GERAL

Todas as leis, normas, decretos, portarias, resoluções, entre outros de fora da sua organização. Determinações de agentes externos.

Se for necessário, na ficha do processo (não como informação adicional) coloque um endereço externo para o documento ou fonte da informação. Para ele ler de onde veio isso.

Exemplo:

• Idosos, por lei, possuem prioridade em alguns serviços públicos. Processos onde uma grande quantidade de usuários é idoso pode ser relevante indicar a legislação específica e o que ela ordena.

Todas as regras internas da organização. Determinações de agentes internos.

Aqui colocamos brevemente o que é importante o cidadão saber. Se for necessário, na ficha do processo (não como informação adicional) coloque um endereço externo para o documento ou fonte da informação. Para ele ler de onde veio isso.

Exemplo:

• Em uma universidade um aluno tem um número mínimo de disciplinas a cursar por período. Isso é uma regra interna. Se ele quiser excluir disciplinas, precisa saber essa informação.
• Regras de vestuário para o acesso de algum espaço público.

Bens não duráveis, perecíveis ou descartáveis. Que são necessários para realização de uma ou mais tarefas da etapa.

Deve ficar claro ao cidadão se a organização vai providenciar ou se ele precisa providenciar os materiais.

Exemplos:

• Em uma Biblioteca livros raros só podem ser manuseados com luvas. Luvas descartáveis são um exemplo de material, que pode ser obrigação do cidadão levar ou da organização oferecer. Qualquer uma das duas opções deve estar bem clara.
• Documentos específicos necessários para apenas uma tarefa simples são materiais.

Outras pessoas, secundárias, necessárias para realização da atividade.

Elas apenas colaboram, o produto ou serviço final do processo não é para elas.

Exemplo:

• Um menor de idade só pode realizar a tarefa acompanhado do responsável. O responsável é um colaborador para o processo protagonizado pelo menor de idade.

Bens duráveis, não perecíveis. Que são necessários para realização de uma ou mais tarefas da etapa.

Diferente dos materiais, esse item não será descartado ou eliminado após uso. Deve ficar claro ao cidadão se a organização vai providenciar ou se ele precisa providenciar os materiais.

Exemplo:

• Para aula de música o aluno precisa providenciar seu instrumento. O instrumento é um equipamento. Aí surgem alguns detalhes que dependem do cenário, em uma aula de piano a organização tem o instrumento, ao contrário de uma aula de flauta, que o cidadão leva seu instrumento.
• Documentos não são equipamentos. Você propriamente usa os equipamentos na atividade. Documentos em processos são descartáveis ou apenas para fiscalização.

Dados de ambiente ou espaço físico.

Não é a descrição do local, essa informação não fica aqui.

O mais comum é apresentar endereços e localizações detalhadas.

Lembre que estamos tentando dar ao cidadão o máximo de informações possíveis e necessárias para ele realizar o processo.

Se você precisa explicar muita coisa, não use esse elemento. Seu desenho ficará cheio.

Exemplos:

• Uma sala muito difícil de chegar, informe como ele faz isso de forma objetiva.
• Endereço do local onde a atividade deverá acontecer.
• Indicação auxiliar para a pessoa encontrar mais fácil o lugar, como "entre a drogaria e o mercado".

Aplicações computacionais específicas.

Precisa entrar em um site, usar um programa específico, instalar uma extensão, dentre outros.

Mesmo que não seja um sistema ou software, você pode usar Formato como identificador.

Se quiser recomendar um sistema ou software para realização da tarefa, aí será sistema ou software. Não ensine para o usuário como usar ou adquirir o sistema/software aqui, esse não é o objetivo desse complemento, no máximo coloque o link externo para ele baixar ou acessar.

Exemplos:

• O site que o usuário deve acessar só funciona em um navegador específico, diga qual é.
• É necessário um sistema especial dedicado para realizar uma atividade, indique aqui. Como do imposto de renda da Receita Federal.
• Recomendar a melhor extensão de uso, como .pdf ou .png.

Pode ser digital ou físico. Representa um local de armazenagem de dados.

O nome “repositório de informação” é complexo, cada cenário apresentará algum mais simples. Você não precisa chamar por este nome, use um mais simples.

Exemplos:

• Para devolver o livro na biblioteca precisa deixar em um armário. O armário é um repositório de informação.
• Um sistema que recebe dados é um repositório de informação digital. Como Dropbox ou Google Drive.
• Uma pasta onde você encontra ou coloca um documento com uma informação é um repositório de informação físico.

Tempo máximo para conclusão deste Bloco de Atividade ou Tarefa específica.

Não é recomendado que uma etapa ou tarefa tenha seu prazo específico determinado, apenas se essa etapa ou tarefa tiver um tempo crucial, importante ou muito diferente.

Recomendamos que transpareça apenas o prazo de conclusão na ficha do processo. Ou de partes inteiras do processo, não de um ponto isolado. Isso pode gerar um excesso de cobrança por parte dos usuários, já que um processo pode ter alguma variação no tempo.

Exemplo:

• Para pedir um diploma universitário o pedido se inicia em um local, digital ou físico, e a confecção do diploma ocorre em outro local. Não faz diferença para o cidadão saber o “passo-a-passo da confecção do diploma”, só que normalmente essa etapa demora, então nesse caso faz sentido expor o prazo destacado como informação adicional.

Valor financeiro que deve ser gasto para realizar uma etapa ou tarefa específica.

No âmbito público normalmente os custos são de obrigação da organização pública, mesmo assim em casos excepcionais o cidadão precisa saber a despesa envolvida.

Coloque o custo real, não termos subjetivos como "barato" ou "acessível". O usuário quer saber, de verdade, quanto ele vai gastar.

Exemplo:

• Se determinada tarefa determina a apresentação de documento autenticado, é útil informar ao cidadão que a autenticação de documento (em 2019, no Rio de Janeiro) custa R$5,89.

Qualquer termo específico que não possa ser simplificado e precise de mais informações para o público-alvo entender.

Utiliza-se para siglas, termos técnicos, jargões e tecnicismos que não possam ser substituídos.

Importante notar que o desenho deve representar com o máximo de fidelidade a realidade, então se todos se referem ao “Laboratório de Análises Clínicas” como LAC, é recomendado que o desenho tenha a tarefa com o termo LAC, e embaixo seu significado no glossário.

Exemplo:

• Siglas, coloque o significado. Não deixe nenhuma sigla sem significado.
• Termos complexos para o usuário. A comunicação é dedicada e personalizada ao usuário, não para você.
• Significados de termos em outros idiomas. Se o termo não puder ser substituído pelo motivo que for, coloque sua tradução. Não traduza nomes, de pessoas ou localizações.

Esse elemento será melhor explicado aqui embaixo, junto com o desvio.

No Exemplo com conteúdo lá em cima ele aparece, com o nome de “Condicional”.

É um recurso para simplificar e diminuir os desenhos com desvios.

Qualquer informação essencial que não se enquadre nas demais categorias de informação.

Evite colocar qualquer coisa que encaixou menos nas outras categorias como observação, porque descaracteriza a informação adicional.

O ideal é que cada uma tenha seu identificador.

É muito raro que um processo tenha informações diferentes das já apresentadas acima, mas se isso acontecer, coloque como observação.

Item obrigatório (tem que ter em cada processo). Inicia a ficha.

Auto-explicativo, não é?

É importante que seu processo tenha um nome claro e que represente a sua essência.

Sempre inicie o nome com um verbo no indicativo. Por exemplo, “Declarar imposto de renda”, “Pedir Bolsa Família”, “Marcar consulta médica”, "Matricular dependente na escola".

Se o nome do processo ficar confuso ou enganoso, há grande chance do cidadão descartá-lo logo pelo nome. Então não se preocupe com formalidade ou nomes bonitos, seja atrativo e claro.

Item obrigatório (tem que ter em cada processo). Sempre após o nome do processo.

Onde o processo pretende chegar, podendo acompanhar breve descrição.

Esse item é importante, principalmente, para processos longos.

O cidadão deve ter um “resuminho” do processo antes de lê-lo por completo. O que ele está prestes a ver? Qual a proposta do processo?

Item obrigatório (tem que ter em cada processo). Logo após a descrição.

Tempo máximo estimado para conclusão do processo como um todo.

Este item pode ser dividido em partes do processo. Como já foi dito, não é recomendado que cada passo do processo tenha prazo transparecido. Pode gerar um comportamento de controle exagerado e efeitos colaterais negativos. Logo, estime prazos para partes do processo ou o processo como um todo.

Se alguma etapa ou tarefa tiver um prazo muito específico, coloque no desenho como informação adicional, não na ficha do processo.

Dê ao cidadão uma estimativa realista! Não coloque o “prazo ideal” para fingir. Isso só vai deixar o cidadão frustrado e irritado.

Evite o pensamento “vou colocar muito mais tempo nessa estimativa, assim ninguém reclama”, porque a intenção não é enganar o cidadão. E sim, ele vai reclamar, talvez não com você.

Necessidade de material, equipamento ou custo para que o processo se inicie.

Está destacado pois esse elemento é mais problemático. Porque lida com movimentação financeira e itens físicos.

Por exemplo, se o processo for “Cozinhar um bolo de laranja”, a premissa serão os equipamentos e materiais envolvidos.

O que ele ganha se o processo chegar ao fim com sucesso.

No caso de “Marcar consulta médica”, será “consulta médica marcada”.

No caso de “Pedir Bolsa Família”, será “Benefício Bolsa Família requisitado”. Neste exemplo do Bolsa Família pode ser interessante esclarecer que esse processo se trata do pedido do benefício, e não que a pessoa automaticamente será aprovada.

Se for um produto, coloque o produto final a ser recebido em caso de sucesso do processo como um todo. Isso vale para "coisas imateriais", como valores monetários ou permissões. Não deixam de ser "produtos", só que não são físicos.

O que precisa ser verdade para que o processo como um todo inicie?

Nesse item podem entrar diversos elementos das informações adicionais.

Outro exemplo, a idade mínima para se candidatar a governador é de 29 anos. Esta é uma premissa que o cidadão deve saber antes de iniciar o processo “Registrar candidatura para governador”.

IMPORTANTE! Materiais, equipamentos e custos ficam no elemento Entrada (ali em cima).

Um dos princípios da Transparência está baseado na rastreabilidade.

O cidadão deve conseguir validar as informações e fontes fornecidas no desenho.

Neste item ficarão os endereços externos para termos mais complexos com explicações longas, fontes de informações, referências científicas, mapas, dentre outros.

Exemplo:

• Se há uma lei relacionada com uma atividade, ela está disponível na Internet, coloque o link dela aqui. Não só jogue a lei como informação adicional.
• Coloque o link para o endereço do local do processo no Google Maps, facilitando a localização.

Qualquer informação que não se enquadre nas outras categorias deverá ser colocada como uma observação.

Evite observações porque elas são genéricas, podem acabar confundindo o cidadão.

Se o cidadão precisa de telefone ou e-mail para entrar em contato com algum ator, coloque aqui ou, melhor ainda, em endereços úteis coloque o link para a lista de telefones da organização.