Письмо на имя высшего руководителя подписывает высший руководитель или тот, кто официально исполняет его обязанности.
Письма за подписью ГИПа или начальника отдела, или даже Главспеца в адрес Гендиректора (Директора), или Начальника N-ого района теплосети - это филькина грамота. При желании или по политическим соображениям можно дезавуировать подпись, ибо - невместно. Амбиции стоит спрятать подальше, даже если ваш руководитель, как вы считаете, вам в подмётки не годится, - не вы по закону отвечаете за благополучие своих коллег.
По этой же причине письмо пишется от первого лица. Если в организации принято писать "мы" - это попытка свалить на коллектив то, за что по закону отвечает Босс. Как бы ни объяснялось - это неправильно.
В первых строках письма должен быть указан объект строительства, желательно с адресом, и со ссылкой на № и дату письма, на которое вы отвечаете (ссылка на письмо может быть и в штампе письма), или на основании которого действуете в рамках данного объекта.
Чтобы продолжить, нужно определиться, чего вы хотите конкретно - попросить денег, ускорить получение исходных данных, направить ТЗ на согласование, пожаловаться на собственников территории, запросить ТУ, и прочая, и прочая.
Очень желательно определиться с тем, зачем вы просите то, что просите, или зачем вообще пишете письмо - если причина основательная, т.е.
неисполнение вашей просьбы или игнорирование вашего сообщения может повлиять на сроки и естественно, на стоимость (не можете начать/продолжить проектирование, отсутствует финансирование, заказчик не согласовал стоимость работ субчика, и пр.) -причину просьбы указываете прежде самой просьбы:
"Из-за того, что Вами на_____ _г. не согласована расчётная стоимость дополнительных работ, необходимость выполнения которых была зафиксирована в процессе совещания 14.09.2012 в помещении Вашей организации (Протокол № б/н от 14.09.2012г.), и смета на выполнение которых была Вам направлена с письмом от______№____, заключение Договора с исполнителем задерживается не по нашей вине. В связи со сжатыми сроками проектирования прошу Вас в любом случае сообщить своё решение в возможно короткие сроки".
Любая разборка должна начаться с попытки решить конфликт вербально. Размахивать повестками и оценивать интеллект чужих юристов - это крайние меры. В половине случаев это значит, что в организации нет грамотных переговорщиков. Маленькой организации это простительно. Большой - нет.
Письмо-наезд должно быть написано безукоризненно вежливо. Если ранее стиль деловой переписки, принятый в вашей организации, не был высоким, получение вашим респондентом такого письма может навести его на мысль,что вы, не ожидая у моря погоды, уже прибегли к помощи юриста, что, возможно, заставит его пересмотреть отношение к вам как оппоненту.
Текст письма не может служить поводом для расследования. Письмо должно констатировать факт, а не "ставить вопрос". Виноват всегда тот, кто не принял меры для разрешения ситуации. Если кто-то успел озвучить проблему раньше вас - виноваты вы.
Как обратиться в письме, указать ли тему письма - это зависит от правил, принятых в вашей организации. Очень желательно указывать тему письма - это облегчает поиск письма в общем и труд секретаря в частности.
В письме должен быть указан номер телефона исполнителя, его фамилия, имя, отчество.
Если подписывающий безжалостно исчеркал ваш текст и требует исправить, оцените поправки - если они искажают суть проблемы, стоит попытаться пояснить руководству вашу точку зрения. Если поправки изменяют сущность предъявы заказчику - возможно, ваша проблема оказалась более мелкой или, наоборот, более крупной, чем вам казалось, или вообще должна оцениваться по другой шкале измерений.
Что касается грамматики и занудства - то касается грамматики и занудства.
И последнее, с текстом не связанное: хранить тексты писем в общей виртуальной папке, в которой уже хранится 2013 единиц текстовых файлов писем, бессмысленно. Организуйте кучу папок по наименованиям организаций, а внутри каждой - по наименованиям объектов. Хотя бы так. Тогда не нужно будет менять шапки писем и объект хотя бы, и искать придётся среди меньшего количества.
Всё остальное проистекает из вышесказанного, или от лукавого.