Para você usar ele da melhor forma possível, recomendamos que:
Quando a sua organização já tiver os desenhos em BPMN (Business Process Model and Notation) na versão final e decidido quais serão traduzidos.
Nas organizações públicas brasileiras, a transparência dessa informação é obrigatória por lei. As duas principais leis são a Lei nº 12.527 e Lei nº 13.460, com respectivos regulamentos.
A legislação também manda que a transparência da informação deve ser franqueada (gratuita), mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão. Então nada de simplesmente jogar um desenho BPMN para o cidadão.
Recomenda-se algum conhecimento prévio em BPMN, só que não é obrigatório. Esse guia mesmo foi construído para ser simples e de fácil compreensão. Surgindo dúvida, é recomendado que procure alguém disponível mais entendido em desenhar processos.
É bem direto o passo-a-passo:
Calma que todos esses passos serão explicados com detalhes. Um por um na parte do Método, clicando aqui.
Não.
Alguns desenhos em BPMN são, por razões específicas, muito complexos ou grandes. Nós vamos ver esses casos mais na frente e, se tiver condição, tentar resolvê-los.
Desenhos de má qualidade em BPMN não podem ser utilizados, porque eles vão gerar desenhos ruins na GERAL. É que nem uma receita de bolo, por melhor que você siga a receita, se os ingredientes estão ruins, o bolo vai ficar ruim.
Você: “Como eu sei que o desenho em BPMN está ruim?”.
R: Essa resposta é muito difícil de responder! O que esperamos é que o desenho que você vá traduzir esteja com uma qualidade razoável ou melhor, sem erros. Esse guia não é dedicado para especialistas em desenhar processos de negócios. Se ele chegou com uma qualidade ruim para você, o desenhista de processos precisa revê-lo.
Se você for o desenhista do processo, a próxima pergunta é melhor nesse caso.
Você: “E se eu traduzir um desenho em BPMN com qualidade ruim?”.
R: Ele não vai comunicar as informações sobre os processos direito. A gente está traduzindo para que o cidadão fique informado, aí ele não precisa mais ficar pedindo ajuda. Você dá autonomia para ele. Se o desenho ficar ruim, o que vai acontecer é que ele vai reclamar ou continuar pedindo ajuda... o que você faz então? Corrige e troca pelo certo no seu site.
Um desenho ruim pode estar com informação errada, que não corresponde com o que acontece de verdade no processo, ou com informação faltando, algo que acontece só que não está aparecendo no seu desenho. Os dois precisam ser corrigidos. A etapa de avaliação ajuda nisso.
Não, porque BPMN é um mundo por si só.
Aprender BPMN não é apenas "aprender BPMN", envolve processos de negócios, modelagem, abstração, ferramentas de modelagem, análise de negócios, dentre muitas outras coisas.
Tem muito material disponível por aí, como:
Eu tento colocar aqui alguns materiais de boa qualidade e que não apresentem sensacionalismo (como o famoso "use BPMN até para fazer arroz e trocar a fralda das crianças" ou "BPMN é o melhor do melhor para tudo").
Mais importante! NÃO USEM BPMN para tudo ou para "qualquer coisa". Isso é muito ruim e você prejudica a representação de conhecimento da sua organização. Use BPMN APENAS para processos.
Não é recomendado.
Apesar disso:
ENTÃO VAI DE GERAL, QUE É MAIS LEGAL!
Este guia não é para traduzir qualquer notação. Ele só serve entre BPMN e GERAL, porque a recomendação para desenhar os processos públicos é que seja utilizada a BPMN.
O guia só fala de processos! Qualquer coisa diferente disso, ele não funciona.
Você: “Só que eu conheço outras notações”.
R: Sim, só que aqui só lidamos com BPMN.
Você: “Somos uma organização pública e não usamos BPMN”.
R: Ok, neste caso este guia não é indicado para tradução dos seus processos.
Se o processo é muito pequenininho e bobo.
Se só tem dois ou três passos e pouquíssima informação associada, não tem porquê fazer um desenho. Faça uma lista simples e coloque o que for essencial nela. Não tem motivo para gastar tempo e esforço quando não há necessidade. Prefira usar um formato de lista simples.
Ele não funciona de forma totalmente automatizada ou computadorizada. Qualquer situação que envolva pessoas não funciona bem assim.
Você não vai gerar um desenho que nunca vai mudar ou que vai representar algo para sempre. O maior esforço está na primeira tradução de um desenho. Os processos mudam, e com eles os desenhos disponíveis aos cidadãos devem mudar também. Se não mudarem, os cidadãos vão realizar as tarefas erradas.