Simples

Reunir o material necessário

Temos acesso com a Internet e um computador? Ok

Temos o desenho em BPMN? Ok

Temos as informações adicionais além do desenho em BPMN? Ok

Papel, lápis e borracha? Ok

O desenho que vamos traduzir é esse aqui embaixo, do processo chamado “Solicitar Quebra de Requisito”.

Não vamos ficar explicando o que cada símbolo significa, isso é na página anterior, de Traduções.

Esse processo acontece na Escola de Informática Aplicada, e envolve os atores Aluno, que é o público-alvo, Direção, Corpo Docente e Secretaria.

Qual o objetivo do processo? Verificar se um aluno pode quebrar requisitos de uma disciplina. É importante ter noção do limite do processo, aqui ele só pede para verificar se ele pode quebrar os requisitos, ele não pede a inscrição na disciplina. Isso é outro processo.

Esse processo, então, vai oficializar o pedido dele para quebrar os requisitos. O pedido pode ser negado ou aprovado.

Planejar

Determinar os limites da atividade de desenho

Definimos quais são os setores e atores que estão envolvidos com a atividade de desenho.

Aqui é um desenho só, mas normalmente são vários.

Só lida com a Escola de Informática Aplicada, então esse é nosso escopo organizacional, é a parte da organização que estamos transparecendo os desenhos.

A Escola de Informática Aplicada faz parte de uma universidade, se estivéssemos desenhando os processos da universidade toda, o escopo organizacional seria diferente. Seria maior, com mais setores, processos, atores…

Determinar o público-alvo e pensar para ele

O público-alvo para o qual você comunicará seu processo a partir do desenho.

Não tem como pensar ou se dedicar para TODO MUNDO! Tenha isso em mente. Por isso pensamos em público-alvo.

O público-alvo aqui são universitários. São eles, raríssimas exceções, que vão requisitar uma quebra de requisito para uma disciplina.

Quando determinamos o público-alvo como universitários, sabemos como quem devemos pensar na hora de desenhar. Já é um grupo específico. Não estamos traduzindo para nós, sim para estes universitários.

Cores e bordas

Os únicos elementos coloridos no desenho são os atores e as atividades. Então escolhemos as cores como:

Aluno será verde azulado, o código da cor é #009E73. Ele é representado como “Você”.

Direção será azul, o código da cor é #0072B2.

Docente será laranja, o código da cor é #E69F00.

Secretaria será amarela, o código da cor é #F0E442.

Não precisa decorar nenhum desses códigos. Daqui a pouco vamos explicar melhor.

O importante aqui é deixar eles anotados, porque se você traduzir outro desenho nesse mesmo escopo organizacional, vai precisar usar as mesmas cores. Afinal de contas, não vamos confundir os universitários usando Docente com a cor laranja num desenho e Docente com a cor azul no outro, né?

Como vamos chamar esses universitários no desenho?

Se tem um público-alvo só, use o termo “Você”. Quando ele ler “Você” saberá que o desenho está se dirigindo a ele.

Os desenhos são destinados para aquele público-alvo específico, então qualquer um que não tenha nada a ver com isso só vai ler e dar de ombros, deixar para lá.

Agora, se tem mais de um público-alvo ou precisa dividir o público-alvo, não use “Você”. Experimente outros termos, se parecer que ficou complexo de entender, use o elemento glossário.

O que transparecer?

No caso deste desenho vamos ver o que importa ao público-alvo, o universitário. E as únicas tarefas irrelevantes para o objetivo do processo são aquelas de “arquivar”, porque não fazem diferença para o objetivo dele. Então podemos omitir isso.

Quanto mais informação no seu desenho, mais difícil e cansativo ele fica.

Desenhando em um papel com lápis

Você: “Por que não começar direto no computador? Não é mais rápido?”.

R: Sim e não. Porque é um desenho. E desenho a gente erra, refaz, repensa, apaga e coloca coisas novas. E no lápis e borracha fica mais fácil que no computador. Mas depende de você, depois de pegar o jeito talvez você queira fazer tudo no computador.

É claro, o resultado final vai ser feito no computador, só que vamos começar no papel.

Nesse caso, já temos os desenhos computadorizados para esse exemplo. Quando fizer o seu, recomendamos que comece no papel, no final passe para o computador. Economiza tempo e esforço.

Uma alternativa é ter o desenho BPMN impresso e, no início do passo-a-passo, ir cortando os elementos com lápis. Não use caneta. Quando chegar no ponto “Colocar no formato da GERAL” você usa papel a lápis para esboçar o desenho.

Retirar as raias

Raias são esses retângulos onde os símbolos ficam. Primeiro, vamos retirá-las. Todas.

Só não esqueça quem realiza cada atividade, porque quem diz isso são as raias. Só anotar perto delas.

Aqui já não tem aquela tarefa de “Arquivar o RAS” do desenho original, porque determinamos que ela não é essencial.

Pronto, agora tiramos o escopo organizacional e os atores que realizam as atividades. Guarde essa informação com você, ela vai ser importante já, já.

Retirar objetos de dados, anotações e agrupamentos

Nesse caso não temos agrupamentos. Agrupamento é um retângulo com a borda arredondada e tracejada que serve para dividir o desenho em partes.

Esses objetos de dados (SIE) e anotações (aquele texto na parte superior direita) são retirados. Assim como as raias, têm chance dessas informações voltarem depois, não descarte elas.

Está ficando mais limpo, com menos informações.

Retirar granularidade

Vamos continuar tirando elementos, dessa vez tudo que não for retângulo com borda arredondada, setas e diamantes (losangos). O que não for esses elementos para nós é “granularidade”, vamos tirar.

Mais limpo ainda. Só que esses círculos que retiramos são importantíssimos, eles mostram o(s) momento(s) que o processo começa e mostra o(s) momento(s) que o processo termina. O que a gente faz? Deixa eles de lado também.

Já tem um monte de tranqueira de lado, mas não esqueça dela.

Retirar fluxos alternativos

Ao nosso público-alvo vamos mostrar o que chamamos de “dias ensolarados”, é o processo como se tudo desse certo. Se você olhar o desenho como ele está agora, vai ver que o pedido pode ser “indeferido”, aí o processo acaba. Não precisa dar tanta ênfase no caminho problemático.

Se tudo correr bem e como o processo indica, o Aluno vai fazer tudo certo e o processo sempre vai seguir o “dia ensolarado” e terminar bem.

Pronto, alcançamos o último desenho com a “cara da BPMN”, que vai ficar assim, no formato de “tripa”, reto. Nesse caso nós estamos acreditando que o Aluno fez tudo certo e, então, o processo vai correr da forma ideal.

De novo, não descarte as informações dos fluxos que seguem para os “dias chuvosos”, que são os casos com problemas. Eles são importantes porque o Aluno precisa saber, também, quando o processo termina no meio.

Colocar no formato da GERAL

Pronto, agora vamos começar a desenhar usando a GERAL. Colocar o desenho na “cara” dela. Se você estava usando o desenho BPMN, deixe ele de lado um momento e vamos começar a desenhar na GERAL.

Agora vamos precisar do documento com as informações adicionais do processo. Isso é muito importante já que elas serão essenciais para informar dados relevantes ao seu público-alvo. Por exemplo, no desenho BPMN não diz o objetivo do processo, os prazos, legislações, endereços, entre outros. Isso está no documento com informações adicionais.

Nesse passo a gente vai pegar tudo que é importante do Aluno saber para ele realizar o processo, sem encher de informação desnecessária.

Veja que retornamos com um monte de informação que tínhamos retirado antes, porque sem isso fica confuso para o Aluno. Inclusive colocamos mais informação de assistência do que estava na BPMN, porque essa não é uma preocupação da BPMN.

Vamos um a um:

Colocamos as etapas em cima.

Retornamos com os atores, associando cada um deles às suas etapas.

Aqueles eventos que retiramos, que eram “granularidade” voltam como textos. Na primeira etapa começa com “Para começar…” e na última “O processo encerra”.

No desenho BPMN só tinha “Preencher o RAS”, aqui nós já explicamos mais detalhadamente o que o Aluno deve fazer. O que ele deve assinalar e o que escrever. Se colocar só “Preencher o RAS” ele não saberá o que preencher, como preencher ou as informações importantes de preencher.

Aquela anotação lá de cima que retiramos antes volta no final indicando que o Aluno deve entrar em contato com a secretaria, porque mesmo que isso não seja uma tarefa obrigatória para o processo em BPMN, só assim o Aluno saberá como terminou o pedido dele.

Lembra que retiramos o cilindro com “SIE” dentro? Ele não vai voltar porque para o Aluno não faz diferença qual o sistema que é utilizado ou onde a quebra de requisito acontece. Ele só precisa saber que alguém vai realizar isso em um sistema.

Colorir e ajustar bordas

Nesse passo só colocamos as cores atribuídas para cada ator e atividade e colocamos os atores nos seus retângulos. Ele é separado dos demais para dar bastante atenção às cores, senão o desenho fica confuso.

Desenhando no papel não faz sentido colorir, então é só apontar com uma seta indicando qual a cor de cada um. Para não esquecer.

Colocar informações adicionais

Como “RAS” é uma sigla, vamos colocar o significado dela como glossário.

E os fluxos dos “dias chuvosos”, que levam para finais ruins, vamos simplificar como condicional. Só para indicar que se o pedido for reprovado o processo acaba ali.

Cada informação adicional é ligada à sua atividade por uma associação, a linha simples. Pode ter uma bolinha nas pontas ou não.

O retângulo com as informações adicionais é sempre com fundo branco e borda simples preta, para atrair mais atenção para os elementos coloridos, que são o foco do desenho.

Agora esse desenho está desenhado com a GERAL completa. Acabou? Ainda não.

Configurar desvios

Como não teve nenhum desvio além de desvios simples que foram traduzidos como informação adicional “Condicional” não precisamos resolver isso. Se tivesse um desvio mais difícil, precisaríamos resolver com um elemento dedicado para ele.

Revisar no papel

Depois de tudo pronto, precisamos revisar. Como este desenho específico foi feito em um cenário controlado e já estava pronto, ele já está revisado.

Na revisão corrigimos os erros de português, verificamos novamente se todas as informações são essenciais e necessárias, avaliamos novamente se os termos estão condizentes com os ideais ao público-alvo, entre outros.

Revisado, pode ser por mais de uma pessoa de onde você trabalha, está pronto para fazer a Ficha do processo.

Ficha do processo

A ficha do processo fica antes do desenho.

Obrigatoriamente ela precisa ter o nome do processo, objetivo do processo e prazo de conclusão. As demais informações dependem do cenário.

Como não temos nenhuma informação adicional, só vamos usar estes três elementos na ficha. Objetivo do processo será apresentado como descrição, mas é o mesmo conceito.

Essas são informações sobre o processo com um todo relevantes ao Aluno. Deve sempre manter o texto mais curto e informativo possível.

Adicionando a ficha com o desenho, o processo está totalmente adequado à GERAL.

Linguagem Cidadã

Colocamos todo o texto? Hora de simplificar e minimizar. Esse passo depende bastante do público-alvo.

Como estamos lidando com universitários que tem uma inteligência mais avançada, não tem problema em usar termos como “formalizar”, “assinale”...

Em Método esse passo será mais detalhado, porque ele é essencial para comunicação efetiva com o cidadão.

Desenhar no computador

Como dito lá em cima, você pode usar a ferramenta CAMELoT ou desenhar na ferramenta draw.io.

Neste caso o exemplo foi desenhado na ferramenta draw.io.

Você vai pegar o seu desenho e texto em lápis e papel e passar para o computador. Só isso. Nesse caso parece bobagem porque o exemplo estava todo computadorizado já, só que é importante que o desenho fique de boa qualidade e nada distraia o usuário da informação, como coisas tortas ou mal encaixadas.

Ajustar as setas

Agora o ajuste das setas para colocá-las espessas e bem visíveis, facilitando a visualização do caminho do processo. Neste caso o exemplo já estava estruturado, em um caso real arrumar as setas é um trabalho complicadinho.

Revisar

Como este desenho está em um cenário controlado, ele já está revisado. Esta é a última revisão antes do desenho ser utilizado.

As informações na ficha do processo estão adequadas com o desenho, as cores estão corretas, os elementos estão alinhados, não tem nada torto ou cortado...

Como seria a revisão em um caso real? Verificar se cumpre todas as regras da GERAL. Reunir funcionários envolvidos no processo ou que também são responsáveis por processos na Escola de Informática Aplicada e perguntar o que eles acham. É uma verificação interna, não envolve o cidadão.

Pronto!

Baixamos o desenho, juntamos com a ficha do processo e colocamos no site. A partir dessas informações os alunos da Escola de Informática Aplicada vão aprender sobre o processo para solicitar a quebra de requisitos.

Avaliar

O ideal é avaliar o processo. Como este processo foi um exemplo, ele não foi avaliado. O importante é que ele comunique de forma completa, objetiva e sem erros o processo ao público-alvo. E só quem pode dizer se ele está fazendo isso direito é o próprio público-alvo!

Então nesse caso específico o certo é procurar Alunos da Escola de Informática Aplicada e mostrar o processo, o desenho e a ficha do processo, para eles. Perguntar se eles entendem, se tem alguma dúvida, se o desenho ficou agradável, se acreditam que conseguiriam realizar o processo a partir dessa representação…