Embedded Files
Voir : modèle de données
Il est préférable de gérer les métadonnées d'un document dans une base de données relationnelles plutôt que de les placer dans le titre d'un document dans un système de fichiers. Par exemple, Projetx_document2_20150101_v01.doc perdu dans un dédale de sous-dossiers, dédoublés sur plusieurs serveurs.
Pour tenter de résoudre ces problèmes simplement, voici un modèle de données d'un système de gestion électronique des documents (GED) de base, avec une recherche par métadonnées. Accès aux documents par un plan de classification. Les catégories de métadonnées ainsi que les types de relations entre documents font partie du référentiel Dublin Core. L'URL de la ressource ou l'URL des documents joints se trouvent dans le champ "texte".
L'ordre d'affichage de la classification est spécifié dans le champ code constitué d'une mnémonique hiérarchique de 5 caractères. Un plan de classification permet :
D'obtenir un tri logique. Par exemple, A000-Analyse, B000-Conception, C000-Réalisation, D000-Formation
D'utiliser un sentier d'accès compact pour spécifier la localisation d'un document. Par exemple, en spécifiant C101/DocumntY, plutôt que tout le sentier d'accès: C:/Réalisation/ProjectX/Étape01/DocumentY
De faciliter la recherche : chaque document classé dans une même rubrique a des liens de filiation, de proximité sémantique. Par exemple, il est possible d'effectuer une recherche sur les plantes en utilisant les 3 premiers caractères (58*) ou être plus spécifique et d'effectuer une recherche sur les arbres (582*)
Il est possible de suivre le cycle de vie d'un document avec son statut (en création, en révision, actif, semi-actif et inactif) ainsi que par des relations entre les différentes versions du document.
La classification ou taxonomie est une discipline. Elle découle de deux des quatre préceptes du discours de la méthode de Descartes:
Diviser chacune des difficultés afin de mieux les examiner et les résoudre.
Établir un ordre de pensée, en commençant par les objets les plus simples jusqu'aux plus complexes et divers, et ainsi de les retenir toutes et en ordre.
La table relation définie les relations entre documents. Le type de relation du Dublin Core concerne une version antérieure, une copie, un document dérivé, etc.
Logiciel libre
L'implantation de ce modèle avec des logiciels libres utilise le SGBD Postgresql et PHP, avec le framework Symfony:
Une infrastructure logicielle libre
Autres projets
Des projets sur lesquels j'ai contribué:
GED avec Oracle Apex
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