Phần mềm ứng dụng
1. Hệ thống tổ chức
Hệ thống lớp sinh hoạt được tổ chức thành 4 mức: Bậc đào tạo (Đại học, Cao đẳng, Thạc sĩ, Tiến sĩ); Khóa học; Ngành học; Lớp.
Hệ thống tổ chức lớp học phần được tổ chức theo 6 mức: Bậc đào tạo (Đại học, Cao đẳng, Thạc sĩ, Tiến sĩ); Năm học; Học kỳ; Khoa quản lý; Học phần; Lớp học phần.
Hệ thống tổ chức phân cấp của cán bộ giáo viên trong trường. Nội dung hoàn toàn do người dùng tự định nghĩa, số lượng cấp không giới hạn.
Hệ thống tổ chức quản lý các phòng học (lý thuyết, thực hành, thí nghiệp) theo nhóm phân cấp. Nội dung hoàn toàn do người dùng tự định nghĩa, số lượng cấp không giới hạn.
2. Tuyển sinh, xét tuyển, phân lớp
Quản lý thông tin hồ sơ thí sinh: Nhập hồ sơ thí sinh; In biên nhận hồ sơ; Quy định các loại giấy tờ nộp hồ sơ; Quy định môn thi và hệ số của từng môn thi; Quy định các khoản phí khi nhập trường.
Tổ chức thi: Nhập danh sách địa điểm thi, phòng thi, môn thi; Đánh số báo danh, phân phòng thi; In thẻ dự thi, in danh sách thi; In bảng hướng dẫn dồn túi và đánh phách; Nhập kết quả thi.
Xét tuyển: Xét tuyển tự động hoặc thủ công; In danh sách thí sinh trúng tuyển; In giấy báo trúng tuyển theo mẫu và gửi qua email.
Nhập học, phân lớp: Đánh dấu thí sinh đến nhập học; Thu các khoản phí khi nhập học; Phân lớp căn cứ trên nhiều tiêu chí như: đồng đều về: giới tính, kết quả thi, họ tên, nơi sinh,… giữa các lớp.
Dữ liệu tuyển sinh có thể Import từ phần mềm tuyển sinh của Bộ GD&ĐT hoặc thực hiện Copy và Paste trực tiếp từ Microsoft Excel.
3. Quản lý sinh viên
Quản lý sinh viên theo lớp sinh hoạt, tạo các lớp sinh hoạt theo từng khóa học, ngành học.
Lưu trữ hồ sơ HS-SV gồm các thông tin như Họ tên, ngày sinh, nơi sinh, dân tộc, tộc giáo, ngày vào Đoàn, ngày vào Đảng, trình độ văn hoá, điện thoại, địa chỉ,… Ngoài ra còn lưu trữ quá trình học tập, quan hệ gia đình, hình ảnh của HS-SV.
Cho phép quản lý toàn bộ quá trình tạm trú của HSSV trong suốt thời gian học gồm: ngày đăng ký, hình thức tạm trú (nội trú, tại gia, thuê trọ), địa chỉ, điện thoại, họ tên chủ nhà, khen thưởng, kỷ luật,...
Cho phép lọc (filter) dữ liệu về hồ sơ của HS-SV theo yêu cầu, thuận lợi cho việc tìm kiếm, thống kê, báo cáo.
Tìm kiếm và thống kê các thông tin hồ sơ theo nhiều điều kiện khác nhau, in sơ yếu lý lịch, in sổ đăng ký HS-SV.
Quản lý điểm đạo đức (hạnh kiểm) và điểm rèn luyện của từng HS-SV theo từng học kỳ, từng năm học, toàn khoá. Quản lý chức vụ HS-SV trong lớp.
Quản lý khen thưởng và kỷ luật của HS-SV, dễ dàng thống kê khi cần, quản lý chức vụ sinh viên, lọc dữ liệu hồ sơ HS-SV theo yêu cầu.
4. Quản lý kế hoạch đào tạo
Quản lý khung chương trình đào tạo của mỗi ngành học. Kế hoạch đào tạo thực tế có thể xây dựng cho từng lớp dựa trên khung chương trình đào tạo của ngành học tương ứng.
Chương trình đào tạo có tính đến các ràng buộc về điều kiện tiên quyết, học trước, song hành,… học phần điều kiện, nhóm học phần tự chọn.
5. Đăng ký học
Hệ thống cho phép sinh viên đăng ký học trên web và đăng ký theo mẫu quy định rồi nộp về phòng đào tạo:
Thỏa mãn các ràng buộc về giữa các học phần như: học phần tiên quyết, học trước, song hành, bắt buộc, tự chọn, thay thế,…
Đảm bảo số lượng tín chỉ tối đa, tối thiểu theo quy định; áp dụng thời hạn đăng ký.
Đảm bảo không bị trùng thời khóa biểu.
Dựa vào kết quả đăng ký, hệ thống tự động thống kê và xếp sinh viên vào các lớp học phần, có thể hủy hoặc mở thêm các lớp học phần nếu cần thiết.
Thống kê kết quả đăng ký học, in kết quả đăng ký học cho từng sinh viên.
6. Quản lý thời khóa biểu và tiến độ giảng dạy
Thống kê số lượng sinh viên dự kiến cho từng học phần, số sinh viên nợ học phần trong các kỳ trước để dự kiến số lớp học phần cần mở.
Nhập các ràng buộc của giảng viên (thời gian bận rỗi, học phần giảng dạy), các ràng buộc của phòng (thời gian bận rỗi, số chỗ ngồi, loại phòng,…), các ràng buộc khác (số tiết trong tuần, số tiết mỗi lần học,…).
Tạo các nhóm lớp học phần, đảm bảo các lớp cùng nhóm không được trùng lịch học để sinh viên dễ dàng đăng ký.
Cho phép nhập thông tin thời khóa biểu theo từng tuần trên cơ sở có cảnh báo trùng giờ giảng viên, phòng học và sinh viên.
Tra cứu và in thời khóa biểu tuần cho từng lớp học phần, từng giảng viên, từng sinh viên, lịch sử dụng từng phòng học.
Gửi email thông báo thời khóa biểu cho từng giáo viên, từng sinh viên.
Quản lý tiến độ giảng dạy cho từng lớp như số tiết đã học hằng tuần, tổng số tiết đã học, số tiết còn lại,… Tiến độ giảng dạy được căn cứ dựa trên thời khóa biểu hằng tuần của các lớp.
7. Quản lý kết quả học tập
Cho phép nhập điểm theo nhiều cột theo một trong các dạng sau:
Nhập điểm theo các cột hệ số 1, hệ số 2,...(số lượng cột hệ số mỗi môn của từng sinh viên trong lớp có thể khác nhau).
Nhập điểm theo các cột hệ số tự do do người dùng tự định nghĩa (chẳng hạn các cột điểm có trọng số 0.1, 0.3, 0.6, ...).
Nhập điểm theo thang điểm 100 (liên kết đào tạo với các trường nước ngoài).
Cho phép lọc (filter) dữ liệu về kết quả học tập của sinh viên theo yêu cầu theo từng môn học, học kỳ, năm học, toàn khoá, thuận lợi cho việc thống kê, báo cáo.
Khóa dữ liệu điểm sau khi đã công bố cho sinh viên (hoặc sau khoảng thời gian qui định cán bộ đã nhập điểm xong).
8. Quản lý đào tạo
Dồn túi bài thi, đánh phách cho từng môn học (hoặc từng phòng thi), nhập điểm theo phách.
Tổ chức thi giữa kỳ và thi cuối kỳ bằng cách trộn nhiều lớp học phần lại với nhau, phân công cán bộ coi thi, thống kê số buổi coi thi của từng cán bộ.
Xét điều kiện thi hết môn, xét học vụ sau mỗi học kỳ, xét điều kiện công nhận tốt nghiệp, in danh sách đủ điều kiện, không đủ điều kiện, danh sách bảo lưu, danh sách xét vớt.
Xử lý bảo lưu hồ sơ và kết quả học tập, thôi học, chuyển lớp, sao chép sinh viên sang nhiều lớp khác nhau.
Thống kê số tiết giảng dạy lý thuyết và thực hành của giảng viên theo từng bậc đào tạo của mỗi học kỳ, mỗi năm học.
Thực hiện tổng kết học kỳ, năm học, tích lũy. In dữ liệu để xét học bổng học kỳ, năm học.
9. Báo cáo
In các loại bảng điểm như bảng điểm từng lớp học phần, từng học kỳ, từng năm học; Bảng điểm xét học bổng học kỳ, xét học bổng năm học; Bảng điểm toàn khoá, bảng điểm tốt nghiệp.
Bảng điểm cá nhân của từng sinh viên theo từng học kỳ, từng năm học, toàn khoá, tích lũy và bảng điểm tốt nghiệp.
Thẻ sinh viên, các loại giấy chứng nhận, giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời và các loại danh sách như danh sách thi, ghi điểm, điểm danh,... Đặc biệt cho phép in danh sách lớp bằng cách thiết lập điều kiện lọc, điều chỉnh thứ tự các cột hiển thị,…
Sổ đăng ký sinh viên bao gồm sơ yếu lý lịch, kết quả học tập, kết quả các môn thi tốt nghiệp, kết quả tốt nghiệp; Nhập thông tin và in sổ cấp bằng tốt nghiệp.
Thống kê báo cáo linh hoạt theo nhiều điều kiện do người sử dụng tự thiết lập.
Có chức năng định dạng báo cáo cho phép định dạng font chữ, kích thước, khổ giấy, lề giấy, hình ảnh chữ ký, ngày ký, nơi ký, họ tên và chức vụ người ký,… cho tất cả các biểu mẫu báo cáo sử dụng trong phần mềm.
10. Quản lý học phí
Thu học phí của sinh viên dựa trên số tín chỉ đã đăng ký hoặc theo học kỳ (có thể thu học phí thành nhiều lần); Thống kê nộp học phí của từng sinh viên theo số phiếu thu, theo ngày, theo từng lớp học phần, tất cả các lớp học phần trong học kỳ (phải nộp, đã nộp, còn lại, số được dự thi…); Thu các khoản thu khác ngoài học phí (BHYT, BHTT, lệ phí,…)
Cho phép in biên lai thu tiền theo mẫu số C38-BB của Bộ Tài chính và mẫu hoá đơn GTGT khi thu học phí.
In bảng kê danh sách nộp học phí (theo lớp, theo người thu, theo thời gian nộp, theo số phiếu thu); danh sách thiếu học phí, đủ học phí. Học phí cơ sở để in danh sách thi, xét lên lớp, xét học bổng,…
Thống kê tình hình nộp học phí theo lớp sinh hoạt, lớp học phần, quản lý học phí học lại và học cải thiện, quản lý các khoản thu khác ngoài học phí.
Gửi mail thông báo việc nợ học phí.
11. Quản lý học bổng
Hiển thị đầy đủ dữ liệu phục vụ cho việc xét học bổng như ĐTB, xếp loại, số học phần có ĐHP < 5, số học phần có điểm thi < 5, kết quả rèn luyện,…
Danh sách được xếp theo thứ tự giảm dần của ĐTB.
12. Quản lý kết quả rèn luyện, khen thưởng, kỷ luật
Quản lý kết quả rèn luyện: Nhập kết quả rèn luyện từng học kỳ, hệ thống tính điểm rèn luyện từng năm học, điểm rèn luyện tích lũy toàn khóa.
Hiển thị kết quả rèn luyện trong các bảng điểm.
Nhập thông tin khen thưởng và kỷ luật của sinh viên theo từng học kỳ. Thông tin này có thể được sử dụng để xét học bổng, xét học vụ, xét tốt nghiệp.
13. Quản lý cấp bằng tốt nghiệp
Nhập các thông tin về bằng tốt nghiệp như: Số hiệu bằng, ngày ký bằng, người ký bằng; Quyết định công nhận tốt nghiệp, người ký quyết định, ngày ký quyết định,...
In sổ cấp bằng tốt nghiệp theo quyết định tốt nghiệp.
14. Quản lý giáo viên
Quản lý giảng viên theo các đơn vị phân cấp (phòng, khoa, bộ môn); Cập nhật các thông tin về hồ sơ giảng viên (họ tên, ngày sinh, học hàm, học vị, ngành đào tạo,…).
Cho phép trích lọc (filter) và tìm kiếm dữ liệu theo nhiều điều kiện khác nhau. In hợp đồng giảng dạy của giảng viên (theo mẫu hợp đồng).
Thống kê số tiết giảng dạy theo từng học kỳ, năm học.
Đánh giá giảng viên + các tiêu chí khác:
Cho phép người dùng tạo các tiêu chí, chỉ số đánh giá, thêm/sửa/xóa.
Sinh viên đăng nhập vào website phản hồi về các hoạt động giảng dạy của giảng viên.
Thống kê, báo cáo số liệu khảo sát.
15. Phân quyền sử dụng
Nhân viên phòng đào tạo: Tuyển sinh; phân lớp; nhập điểm; in các loại danh sách, bảng điểm; xét học vụ, xét tốt nghiệp,...
Nhân viên phòng công tác sinh viên: Nhập hồ sơ sinh viên; lọc thông tin sinh viên; in bảng điểm xét học bổng; nhập điểm rèn luyện,...
Nhân viên phòng tài vụ: Nhập học phí; in bảng kê danh sách nộp học phí;...
Giáo vụ khoa: Các chức năng được áp dụng trên các lớp thuộc khoa quản lý.
Giảng viên: Mỗi giảng viên được phân quyền nhập điểm các môn học giảng dạy ngay tại trường hoặc tại nhà bằng cách sử dụng một module phần mềm đi kèm. Dữ liệu nhập tại nhà có thể dễ dàng đẩy vào CSDL phần mềm.
16. Các chức năng khác
Người sử dụng có thể tự định nghĩa thêm các cột dữ liệu trong hồ sơ sinh viên bên cạnh các cột dữ liệu cố định đã có.
Quản lý nhật ký sử dụng của người dùng (vết người dùng): Cho phép người quản trị có thể theo dõi chi tiết các công việc mà mỗi người dùng đã thực hiện khi mỗi khi đăng nhập vào hệ thống.
Cho phép người dùng định dạng khổ giấy (A3, A4, A5,...) và định dạng lề giấy, font chữ, chèn hình ảnh chữ ký cho tất cả các biểu mẫu báo cáo.
Các biểu mẫu báo cáo được trình bày đẹp, thiết kế động và cho phép định dạng Font chữ tùy ý, nội dung đa ngữ (Việt, Anh) hoặc song ngữ (Việt – Anh, Anh – Việt).
Dữ liệu được xử lý linh hoạt thông qua các chức năng như lọc dữ liệu (Auto Filter), sắp xếp dữ liệu với nhiều tiêu chuẩn, in các biểu mẫu báo cáo động từ dữ liệu thu được, tìm kiếm dữ liệu,... và dễ dàng chuyển đổi sang các định dạng khác khác như Acrobat Reader (*.pdf), Microsoft Excel (*.xls), Website page (*.html), Picture file (*.tif) và ngược lại.
Hệ thống sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS SQL Server có độ an toàn và tính bảo mật cao. Cho phép backup dữ liệu thủ công hoặc thiết lập lịch để backup tự động.