Proceso de Tribunales para TFM

Contexto general:

• Los estudiantes deben defender su TFM tras dos bimestres de trabajo. 

• Fechas de tribunales: 9, 10, 11, 15, 16, 17 y 18 de diciembre (el día 18 se reserva para incidencias). 

• La defensa se realiza en salas de Teams previamente creadas. 

CITACIONES

Envío de citaciones Qué se envía 

• Email (plantilla) mediante HubSpot con: 

✅Fecha y hora general del bloque donde debe conectarse (columna H de la Excel). 

✅Enlace a la sala del tribunal. 

✅ Dos adjuntos: 

1.  Indicaciones de la defensa. 

2. Tutorial de conexión a Teams. 

📌Qué debe personalizarse 

• Fecha. 

• Hora. 

• Enlace de la sala. 

📌Confirmación del alumno 

• Obligatorio que el alumno responda confirmando.

• Protocolo:

1. Primer envío → esperar 24 h. 

2. No responde → reenviar correo. 

3. 24 h más sin respuesta → llamada telefónica. 

4. Si aun así no responde → comunicar la incidencia a Cristina. 

Objetivo:

El asistente de tribunales velará porque la sesión en directo discurra con normalidad según lo descrito en la dinámica establecida. Todos los participantes, incluido el docente, deben estar conectados a la hora indicada. Se deben respetar los turnos de exposición y los tiempos estipulados. Ante cualquier incidencia, el asistente prestará su apoyo tanto a los alumnos como al docente. 

📌Reglas de conexión y asistencia 

Asistentes (equipo CASA) 

• Entrar SIEMPRE con usuario de CEREM (si intenta entrar como externo, no podrá entrar y no tendrán rol de coorganizador). 

• Verificar que la grabación está activa al iniciar (aunque está programada para que grabe de manera automática). 

• Verificar que docente y alumnos están conectados. 

📌Para los alumnos 

• Conectarse con micrófono y cámara apagados hasta que el docente les dé paso. 

• Tener la presentación PPT/PDF abierta para compartirla. 

• Respetar los tiempos: 

1. 30 s presentación personal. 

2. 10 min exposición. 

3. Preguntas del docente.

• Tras finalizar: abandonar la sala. 

Gestión durante el tribunal Funciones del asistente 

• Estar presente en dos salas en paralelo (entrando y saliendo según sea necesario). 

• Comprobar que:

1. El profesor está conectado. 

2. Los alumnos citados han entrado. 

3. Micro de alumnos en espera esté silenciado. 

• Si falta un alumno: 

1. Llamarlo inmediatamente. 

2. Recordarle que la hora es hora España. Reenviar enlace de sala si aplica. 

• Si un alumno a la espera de su defensa, no se ha silenciado el micro y genera ruido sin querer → silenciarlo. 

📌Si ocurre una incidencia 

• Tipos de incidencias frecuentes:

• El alumno intenta conectarse desde un ordenador de empresa y el firewall lo bloquea. 

• Mala conexión o imposibilidad de activar cámara. 

• No entiende cómo compartir pantalla. → explicar según el manual TEAMS. 

• No aparece a su hora (el horario es hora España). 

• Qué hacer:

  • Intentar ayudar. 

  • Si no logra defender → reagendar para el día 18. 

  • Registrar y comunicar todas las incidencias (personas que por algún motivo no han conseguido culminar correctamente su defensa en el día agendado) a Cristina al cierre del día. 

📌Si el docente no aparece 

• Avisar inmediatamente a Cristina vía WhatsApp o llamada. 

📌Grabación y cierre de la sala

• La grabación se inicia automáticamente, pero debe verificarse. 

• Al terminar la jornada:

• Detener grabación manualmente. 

• Cerrar la sala para generar y enviar correctamente la grabación. 

📌Entrega de notas 

• Las calificaciones y comentarios SOLO las completa el docente en la Excel final. 

• El asistente no interviene en este proceso. 

Fecha de Creación: 2/12/2025