MÔ HÌNH KHUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Trong những năm vừa qua, Chính phủ đã có nhiều nỗ lực trong việc đẩy mạnh quá trình cải cách hành chính với mục đích nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước (dưới đây viết tắt là CQHCNN). Ngày 20/6/2006, Thủ tướng chính phủ đã ký Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các CQHCNN. Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001, mô hình hệ thống quản lý chất lượng (dưới đây viết tắt là HTQLCL) được xác định như một công cụ quan trọng hỗ trợ cho các CQHCNN trong việc chuẩn hóa các phương pháp làm việc, cải cách phương thức làm việc với mục tiêu hướng tới sự hài lòng của tổ chức, công dân có liên quan; xây dựng một HTQLCL công việc trong cơ quan để giảm thiểu phiền hà, nhũng nhiễu, minh bạch hóa các quy trình giải quyết thủ tục hành chính.

Bên cạnh đó, với chủ trương đẩy mạnh các nội dung cải cách hành chính, ngày 10/1/2007, Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt Đề án Đơn giản hoá thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản lý nhà nước giai đoạn 2007 - 2010 (Đề án 30). Do đó, để kết nối các nội dung của Quyết định 144/2006/QĐ-TTg với nội dung, kết quả của Đề án 30, nhằm tăng cường hiệu quả của hoạt động áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động cơ quan hành chính nhà nước, thống nhất triển khai trong cả nước, đáp ứng mục tiêu của Chính phủ nhằm xây dựng một nền hành chính văn minh, hiện đại, công khai minh bạch, ngày 30/9/2009, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg (dưới đây viết tắt là Quyết định 118).

Quyết định 118 đã quy định rõ, trên cơ sở kết quả của Đề án 30, Bộ Khoa học và Công nghệ xây dựng mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng (dưới đây viết tắt là MHK) cho từng loại hình cơ quan hành chính tại địa phương (Ủy ban nhân dân các cấp và các cơ quan chuyên môn trực thuộc); các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có hệ thống cơ quan ngành dọc đóng tại địa phương xây dựng MHK cho từng loại hình cơ quan ngành dọc đóng tại địa phương.

Triển khai quy định tại Quyết định 118, Bộ Khoa học và Công nghệ đã tổ chức xây dựng MHK cho các loại hình CQHCNN tại địa phương. Mục đích của việc xây dựng MHK cho các CQHCNN là việc quy định thành phần cơ bản của một HTQLCL trong các cơ quan, bao gồm phạm vi áp dụng HTQLCL trong CQHCNN theo kết quả của Đề án 30; những tài liệu cần xây dựng và áp dụng trong HTQLCL của cơ quan và quy định mẫu quy trình xử lý công việc cho CQHCNN.

MHK sẽ giúp cho các CQHCNN có thể dễ dàng hơn trong việc tìm hiểu cách thức xây dựng HTQLCL tại cơ quan, qua đó giảm thiểu tối đa chi phí liên quan tới hoạt động xây dựng và áp dụng HTQLCL. Dựa vào MHK được công bố, CQHCNN có thể hoàn toàn chủ động nghiên cứu để tự xây dựng HTQLCL thích hợp cho cơ quan.

Dự thảo MHK đã được nhiều chuyên gia có kinh nghiệm, uy tín tham gia xây dựng và soát xét, đồng thời được gửi đi các Bộ, ngành và 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tham gia góp ý trước khi được chính thức ban hành.

Mô hình khung gồm 3 phần chính:

Phần 1: Các yêu cầu chung

Phần này bao gồm các tài liệu chung theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 và danh mục các quy trình nội bộ cần xem xét xây dựng.

Các nội dung chính trong Phần 1 gồm:

- Sổ tay chất lượng (bao gồm cả Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng);

- Yêu cầu năng lực, trách nhiệm, quyền hạn của các chức danh công việc;

- Mẫu 6 Quy trình bắt buộc theo yêu cầu của tiêu chuẩn:

+ Quy trình Kiểm soát tài liệu;

+ Quy trình Kiểm soát hồ sơ;

+ Quy trình Đánh giá nội bộ;

+ Quy trình Kiểm soát sự không phù hợp;

+ Quy trình Khắc phục;

+ Quy trình Phòng ngừa;

- Danh mục các quy trình nội bộ cần xem xét xây dựng:

+ Quy trình họp xem xét của Lãnh đạo;

+ Quy trình quản lý văn bản đi và văn bản đến;

+ Quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu;

+ Quy trình mua sắm, quản lý trang thiết bị;

+ Quy trình quản lý tài sản cố định;

+ Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo;

+ Quy trình quản lý xe ô tô;

+ Quy trình tuyển dụng và đào tạo cán bộ, công chức;

+ Quy trình kế hoạch hoá;

+ Quy trình xét thi đua khen thưởng;

+ Quy trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật (nếu có);

+ Quy trình thanh toán nội bộ.

Phần 2: Hướng dẫn xác định phạm vi áp dụng HTQLCL

Nội dung chính của Phần 2 là hướng dẫn CQHCNN xác định phạm vi áp dụng HTQLCL theo kết quả của Đề án 30 (Danh mục các thủ tục hành chính - TTHC). CQHCNN có trách nhiệm căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được phân công, phân cấp tại các văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan có thẩm quyền ở Trung ương và địa phương ban hành và căn cứ danh mục TTHC được công bố theo kết quả của Đề án 30, xác định cụ thể các thủ tục hành chính thực hiện tại đơn vị mình phải xây dựng, áp dụng HTQLCL (phạm vi áp dụng).

TTHC phải xây dựng, áp dụng HTQLCL tại cơ quan hành chính nhà nước địa phương bao gồm TTHC do các cơ quan có thẩm quyền ở Trung ương quy định và TTHC do các cơ quan có thẩm quyền ở địa phương quy định.

Khi có sự thay đổi về TTHC như bổ sung, sửa đổi, điều chỉnh, hủy bỏ... cơ quan hành chính nhà nước có trách nhiệm cập nhật các nội dung thay đổi của TTHC vào HTQLCL của đơn vị mình để triển khai áp dụng.

Tổ đề án 30 của tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương (Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh/thành phố) hướng dẫn và phối hợp với các cơ quan hành chính nhà nước thuộc địa phương quản lý để xác định cụ thể các TTHC phải xây dựng, áp dụng HTQLCL theo kết quả của Đề án 30.

Phần 3: Mẫu quy trình xử lý công việc và tài liệu hướng dẫn

Nội dung chính của Phần 3 gồm hai loại tài liệu chính:

- Tài liệu hướng dẫn trình bày quy trình xử lý công việc:

Tài liệu này được xây dựng với mục đích hướng dẫn cho CQHCNN biết được những yêu cầu về hệ thống tài liệu mà tiêu chuẩn yêu cầu; cách viết một quy trình xử lý công việc và một số những lưu ý cho các cán bộ khi triển khai viết các quy trình. Trong đó, hình thức xây dựng một quy trình xử lý công việc được nhấn mạnh để đảm bảo sự vận dụng cách thức xây dựng hợp lý, phù hợp với trình độ, năng lực của CQHCNN.

- Mẫu quy trình xử lý công việc cụ thể cho từng loại hình CQHCNN:

Đối với mỗi một loại hình CQHCNN tại địa phương (50 loại hình), MHK lựa chọn một TTHC để xây dựng mẫu một quy trình xử lý công việc đối với TTHC đó với mục đích để đảm bảo các CQHCNN địa phương có những tài liệu cụ thể về cách thức xử lý công việc tại CQHCNN. Như vậy, mỗi loại hình CQHCNN tại các địa phương khác nhau có thể nghiên cứu và thực hiện.

Với kết cấu 3 phần như trên, Phần 1 là phần các CQHCNN có thể chủ động nghiên cứu và xây dựng các tài liệu mang tính bắt buộc theo yêu cầu của tiêu chuẩn. Phần 2 là phần các CQHCNN có thể nắm được cách thức để xác định rõ phạm vi áp dụng HTQLCL của cơ quan, qua đó liên tục cải tiến và cập nhật sự thay đổi các TTHC, các văn bản pháp quy để hoàn thiện HTQLCL của mình. Phần 3 là phần mỗi CQHCNN địa phương có thể tìm hiểu và sử dụng quy trình xử lý công việc mẫu một cách hợp lý nhất, phù hợp nhất với TTHC mà tổ chức mình đang thực hiện để triển khai, áp dụng và nghiên cứu để xây dựng các quy trình xử lý công việc đối với các TTHC khác.

Mặc dù, MHK đã quy định cơ bản một số các tài liệu, phạm vi và quy trình xử lý công việc cho các CQHCNN, việc đảm bảo toàn bộ yêu cầu thích hợp của TCVN ISO 9001 được áp dụng đầy đủ vào hoạt động của CQHCNN là trách nhiệm của cơ quan. Một số hướng dẫn không quy định cứng nhắc việc phải áp dụng một số yêu cầu của TCVN ISO 9001. Cụ thể như, đối với điều 7.6 - Kiểm soát phương tiện đo lường thử nghiệm chỉ được áp dụng đối với những tổ chức có sử dụng các trang thiết bị đo lường trong quá trình cung cấp dịch vụ công; đối với điều 7.3 - Thiết kế và phát triển gần như là điều khoản không phải áp dụng bởi đa số các CQHCNN là thực thi theo các văn bản quy phạm pháp luật, không phải xây dựng, thiết kế, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật.

Bảng dưới đây mô tả sự tương ứng giữa MHK và các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008