Cách in A5 từ file Word và PDF

A-In từ file word A4

Trong thực tế ta thường đánh tài liệu trên word khổ A4 và muốn in tài liệu ra bằng khổ A5, tức là tờ A4 gấp đôi để bấm ghim ở giữa. Như vậy tập tài liệu sẽ gọn hơn.

I-Nên biết

*Các hình minh họa trong bài này: dùng Word 2003

*Khổ A5 là bằng nửa A4, tức là bằng tờ A4 gấp đôi.

*A4 = ½ A3

*A5 = ½ A4

*A6 = ½ A5

II-Dàn trang và in

1-Mở file word A4, rồi vào File→Page Setup, trong ô Multiple pages, chọn Book fold. Chỉnh lề trên dưới trái phải, khoảng 1,5 cm là vừa.

*Kiểm tra khổ giấy in: Nếu cần ta kiểm tra khổ giấy in.

Trong bảng "Page Setup" trên, vào Paper. Mặc định là giấy in A4. Vì ta sẽ in 2 trang A5 vào 1 trang A4. Nếu trong bảng Paper không phải là A4, thì ta phải chọn A4.

Xong ta click OK

Lúc này trang A5 hiện ra, nhỏ hơn trang A4.

2-Đánh số trang: Cần phải đánh số trang để dễ sắp xếp sau khi in. Vào Insert→ Page Numbers.

*Bảng Page Numbers hiện ra. Ta chọn vị trí số trang: ở góc, ở giữa, trên, dưới…

3-Nên biết: Trang 1 luôn ở vị trí trang bìa. Có các lựa chọn sau đây :

a-Không cần trang bìa : nghĩa là số trang hiện ra từ trang 1, chọn “Show number on first page”. Nếu muốn bạn có thể tạo trang bìa trên một trang A5 riêng biệt.

b-Có trang bìa: chọn trang 1 là trang bìa, thì số 1 không thể hiện ra ở trang bìa, nên không chọn “Show number on first page”. Rồi click OK.

Trang 2 ngay sau lưng trang 1(trang bìa), thường là trang trắng. Vì vậy ta dùng phím Enter đẩy văn bản xuống trang 3.

4-In ra giấy: vào File→Print, hoặc Ctrl + P

a-Với máy in có thể tự động in 2 mặt: ta set up để nó in 2 mặt.

b-Với máy in không thể tự động in 2 mặt: ta chọn “Manual duplex”, và nhớ chọn máy in. Rồi click OK để máy in mặt 1 của các trang.

*Sau khi in mặt 1, máy tạm dừng, xuất hiện bảng: "Please remove the printout of first side…." = "Xin lấy giấy đã in mặt 1, đặt vào khay. Nhấn OK để in tiếp."

Bạn chưa nhấn OK vội.

Bạn phải sắp xếp cẩn thận, chính xác các tờ giấy đã in mặt 1.

*Tôi dùng máy in Canon nên sắp xếp như sau: trang số nhỏ ở trên, mặt đã in nằm dưới, mặt chưa in ở trên, đầu trang quay về bên trái.

*Rồi click OK để in tiếp mặt 2.

*Bạn cần in thử một vài lần để biết đặt chiều tờ giấy in mặt 2 cho đúng.

5-In ảo PDF trước khi in ra giấy

Trường hợp ta in 1 tài liệu nhiều trang, vài trăm trang, máy in không thể chạy liên tục khi in mặt 1, rồi in mặt 2, mực in sẽ không đều. Ta dùng phương pháp in ảo tài liệu ra file PDF trước, rồi sau đó muốn in ra giấy bao nhiêu trang một lần cũng được.

Máy tính cần phải có chương trình đọc file PDF như Adobe Reader và cài 1 chương trình in ảo PDF, chẳng hạn 2 chương trình phổ biến: dopdf8 và CutePDF.

Download các chương trình: tại đây.

*Lưu ý khi in ảo file word ra PDF: Trước tiên ta cũng phải tiến hành các bước 1,2,3 trong phần II trên đây, nghĩa là mở file word A4, vào File, Page Setup, chọn Book fold…..rồi mới in ảo ra file PDF.

*Chọn máy in ảo PDF: sau khi tiến hành các bước 1,2,3 phần II trên đây, ta chọn máy in ảo PDF:vào File→Print hoặc Ctrl + P, bảng Print hiện ra, ta chọn máy in PDF: CutePDF Writer hoặc doPDF 8.

*Với “doPDF8” ta có thể chọn in ảo ngay trên giao diện Word:

-Word 2003:

-Word 2010:xem 2 hình dưới đây:

Sau khi in ảo tập tin Word ra file PDF, ta kiểm tra lại, rồi bắt đầu in tập tin PDF ra giấy. Nếu máy in chọn mặc định in theo chiều dọc: Portrait, thì ta phải chọn lại chiều ngang: Landscape.

*In mặt 1: ta đánh số lẽ vào ô chọn trang in:1,3,5….

*In mặt 2: ta đánh số chẵn: 2,4,6….

*Ưu điểm của cách in này là ta có thể xem trước (preview) các trang PDF trước khi in ra giấy. Ta có thể chọn bất kỳ trang nào, in từ trang nào đến trang nào, số lượng tùy ý.

*Nên biết: Word 2007 và cao hơn có tích hợp chương trình convert file word ra PDF. Nhưng convert khác với in ảo PDF. Convert cho ra các file PDF rời, còn in ảo cho ra trang PDF A4 chứa 2 trang A5. Cho nên vẫn phải cài 1 chương trình in ảo nếu cần.

B-In từ file PDF

Bạn muốn in một tập tin file PDF thành trang A5.

Có phần mềm để giúp ta in ngay. Nhưng vì trang PDF A4 thu nhỏ lại thành trang A5, nghĩa là nhỏ lại một nửa, nên khi in ra chữ rất nhỏ.

Ta có thể dùng phần mềm “PDF to Word” để convert file PDF ra file Word. Sau khi convert, ta chỉnh sửa văn bản theo ý muốn, rồi tiến hành in theo cách in từ file word trên đây.

*Download PDF to Word: tại đây

Chúc các bạn thành công.

----------------------------

Kỳ Đồng, 19-10-2014

Đình Sơn.