ツールを準備する

共有したい計算エクセルをツールにします。

今回は、↓このポンプの揚程のm⇔MPaの換算をAさんが作ったとして、これをツールにします。

１．計算エクセルを第三者が見ても分かりやすい形にしてツール化する

Ａさんが作ったエクセルには以下問題があります。

①どれが入力値で、どれが計算値かパッと見て分からない

②単位が分からないものが含まれている

③計算式が分からない

そこで、↓このように手を加えます。

２．ツールのシート名をMAINに変更

エクセルをツールにする際に、他に3枚シートを追加するので、ツール本体は「MAIN」と名前を付けます。

３．「使い方」シートを追加

使い方の説明シートを追加します。

今回の例は単純な単位換算であり説明シートの必要性はほとんどありませんが、複雑な計算シートの場合は説明シートの有無がツールの使いやすさを左右します。

４．「根拠」シートを追加

根拠の説明シートを追加します。

計算式には何か出典・根拠・検討履歴があるはずであり、これを残しておかなければ、第三者が再び出典や根拠を探すことになるため、ツールを共有化しても結局 時間が掛かってしまいます。

また、根拠をしっかり残しておくことで、「計算シートが間違ってた！」ということを防止する効果にも期待できます。

５．「来歴」シートを追加

来歴シートを追加します。

誰が作ったのか、誰がどのような更新を行ったのかを記載するシートを作ります。

会社によっては、係長・課長などの審査や承認が必要となるかもしれませんので、その場合は作成者以外の欄も作ります。

以上で、Ａさんが作った計算エクセルを、第三者が使えるツールにすることが出来ました。

たぶん、これが一番大変です。

複雑な計算エクセルであればあるほど、この作業に時間が掛かります。

また、根拠がきれいに残っていない計算エクセルもあると思われ、ツール化するのは非常にマンパワーが必要です。

しかし、この作業は次に同じ計算をする人の作業時間を大幅に短縮し、かつ計算精度を向上させます。