OBJETIVO
Se da con el propósito de promover un mejoramiento del proceso de la contabilidad en el Sector Público y asegurar razonablemente la calidad de los procesos y de la información, y productos para una elaboración y formulación adecuada de información financiera, presupuestal y complementaria de acuerdo con los dispositivos legales vigentes.
CONSIDERACIONES
1. Los Estados Financieros deben ser elaborados teniendo en cuenta los principios y normas contables vigentes a la fecha de presentación de la información.
2. Los Estados Financieros que se emiten en forma mensual, son para uso exclusivo de la alta dirección de la entidad, para la toma de decisiones.
3. El cálculo y registro contable de los ajustes técnicos (depreciación, amortización, provisión cobranza dudosa, entre otros) debe ser de manera mensual, a excepción de la provisión para obligaciones previsionales que es de periodicidad anual, conforme a lo dispuesto por la Dirección General de Contabilidad Pública.
4. De conformidad con la Directiva N° 005-2014-EF/51.01, el plazo de presentación de la información trimestral y semestral no deberá exceder de 30 días hábiles después de concluido el periodo que se informa.
5. Para el proceso de cierre contable se deberán efectuar las conciliaciones y pruebas de comprobación de saldos de las cuentas de balance, tales como: arqueo de fondos y valores, conciliaciones bancarias, inventario físico de bienes de activo fijo, inventario físico de bienes en almacén e inventario físico de bienes no depreciables.
Oficina de Contabilidad
1. La Oficina de contabilidad contabilizará diariamente en el SIAF-SP, la información registrada de las operaciones de ingresos (determinado y recaudado) y gastos (compromiso, devengado, girado y pagado) de la entidad de acuerdo a los principios y normas contables vigentes a la fecha de presentación de la información y aplicable a la documentación sustentatoria que respalda cada operación.
2. Registrar las operaciones complementarias (depreciación, amortización, provisión de beneficios sociales, aplicación de cargas diferidas, provisión para estimación de cobranza dudosa, entre otros, traslado de perfiles de inversión, expedientes técnicos a la construcción en curso, traslado a su cuenta definitiva de obras liquidadas o registro de las transferencias de obras efectuadas a otras entidades o terceros, entre otros) de la entidad mediante Notas de Contabilidad.
3. Efectuar conciliaciones y comprobación de saldos de las cuentas de balance tales como arqueos de fondos y valores, conciliaciones bancarias, inventario de bienes de almacén, activo fijo y bienes no depreciables, tal como lo estipula la directiva N° 007-2014-EF/51.01, Cierre Contable y Presentación de Información para la Elaboración de la Cuenta General de la República”.
4. Verificar la contabilización de pagos indebidos y su recuperación mediante Notas de Contabilidad.
5. Efectuar el registro con Notas de Contabilidad por las Cartas Fianzas entregas, vencidas, ingresadas y por el diferencial cambiario si es en dólares o cualquier otro tipo de moneda.
6. Realizar Notas de Contabilidad por las PECOSAS entregadas.
7. Realizar Notas de Contabilidad por Notas de Entrada de Almacén – NEA
8. Realizar Nota de Contabilidad por las Depreciaciones del Activo Fijo de acuerdo con el Instructivo N° 02 y a la Directiva N° 002-2014-EF/52.01.
9. Registro mediante Notas de Contabilidad, Resoluciones de Crédito Suplementario y las Notas Modificatorias.
10. Efectuar el análisis de cuenta, exportando a Excel los auxiliares estándares por cuenta contable y proceder a realizar el análisis de cada una de ellas con la documentación sustentatoria de cada operación efectuada. Verificar su contenido y de detectarse errores, efectuar las correcciones necesarias. Esto se debe efectuar de manera permanente.
11. Verificar que los saldos de balance de comprobación estén generados de acuerdo a su naturaleza (deudor, acreedor).
12. Todas las operaciones registradas en los libros principales y auxiliares, deberán ser efectuadas mediante el sustento del documento fuente debidamente fechado y refrendado por los responsables.
13. Se debe establecer una fecha definida de presentación de los estados financieros, considerando un cronograma de actividades de cierre, que comprenderá la ejecución de inventarios físicos, entrega de rendición de cuentas, de caja chica, conciliaciones bancarias, cierre de facturación, así como la recepción de facturas a proveedores.
14. Notas de Contabilidad sustentadas, firmadas y archivadas cronológicamente.
15. Legalización e impresión de los Libros Contables Principales (Inventario y Balances, Diario y Mayor) a la fecha de cierre del mes de la Unidad Ejecutora.
16. Legalización e impresión del Libro Auxiliar Estándar a la fecha de cierre del mes de la Unidad Ejecutora.
17. Impresión y firmas del Contador de los análisis de cuentas trimestrales deben mantener saldos de registros SIAF de un mes de antigüedad.
18. El saldo de balance es la diferencia entre el ingreso realmente percibido y el gasto devengado durante un año fiscal. Debe ser incorporado financieramente en el mes de enero del año siguiente. La determinación de la cuantía de los saldos de balance se hace los primeros días de enero, en base al informe de tesorería, donde se indica los saldos de balance de las diferentes partidas de las cuentas de Caja y Bancos.
19. Generar el Balance de Comprobación Mensual o acumulado anual conciliado
20. Elaborar Notas Contables de regularización patrimonial (operación complementaria código 120000 Secuencia de la 002 - 011).
21. Determinación de resultados cuyo registro se efectúa mediante notas contables (operación complementaria 120000 Secuencia 005)
22. Trasladar el Resultado del Ejercicio a resultados acumulados (operación complementaria código 120000 Secuencia 005)
23. Proceder a efectuar los cierres de las cuentas patrimoniales (130000 – 001), de orden (130000 – 002) y presupuestal (130000 – 003) y emitir el balance constructivo.
24. Elaborar las notas a los estados financieros, los mismos que deben ser comparativas y comentadas. Incluirán un análisis explicativo, cualitativo y cuantitativo de las principales variaciones que se producen respecto al periodo anterior o al ejercicio anterior y de los conceptos de mayor relevancia.
25. El producto (que son los estados financieros, presupuestarios, notas a los estados financieros) es enviado a la administración para su aprobación y suscripción. (caso de municipalidades lo aprueba el concejo municipal) y estando conforme es presentado a la DGCP.
26. Las Unidades ejecutoras y pliegos al efectuar la trasmisión de sus estados financieros del mes, deben de remitir los análisis de cuenta vía correo electrónico (con su detalle respectivo) a Gerencia de Contabilidad del Pliego, debidamente conciliados con las áreas administrativas tales como TESORERIA, PERSONAL, LOGISTICA, PRESUPUESTO, CONTROL PÁTRIMONIAL, RENTAS, PROCURADURÍA, entre otros. Para el caso de los Gobiernos Locales remitir a su Sectorista.
27. Coordinar permanentemente con las áreas encargadas de brindar información, las mismas que deben brindar todas las facilidades, debiéndose hacer de conocimiento de la administración para su cumplimiento.
Coordinación entre la Oficina de Contabilidad y Oficina de Tesorería
28. Revisión de las conciliaciones bancarias: ajustes necesarios a las cuentas bancarias, cheques girados no cobrados, entre otros.
29. Verificar las conciliaciones bancarias mensualmente, dicho saldo deben ser igual a la cuenta 1206.01, cuando es con el rubro 00.
30. Conciliación y cruce de saldos contables de Cuentas de Enlace-CUT, con Tesoro Público 1101.12Cuenta Única del Tesoro 1601.01 Traspasos de Fondos, 4402 Traspasos y Remesas Corrientes Recibidas, 4505.0106 Cheques Pagados y CO Tesoro Público.
31. El saldo disponible de la asignación financiera de la entidad está constituida por la sumatoria de las asignaciones financieras a una fecha determinada menos la sumatoria de los gastos girados aprobados a dicha fecha, incluyendo las rebajas de los ingresos por las devoluciones efectuadas.
32. Las devoluciones por menor ejecución, así como las anulaciones de giros procesados en el SIAF-SP, incrementan el saldo disponible de la asignación financiera a una fecha determinada (art. 6 de la RD N° 013-2008-EF/77.15.
33. El depósito de fondos provenientes de recuperaciones por pagos indebidos o en exceso, su registro de efectuará en el SIAF-SP, en el mismo expediente que originó el pago inclusive para los correspondientes a años fiscales anteriores. Sólo en casos justificados se puede generar un nuevo registro administrativo utilizando el tipo de operación Ingreso/Gasto (Y/G) con indicación del respectivo concepto.
34. Registrar las rendiciones de encargos y viáticos de manera oportuna, teniendo en cuenta el plazo que estipula la directiva de Tesorería, así como el registro de gastos operativos a través de nota contable. El registro de las rendiciones debe ser efectuado por el área de Tesorería.
35. Las devoluciones registradas con T-6 deben ser depositados en el Banco de la Nación dentro del mes de la devolución, para evitar diferencias con Tesoro Público. Tomar medidas para devoluciones del mes de diciembre de tal manera que los depósitos no se registren o se devuelvan en el ejercicio fiscal siguiente.
36. Registrar las fechas de los documentos emitidos (cheques, notas de cargo, cartas órdenes) y contabilizarlo.
37. Conforme a lo dispuesto en el art. 85 de la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, las modificaciones de datos de la ejecución presupuestal y financiera del mes vigente, erróneamente registrados, deben ser realizadas directamente por la propia unidad ejecutora o la municipalidad.
38. Las modificaciones de la ejecución de los meses anteriores requieren autorización de la DGETP, previa solicitud expresa debidamente motivada.
39. Las reincidencias de errores en los registros de datos en el SIAF-SP se harán del conocimiento del titular del pliego con miras a aplicar las medidas correctivas pertinentes, independientemente de las responsabilidades a que hubiera lugar.
Oficina de Contabilidad y Oficina de Presupuesto
40. En el módulo de procesos presupuestarios, el área de presupuesto debe verificar que todas las notas de modificaciones presupuestarias se encuentran sustentadas con sus respectivas resoluciones de modificación presupuestaria, debiendo conciliar con el área de contabilidad.
41. Verificar que la ejecución presupuestaria de gastos no se encuentre sobregirada respecto al marco presupuestal a nivel de genérica, especifica de gasto y meta presupuestaria.
42. Verificar que la ejecución de ingresos y gastos se encuentre equilibrada o con superávit.
43. El área de Presupuesto debe regularizar con la respectiva resolución todas las notas de modificación presupuestaria aprobadas, de acuerdo a lo establecido por las normas presupuestales.
CRUCES
a) EP-1 de ingresos = Cuenta Contable 8501 ejecución de Ingresos (total de EP-1 de ingresos menos monto de RO), por rubro
b) EP-1 de gastos = Cuenta Contable 8601 Ejecución de Gastos, por rubro
c) Conciliar los saldos de la cuenta contable 8201 Presupuesto de Ingresos con el importe total del PP1 Presupuesto de Ingresos deduciendo el monto total del rubro de financiamiento RO (8201 = Total de ingresos PP1 – RO)
d) Conciliar los saldos de la cuenta contable 8301 Presupuesto de Gastos con el importe total del PP2 Presupuesto de Gastos (8301 = Total gastos PP2)
e) EP-1 Clasificador 2.6 Adquisición de Activos No Financieros = Cuenta Contable 1503 + 1507 + 9105
f) Verificar que solicitudes enviadas al Tesoro Público para corregir registros no se encuentren pendientes de regularización.
g) Verificar los registros en estado pendiente del SIAF incluyendo secuencia (entrar a la parte administrativa, reporte SIAF, Formato SIAF, mes de Cierre y en estado pendiente)
Coordinación de la Oficina de Contabilidad con el Área de Control Patrimonial
44. Los Activos Fijos menores a 1/8 de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) deben ser contabilizados al gasto Cuenta 5506.99 Otros Gastos Diversos y a su vez realizar Nota de Contabilidad por el ingreso de los bienes no depreciables para su registro y control.
45. El área de control patrimonial en forma mensual debe enviar información a Contabilidad y efectuar la conciliación del activo fijo físico y contable, suscribiendo un acta.
Agregar más áreas ……………………
OTROS
1. Conciliar la base de datos de registros SIAF con la base de datos del MEF, tanto del marco legal así como de la ejecución de ingresos y gastos, utilizando el módulo de conciliación de Operaciones SIAF-SP.
2. Aplicar las acciones de cierre contable enmarcadas en el plan de trabajo para la elaboración, integración y presentación de los Estados Financieros a nivel Pliego, la misma que debe ser revisada antes de su presentación.
3. Todos los procesos que se efectúan en las entidades, deben estar sujeto al control de calidad, el cual se define como un proceso diseñado para proporcionar una evaluación objetiva de los criterios y procedimientos más importantes utilizados para preparar información financiera y presupuestal.
4. Los análisis contables deben ser remitidos al correo institucional de los siguientes analistas:
GLOSARIO DE TERMINOS
CONCILIACION BANCARIA:
La conciliación bancaria permite compatibilizar los movimientos de los montos girados y de los cargos y abonos registrados en el SIAF-SP. Los titulares de las cuentas bancarias por toda fuente de financiamiento, son responsables de efectuar la conciliación bancaria y de gestionar ante el Banco de la Nación la regularización de las operaciones consideradas indebidas; o, de ser el caso, solicitar la modificación en los registros pertinentes con la sustentación correspondiente.
Mediante la conciliación bancaria se logra comparar los movimientos registrados en los estados bancarios de cada una de las cuentas corrientes, con los registrados en el libro bancos para verificar la concordancia entre ambos a una fecha determinada.
ASIGNACION FINANCIERA:
Es el monto límite de ejecución que la DGETP autoriza a través del SIAF-SP a favor de las entidades, con cargo a los fondos públicos centralizados en la Cuenta Única del Tesoro Público de la fuente de financiamiento Recursos Determinados, Rubro 18: Canon y Sobrecanon, Regalías, Rentas de Aduanas y Participaciones, para su utilización en la ejecución del gasto según los fines establecidos en la legislación correspondiente, y conforme a los procedimientos de ejecución presupuestaria y de tesorería.
CONTROL PREVIO
Es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de dirección y gerencias de las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos.
DEVENGADO
Reconocimiento de una obligación de pago derivado del gasto comprometido previamente registrados. Se formaliza a través de la conformidad del área correspondiente en la entidad pública o unidad ejecutora que corresponda respecto de la constatación de la recepción satisfactoria de los bienes y la prestación de servicios solicitados y se registra sobre la base de la respectiva documentación sustentatoria y es autorizado por la administración.
DOCUMENTACION SUSTENTATORIA
Comprende todos aquellos documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de registro, seguimiento, evaluación y control de las mismas.
EXPEDIENTES DE GASTOS
Conjunto de documentos de evidencian y sustentan las operaciones de gastos, las cuales están sujetos a verificaciones posteriores. Por ejemplo: expediente de gastos de viáticos, encargos internos, planilla única de haberes, planilla de contratación administrativa de servicios, dieta del concejo, proveedores, entre otros.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA: