Bis auf wenige, in Tanzkreisen bekanntere Bälle und Tanzevents, sind sehr viele, sogar traditionelle und preiswerte Tanzveranstaltungen auf dem Lande, inzwischen leider vom Aussterben bedroht!
Die Bevölkerung aus dem eigenen Ort und dem Umkreis zu motivieren gelingt immer weniger, "die Jugend" ist für eine Veranstaltung "schon um 20:00 Uhr" nicht mehr zu begeistern!
Eine Vielzahl früher in den Ortschaften zum Jahresablauf gehörende Kirchweihtänze, Vereinsbälle, Maitänze, Oster- und Herbsttänze, usw. finden inzwischen aus wirtschaftlichen Gründen nicht mehr statt!
Die Ausrichtung einer Veranstaltung erfordert, gerade in den vielen kleinen Vereinen und Verbänden, einen hohen Einsatz und Aufwand für Vorbereitung, Gestaltung, Deko - die wenigen Helfer sind dann oft frustriert!
Andererseits - dies wurde durch das stetig wachsende Interesse an dem bisherigen Mailverteiler "tanzevents-4u" deutlich - besteht ein immenses Interesse an Tanzveranstaltungen, beinahe zu jeder Jahreszeit!
Warum kommen Veranstalter und interessierte Tanzbegeisterte dann doch nicht öfter zusammen?
Einige Ursachen hierfür wurden beim Zusammenstellen der Events für den "Kalender" offensichtlich, deshalb diese Hinweise für Veranstalter:
es genügt heute nicht mehr, eine zwar traditionelle und im Ort und dem näheren Umkreis bekannte Veranstaltung einfach nur im örtlichen Gemeindeblatt anzukündigen
auch ein paar Plakate und Flyer im Umkreis, aufgehängt bei Bäcker, Metzger, usw. locken meist nicht mehr genügend Gäste zu einer erfolgreichen Veranstaltung
gut gemeinte Hinweise, wie z. B. "Karten bei den bekannten Vorverkaufsstellen", sind für interessierte, auswärtige Besucher zumeist wenig hilfreich
die Angabe von Veranstaltungsorten (Sportheim, Pfarrsaal, Haus des Gastes, Veranstaltungshalle, MZH) ohne konkrete Anschrift, ist bei externen Gästen im Navigationssystem nicht programmierbar
oft fehlen jegliche Angaben zur Art der Veranstaltung, Musik (von CD oder Live-Band), welche Kapelle, Band, Veranstalter, Veranstaltungsort, Ball, Tanz, Eintrittspreis, VVK-Stellen, Kleiderordnung, usw.
die Events sind sehr oft im Veranstaltungskalender der eigenen Gemeinde, bzw. auf der Homepage / Facebook- / Instagrammseite des Veranstalters selbst nicht zu finden!
Tanzbegeisterte sind sehr anspruchsvoll in Bezug auf die Platzverhältnisse zum Tanzen, gut tanzbarer (Live) - Musik sowie das Preis- / Leistungsverhältnis der Veranstaltung insgesamt!
Erfüllen Veranstaltungen diese Kriterien, sind sie bereits im VVK meist sehr schnell ausgebucht!
Es kann jedoch auch zum genau umgekehrten Phänomen kommen:
Eine massiv überfüllte Veranstaltung mit kaum noch Platz zum Tanzen, insgesamt zu kleiner Tanzfläche oder einer nicht besonders guten Band, hält die Gäste im nächsten Jahr oft vom Besuch des Events ab!
Die Mundpropaganda in der Tanzszene ist sehr intensiv und effektiv, ein Negativ-Image kann sich deshalb ebenfalls sehr schnell auswirken und auch lange anhalten!
Die Ankündigung eines Events sollte im Idealfall folgende Angaben enthalten, bzw. in den entsprechenden Medien erfolgen:
Name und Gattung der Veranstaltung (Gala, Ball, Tanz, Fasching, usw.)
Datum
Beginn, Einlaß, evtl. geplantes Ende
Veranstalter (möglichst mit Angaben von Telefon, Telefax, Email, Internet)
Veranstaltungsort mit genauer Anschrift (für das Navigationssystem, Hinweise zu Parkplätzen, bzw. zusätzlich ebenfalls Telefon, usw.)
Musik von (CD, Live-Musik), welcher Tanz-Kapelle, -Band (viele Tanzfreunde machen den Besuch einer Veranstaltung hiervon abhängig)
Eintrittspeise (im VVK), an der Abendkasse
Vorverkaufsstellen / VVK-Zeitraum, mit genauer Anschrift und Öffnungszeiten (möglichst mit Angaben von Telefon, Email)
Tisch- / Platzreservierungen (nummeriert) möglich, wo und bei wem (möglichst mit Angaben von Name, Telefon, Email)
evtl. besondere Show- und Tanzeinlagen
Kleiderordnung (Abengarderobe, Freizeit/leger, Dirndl/Lederhose, Faschingsverkleidung, usw.)
sonstige Hinweise, z. B. Sektempfang, Büfett, Mitternachtsüberraschung, Tanz- und Showeinlagen, usw.
das Event sollte unbedingt im Internet veröffentlicht werden; es gibt kommunale, regionale und überregionale Veranstaltungskalender, die man meist komplett selbst im Internet befüllen kann!
auch auf der (oft vorhandenen) eigenen Homepage des Veranstalters, der eigenen Kommune, usw. sollte die Veranstaltung im jeweiligen Kalender eingetragen sein
die Interessenten sollten erreicht werden, d. h. Flyer, Plakate gehören in den Tanzschulen / Tanzclubs ausgelegt, aufgehängt - Unterstützung findet man dort, falls nicht zufällig zeitgleich ein eigener Event geplant ist
die regionale Tageszeitung veröffentlicht kostenlos Hinweise auf VVK, bzw. Kurzinformationen zur Veranstaltung unter "Termine in Würzburg" / "Termine im Raum Würzburg"
Liebe Veranstalter, probiert es bitte einfach einmal aus - besten Dank!