar con mayor claridad en desarrollo de cada una de las actividades de la fase en progreso.
Segunda forma de registrar las tareas
Segunda forma de registrar las tareas
La Segunda forma de asignar o registrar las Tareas en la aplicación MS-Project, es registrar todas las tareas en Project y sin utilizar la ficha Tarea y sin asignar el incremento de la Sangría a las Fases, sus respectivas Tareas e Hitos, es decir primero registre todas las tareas y que estas queden alineadas hacia el borde izquierdo.
Por ahora todas las Tareas se encuentran alineadas hacia la izquierda, no se distinguen los Resúmenes de las tareas ni de los Hitos, Ver la imagen siguiente con cada una de las tareas registradas.
Figura Nº 36.
Ahora se debe aplicar la respectiva Sangría para asignar el Resumen primario y registrado como "Mi Primer Proyecto". Para ello se deben realizar los siguientes pasos:
Seleccionar todas la Tareas desde Fase A (fila 2) hasta Fin Fase C (fila 16). Por ningún motivo seleccione la tarea del resumen primerio, para este caso la de la fila 1.
Ver la siguiente imagen de la selección de todas las Tareas (desde Fase A [fila 2] hasta Fin Fase C [fila 16]):
Figura Nº 37.
Seleccionadas todas las filas requeridas, hacer un Clic en la Herramienta de la ficha Tarea en Aumentar Sangría. Esta herramienta se encuentra en la sección de la cinta Programación. Ver imagen Figura Nº 33.
Al aplicar la sangría, observe como se visualiza en la imagen siguiente el Resumen de la fila 1, como todas las tareas seleccionadas se han desplazado hacía la derecha y todas se encuentran bien alineadas.
Figura Nº 38.
Ahora corresponde seleccionar las tareas de cada una de las faces e incluyendo el Hito. En este caso se deben realizar los siguientes pasos:
Seleccionar las Tareas de la Fase A, seleccione desde la Tarea A (fila 3) hasta el Hito Finde Fase A (fila 7).
Después de seleccionar todas las tareas e inclusive el Hito, ahora debe Aumentar Sangría. para ello seleccione las Tareas de la Fase A hasta Fin Fase A. Ver la siguiente imagen:
Figura Nº 39.
hacer un Clic en la Herramienta de la ficha Tarea en Aumentar Sangría. Esta herramienta se encuentra en la sección de la cinta Programación.
Ver Imagen Con Sangría aplicada a las Tareas de la Fase A:
Figura Nº 40.
Realizar los mismos pasos a las tareas de las Fases B y C. Después debe observar la siguiente imagen con sus respectivas sangrías en cada una de las fases y sus tareas:
Figura Nº 41.
Por último se debe asignar los hitos, los hitos se deben aplica a cada uno de los Fin de Fase de las fases A, B y C. Para asignar los Hitos a las fases, realice el siguiente procedimiento:
En la columna de Duración escriba en los Fin de Fase A, B y C 0d (Cero d) para no registrar ningún día.
Ver imagen siguiente donde se culmino de aplicar las tareas en sus resúmenes, las tareas de las fases y los hitos en cada fase con 0d. Por otro lado, observe cada uno de los diagramas que se muestran para cada uno de los tipos de tareas.
Figura Nº 42.
Asignar la duración a las tareas
Asignar la duración a las tareas
La Duración de la tareas es el tiempo que se registra para realizar la actividad u obra, es por esto que a cada una de las tareas se le deben asignar un tiempo que vaya acorde con la actividad a realizar. A las tareas Resumen no se le asignan Duración, el tiempo en el Resumen se van acumulando a medida que se vayan Vinculando con las tareas que la o las preceden.
La duración se puede registrar en cualquier tarea con las siguientes medidas de tiempo:
Minuto: Se puede escribir la palabra minuto y se puede abreviar como m o como min, ejemplo 4minuto, 4min o 4m. Se registra como 1 min o 4 mins.
Hora: Se puede escribir como hora y se puede abreviar como h o como hr, ejemplo 3,5hora, 3,5hr o 3,5h. Se registra como 1 hora o 3,5 horas.
Días: Se puede escribir como día y se puede abreviar como d o como dí, ejemplo 7día, 7dí o 7d. Se registra como 1 día o 7 días.
Semana: Se puede escribir como semana y se puede abreviar como sem o como s, ejemplo 1semana, 1,5sem o 1s. Se registra como 1 sem o 2,5 sem. o 3 sem. (el plural siempre termina en punto).
Mes: Se puede escribir como mes y se puede abreviar como me o como ms, ejemplo 1mes, 1,5me o 1,5ms. Se registra como 1 ms o 1,5 mss (el plural siempre se registra como mss).
La Duración se puede aplicar de dos formas:
La primera forma es a través de la Caja Numérica que se encuentra en la Columna Duración, en cada una de las Tareas. Ver siguiente imagen:
Figura Nº 43.
La segunda forma es hacer un Clic dentro de la Caja Numérica y escribir el número de Días que durará en ejecución la Tarea. Ver ejemplo:
Para asignar Días, se escribe como 5d o 5,3d. Si se desea escribir con la palabra completa que resulta gastando mucho tiempo sería "5 días" o "5,3 días", la palabra día o días se deben escribir con su tilde, pues de lo contrario daría un error. Se muestra como días? para el Resumen o cuando la duración es más de un día y como día para las tareas o para las tareas de un día de duración.
Figura Nº 44.
Observar que al momento de introducir 5,3 días, automáticamente en los Resúmenes primero y segundo comenzó a acumular los días, el primer Resumen acumulará el total de días que durará el Proyecto, el Segundo Resumen acumulara el total de días que durará la Fase A. La Tarea A se le ha indicado que debe durar 5,3 días en ejecución.
Para asignar Semanas, se escribe como 2s o 2,1s. También se puede escribir 2 semanas o 2,1 semanas. Se muestra cómo sem.
Para asignar Mes, se escribe como 1ms o 1,8ms. También se puede escribir 1 mes o 1,8 mes. Se muestra como mes.
Para asignar Hora, se escribe como 6h o 6,7h. También se puede escribir 6 Horas o 6,7 horas.
Para asignar Minutos, se escribe como 120m o 120,30m. También se puede escribir 120 minutos o 120,30 minutos. Se muestra como mins.
Para el resto de las Tareas asignar las siguientes Duraciones, de acuerdo a los que se muestra en la siguiente imagen:
Figura Nº 45.
Nota: En los Resúmenes no concuerdan los días con respecto a las tareas porque aún no se han vinculado las Tareas.
Palabras al Inglés
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