TABLEAU DE BORD STRATÉGIQUE 1-2-3
1. Construction d’un tableau de bord
Il existe plusieurs livres sur les indicateurs de performance et sur les tableaux de bord dont celui de Kaplan et Norton « The Balanced Scorecard ». Mais la question qu'on se pose souvent c'est : Comment construire un tableau de bord stratégique?
La construction du tableau de bord stratégique, proposé ci-dessous, comprend les étapes suivantes:
A. Définir les besoins et les attentes
La première étape consiste à définir les besoins et les attentes de la direction de l'entreprise. Ces besoins et attentes aident à préciser les objectifs du tableau de bord, l'étendue du projet, le niveau de détail, le genre d'information désirée ainsi que les problèmes possibles dans l'implantation d'un tel projet.
B. Élaborer l'architecture du tableau de bord
La deuxième étape sert à élaborer l'architecture du tableau de bord. Cette étape consiste à définir la structure des activités de gestion.
En commençant avec le modèle de gestion d'entreprise, tel que proposé, vous augmentez vos chances d'avoir une structure d'activités simple, logique, facile à comprendre et à communiquer.
La classification des processus de gestion qui découle du modèle d'entreprise, sert de guide dans l'élaboration des principaux processus, sous-processus et activités de l'entreprise. Il restera à ajouter les processus qui manquent et à enlever ceux qui sont de trop.
Il est préférable de commencer avec le moins de processus possibles, quitte à en ajouter par la suite. Ce qui est important, c'est de préserver la logique des processus et de regrouper les processus qui vont ensemble. Il est important aussi d'éviter de répéter les mêmes processus.
C. Développer l'infrastructure du tableau de bord
La troisième étape est une étape cruciale car c'est l'étape qui déterminera le succès ou l'échec de votre projet d'avoir un bon système de gestion de la performance. C'est pourquoi il est très important de rester simple. Il existe des quantités de logiciels sur le marché qui promettent des quantités d'information, de graphiques de toutes les formes et de toutes les couleurs mais qui sont lourds à supporter, qui sont souvent loin de répondre à vos besoins et à vos attentes, qui coûtent cher et qui vous amènent à abandonner votre projet. Donc, restons simple.
Dans un premier temps, utilisez un chiffrier Excel pour bâtir vos tableaux et vos graphiques. Si le chiffrier répond toujours à vos besoins et à vos attentes, conservez-le. L'avantage d'un chiffrier est sa capacité, presque infinie, de se modeler à vos moindres désirs.
Sur la feuille de votre chiffrier, détaillez, dans la première colonne, les processus ou les activités de gestion puis, dans les colonnes suivantes, précisez les périodes de temps (mois, trimestres ou années).
L'avantage d'utiliser plusieurs périodes permet de visualiser les tendances. Vous pouvez ajouter le nombre de périodes désirées, selon vos besoins. Les tendances seront plus significatives. Par contre, vous pouvez utiliser une période à la fois (mois, trimestre ou année). Les graphiques et les tableaux seront plus simples et feront ressortir les points forts et les points faibles.
D. Tester, former et communiquer
Une fois que le tableau de bord est construit, il faut le tester pour voir s'il correspond aux besoins et aux attentes exprimés au début. Les tests consistent à inscrire des données fictives, de voir les résultats et d'apporter les modifications nécessaires.
La tâche suivante consiste à créer et à former les groupes de personnes qui auront à évaluer la performance des secteurs d'activités de l'entreprise. Le nombre de groupes et le nombre de personnes par groupe dépendront de la taille de l'entreprise et des objectifs visés. Ce qui est important, c'est d'avoir des personnes qui connaissent les activités et qui peuvent porter un jugement objectif sur la performance de ces activités. Idéalement, il serait utile d'avoir des personnes de l'extérieur du secteur visé et des personnes de l'intérieur.
Lorsque les groupes sont formés, la direction de l'entreprise doit communiquer à l'ensemble du personnel concerné la nouvelle façon de gérer et les modalités de fonctionnement du tableau de bord.
E. Effectuer le suivi, l’évaluation et les actions correctives
La dernière étape consiste à évaluer les résultats du tableau de bord, à identifier les problèmes et à apporter les modifications nécessaires.
Dans les différents tableaux, vous évaluez le niveau de performance de l'activité ou de la sous-activité sur une échelle de 0 à 10 (où 10 représente la performance la plus positive et 0 la performance la plus négative).
Pour évaluer le niveau de performance des activités, on peut poser les questions suivantes:
1. Est-ce que l’activité est efficace ? Est-ce qu'elle produit des résultats en fonction des objectifs fixés ?
2. Est-ce qu'elle est efficiente ? Est-ce qu'elle utilise les bonnes ressources ?
3. Est-ce que l’activité ajoute de la valeur au produit fini ?
Les réponses à ces questions permettent d'évaluer le niveau de performance (de 0 à 10, de nulle à excellente) de chaque processus et de chaque activité.
Chaque moyenne est regroupée dans le niveau des processus ou des activités pour former une nouvelle moyenne qui se retrouve au niveau suivant des processus / activités pour finalement obtenir la performance générale. Cette façon de procéder permet de faire un lien entre les tableaux et ainsi identifier les causes et les conséquences des performances positives ou négatives.
2. Conditions de succès
Développer et utiliser le Tableau de Bord Stratégique 1-2-3 ne peut se réaliser sans un leadership de la haute direction. De plus, la démarche ne peut se réaliser sans une approche qui tient compte de la dimension humaine, qui assure la continuité et qui facilite le changement. Il est donc très important de mettre l'accent sur certains aspects considérés comme fondamentaux :
1. Créer et maintenir un climat de confiance avec les gestionnaires et les employés. Sans ce climat de confiance, il sera très difficile de développer et d'utiliser le Tableau de Bord Stratégique 1-2-3.
2. S'assurer que toutes les personnes concernées comprennent bien et acceptent les objectifs de la démarche.
3. Assurer une communication transparente, continue et variée avec toutes les personnes concernées.
4. Faire participer toutes les personnes concernées.
5. Valider les informations recueillies et les changements à apporter.
6. Tenir compte du rythme du personnel et des orientations de l'entreprise.
7. Produire des résultats concrets et générer des bénéfices tangibles.
8. Assurer un suivi continu.
Conditions positives
1. Objectifs clairs, précis, réalistes.
2. Climat de confiance et de collaboration avec la direction, les employés et le consultant.
3. Collaborateurs compétents, motivés et objectifs.
Facteurs de succès
1. Le leadership et le soutien de la haute direction
2. Une vision claire de la situation désirée
3. Une méthodologie éprouvée
4. Une équipe et un consultant expérimentés
5. Un climat de confiance
6. Des communications constantes et variées
7. La validation continuelle des informations auprès des personnes concernées
8. La volonté et la capacité des individus à changer
9. L'alignement des changements sur la vision et les orientations stratégiques
10. La création d'un équilibre entre l’urgence et la patience
11. Le point de vue du client
12. L'évaluation de la performance
3. Tableau de Bord Stratégique 1-2-3
Le Tableau de Bord Stratégique 1-2-3 est un outil de gestion qui vise à améliorer la performance d'une entreprise ou d'une organisation.
Objectifs du Tableau de Bord Stratégique 1-2-3
Évaluer les performances et les risques (ou tout autre extrant d'une entreprise).
Identifier les secteurs stratégiques à améliorer.
Utiliser un outil de gestion qui soit simple, modifiable, rapide et peu coûteux.
Caractéristiques du Tableau de Bord Stratégique 1-2-3
2.1 Caractéristiques générales
Le Tableau de Bord Stratégique 1-2-3 permet d'évaluer les performances et les risques des :
Secteurs : Stratégies, Processus, Ressources, Facteurs intangibles.
Périodes : Passé (1) Présent (2) Futur (3).
Niveaux : Sommaire (A) Intermédiaire (B) Détaillé (C).
2.2 Caractéristiques spécifiques
Les tableaux et les graphiques sont développés sur Excel.
Les tableaux et les graphiques sont liés et forment un tout intégré et structuré selon la classification des processus; ils peuvent être modifiés, regroupés, simplifiés, ajoutés, ou supprimés pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise ou de chaque organisation.
Dans chaque tableau, il est possible de modifier le texte, de changer l'ordre des lignes, d'ajouter ou de supprimer des lignes.
Les évaluations dans un tableau se répercutent automatiquement dans les autres tableaux et les graphiques selon les différents niveaux; tous les calculs se font automatiquement.
Les périodes d'évaluation peuvent être :
des mois,
des trimestres ou
des années.
Les performances sont évaluées sur une échelle de 0 à 10 et présentées en 3 couleurs :
Vert (performances positives de 6 à 10) indique une action facultative;
Jaune (performances moyennes de 5) signifie une action en attente;
Rouge (performances négatives de 0 à 4) justifie une action corrective. Plus la performance est négative, plus l'action corrective doit être prise rapidement et adéquatement.
Les risques sont évalués sur une échelle de 0 à 10 et présentés en 3 couleurs :
Rouge (risques élevés de 6 à 10) justifie une action corrective. Plus le risque est élevé, plus l'action corrective doit être prise rapidement et adéquatement;
Jaune (risques moyens de 5) signifie une action de surveillance;
Vert (risques nuls ou faibles de 0 à 4) indique une action en attente.
Les évaluations sont effectuées
à différents niveaux organisationnels;
par une ou plusieurs personnes;
appuyées par des indicateurs de performance et des analyses du travail.