Casos complexos

Aqui vamos lidar com situações excepcionais de tradução. Se você teve algum problema na tradução, procure por informações aqui.

Situação 1: Desvios

Desvios são complicados de se entender em texto, BPMN ou na linguagem que for. Por este motivo eles têm uma parte só dedicada para eles.

Alguns desvios não dá para tirar do desenho, porque eles são muito importantes para o comportamento do processo. Isso deixaria o desenho incompleto e sem conexão com a realidade.

Abaixo a imagem mostra a representação de todos os desvios que podem aparecer na BPMN.

Antes de começar, o que é um desvio?

O desvio é um ponto do processo onde o que ocorre tem mais de uma opção de caminho, ele gera fluxos alternativos. Famoso "ou faça A ou faça B". Essa opção pode ser:

• Exclusiva. Segue apenas um caminho, entra uma seta e saem várias, só que apenas um dos caminhos segue.
• Paralela. Segue todos os caminhos, entra uma seta e saem várias, todos os caminhos seguem.
• Inclusiva. Segue um, alguns ou todos os caminhos, entra uma e saem várias. Por exemplo, saem quatro caminhos (1, 2, 3 e 4), o processo pode continuar pelo caminho 2 uma vez que ele acontecer. Pelo 2 e 4 na outra vez. Pelo 1, 3 e 4 na outra vez. Por todos na outra vez.
• Complexa. Precisa ver o que está acontecendo nele a partir do texto e do desenho. Diferente de todos os anteriores.

Não precisa se preocupar com essas definições, é só para você entender a essência deles e analisar melhor quando for traduzir.

Abaixo eu vou explicar como traduzir cada um, só você ver o desenho BPMN, comparar o que eu estou mostrando aqui e seguir o exemplo. Nessas explicações os desenhos vão ter apenas letras representando os elementos, para focar mais nos desvios.

Desvios exclusivos

Esse é bem fácil de entender. Você chega num ponto que tem mais de um caminho e só pode escolher um! No desenho BPMN tem três tipos de desvios exclusivos e cada um dos caminhos tem um texto explicando as condições para você seguir ele.

Caso 1

O diamante (losango) com um X ou sem significa ir para um caminho ou outro. Se a divisão dos caminhos der em um término, você utiliza a informação adicional de Final de fluxo simples, no desenho abaixo simplificamos o nome dele para “Condicional”, porque ele depende uma condição. Só encaixar ela no mesmo bloco onde tem a ação antes da divisão do fluxo.

Caso 2

Pode ter o caso onde a divisão de tem apenas um elemento entre ela e o término. Neste caso, encaixamos este elemento na informação adicional. Apenas se for um elemento só! Lá em cima dissemos que não devem ter ações nas informações adicionais, nessa situação o processo já vai terminar mesmo, então essa seria uma “tarefa secundária”, porque ela não leva para o final ideal do processo, mas para um final alternativo.

Caso 3

Se tiverem dois caminhos longos (com mais de um elemento) depois do desvio exclusivo, nós vamos usar um elemento específico para ele. Que é o círculo tracejado. Nós não usamos informação adicional nesse caso porque tem bastante informação para mostrar. Como já dissemos, informação adicional é secundária e apenas um apoio, não encha ela de texto.

Caso 4

Vamos complicar? E se tiverem três fluxos saindo? Nesse caso nós só vamos traduzir se um dos fluxos for simples, que nem no Caso 1 ou Caso 2. Se tiverem três fluxos maiores saindo que nem no Caso 3, não traduza! O desenho vai ficar difícil demais de entender. Vamos dar algumas recomendações na Situação 3, lá embaixo.

Caso 5

Não traduza nenhum desenho BPMN que tenha desvios exclusivos onde quatro ou mais fluxos saem de um diamante (losango) sem símbolo ou com um “x”. Na GERAL o máximo de fluxos que podem sair de um desvio são dois. Apenas.

Não importa o quão simples seja o que vem depois do diamante (losango), não traduza.

Caso 6

Dois elementos possuem o mesmo comportamento do desvio exclusivo simples. Que são o desvio exclusivo baseado em evento e o desvio baseado em evento para início de processo.

Eles são bem raros de se encontrar. Se encontrar, o que tem de diferente entre eles e o diamante (losango) com X simples? Eles são engatilhados por eventos logo após eles. O primeiro fluxo que o evento acontecer, é o único que segue.

Esse é só um exemplo de muitos e muitos. Veja que o que vai acontecer depois do desvio depende se o documento vai chegar em dia útil ou dia não útil. O primeiro que acontecer, vai ser o fluxo que vai continuar.

Desvios paralelos

O desvio paralelo também muda o comportamento do fluxo, só que de forma diferente. Ao contrário do desvio exclusivo, que só um caminho segue, no desvio paralelo todos os caminhos seguem.

Parece fácil, né? Só que ele tem um probleminha dele mesmo, que é o que deixa ele complicado. Chega um momento que o fluxo dele junta de novo, para continuar como um só. E essa união de fluxos só acontece se todas as atividades anteriores a ele forem realizadas.

Vamos ver o exemplo da imagem abaixo para entender melhor.

A tarefa 1 acontece. Depois vem o desvio paralelo, o que ele diz? Que depois dele a Tarefa 4 e a Tarefa 2 podem acontecer ao mesmo tempo. Quando a Tarefa 4 terminar, vai para Tarefa 5. Quando a Tarefa 2 terminar, vai para 3.

Até aí tudo bem? A Tarefa 6 só acontece se as Tarefas 2, 3, 4 e 5 tiverem acontecido. Se o processo empacar na Tarefa 3, mesmo que a Tarefa 5 já esteja pronta, ele não segue para Tarefa 6! Isso é importante.

Agora vamos traduzir.

Caso 7

Seguindo o mesmo exemplo de cima, agora a gente precisa deixar claro para o cidadão que dois caminhos seguem ao mesmo tempo e que só vai continuar quando os dois estiverem prontos. O exemplo abaixo não tem conteúdo, só olhar como é o padrão e repetir.

Explicando: nós dizemos ao cidadão que os dois caminhos vão acontecer e depois dizemos para ele que os dois caminhos se juntam e só depois de se juntarem que o processo continua. Se o processo terminar depois desse diamante (losango), você pode colocar o final do processo no círculo tracejado que une os fluxos.

Caso 8

Não traduza nenhum desenho BPMN que tenha desvios paralelos onde três ou mais fluxos saem de um diamante (losango) com o “+”. Na GERAL o máximo de fluxos que podem sair de um desvio são dois. Apenas.

Não importa o quão simples seja o que vem depois do diamante (losango), não traduza.

Como já dito anteriormente, se saírem três fluxos no desvio, em algum momento três fluxos vão precisar acontecer simultaneamente. Além de difícil de entender, o desenho fica muito grande e a chance de erros e de problemas na leitura dele aumentam bastante. Na Situação 3 vamos sugerir uma solução para isso.

Caso 9

No Caso 6 analisamos o desvio exclusivo baseado em evento. Agora vamos ver o desvio paralelo baseado em evento. Ele também é muito raro de se encontrar.

A única diferença entre ele e sua versão exclusiva é que no caso dele todos os eventos precisam acontecer, aí que todos os fluxos continuarão. No exclusivo, o primeiro evento que acontece chama o único fluxo. No paralelo, todos precisam acontecer, a partir daí ele se comporta como um desvio paralelo normal.

Só diferente no texto do desvio paralelo (Caso 7), que explica quais eventos precisam acontecer para que todos os caminhos sigam paralelamente.

Desvios inclusivos

A GERAL não suporta ou traduz desvios inclusivos. De forma bem resumida, ele é uma combinação do desvio exclusivo e do desvio paralelo e seu funcionamento é muito difícil de explicar. Mais do que isso, seu uso não é recomendado nem por especialistas em desenho BPMN, de tão complicado que ele é.

Se encontrar um, o modelo com ele precisa ser adaptado para uma versão com o mesmo sentido, mas sem ele. O que também é muito difícil de explicar aqui neste guia. E os métodos de adaptação também são difíceis.

Logo, encontrando um, peça ajuda ao desenhista de processos da organização.

Desvios complexos

Por último, os desvios complexos não se chamam complexos porque são difíceis, mas porque eles servem para encaixar qualquer cenário que os outros não funcionam.

Se aparecer um desvio complexo para você traduzir, o recomendado é procurar o desenhista e perguntar o que ele quis dizer com aquilo. Se você já tem noção de BPMN, talvez consiga entender ele pelo desenho sozinho, sem ajuda.

Entre transparecer algo confuso ou não transparecer, não transpareça.

Vimos todos os desvios

Mesmo que eles sejam complicadinhos, não deixe de apresentá-los quando for necessário. A ausência deles pode deixar seu desenho incompleto ou incorreto.

Situação 2: Desenhos grandes e complexos

Em BPMN, se o desenho tiver 30 elementos ou mais, ele é considerado grande. Como aqui estamos apenas traduzindo, se chegou um desenho em BPMN com mais de 30 elementos para você, o problema foi na hora de desenhar, não de traduzir!

Por que? Porque é proporcional, se o desenho BPMN for grande a chance do desenho GERAL ficar grande é maior. Aí ele fica mais difícil de entender. Aí a chance do cidadão entender diminui. Aí atrapalha a parte do objetivo de dar autonomia ao cidadão, dele realizar aquele processo sozinho.

Você: “O desenho que chegou para mim tem mais de 30 elementos, o que eu faço?”.

R: Aí se não tem como resolver, você tem duas opções. Ou “quebra” o desenho ou não traduz. Ficando em dúvida, não traduz. Mesmo assim, lembra que a gente só vai mostrar para o cidadão o que é essencial pra ele, então mesmo que venha um BPMN enorme, ele pode diminuir bastante na GERAL. Só que isso não é garantido.

Você: “Tentei traduzir e ficou grande, tá com mais elemento que a GERAL permite, o que eu faço?”.

R: Ou diminui a quantidade de informação ou não traduz. Não recomendamos “quebrar” um processo GERAL em mais de um, isso atrapalha muito o entendimento.

O seu foco é o entendimento do cidadão, em primeiro lugar. A GERAL foi toda feita para melhor entendimento do cidadão, não faz sentido mostrar algo difícil pra ele.

Pensa assim, se tem chance de ficar tão difícil ao ponto de nem você que está traduzindo vai entender, a chance do seu público-alvo entender é ainda menor.

Um exemplo

Esse é o desenho BPMN do funcionamento em alto nível da Biblioteca Central da UNIRIO, relacionado com o material do acervo (livros, revistas, entre outros). Veja que ele é enorme e, inclusive, ultrapassa 30 elementos.

Nesta situação, esse desenho não deve chegar até você para tradução. Se ele chegou, tá errado quem mandou. Porque esse desenho deveria ser mais detalhado e “recortado”. Por exemplo, “Consultar documento reservado” tem um monte de coisa dentro dele.

Situação 3: Um monte de fluxo no desenho BPMN

Repetindo:

• Tem 3 fluxos saindo de um diamante (losango) com um “x” ou sem nada? Só traduz se um dos fluxos for bem simples. Aí você transforma ele em informação adicional.
• Tem 4 fluxos saindo de um diamante (losango) com um “x” ou sem nada? Não traduz.
• Tem 3 fluxos saindo de um diamante (losango) com um “+”? Não traduz.
• Tem 3 fluxos saindo de um diamante (losango) com um “*” (asterisco)? Não traduz.
• Tem 3 fluxos saindo de qualquer diamante (losango) diferente desses acima? Não traduz.

Você: “Estou com um desenho BPMN importante para transparência e ele tem um monte de fluxos? Eu não traduzo?”.

R: Neste caso a melhor opção é “ler” o desenho e tentar entender ele. Depois de tirar todas as informações irrelevantes para o cidadão ainda está grande? Ainda tem vários fluxos? Dá para adaptar eles como texto sem prejudicar o sentido do processo? Não? Não traduza.

Sim, você vai precisar transparecer ele de alguma forma. Só que se ele é tão difícil, até em texto corrido ou lista ele vai ficar confuso.

O que fazer? Aí precisa procurar um especialista em desenho BPMN ou quem fez o desenho que chegou até você e tentar minimizar ou simplificar.

Você: “Por que este guia não ensina como ‘quebra’ ou ‘diminui’ um desenho BPMN?”.

R: Porque isso é muito difícil. Não porque você não é capaz, mas tem vários detalhes por trás que podem comprometer as informações, tornando seu processo GERAL incompleto ou incorreto. E a gente não quer isso.

Se você colocar no seu site uma informação incompleta ou incorreta o que vai acontecer? O cidadão, além de não entender, vai ficar frustrado porque aquela informação está ruim. Aí a tendência é que ele pare de seguir os desenhos. No pior dos casos ele vai executar o processo errado e ficar irritado porque seguiu o desenho direitinho e mesmo assim não deu certo.

Situação 4: Sub-processos

Outro ponto complicado são subprocessos, que tem uma explicação bem complicada. Vamos simplificar ao máximo. Subprocessos são processos dentro de processos, que são processos também.

O subprocesso expandido está representado no desenho, encaixado dentro dele. O subprocesso retraído mostra que tem um subprocesso no caminho, que está fora do desenho.

A GERAL não trabalha com nenhum destes dois. Se tiver um subprocesso expandido, ele precisa ser retirado do processo principal. Se tiver um subprocesso retraído, ele vai se tornar um texto, como é explicado na parte de Traduções.

Situação 5: Eventos de exceção, na borda dos subprocessos

Este caso pode parecer complicado olhando pela primeira vez, só que é bem simples.

Quando tiver um evento intermediário anexado na borda de um subprocesso ele significa uma exceção, um erro. Ele significa que se aquele evento acontecer, todo o subprocesso termina e segue aquele fluxo.

No desenho acima tem um evento intermediário temporal anexado em um subprocesso. O que ele significa? Que se esse subprocesso estiver acontecendo e chegar no evento “sexta-feira, 21h” tudo para e ele vai para o evento final O. Só converter para texto mantendo o significado do desenho.

Isso é bem comum em processos onde a chegada de datas ou documentos encerram o processo todo para realizar um caminho diferente.

Situação 6: Um modelo grande traduzido e pronto

Para dar um exemplo de desenho traduzido completo, com elementos complexos, aqui embaixo tem um processo desenhado em BPMN seguido do mesmo processo na GERAL.

Ele tem vários elementos que analisamos nesta Seção inteira, desvios, evento de exceção e subprocesso. Abaixo a versão dele traduzida para GERAL. Colocamos algumas informações adicionais (Comentários) a mais só para mostrar alguns exemplos.

Este exemplo não tem conteúdo significativo, ele é apenas para dar uma noção de uma forma como a tradução pode acontecer envolvendo elementos difíceis.

Situação 7: Fluxo de mensagens, setas tracejadas

Outra situação não muito usual pode aparecer para você traduzir, envolvendo setas tracejadas apontando de um lugar para outro. Essas setas tracejadas servem para conectar elementos em estruturas diferentes.

Se encontrar um fluxo tracejado, como esse aqui embaixo, ele significa que tem uma troca de mensagens. Só isso. É uma comunicação de uma estrutura com outra.

Importante! Ele não representa o fluxo de ações, sim o fluxo de mensagens. Então é só isso, troca de mensagens entre atores de estruturas diferentes. Aqui embaixo tem um exemplo só com os elementos, sem conteúdo específico.

Se um desenho BPMN tiver vários, significa que várias mensagens são trocadas. Não precisam ser mensagens como “conversa” ou “informações”, podem ser objetos ou outros casos. Só ler no desenho que explica direitinho.

Caso não consiga traduzir, só procurar o desenhista BPMN ou um especialista em modelagem. Alguns casos podem ser bem difíceis, só que são raros.