Schaduwarchief Gemeentenieuws Houten
Fragmenten en samenvattende opmerkingen (ruwe leesnotities) (Rapportage p87 e.v.)
Aanbevelingen. 1. in gedragscode voor ambtsdragers: behoorlijk gedragen naar collega's en ambtenaren met respect voor amtelijk vakmanschap; 2. investeer in 'onboarden' [inwerken] collegeleden; 3. feedback, training, rolzuiverheid; 4. definieer grensoverschrijdend gedrag; pestprotocol; procedure bij normovertreding; 5. lagere drempel voor melden ongewenst gedrag, bijv. externe vertrouwenspersoon; 6. stel beleid vast ten aanzien van hoe om te gaan met affectieve relaties op het werk; 7. regelmatig aandacht voor bevorderen integriteitsbewustzijn, onderlinge omgang.
Bevindingen. Burgemeester is er in het begin te stevig ingegaan, stroeve samenwerking met gemeensecretaris, later verbeteringen. Molenaar wispelturig, veranderde afspraken, adviezen bereikten college niet, bemoeide zich met ambtenaren, schond (in elk geval 1x) vertrouwelijkheid, maar niet over formele grenzen (van strafbaarheid e.d.). Molenaar zelf is kritisch op het onderzoek. Slechte samenwerking tussen Molenaar en vRuitenbeek. Versnipperde portefeuilles (m.n. ruimtelijk domein). Maakte het voor de ambtenaren lastig. vRuitenbeek ging er stevig in, bij herhaling over de grenzen bij het (laten) aanpassen van ambtelijke adviezen, ambtenaren verloren vertrouwen en zagen zich niet voor vol aangezien. Zowel Molenaar als vRuitenbeek bemoeiden zich vergaand met ambtelijke adviezen (omdat die onder de maat zouden zijn).
"Kort na de start van de nieuwe organisatiestructuur – per 1 april 2019 – is een nieuwe gemeentesecretaris aangetreden. Zij volgde een gemeentesecretaris op, die in dit onderzoek is omschreven als een zeer ervaren en alom gerespecteerd gemeentesecretaris, onder wiens bewind sprake zou zijn geweest van een duidelijke koers en meer stabiliteit dan in de periode daarna. Enkele maanden later – per 3 juli 2019 – is de huidige burgemeester aangetreden. De organisatie heeft moeten wennen aan zijn komst. Er is geen goed functionerend tandem ontstaan tussen de burgemeester en de gemeentesecretaris."
"De burgemeester, wethouder Molenaar en wethouder Van Ruitenbeek hebben zich schuldig gemaakt aan een bejegening van ambtenaren die door hen als grensoverschrijdend is ervaren." Huidige ambtenaren die met de burgemeester werken zijn nu wel positief over de samenwerking.
"De bevindingen leiden tot de conclusie dat de ambtelijke organisatie niet steeds voldoende stevig is geweest. (...) In de – soms te – directe samenwerking tussen ambtenaren en bestuurders heeft het in bepaalde gevallen bij de burgemeester en wethouders Molenaar en Van Ruitenbeek ontbroken aan besef van hun positie als bestuurder,"
"Vaststaat dat wethouder Van Ruitenbeek een affectieve relatie heeft gekregen met een ambtenaar na het moment waarop hij het ambt van wethouder heeft aanvaard. (...) veranderingen zijn doorgevoerd in zijn portefeuille, met als doel de functionele band tussen hen beiden door te snijden. Over de vraag of die ingreep succesvol is geweest verschillen de meningen, net als over de vraag of het wenselijk is dat in een dergelijke situatie zowel de bestuurder als de ambtenaar hun bestaande functie behouden."
"De bevindingen laten zien dat een duidelijk onderscheid moet worden gemaakt tussen de situatie onder het huidige college en de situatie van daarvoor. Over het optreden van de burgemeester als voorzitter van het vorige college hebben wij alleen positieve geluiden vernomen." (...) "bevinding dat de burgemeester zich anders is gaan opstellen (vooral) te maken heeft met de opstelling van de andere leden van dat college. Voor de negatieve kwalificaties aan het optreden van de burgemeester als voorzitter van het college, die met name zijn gegeven door die andere leden van het college, vinden wij geen steun in de beschikbare informatie. Dat de burgemeester zich als gevolg van de ondervinding met het optreden van de andere leden van het college terughoudender is gaan opstellen vinden wij op basis van het geheel van de beschikbare informatie aannemelijk en laat zich op basis daarvan naar alle waarschijnlijkheid in het bijzonder verklaren vanuit de opstelling van de wethouders Molenaar en Van Ruitenbeek, ook ten opzichte van elkaar."
De problemen zijn niet toe te schrijven aan bepaalde personen, maar aan een complex van factoren. Een ambtenaar: "De gemeente Houten kende van oudsher klassieke bestuurders. Kortom: hele redelijke en heel bestuurlijk ingestelde bestuurders met veel oog voor de complexiteit en de dilemma’s waar ambtenaren mee worstelen. Dit college, het nieuwe college dus, ging het helemaal anders doen. Ik zag al snel dat de organisatie zich daar niet goed toe wist te verhouden. De organisatie was gewend aan redelijkheid. De organisatie was gewend dat als er iets niet goed ging, het gesprek werd aangegaan. Het nieuwe college zat er anders in, zakelijker en strakker." (...) "Individueel had ik prima gesprekken met wethouder [naam], wethouder [naam] en ook gemeentesecretaris [naam]. Zaten die echter bij elkaar, dan ontstond een venijnige dynamiek, waarin mensen vooral elkaar wilden overtuigen maar niet naar elkaar luisteren."
Uit de brief van de ontslagnemende interim-directie (mede aanleiding voor dit onderzoek):
"We hebben begrepen dat ons vertrek suggestief gebruikt wordt op de website ‘geenhoutenhub.nl’. Nadrukkelijk willen we stellen dat ons vertrek op geen enkele wijze in verband staat met Houten-hub of de besluitvorming daaromtrent."
Reden vertrek interim directie: - Al ruim voor onze komst naar Houten is er sprake van onveiligheid op de werkvloer en een zorgwekkend slechte ambtelijk-bestuurlijke samenwerking. - De problemen en incidenten rond die slechte samenwerking en het gebrek aan veiligheid doen zich vooral voor rond dossiers van de coördinerend portefeuillehouder ruimte - Zorgelijk is dat er sprake is van een ongewijzigd gedragspatroon waarbij dusdanig veel van ambtenaren wordt gevraagd dat de ambtelijke integriteit in het geding komt. (...) - Ook het signaal dat is afgegeven door een gerenommeerd extern bureau dat ze met de betreffende portefeuillehouder onder gelijkblijvende condities niet meer voor Houten verder willen werken is veelzeggend. - We zien aldus met een ongewijzigde samenstelling van het college geen oplossing voor de ontstane situatie.
YL: De slotzin verklaart de formulering van de (verworpen) motie van wantrouwen, die ook formuleert dat het college niet verder kan in ongewijzigde samenstelling.
Uit de reacties van voorm. weth. Rosa Molenaar op het rapport:
[Rapportage] Vanwege het niet eens zijn met de inhoud van een ambtelijk advies, is het voorgekomen dat stukken niet op de collegetafel belandden wanneer dat wel had gemoeten. In dat kader is de samenwerking met wethouder Molenaar door bepaalde ambtenaren dusdanig problematisch ervaren, dat die is gestagneerd. In één geval heeft wethouder Molenaar zich genoodzaakt gezien daardoor haar bemoeienis met een bepaald onderwerp te staken.
[Reactie Molenaar] Ik heb veel stukken op mijn tafel gehad waarin de (nieuwe) politieke kaders niet als uitgangspunt werden genomen. Het is niet ondenkbaar dat dit juist op het ruimtelijk domein gebeurde omdat daar een grote politieke ommezwaai nodig was. (...) ITH, de partij die mij heeft voorgedragen als wethouder, had de verkiezingen met afstand gewonnen door fel tegen de ruimtelijke plannen van de gemeente te zijn. En nu kwam er een ITH wethouder die dat moest gaan ombuigen naar Houtens DNA. De Ruimtelijke Koers was gemaakt door de ambtelijke organisatie en was nu een open wond in de organisatie.” Ook bij het voorbeeld waarbij ik mij als dossierhouder heb teruggetrokken speelde dat: het Houtens DNA was niet als vertrekpunt gekozen terwijl dat wel aan de raad was toegezegd. Ik was continu het Houtens DNA aan het bewaken."
[Rapportage] Uiteindelijk is in de ambtelijk-bestuurlijke samenwerking ten aanzien van de stukkenstroom tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie een werkwijze gevonden, waarin de ambtenaar een inhoudelijk stuk produceert en dat de eventuele afwijkende mening van een collegelid daarin wordt vermeld.
[Reactie Molenaar] (...) “Ik ben in mijn 37 jarige loopbaan bij de Rijksoverheid (drie ministeries, adviesraad, meerdere fracties in de Tweede Kamer) opgevoed in een omgeving waar het politiek primaat van een bestuurder geldt. Ik ging er onterecht van uit dat dat ook in Houten geldt. Juist op mijn dossiers (de open wond in de organisatie over de Ruimtelijke Koers, de nadruk op participatie) botste het regelmatig. Dat kwam dan tot uitdrukking bij het opstellen van collegevoorstellen. De Gemeentesecretaris stond erop dat het collegevoorstel een voorstel is van de ambtelijke organisatie aan het college was en niet een voorstel van de verantwoordelijk wethouder. In Houten heeft het ambtelijk advies het primaat tot aan de collegetafel. Om dat te bevestigen (...) kwam er een nieuwe werkwijze voor het agenderen van de collegevoorstellen. Een eventueel afwijkend standpunt van de verantwoordelijk wethouder wordt apart vermeld. Ik heb mij daar op grond van inhoudelijk-bestuurlijke argumenten tegen verzet. Bij het model dat de Gemeentesecretaris voorstaat wordt de verantwoordelijk wethouder – bij verschil van mening – in feite 'gedegradeerd' tot een adviseur van de ambtelijke organisatie, terwijl de wethouder wel de politieke verantwoordelijkheid draagt. (...) Ik heb tijdens het traject overwogen om tegen het collegevoorstel te stemmen of zelfs af te treden, (...) Het resultaat van de nieuwe werkwijze was dat de discussie naar de collegetafel werd verlegd. De nieuwe werkwijze heeft daarom juist bijgedragen aan die ingewikkelde discussies in het college, die al voorafgaand aan het college beslecht hadden moeten worden. Ik ben nog steeds van mening dat de keus om het politiek primaat bij de verantwoordelijk wethouder te leggen een betere keus zou zijn geweest die ook rust in de organisatie had gebracht."
De Afvaardigingscommissie van de raad geeft in het Verantwoordingsdocument een overzicht van de procedure tot nu toe en verder. (6.1) De pers wordt voor eventuele vragen verwezen naar de website. • Voor vragen van de pers heeft de woordvoerder in overleg met de afvaardigingscommissie een media bericht (over het proces) opgesteld. • Raadsleden en college worden gevraagd terughoudend te zijn richting de pers tot na het openbare debat.
Het raadsdebat op 11 maart wordt na na opening voorgezeten door plv voorzitter, bijgestaan door plv griffier. Lid afvaardigingscie licht raadsvoorstel kort toe. Debat door fractievoorzitters. College reageert, oud-collegeleden hebben tot gisteren schriftelijk kunnen reageren (als openbaar ingebrachte brief). Schorsingen verwacht over moties.
Een oud-wethouder heeft in december gevraagd om het rapport niet openbaar te maken en ook gevraagd zich in het debat te kunnen verantwoorden, maar dat kan niet, daarom mogelijkheid schriftelijke reactie. Het onderzoeksrapport (ook voor zover geheim) valt onder de Wet Open Overheid (Woo) en is opvraagbaar (geanonimiseerd). In december is een Woo-verzoek ingediend, dat in behandeling is.
De Commissaris van de Koning heeft in december zijn zorgen geuit dat publicatie en raadsvergadering op dezelfde dag zijn en betrokkenen zich niet kunnen voorbereiden/verweren. Daarom heeft voorafgaand aan openbaarmaking een vertrouwelijk geprek plaatsgevonden met burgemeester en wethouders en de senioren.
Rapportage p29-30 over een eerder extern onderzoek:
"Mede naar aanleiding van een hooglopende discussie over het wel of niet verlengen van een contract tussen de gemeente en een programmamanager, die is genoemd in verband met het vertrek van de toenmalige gemeentesecretaris26, heeft de burgemeester een onafhankelijke analyse laten uitvoeren naar de onderlinge samenwerking binnen het college van burgemeester en wethouders en tussen dat college en de ambtelijke organisatie. Over het initiëren van de analyse heeft de burgemeester gesproken met de Commissaris van de Koning. Dat onderzoek is uitgevoerd door een externe organisatieadviseur. Op 15 mei 2024 heeft zij een eindrapport geschreven. (...)"
[uit haar rapport] "Als gezegd: Ik denk dat het heel lastig blijft/wordt voor dit college om goede resultaten te boeken deze collegeperiode en om dat echt meer als team te gaan doen, met elkaar en met de ambtelijke organisatie. Tegelijk is dat wel echt nodig. Liever vandaag dan morgen: De organisatie staat onder druk, er zijn veel vacatures en ziektegevallen. De hele ambtelijke top wordt vervangen. Bovendien is het voorstelbaar op basis van de gesprekken die ik gevoerd heb, dat de coalitie valt en dat een nieuwe coalitie gevormd wordt uit de huidige oppositie met één coalitiepartij. Het is zeer de vraag of de gemeente Houten daar beter van wordt."
Verder lezen (ruwe leesnotities)
Rapportage p38 regel 4 "onder de aanwezigheid van ambtenaren" moet denk ik zijn "zonder ...".
p38 Over de samenstelling in het college is door verschillende geïnterviewden gesproken over een verhouding van “3 tegen 2”, daarin wethouders Molenaar, Frowijn en Van den Berg enerzijds, tegenover wethouders Van Ruitenbeek en Vermeulen (eerder wethouder Bos) anderzijds. Hierin is verband gelegd met de eerdergenoemde ervaren polarisatie in de gemeenteraad.
p40 Een aantal geïnterviewden noemt de kwalificatie wispelturigheid in relatie tot wat zij zien als een (te) vergaande vorm van burgerparticipatie. Daarbij is ook naar wethouder Molenaar gewezen, doch niet uitsluitend. Hierop wordt verderop teruggekomen, waar de gevallen term ‘cliëntelisme’ wordt besproken.
p45 Uit de gesprekken met geïnterviewden is op te maken dat de grens tussen ‘participatief besturen’ en cliëntelisme niet steeds duidelijk kan worden getrokken. Die grens is echter voor geïnterviewden wel overschreden waar het gevolg is dat collegeleden zich, bijvoorbeeld, grensoverschrijdend hebben bemoeid met de inhoud van ambtelijke adviezen waarmee bepaalde specifieke belangen van één of meer inwoners werden gediend. Inzake urgentieverzoeken voor woonruimte is door meerdere geïnterviewden beschreven dat wethouder Molenaar op grensoverschrijdende wijze individuele belangen heeft voorgedragen of behartigd. [Zij ontkent en zegt openlijk en binnen de regels te hebben gehandeld.] Wethouder Molenaar over urgentieverzoeken. “Als het inhoudelijk schrijnend is, dan is het nodig om de hardheidsclausule te gebruiken.”
p47 in kader van de Omgevingsvisie, in relatie tot de burgerparticipatie als onderdeel daarvan. Wethouder Molenaar heeft aan de uitkomsten van die burgerparticipatie zaken willen toevoegen die niet naar voren waren gebracht door inwoners. - In wederhoor geeft wethouder Molenaar aan geen eigen doelen te hebben nagestreefd, maar doelen die zijn opgenomen in het collegeprogramma. Verder heeft zij opgemerkt: “De medewerker die dit aangeeft blijkt vaker moeite te hebben met de inhoudelijke inbreng vanuit het college”.
Verder is door geïnterviewden gesproken over de gang van zaken omtrent de selectie van een stedenbouwkundig bureau, na een aanbesteding die voortkwam uit de motie Blijven Bouwen Vertraging Voorkomen. (...) Meerdere geïnterviewden hebben verklaard dat wethouder Molenaar op grensoverschrijdende wijze meerdere betrokken ambtenaren heeft willen bewegen scores van de inschrijvende partijen inhoudelijk te wijzigen, (...) Wethouder Molenaar heeft volgens meerderen gehandeld in strijd met de aanbestedingsregels. Wethouder Molenaar heeft dit in wederhoor stellig ontkend en opgemerkt dat hiervoor geen enkele onderbouwing is gegeven. -- In wederhoor benadrukt wethouder Molenaar dat de oorzaak [van het door haar afwijzen van een stedenbouwkundig bureau] was gelegen in het feit dat de ambtenaren volgens haar de eigen criteria niet goed hebben toegepast. Nadat zij dit verder toelichtte, heeft zij opgemerkt: “De ambtelijke organisatie wilde een bureau dat in mijn ogen niet voldeed aan het Houtens DNA en dat is mij behoorlijk ingewreven.”
p48 Molenaar: na het noodzakelijk terughalen van een verordening waarin fouten zaten, ben ik – door schade en schande wijs geworden – dicht op het betreffende dossier gaan zitten, tot op de letter van de wet- en regelgeving. Dat was nodig omdat de juridische kennis in de ambtelijke organisatie op dat dossier onvoldoende bleek en er intern geen controlemechanisme was. Was het checken van voorstellen aan wet- en regelgeving mijn taak? Nee, natuurlijk niet, maar het kon niet anders.
p49 De verlening van de opdracht aan een programmamanager waarmee wethouder Molenaar nauw samenwerkte, is in het onderzoek op verschillende manieren naar voren gekomen. De beslissing tot het verlengen van de opdracht aan die programmamanager kwam toe aan de directie, die verschillende redenen had om de opdracht niet te verlengen en zodoende het voornemen had niet tot verlenging over te gaan. Door wethouder Molenaar is erop gestuurd er een collegebesluit van te maken als de directie de opdracht niet zou verlengen. (...) Het gesprek tussen wethouder Molenaar en de directie omtrent het voorgaande is dermate hoog opgelopen dat de toenmalige gemeentesecretaris haar positie heeft verbonden aan de beslissing de opdracht niet te verlengen. (...) Het handelen van wethouder Molenaar in deze kwestie is door meerderen als grensoverschrijdend beschreven. Er is door meerdere geïnterviewden verklaard dat wethouder Molenaar vertrouwelijke informatie, te weten de voorgenomen beslissing de opdracht niet te verlengen en de gevolgen die de secretaris zou verbinden aan zo’n verlenging voor haar positie, heeft gedeeld met de betreffende programmamanager. -- Deze mail [van de programmamanager] is overgelegd door wethouder Frowijn, die het bericht aan wethouder Molenaar heeft doorgezonden met een mail waarin zij laat blijken het handelen van de laatste niet te vinden passen bij het ambt van wethouder.
p51 Voorts is de vergunningverlening rondom een voormalig KPN-gebouw door meerdere geïnterviewden als voorbeeld gegeven waarin de ambities van wethouder Molenaar de grenzen van rechtmatigheid hebben overschreden. Wethouder Molenaar wordt hierin nagedragen dat zij zonder overleg en vanuit formele en financiële afwegingen te prematuur in de media heeft aangekondigd dat op die locatie woningen zouden worden gerealiseerd. Daarmee heeft zij de besluitvorming gefrustreerd.
p53 Er is veelvuldig verklaard dat collegeleden op de stoel van ambtenaren plaatsnamen. Ten aanzien van de wethouders Van Ruitenbeek en Molenaar is door meerderen aangegeven dat zij tegenspraak in ambtelijke advisering niet dulden. (...) Het verwijt dat er stukken moesten worden aangepast zonder dat rekening werd gehouden met het ambtelijk vakmanschap is bij herhaling gevallen, waarbij voornamelijk is gewezen naar de wethouders Molenaar en Van Ruitenbeek. -- Wethouder Van Ruitenbeek verklaart in wederhoor: “Er is, -in ieder geval door mij- intensief gekeken naar de kwaliteit van stukken die in het college op tafel kwamen en daar is op mijn initiatief regelmatig ingegrepen omdat de kwaliteit beter kon of omdat de voorbereiding niet compleet was. Het was terecht dat er stukken teruggingen. Het was niet mijn doel om collega’s onderuit te halen, wel om goede besluiten te nemen.”
p55 Voor zover het wethouder Van Ruitenbeek betreft is concreet naar voren gekomen dat hij nadrukkelijk kenbaar maakt hoe de inhoud van ambtelijke stukken in zijn visie moet luiden: “Hij is heel sturend op hoe hij het voor ogen heeft en geeft weinig ruimte voor reflectie.” Er is opgemerkt dat hij geen tegenspraak duldt en discussies voert over de inhoud waarin hij zijn mening doordrukt; “zijn wil is wet”, is wel opgemerkt. In dit kader is hij door verschillende geïnterviewden weggezet als ‘control freak’. (...) In wederhoor verklaart wethouder Van Ruitenbeek als volgt: “(...) Mijn doel daarbij: weten en onthouden waar het over gaat, de soms moeilijke inhoud begrijpen, (...) en daarmee in positie zijn om voorstellen toe te lichten bij college en raad. Om de doelstellingen uit het collegeprogramma te bereiken is het ook nodig om strategisch te opereren. Deze intensieve werkwijze, gecombineerd met mijn juridische achtergrond en ruime gemeentelijke ervaring hebben er voor gezorgd dat ik tijdens de overleggen met onze ambtenaren soms flink de diepte in kan gaan. Ik beleef daar plezier aan en als een dergelijk gesprek goed loopt kunnen er ook enorme stappen worden gemaakt in de aan mij toevertrouwde dossiers. Ik spreek tijdens mijn bestuurlijke overleggen regelmatig mijn waardering uit naar de ambtenaren waarmee ik samenwerk. Er is ook een keerzijde aan mijn werkwijze. In stukken vallen mij snel dingen op als ze afwijkend zijn van wat gebruikelijk is. Stukken waarin zaken niet kloppen of met taalfouten erin vind ik niet fijn.”
p60 In algemene termen is wethouder Van Ruitenbeek meermaals verbonden aan de bejegening van ambtenaren op gesticulerende wijze en met stemverheffing en negatieve uitingen. In dat kader is het uit de slof schieten genoemd. (...) Door verschillende geïnterviewden de naam genoemd van een specifieke programmamanager, die door wethouder Van Ruitenbeek is geschoffeerd en als gevolg daarvan de gemeente heeft verlaten. Dit voorbeeld is in verschillende bewoordingen naar voren gebracht, waarvan de voldoende gedragen strekking overblijft dat deze programmamanager grensoverschrijdend is bejegend door wethouder Van Ruitenbeek. [noot: volgens Van Ruitenbeek is de programmamanager vertrokken vanwege een ander collegelid en vond hij bij Van Ruitenbeek juist gehoor!]
[dit waren de eerste 'snelle' notities en gekopieerde fragmenten, verder gelezen zonder notities te maken - YL]