01 Laag 1: Shared drive

Op de shared drive wordt alle content en data bewaard die we van de cursus vinden.
Dit bevat de tekst en figuren, maar ook de CAD files, bestellijsten, software programma's etc.

De shared drive vormt "Laag 1" in de 3 lagen structuur.

Folder Structuur Shared drive (team drive)

De bovenliggende mappen Administratie, Profielbepaling, Vakgroep Items worden vooral door de vakexpert gebruikt voor het bewaren van data en verslagen etc.

De map waarin “instructeurs” hun werk kunnen doen zit voornamelijk onder “Cursusmateriaal”

1. In deze map plaatsen we de hoofd-modules van de opleidingen binnen een vakgroep met naam:
  Vb: Elektriciteit
2. Onder iedere hoofdfolder plaats je een subfolder met naam
  “Media”
3. In deze folder komen de deelmodules met naam:
  Vb: “Basis veiligheid 0”
4. In deze folders plaats je de PDF documenten die goedgekeurd zijn en als cursus mogen gebruikt worden.
  Hiervan worden linken gebruikt in G4E site voor het oplijsten van de cursussen.
5. Onder deze folder maak je een submap met naam:
  “Repository”
6. Deze folder bevat alle data, foto’s, word documenten etc, CAD files die er gebruikt zijn voor de aanmaak van de cursus.
  Dit is de databank van een bepaalde module en hebben we nodig om aanpassingen of de vertaalslag te maken naar de “digitale online” versies.(lees websites)

Data van privé naar shared drive brengen (vroegere benaming teamdrive)

De toegang tot de shared drive is bepaald door de vakexpert.
Het plaatsen van data op de shared drive moet steeds gebeuren door een "upload" ervan, zodat de eigenaar van de data, de shared drive wordt.
Delen van data met de shared drive geeft problemen.
Wanneer collega's vanuit hun eigen Google drive data willen plaatsen op de shared drive gaan ze best als volgt te werk:

Download de data van je eigen Google drive. Er wordt een zip file gemaakt.

2. Pak de data uit in een folder op je harde schijf, zodat je terug de folderstructuur met inhoud krijgt zoals deze op je Google drive was opgebouwd.

3. Ga nu naar de plaats op de shared drive, waar je deze data wil toevoegen en kies "upload folder" (map) in de map op de shared drive.

4. Na de upload zal de data eigendom zijn van de shared drive.
Verwittig je collega's van de nieuwe data (via de groepsadressen Vakgroep_OHE@vdabcampus.be of vakgroep_OHM@vdabcampus.be etc)

Controle eigenaarschap

Om zelf na te gaan of je acties correct zijn uitgevoerd, geef je als zoekopdracht in drive "Alle" met als datum "vandaag", waardoor je de zojuist geüploade bestanden zal zien.
Controleer of de eigenaar de "Shared Drive(teamdrive)" naam is.
Indien dit niet het geval is, heb je de procedure niet correct gevolgd.

Opmerking:

Bij het plaatsen van data op de shared drive respecteren we een aantal richtlijnen:

1. 1. Wanneer het 'eigen data, eigendom van VDAB' is, is er geen probleem en mag deze zonder meer op de shared drive gezet worden.
  2. Wanneer we 'gekopieerde data, handleidingen en cursussen van externe oorsprong plaatsen, trachten we van de eigenaar de toestemming te krijgen om deze data te delen met collega's en/of cursisten.
    Plaats deze toestemming in dezelfde folder als de data.
  3. Wanneer de externe data ook nog bestaat op de site van de eigenaar, maak je een document aan met de beschrijving en link naar deze data.
    Hierdoor wordt geen plagiaat gepleegd.
    Deze methode is te verkiezen boven de voorgaande.
  4. Foto's, Video, geluid van eigen makelij etc worden liefst in oorspronkelijk formaat op shared drive geplaatst.
  5. Foto's, Video.s en geluid van externen, worden niet gekopieerd maar er wordt naar verwezen door het maken van een document met de beschrijving en een link naar de media.

Op de shared drive wordt alle data vergaard, zowel van de officiële versies van cursussen alsook alle extra's zoals bestellijsten, materiaallijsten, varianten op oefeningen, vragenreeksen, opdrachten etc.

Hiermee trachten we alle inspanningen die gebeuren, door wie dan ook, te recupereren voor de ganse groep en deze te borgen voor de toekomst.
Heb je nog data, eigen ontwikkelingen etc en wil je deze delen, dan plaats ze op de shared drive.

Niet VDAB foto’s en video of linken

Deze voorzie je alleen als “link” in je cursus, dus niet downloaden en kopiëren, want dan pleeg je plagiaat.
Je kan eventueel de linken naar interessante media in een apart document steken in de “repository” zodat we bij de opbouw van de website daaruit kunnen putten.

Procedures

Wat en hoe Teamdrive? (2020-03-24 at 02:31 GMT-7)

Wat en hoe Shared drive

Het gebruik van Shared drive voor het vergaren van alle bronmateriaal is essentieel. Vermits Google verschillende wegen toelaat, is het noodzakelijk om "de meest werkende" weg te gebruiken, om de data te borgen voor de toekomst

Dissecting office documents.mp4

Dissecting Office documents & Shared drive

Het ontleden van bestaande Word, Powerpoint of PDF bestanden, zodat de data die erin gestopt is (media en tekst) bruikbaar wordt voor nieuwe versies of varianten in de Google omgeving.

Office omvormen naar Google

Wanneer we bestaande office documenten, zoals DOCX, XLSX, PPT willen gebruiken in VDABCAMPUS en de digitale vormen, is een omvorming essentieel.

Het recupereren van media in deze documenten, is noodzakelijk om nadien via het 3 lagen model een aanbod te kunnen maken (linken).

Buiten deze noodzaak, bied het gebruik van Google documenten een grote troef, namelijk simultaan en real-time aanpassen en up-to-date houden van de inhoud.

Vanaf nu is het mogelijk New Sites te gebruiken als opvolger van Google Docs, waardoor er stappen in het omvorm proces kunnen worden overgeslagen.

Google kan teksten in Sites automatisch vertalen naar de taal van de gebruiker, een extra troef voor anderstalige cursisten.

Form & Quizes (2020-03-25 at 05:32 GMT-7)

Form & Quizzes

Het gebruik van bevragingen voor het maken van inschattingen, zelf-evaluaties, testen en examens heeft altijd een onderdeel uitgemaakt van onze opleiding, al dan niet op papier.

De functionaliteit die Google Forms en Quizzes laat ons nu toe om vragenbatterijen te maken, waardoor het geleverde werk centraal kan beheerd worden en we het noeste werk van weleer kunnen recupereren voor nieuwe bevragingen.

Scores en verzamelbladen (2020-03-26 at 02:37 GMT-7)

Quizzes-classroom.mp4

Scores en verzamelbladen

Nu we over de mogelijkheid beschikken van bevragingen zelf te maken en automatisch te laten beoordelen, is het samen brengen van verschillende bevragingen in één puntenkaart een handige uitbreiding.

Binnen google classroom en met google sheets zijn er heel wat mogelijkheden, waardoor ook scores voor de toekomst kunnen bewaard blijven en de verdere automatisering van de administratieve taken kan doorgevoerd worden.

Hoe dit gebeurt, zie je hier.

Verzamelblad aanmaken

Verzamelblad - Puntenkaart

Het gebruik van een verzamelblad laat ons toe om allerhande cursisten, als dan niet met een VDABCAMPUS account op te volgen.

Hierdoor wordt de score bewaard ook na het verlaten van de VDAB opleiding, zoals voor scholen, werknemers etc die regelmatig terugkomen maar telkens een ander VDABCAMPUS account krijgen. (maximale geldigheidsduur 6md).

Tevens worden hierdoor de scores bewaard en raadpleegbaar over alle centra heen, waardoor het mogelijk wordt om een opleidingstraject samen te stellen dat over verschillende fysieke centra heen wordt uitgerold.

Aan de verbetering van deze tools wordt gewerkt ikv automatisering van het TPD en de mogelijkheden tot opvolging.

Screenshot van video

Knipprogramma screenshot gebruik in cursussen

Het gebruik van screenshots in de cursussen, hoe je deze kan maken en invoeren is belangrijk.

Maar het is zeker zo belangrijk dat de screenshot als file op de shared drive terecht komt.

Het voorbeeld toont hoe je uit een bestaande video (desnoods Flash) een schermafdruk kan maken en gebruiken.

Screen recording (2020-03-26 at 05:32 GMT-7)

Screen recording

Het tijdperk van procedures neerschijven op papier of in tekst kent stilaan zijn einde. Youtube en aanverwanten hebben van video het medium gemaakt.
Binnen Google heb je meerdere mogelijkheden, alsook daarbuiten.

In hangout Meet kan je de recording gebruiken, de meest eenvoudige en efficiëntste manier om support te geven en de cursisten nadien de mogelijkheid te geven om je uitleg nogmaals te bekijken.

Voor meer "cursus gerichte" aanpak kan je gebruik maken van formele pakketten zoals Captivity (aanvragen via Peoplesoft) of gedeeltelijk vrije pakketten zoals ActivePresenter, waarmee je mp4 files kan maken.

I say it only once!
De uitspraak bij uitstek om een efficiënte aanpak te illustreren.

Videos and Quizzes.mp4

Video's en Quizzes

Het gebruik van video voor zowel de vraagstelling, als de feedback op een quizz geeft heel wat mogelijkheden en bevordert de zelfredzaamheid en de interactiviteit van cursisten.

In deze video wordt getoond hoe video materiaal vanuit je pc, youtube, jouw smartphone etc kan gebruikt worden binnen formulieren en quizzes en eventueel elders.

youtube.mp4

De video is opgenomen door gebruik te maken van Airmore en een screencapture tool op PC. Zie: Airmore

Procedure

De procedure bestaat uit de volgende stappen:

Opnemen van de video, liefst in liggend formaat.
Je kan ook gebruik maken van de digitale zoom van je smartphone.
Uploaden van je video naar Google Photos, het fameuze synchroniseren (liefst via wifi)
Delen in Google Photos naar Youtube, waardoor de file naar je youtube account wordt geupload.
Openen van Youtube op je PC en gaan naar "jouw video's" om je video terug te vinden.
Editeer de video (pennetje) en ga naar Editor.
Trim, split, geeft achtergrond muziek, blur gezichten ect en maak deze veranderingen definitief dmv bewaren.
Kopieer de link via het 3 bolletjes menu (VDABCAMPUS: Download de video en Upload hem naar de shared drive)
Open de site waarin je de video wil gebruiken en via een dubbelklik op een blanke plaats het invoegen menu.
Hierin plaats je de zojuist gekopieerde link. (VDABCAMPUS: plaats hier de video file van de shared drive)
Publiceer je site, als je tevreden ben met het resultaat.

Smartphone video's en Youtube editor

Wanneer je video opneemt met je smartphone, wordt deze automatisch in je Google Photos ingebracht.
Leuk als je de film wil delen, maar niet direct bruikbaar in een website.
Wanneer je er achtergrond muziek wil opzetten of delen verwijderen (Trim en split), heb je een editor programma nodig.
Youtube bied je een gratis oplossing aan, zodat je met je Google account ook zulke kleine aanpassingen kan doen.
Plagiaat owv gekopieerde audio als achtergrond?
Wel de Free Audio files op Youtube geven hier de oplossing.

Opmerking

Denk eraan dat vanaf juni 2020 de ruimte op je Google Photos van je privé opslagruimte wordt afgetrokken.
Vermits je de video naar Youtube hebt verhuisd zou je hem kunnen verwijderen uit je Google Photos.

Zo spaar je plaats voor foto's.

Maak de shared drive eigenaar van je filmmateriaal

De film staat op "jou persoonlijk Youtube kanaal".

Wanneer je account verwijdert wordt, ben je ook je films kwijt.

Daarom is het noodzakelijk dat films voor algemeen belang (cursussen, verenigingen, info) "gedownload" worden uit Youtube en op de "Shared drive" geplaatst worden van je domain. (of op het merk account van de vereniging).

Page updated

Report abuse