Giá trị mới của tiêu chuẩn ISO 9001

Phiên bản mới năm 2015 của ISO 9001 nhằm mục tiêu đáp ứng những thay đổi lớn trong công nghệ, đa dạng kinh doanh và thương mại toàn cầu, ISO 9001:2015 hứa hẹn sẽ là tiêu chuẩn hiệu quả nhất, thân thiện với người dùng và với các hệ thống quản lý chất lượng có liên quan.

ISO 9001 vừa được cập nhật! Trong lĩnh vực quản lý chất lượng toàn cầu, đây là một sự kiện thú vị và tin tốt lành đối với hơn một triệu tổ chức đạt được chứng nhận ISO 9001 trên toàn thế giới, và hàng triệu cá nhân sử dụng ISO 9001 hàng ngày để tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của mình. Phiên bản mới nhất năm 2015, vừa công bố, làm cho các giá trị của quản lý chất lượng, được ví như “viên ngọc quý” ngày càng lấp lánh, duy trì sự tương quan và mang nó gần hơn với xu thế hội nhập không ngừng của xã hội.

Được giới thiệu vào năm 1987, ISO 9001 đã được sửa đổi bốn lần cho đến nay, và phiên bản mới – ISO 9001:2015 – là phiên bản chính thức đầu tiên kể từ năm 2000. Quá trình sửa đổi mất ba năm với công sức của hàng trăm chuyên gia từ ngành công nghiệp và thương mại, các bên liên quan đến tiêu chuẩn (nhà tư vấn, người sử dụng, các phòng thí nghiệm, tổ chức chứng nhận, vv), cơ quan học thuật và nghiên cứu, chính phủ, các tổ chức phi chính phủ, đại diện cho 81 tổ chức thành viên ISO trên toàn thế giới, cũng như hàng ngàn người của ủy ban quốc gia tham gia phản ánh chất lượng và nhận xét về dự thảo tiêu chuẩn trong quá trình phát triển nó. Kết quả của quá trình phát triển tiêu chuẩn vô cùng kì công này đã được đền đáp khi tiêu chuẩn này trở thành tiêu chuẩn ISO bán chạy nhất và có uy tín nhất trong thế kỷ 21.

Các tổ chức được chứng nhận có ba năm kể từ ngày công bố tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào tháng 9 để tích hợp các hệ thống quản lý chất lượng đến các phiên bản mới của tiêu chuẩn, phiên bản mới này hứa hẹn sẽ không để các tổ chức phải chờ đợi những lợi ích đến từ những thay đổi đáng kể này.

“Đó là một bước thay đổi cục diện!”

Những phản hồi và nhận xét đầu tiên từ những người xem xét và sử dụng tiêu chuẩn này rất tích cực. “Đó là một bước thay đổi cục diện”, Simon Feary, Giám đốc điều hành Alan Daniels của Boeing, người đại diện cho Nhóm Chất lượng hàng không vũ trụ quốc tế về tiểu ban sửa đổi tiêu chuẩn ISO 9001 nói tại Viện Chất lượng đặc quyền tại Anh, đã đánh giá tiêu chuẩn này như “một bước cải thiện thật sự hướng tới một hệ thống quản lý chất lượng mạnh mẽ hơn”. “Đây là một cơ hội tuyệt vời cho các tổ chức để tích hợp QMS vào hoạt động kinh doanh của họ,” kết luận từ Sheronda Jeffries của Cisco Systems, người đại diện của diễn đàn QuEST , một tổ chức chất lượng toàn cầu của cộng đồng viễn thông (ICT). Giống với ý kiến của Mark Braham của Hiệp hội ô tô (Vương quốc Anh), ông tin rằng ISO 9001:2015 sẽ có tác động rất lớn trên toàn thế giới, trong khi Luiz Nascimento của Hiệp hội Tiêu chuẩn kỹ thuật của Brazil (ABNT) nghĩ rằng nó làm nâng cao uy tín về hoạt động vận hành của hệ thống quản lý chất lượng.

Tại sao lại có sự thay đổi?

Nhiều người sử dụng cảm thấy hài lòng với tiêu chuẩn ISO 9001 hiện tại, và đặt câu hỏi “nếu nó không gặp phải vấn đề gì, tại sao cần phải sửa đổi nó?” Tuy nhiên, phiên bản mới nhất này mang đến những thay đổi lớn trong công nghệ, đa dạng kinh doanh và thương mại toàn cầu trong 15 năm kể từ tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

ISO 9001:2015 công nhận sự phát triển mạnh mẽ của các ngành dịch vụ và nhu cầu về quản lý chất lượng đối với ngành này. Nó cũng phản ánh lời kêu gọi sự liên kết QMS chặt chẽ hơn và sự tích hợp với hoạt động kinh doanh của tổ chức và định hướng chiến lược, và làm cho nó dễ dàng hơn để tích hợp nhiều tiêu chuẩn quản lý ISO như ISO 14001 và các hệ thống quản lý chất lượng thiên về các lĩnh vực cụ thể như tiêu chuẩn AS9100 đối với ngành công nghiệp hàng không vũ trụ.

Đại diện cho quan điểm ngành công nghiệp hàng không vũ trụ, Alan Daniels cũng nhấn mạnh đến những thay đổi trong mô hình kinh doanh, chuỗi cung ứng phức tạp hơn, và sự mong đợi của khách hàng cũng ngày càng cao hơn là nguyên nhân để tiêu chuẩn phải luôn tìm cách thích ứng đối với sự thay đổi của thế giới. Ông tin rằng ISO 9001 sẽ tăng cường khả năng của một tổ chức để phục vụ khách hàng của mình trong hoàn cảnh điều kiện hoạt động môi trường của tổ chức lại ngày càng khắc nghiệt và khó khăn. Vì vậy, tổ chức nên tìm hiểu nhu cầu của tất cả các bên liên quan và nhận ra các điểm phù hợp với các hệ thống quản lý khác – để tổng hợp nên một phiên bản sửa đổi mở rộng và chi tiết.

Tiêu chuẩn ISO 9001 đã thay đổi và gặt gái được thành công? Theo quan điểm của Anni Koubek, trưởng bộ phận đổi mới, phiên bản 2015 của tiêu chuẩn “rõ ràng phù hợp với môi trường kinh doanh toàn cầu, năng động, phức tạp, kết nối và môi trường kinh doanh vận động theo xu thế công nghệ thông tin, nhiều tổ chức đã hoạt động tốt hơn so với khi áp dụng phiên bản 2008 “.

Những nội dung đã thay đổi trong tiêu chuẩn ISO 9001?

Đầu tiên, tin tức tốt lành là ISO 9001:2015 sẽ dễ dàng sử dụng hơn, đặc biệt là khi kết hợp với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý khác, và sẽ ít quy tắc – ví dụ, giảm các tài liệu bắt buộc và thân thiện với người dùng hơn, và ngôn ngữ đã được đơn giản hóa. Theo nguyên tắc cơ bản về “vấn đề đầu ra”, tiêu chuẩn sẽ đòi hỏi một tổ chức trình bày lại quy trình để đạt được kết quả dự định của họ, và nếu quá trình diễn ra như dự định – tổ chức sẽ tập trung thực hiện ISO 9001 – “cung cấp niềm tin vào khả năng cung cấp những sản phẩm và dịch vụ phù hợp”, Nigel Croft – Chủ tịch tiểu ban sửa đổi tiêu chuẩn ISO.

“ISO 9001:2015 lấy nền tảng làm hiệu quả hoạt động. Bản sửa đổi mới đã kết hợp phương pháp “tiếp cận quá trình” với một khái niệm cốt lõi mới của “tư duy dựa trên rủi ro” để ưu tiên cho các quá trình, sử dụng chu trình (PDCA) – Hoạch định – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động ở tất cả các cấp trong tổ chức để quản lý các quy trình và hệ thống một cách tổng thể, và hướng tới sự cải tiến. Sự tập trung dựa trên rủi ro mới này được thiết kế để ngăn chặn các kết quả không mong muốn như các sản phẩm và dịch vụ không phù hợp.

Các phiên bản 2015 tuân theo một cấu trúc cấp cao mới dành riêng cho các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO – Dựa trên Phụ lục SL (Annex SL) của bản ISO bổ sung để hợp nhất với các hướng dẫn ISO/IEC, tiêu chuẩn được dự kiến sẽ có một tác động đáng kể đến các tổ chức, chuyên gia tư vấn, tổ chức chứng nhận và công nhận, đánh giá viên và người viết tiêu chuẩn. Phụ lục SL cung cấp cấu trúc đồng nhất, văn bản và các thuật ngữ phổ biến và các định nghĩa cho tất cả các tiêu chuẩn quản lý hệ thống ISO trong tương lai (Management System Standards – MSSs), làm cho việc thực hiện nhiều tiêu chuẩn trong một tổ chức trở nên dễ dàng hơn. Bây giờ, tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý (MSSs) ISO mới sẽ tuân theo khuôn khổ này để đảm bảo tính nhất quán và khả năng tương thích, ngăn chặn và giải quyết một số nhầm lẫn trước đó trong quá trình thực hiện.

Mark Braham, của ISO/TC 176, Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng, nhìn thấy “những lợi ích lớn” trong việc áp dụng Phụ lục SL để tích hợp các tiêu chuẩn hệ thống quản lý khác, và giúp giảm thời gian quản lý và nỗ lực để đáp ứng yêu cầu. Một ý kiến khác, ông Sheronda Jeffries cho rằng, phụ lục mới tốt hơn sẽ cho phép các tổ chức thấy sự khác biệt và tương đồng của ISO 9001:2015 với các hệ thống quản lý (MSSs) khác.

Các thay đổi này sẽ có lợi cho bạn như thế nào?

Nigel Croft nói rằng “ISO 9001:2015 công nhận tầm quan trọng của hoạt động kinh doanh của tổ chức về các loại sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức cung cấp, mức độ rủi ro, và các yếu tố bên ngoài và nội bộ có ảnh hưởng đến cách thức hoạt động,” Phiên bản mới nhất buộc mỗi tổ chức phải cân nhắc về bối cảnh riêng biệt của từng tổ chức, chứ không làm theo một quy định một “công thức” chung để thiết kế hệ thống quản lý chất lượng. Do đó, tổ chức sẽ có sự linh hoạt hơn để chọn cách thức thực hiện các tiêu chuẩn, và số lượng cũng như tính chất của các tài liệu được yêu cầu.

Điều quan trọng là tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO đã đạt được sự liên kết lớn hơn về cấu trúc, nội dung và thuật ngữ đặc biệt là khi nhìn vào các phiên bản mới của tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001, ông nói, ám chỉ đến Phụ lục SL. Điều này là nhằm giúp các tổ chức giải quyết các yêu cầu của một số tiêu chuẩn trong một hệ thống quản lý duy nhất của mình một cách dễ dàng hơn.

Tài sản của tư duy dựa trên rủi ro

Theo Alan Daniels, phiên bản mới sẽ đem lại một hệ thống quản lý chất lượng mạnh mẽ hơn vì nó liên kết các phương pháp tiếp cận quá trình với chu trình PDCA và tư duy dựa trên rủi ro, và kết nối các hệ thống quản lý chất lượng để lập kế hoạch chiến lược và quy trình kinh doanh. “Xác định rủi ro sẽ mang đến thêm giá trị và cơ hội cải tiến, và sự tham gia của lãnh đạo cao nhất làm tăng cường các cơ hội thành công của tất cả các cấp” Đối với Sheronda Jeffries, giới thiệu các thuật ngữ “tư duy dựa trên rủi ro”, cùng với thuật ngữ “rủi ro và cơ hội” sẽ khuyến khích, làm cho một tổ chức trở nên năng động hơn.

Lorri Hunt, tổ chức đào tạo, đánh giá và tư vấn hệ thống quản lý chất lượng Công ty liên doanh Lorri Hunt & Associates – Mỹ đã nói “Tư duy dựa trên rủi ro sẽ giúp các tổ chức thực hiện các quyết định kinh doanh dựa trên rủi ro bằng cách đưa ra các khuôn khổ, cấu trúc để quản lý nó”. Anni Koubek cũng xem nó là sự thay đổi quan trọng nhất trong phiên bản mới 2015, mặc dù cô nói thêm rằng đó không phải điểm khác duy nhất của phiên bản này so với phiên bản năm 2008; “nó mang định hướng logic về những kết quả và sự linh hoạt nhất định về cách xây dựng hệ thống quản lý mà có thể được nhìn thấy thông qua tiêu chuẩn”.

Sự tham gia của lãnh đạo

Đối với Simon Feary, sự thay đổi đáng kể nhất là việc chuyển đổi từ cam kết của lãnh đạo sanglãnh đạo và cam kết, bao gồm trách nhiệm về các hoạt động và hiệu suất của hệ thống quản lý chất lượng ở các cấp của tổ chức. Các yêu cầu cho việc tham gia quản lý cấp cao hơn sẽ nằm trong những tuyên bố chất lượng trước quản lý cấp cao, ông tuyên bố. Cho dù việc cung cấp các chương trình quản lý chất lượng hay đánh dựa trên các tiêu chuẩn hệ thống quản lý, ông kêu gọi các chuyên gia chất lượng cần nắm bắt cơ hội để phát triển những kỹ năng mới và nâng cao giá trị cho các tổ chức của họ.

Chú trọng vào sự tham gia của lãnh đạo cao nhất là một trong những thay đổi quan trọng nhất đối với Mark Braham, đặc biệt là “họ phải làm nhiệm vụ để đáp ứng các yêu cầu và không thể ủy quyền”. Lorri Hunt giải thích sự tập trung vào lãnh đạo là một quá trình chuyển đổi từ một đại diện lãnh đạo chịu trách nhiệm đối với hệ thống quản lý chất lượng QMS sang một hệ thống mà tất cả các lãnh đạo đều có bổn phận và trách nhiệm với nó.

Phương pháp tiếp cận từ trên xuống này sẽ nâng cao tầm quan trọng của ISO 9001 trong mắt của quản lý cấp cao, Leopoldo Colombo, Giám đốc điều hành của tập đoàn Quara, một tổ chức tư vấn quản lý và đào tạo Mỹ Latinh. Ông nghĩ rằng, tình huống các nhà quản lý đề cập đến tình hình hệ thống quản lý chất lượng của họ và sau đó rời khỏi cuộc họp vì lí do “chúng tôi có việc phải thảo luận” đã không còn! “Phiên bản 2015 đã thiết lập các yêu cầu và nguồn tin cậy cần thiết để đảm bảo rằng QMS sẽ được tích hợp chặt chẽ với hoạt động kinh doanh của tổ chức và phù hợp với định hướng chiến lược, do đó việc xem xét hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng sẽ tương đương với việc xem xét hiệu lực của tổ chức”

Một khởi đầu mới

“ISO 9001:2015 là một cơ hội cho một khởi đầu mới để người dùng tiếp cận và thực hiện theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001,” José Domínguez, Hội đồng thành viên của Viện Chất lượng Mỹ Latinh (INLAC) và Tổng giám đốc của tổ chức quốc tế Plexus tại Mexico, một tổ chức dịch vụ đào tạo, đánh giá và huấn luyện QMS. Theo quan điểm của ông, nếu người sử dụng quan tâm đến ISO 9001 như một công cụ chính cho việc thực hiện, duy trì và cải thiện Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) và sử dụng nó như là nền tảng cho các hoạt động kinh doanh của họ, các tổ chức sẽ dễ dàng nhận thấy ISO 9001 là một tiêu chuẩn linh hoạt và mạnh mẽ mà có thể dễ dàng thích ứng với tính chất và bối cảnh của tổ chức.

Luiz Nascimento tin rằng, nhìn chung, tất cả những thay đổi tạo nên một bước cải tiến thực sự và như một sự đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng thực sự làm việc. “Có khả năng là quan điểm, nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng như một loạt các thủ tục giấy tờ vô dụng và quan liêu không cần thiết sẽ thay đổi,” Ông cho biết thêm rằng, nếu được áp dụng, phiên bản mới có thể nâng cao độ tin cậy của chứng nhận.

Chứng nhận của bên thứ ba

Ý nghĩa của ISO 9001:2015 đối với Tổ chức công nhận và cấp giấy chứng nhận là gì? Mặc dù Mark Braham nghĩ ISO 9001:2015 ban đầu sẽ hỗ trợ các công việc hoàn thành một đánh giá, các thay đổi về việc thực hiện và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận lần đầu tiên, Ông cũng hy vọng rằng các Tổ chức chứng nhận sẽ có thể giảm số ngày đánh giá, từ đó tiết kiệm được chi phí.

Sheronda Jeffries tin sự ra đời của “bối cảnh”, “các bên liên quan” và “phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng” sẽ có tác động tích cực vào quá trình chứng nhận của bên thứ ba do các tổ chức sẽ được khuyến khích xem xét phạm vi của QMS của họ, và tự có thể xác nhận chính xác những nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng của họ.

Simon Feary cũng lưu ý rằng việc thực hiện thành công sẽ phụ thuộc vào các tổ chức chứng nhận thử thách bằng cách phản ánh ý định của người viết tiêu chuẩn trong các dịch vụ mà họ cung cấp. Mark Braham đồng tình, và thêm rằng, “sự thành công của tiêu chuẩn mới sẽ làm giảm khả năng của các Tổ chức chứng nhận và đóng vai trò như một thách thức lành mạnh “. Ông tin rằng Sự thay đổi này sẽ tạo sự khác biệt giữa một giấy chứng nhận trên giấy tờ và một hệ thống quản lý hiệu quả nâng cao sự hài lòng của khách hàng và giảm chi phí hoạt động.

Không gặp vấn đề trong việc thích ứng với tiêu chuẩn mới

Những dấu hiệu ban đầu cho thấy những người soạn bản dự thảo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã thành công trong việc phát triển một QMS mạnh mẽ hơn giúp các tổ chức xây dựng niềm tin và uy tín trong các sản phẩm và dịch vụ mà họ cung cấp trong suốt chuỗi cung ứng cho khách hàng trên toàn thế giới. Nếu họ tuân thủ đúng các yêu cầu cũng như quy định của phiên bản mới, Nigel Croft kết luận rằng các tổ chức đang vận hành một hệ thống quản lý chất lượng dựa trên việc thực hiện tốt tiêu chuẩn ISO 9001 sẽ không gặp trở ngại gì trong việc thích nghi với yêu cầu của các phiên bản mới.

Nguồn iso.org