Pasos para certificarse con un organismo de certificación

Es importante mencionar que la certificación no es obligatoria, pero sí puede ser muy beneficiosa para las empresas. Obtenerla demuestra a clientes potenciales y actuales que tu organización cuenta con altos niveles de calidad en tus productos o servicios. Además, ayuda a mejorar los procesos internos, reducir costes y aumentar la satisfacción del cliente.

Pero conseguir la certificación no es fácil ni rápido. Se requiere tiempo e inversión económica para implementar un sistema documental completo e integrarlo al funcionamiento diario de la empresa. También será necesario realizar una auditoría interna previa a fin de detectar posibles problemas antes de someterse a una auditoría externa.

No obstante, si todo se hace correctamente, obtener esta certificación puede marcar una gran diferencia en tu negocio frente a otros competidores del mercado.

Por qué es importante certificar tu sistema de gestión?

La certificación de un sistema de gestión es una herramienta importante para garantizar que una organización cumpla con los estándares internacionales. La ISO 9001 es una norma reconocida mundialmente, y su certificación puede ser la clave para el éxito empresarial.

Certificar tu sistema de gestión no solo te permitirá demostrar a tus clientes que cumples con los estándares establecidos, sino también mejorar la eficiencia en el trabajo diario. Además, al implementar un sistema documental y realizar auditorías internas periódicas, podrás identificar áreas de mejora en tu empresa.

La revisión por dirección también es parte fundamental del proceso de certificación ya que permite a la alta gerencia tomar decisiones estratégicas basadas en información objetiva sobre cómo se desempeña el sistema de gestión.

Una vez implementado el sistema documental y realizadas las auditorías internas necesarias, será necesario elegir un organismo certificador reconocido internacionalmente. Este organismo llevará a cabo la auditoría final para otorgar o no la tan deseada certificación.

La importancia de certificar tu sistema de gestión radica en mejorar procesos internos, aumentar la satisfacción del cliente y acceder a nuevos mercados. No esperes más para cotizar e implementar este importante proceso dentro de tu organización.

¿Cómo se realiza el proceso de certificación?

Para certificar un sistema de gestión, se debe seguir un proceso específico que garantice el cumplimiento de los estándares internacionales establecidos. El primer paso en este proceso es implementar el sistema documental requerido por la norma ISO 9001.

Una vez que se tiene todo el sistema documental implementado, se puede proceder a realizar una auditoría interna para verificar su correcto funcionamiento. Esta auditoría puede ser realizada por personal interno o por consultores externos especializados.

Después de la revisión por dirección y haber asegurado que el sistema funciona correctamente, se puede cotizar con diferentes organismos de certificación reconocidos internacionalmente y elegir al más adecuado según las necesidades del negocio.

El siguiente paso es llevar a cabo la auditoría de certificación con el organismo elegido. Durante esta auditoría, los auditores revisarán toda la documentación del sistema y verificarán si cumple con todos los requisitos estipulados en la norma ISO 9001.

Si todo sale bien durante la auditoria de certificación, porque puedes tener no conformidades mayores, entonces obtendrás tu certificado oficial de conformidad con ISO 9001. Si no pasas la auditoria inicialmente podrías recibir recomendaciones para mejorar ciertos aspectos y deberás programar una nueva fecha para una segunda revisión antes obtener tu tan ansiada certificación.

¿Qué organismos ofrecen certificaciones reconocidas a nivel internacional?

Si estás buscando certificar tu sistema de gestión, es importante elegir un organismo de certificación reconocido a nivel internacional. En todo el mundo hay varios organismos que ofrecen este tipo de servicios.

Entre los más destacados se encuentra la International Organization for Standardization (ISO), una organización no gubernamental y sin fines de lucro que establece estándares internacionales para diversas áreas, incluyendo sistemas de gestión. La ISO cuenta con varias normas en su catálogo, entre ellas la popular ISO 9001.

Otro organismo reconocido es el European Foundation for Quality Management (EFQM), una fundación europea enfocada en promover la excelencia empresarial a través del uso del modelo EFQM Excellence Model. Este modelo permite evaluar y mejorar diferentes aspectos del negocio, como liderazgo, procesos y resultados.

También está la American Society for Quality (ASQ), una sociedad americana dedicada a mejorar la calidad en distintas industrias alrededor del mundo. Además ofrece cursos y capacitaciones relacionadas con sistemas de gestión.

Es importante investigar sobre los diferentes organismos antes de elegir uno para asegurarse que sean reconocidos a nivel internacional y cuenten con experiencia suficiente para llevar a cabo las auditorías correspondientes.

Todos los organismos de certificación acreditados lo hacen a través de la IAF, que esta asociada con la ISO, que es el organismo que hace las normas ISO, y bajo la norma ISO 17021. Y los auditores han de ser del sector, estar certificados y pasar por cada uno de los requisito ISO 17021. Vea por favor nuestro blog sobre la IAF. 

¿Qué documentación se necesita para iniciar el proceso?

Al iniciar el proceso de certificación, es necesario contar con una serie de documentos que respalden la implementación y mantenimiento del sistema de gestión. Estos documentos servirán para demostrar al auditor externo que se han cumplido los requisitos establecidos en las normas correspondientes.

En primer lugar, es fundamental contar con el manual de calidad, donde se describe cómo funciona el sistema de gestión y cuáles son sus objetivos específicos. Este documento debe incluir además la política general de la empresa en relación a su compromiso con la calidad y cómo ésta se integra en todas las áreas.

Por otra parte, resulta imprescindible contar con un procedimiento documentado mediante el cual se identifiquen los procesos clave del negocio y cómo se van a controlar para asegurar su correcto funcionamiento. Además, también será necesaria una lista maestra actualizada que contenga todos los documentos relacionados con el sistema de gestión.

Otro documento importante será un plan detallado sobre cómo llevar a cabo tanto la auditoría interna como la revisión por dirección periódica. En estos planes deberá estar definido quién será responsable por cada acción requerida así como cuándo deben realizarse estas actividades.

Finalmente, no hay que olvidar tener registros completos e íntegros sobre todo lo referente al sistema documental implementado: revisiones efectuadas por parte del personal pertinente; informes emitidos durante las reuniones pertinentes; formularios utilizados para llevar a cabo cualquier tipo de registro o seguimiento dentro del marco del sistema; etcétera.

¿Cuáles serían las razones por las que no pasarías una auditoría de certificación?

En conclusión, la certificación de un sistema de gestión es una herramienta importante para mejorar la eficiencia y calidad de los procesos en una organización. Al implementar el sistema documental, llevar a cabo auditorías internas y revisiones por dirección, será posible identificar las debilidades y mejoras necesarias antes de someterse a una auditoría de certificación.

Es importante destacar que algunos motivos por los cuales no se podría pasar una auditoría son: incumplimiento con alguno o varios requisitos establecidos en la norma ISO 9001; ausencia o falta de evidencias documentadas que demuestren haber cumplido con los procedimientos definidos; falta de seguimiento y evaluación periódica del desempeño del sistema; entre otros factores.

Requisitos mínimos para pasar una auditoría ISO 9001:2015:

1. Tres meses de registros - es decir, un sistema  implementado y funcionando al  menos 3 meses.

2. Auditoría interna, realizada  a todos los procesos  y todos los incisos de la norma aplicables al alcance y exclusiones del sistema de gestión.

3. Revisión por dirección, realizada con evidencias y conclusiones.

4. No tener productos o servicios que puedan afectar la salud, seguridad o funcionalidad , es decir demostrar la satisfacción del cliente.

5. Participación activa, de la alta dirección de la organización auditada.

Por esta razón, es fundamental dedicar tiempo y recursos suficientes para implementar correctamente el sistema antes de proceder con la auditoría externa. Si todo está bien preparado previamente, se podrá superar sin problemas dicha evaluación.