Conforme estipulado pela Anexo Técnico, o processo de delimitação comunitária deve, por lei, ser precedido de uma série de consultas comunitárias na qual a informação em relação à terra, floresta e legislação ambiental é transmitida e a comunidade tem a oportunidade de compreender melhor as implicações de delimitar as suas terras e as actividades e os passos principais que isso implicará.
Promover a consciencialização das comunidades, investidores e tomadores de decisão (homens, mulheres, grupos vulneráveis) sobre os assuntos da terra
Dar voz a todos usuários em particular às comunidades, criando a consciência sobre a necessidade do exercício do DUAT;
Fornecer informações sobre a Lei de Terras e outras afins, os procedimentos, os direitos das populações bem como as suas responsabilidades, para promover registo da terra;
Estabelecer uma presença visível do projecto em todos os níveis, especialmente ao nível dos decisores políticos.
A natureza e os resultados destes compromissos devem ser apresentados às autoridades cadastrais como parte do pedido de certificação do processo de delimitação.
O primeiro encontro faz-se ao nível da comunidade. Seguido de encontros a menor escala, ao nível mais detalhado do povoado. Quer dizer que normalmente uma comunidade com muitos povoados leva mais tempo do que uma comunidade com poucos povoados.
As actividades de sensibilização serão conduzidas separadamente em todos os povoados de cada comunidade, incluindo discussões separadas com homens, com mulheres, e com jovens. A fim de acompanhar e monitorar a participação e eficácia destes compromissos, os membros da equipe usam um formulário simples de recolha de dados, com base na aplicação Open Data Kit (ODK). Isso será usado pelos facilitadores da comunidade para coletar e agregar informações relevantes a partir desta fase do processo, facilitando bastante a apresentação dos dados necessários às autoridades cadastrais.
No fim de processo de sensibilização, cada comunidade terá a oportunidade de confirmar ou rejeitar a sua participação no projecto.
Marcação: Marcar com antecedência os encontros em cada comunidade.
Encontro com líderes: Em cada comunidade, encontro com os líderes influentes, incluindo o régulo e os chefes dos povoados ou seus representantes e do representante do governo (posto administrativo / localidade).
Encontro comunitário inicial: Se for necessário, realização de um ou mais encontros a nível da comunidade, com a presença do régulo, dos chefes dos povoados, e do chefe da localidade.
Ronda de encontros nos povoados: Em cada comunidade, encontros em cada povoado, com a presença do chefe do povoado. Dependente do tamanho físico dos povoados e a dispersão geográfico das famílias podia ser necessário mais encontros para oferecer a oportunidade da participação pelo todos membros da comunidade.
Encontro para a tomada de decisão pela comunidade sobre participação: Depois dos encontros nos povoados, encontro de balanço com os líderes da comunidade, para resumir o processo e tomar decisão sobre participação ou não no projecto.
Este formulário é utilizado para gravar informação sobre os pontos de interesse (area sagradas, árvores, montanhas, etc.), pontos que têm recursos (água, culturas, florestas, etc.) e infraestruras sociais (igrejas, cemitérios, torres de celular, etc.).
O formulário pode ser utilizado a qualquer altura, durante a vigência do projecto.
Não é necessário a identificação da localização do ponto em termos do nome da comunidade, povoação ou associação - basta tirar coordenadas através do GPS.
Um ponto pode ser tirado a qualquer momento, desde que esteja dentro da área do projecto. O formulário deve ser preenchido toda vez que é identificado um ponto de interesse ou um recurso importante.
O técnico pode usar o formulário para selecionar e gravar informação sobre estes pontos, incluindo as coordenadas da localização através de GPS e uma imagem do ponto.
Quanto maior o número de pontos de interesses levantados, melhor será, pois esta informação será usada como base para facilitar a localização de limites da comunidade e também no processo de elaboração do plano de uso de terra.
Prévio preenchimento do Formulário 1 - Enumeradores
Este formulário é utilizado para capturar informação inicial sobre os povoados ou aglomerações de população que estão localizados dentro de uma área alvo de um programa de delimitação.
O técnico pode usar o formulário para gravar informação sobre cada povoado visitado, incluindo o nome e outras detalhes do povoado.
A captura do nome do povoado ou aglomeração deve ser feito de maneira que facilite a sua identificação no futuro. Quer dizer que o nome "Zona 3" não é aceitável, mas sim "Zona 3 de Namarua".
É importante verificar e confirmar os nomes dos povoados antes do preenchimento do formulário, porque estes serão usados para pré-popular os formulários seguintes.
Prévio preenchimento do Formulário 1 - Enumeradores
Utilizado para capturar informação inicial sobre os lideres dos povoados.
O técnico pode usar o formulário para gravar informação sobre cada líder visitado, incluindo nomes e contactos do líder, as coordenadas geográficas da residencia e outras informações.
É importante confirmar que o nome do povoado foi submetido antes do preenchimento do formulário.
Tem que ser preenchido no local
Prévio preenchimento do Formulário 1 - Enumeradores
Prévio preenchimento do Formulário B1 - Povoados
Documento de identificação do líder
Este formulário é utilizado para gravar os limites dos povoados, que mais tarde servirão como blocos cadastrais.
Um bloco cadastral sempre coincide com os limites de um povoado.
O técnico pode usar o formulário para capturar pontos durante uma caminhada da delimitação dos limites de povoado. O formulário deve ser preenchido durante a caminhada, tirando pontos pelo menos a cada 100 metros.
É importante que este trabalho seja feito com o maior cuidado possível, pois os dados levantados com este formulário serão usados para produzir os mapas dos povoados.
Prévio preenchimento dos Formulário 1 - Enumeradores
Prévio preenchimento dos Formulário B1 - Povoados
Um set de mapas em A3 que cobrem a área do povoado
Lápis e caneta de feltro vermelha
Fita cola
Este formulário é utilizado para capturar informação sobre os encontros iniciais nos povoados.
Estes encontros podem ser com a liderança, ou com habitantes do povoado. Podem ser também encontros ao nível do posto administrativo ou distrito.
O formulário deve ser preenchido sempre que houver um encontro.
Os encontros podem envolver actividades de:
divulgação das legislações;
descrição das actividades do projecto;
recolha de dados básicos;
sensibilização sobre o processo de delimitação da área comunitária e demarcação de parcelas e emissão de declarações;
sensibilização sobre a criação da associação comunitária; e
discussão sobre os investimentos, represas.
O técnico pode usar o formulário para gravar informação sobre a data e lugar do encontro, o número de participantes e os temas abordados.
Prévio preenchimento dos Formulário 1 - Enumeradores
Prévio preenchimento dos Formulário B1 - Povoados