【審議中】
会則・規定・手順・記録

赤字は2月26日時点での状況です。それぞれの案に対するご意見をお待ちします。ご意見は以下のところに記入願います。採用が妥当だと思われるご意見の提出は3月28日の役員会の時までに改善案をメールにて送付したいと思います。できれば3月20日くらいまでによろしくお願いします。

第１章 京滋支部における会則・規定・手順、記録等の取扱い

本支部では、組織運営の透明性と正確性を確保するため、QMS（品質マネジメントシステム）の考え方に準じた文書：記録管理を行います。各資料の性質に応じた取り扱いルールを以下の通り定義します。

1. 用語の定義と取り扱い

支部で扱う書類は、大きく分けて以下の4つに分類されます。

• 文書（規定・手順書など） 「これからどう動くか」を決めたルールです。

  • 運用: 常に最新版を参照してください。改定された場合、古い版は速やかに破棄し、混用を避けてください。

• 記録（帳票・報告書など） 「何を行ったか」という事実を書き込んだ結果です。

  • 運用: 一度作成した記録は、後から内容を書き換えることはできません。活動の証跡として大切に保管します。

• 外部文書 支部外（本部、官公庁、規格団体等）で発行された、運営上の参照が必要な資料です。

  • 運用: 支部で内容を変更することはできません。最新の発行状況を確認し、有効な版を利用します。

• 文書一覧・記録一覧 どの文書が最新か、どの記録がどこにあるかをまとめた「地図」の役割を果たす台帳です。

2. 【重要】「原本」に関する鉄則

本支部の文書運用において、最も重要なルールは以下の通りです。

Google ドライブ上のデータが「原本（正）」です。

皆様のパソコン（ローカル環境）にダウンロードしたファイルや、紙に印刷したものは、すべて**「複製（コピー）」**とみなします。

• なぜか： ローカルに保存したファイルは、知らないうちに内容が古くなっている（改定漏れ）可能性があるためです。

• お願い： 常にウェブサイトのリンク（Google ドライブ）から最新のファイルにアクセスする習慣をつけてください。

3. 運用フローのまとめ

• ルールを知りたいとき： 「文書一覧」から最新の規定・手順書を確認する。

• 活動を行うとき： 指定の「帳票」をダウンロードして使用する。

• 活動が終わったとき： 作成した「記録」を所定のフォルダへ格納する。

第２章　京滋支部文書・記録（案）

1. 文書

京滋支部会則　第２版 📄
　(20121030)
　【⚠️原本：Googleドライブで編集してください】

京滋支部規定（支部役員会で審査中）

RG01 【京滋支部】文書・記録管理規定　私案完了

RG02【京滋支部】ロゴマーク制定規定　私案完了

RG03【京滋支部】文書管理台帳規定　私案完了

文書管理台帳（帳票）　未着手

RG04【京滋支部】記録管理台帳規定　私案完了

記録管理台帳（帳票）　私案検討中

RG05【京滋支部】 会計管理規定　私案完了

領収書帳票（一般用）　私案完了

領収書帳票（資料印刷費）　私案完了

京滋支部ゆうちょ銀行総合口座名義変更手順　2027年度着手・完了予定　

※　京滋支部ゆうちょ銀行総合口座関連の情報は📁京滋支部ゆうちょ銀行総合口座フォルダーに保管中

RG06【京滋支部】 設備・備品管理規定　私案完了

設備・備品台帳（帳票）実運用中

RG07【京滋支部】年間計画立案規定　ヘッダーのみ

年間計画（帳票）未着手

RG08 【京滋支部】個人情報保護規定　私案完了

京滋支部会員名簿（帳票）

PR01【京都支部】支部総会運営マニュアル　未着手

PR02【京滋支部】ZOOM会議準備マニュアル　ヘッダーのみ

PR01【支部会員向け】Zoom総会参加クイックガイド　私案完了

PR03【京滋支部】京滋支部ウェブサイト運営マニュアル　2027年度着手・完了予定

２. 記録

京滋支部会員名簿　現在未公開フォルダに保管中。保管方法について役員会で議論したい

2025年度　文書管理台帳　未着手

2025年度　記録管理台帳　未着手

📁京滋支部会計管理　左のフォルダーに関係記録を保管中

京滋支部ゆうちょ銀行総合口座

2025年度　設備・備品台帳　運用中

個別記録（総会配布資料・議事録、支部役員会配布資料・議事録、各種報告書など）

第３章　外部文書

一般社団法人群馬大学工業会規程等一覧  🌐
　(20250901)
　【複製：このデータは最新版ではない可能性があります】

群馬大学工業会・関西支部会則　第２版 📄
　(20231021）
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桐友会運営要領　第１版 📄
　(20250125)
　【複製：このデータは最新版ではない可能性があります】