Règlement intérieur

Règlement intérieur de l’association

Culture Art Patrimoine

PREAMBULE

Selon la loi 1901, seuls les statuts et les assemblées générales sont obligatoires. Toutefois, le bureau et le conseil d'administration sont fortement recommandés. Leur constitution est indispensable pour éviter de réunir trop souvent une assemblée générale pour prendre une décision de fonctionnement.

L’organisation de notre association se fonde sur deux documents, les statuts et le règlement intérieur, et se compose de deux instances ayant chacune un rôle bien défini : l'assemblée générale et le conseil d'administration.

Le présent règlement intérieur a pour but de préciser le fonctionnement de l’association «Culture Art Patrimoine» dans le cadre de ses statuts. Il est rédigé par le Conseil d’Administration. Il est consultable par l’ensemble des membres.

Les membres de l’association s’engagent à respecter les dispositions du présent règlement intérieur

Article 1 : Charte éthique

1. Les membres s’engagent à faire preuve d’une parfaite probité, en toutes circonstances, que ce soit dans l’association ou en dehors.

2. Les membres s’efforceront de participer activement à la vie de l’association et d’œuvrer à la réalisation de son objet.

3. Les membres s’abstiendront de porter atteinte d’une quelconque façon à la réputation, à l’image et aux intérêts de l’association et des autres membres.

4. Les membres respecteront strictement la confidentialité des informations non-publiques dont ils pourront avoir connaissance au sujet de l’association et des autres membres.

5. Les membres ne divulgueront pas les coordonnées des autres membres et de leurs représentants et ne les utiliseront pas pour des finalités étrangères à l’objet de l’association. Ils s’engagent en particulier à ne pas en faire une quelconque utilisation commerciale et à ne pas les utiliser ou permettre leur utilisation à des fins de prospection et de démarchage.

6. Les membres n’agiront pas et ne s’exprimeront pas au nom de l’association sans habilitation expresse et écrite du président ou du conseil d’administration.

7. Les membres et leurs représentants prendront toutes les mesures appropriées pour prévenir et empêcher tout conflit d’intérêts. Ils informeront dans les meilleurs délais le conseil d’administration de tout conflit d’intérêts éventuel et généralement de toute difficulté qui pourrait survenir en relation avec l’association.

Article 2 : Adhésion

Pour participer aux activités, il est nécessaire d’être membre adhérent. L’adhésion marque la participation à l’association et l’acceptation des statuts et du règlement intérieur de l’association.

L’adhésion annuelle, d’un montant de 15 € par personne, non remboursable, est valable de janvier à janvier. Le versement doit être établi par chèque à l'ordre de : «Culture Art Patrimoine» en toutes lettres et effectué au plus tard le 31 janvier de l’année en cours au trésorier.

L’adhésion prise à compter de la JOURNEE DES ASSOCIATIONS (septembre) bénéficie d’une remise de 50 %., adhésion à ce titre valable jusqu’en janvier.

Article 3 : Cotisation

Le montant de la cotisation annuelle est fixé par le Conseil d’Administration et approuvé par l’Assemblée Générale.

Les membres de droit et les membres d'honneur ne paient pas de cotisation.

Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise.

Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre en cours d’année.

Article 4 : Admission de nouveaux membres

L'association peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter la procédure suivante :

a) La personne désirant adhérer à l’association demande à un membre du conseil d’administration un bulletin d’adhésion vierge.

b) Remise par le nouvel adhérent, auprès du trésorier, du bulletin d’adhésion dûment complété et signé accompagné du chèque établi au nom de l’association.

Article 5 : Assemblées générales – Modalités applicables aux votes

L’Assemblée Générale de l’association comprend tous les membres de l’association, à jour de leur cotisation et faisant partie de l’association depuis au moins 3 mois. Chaque membre peut se faire représenter par un autre membre de l’association faisant partie de l’Assemblée Générale.

Les convocations, l’ordre du jour, les demandes de candidature et de procuration sont envoyées 15 jours au moins avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée générale.

Dès le début de la réunion, il appartient au bureau de séance désigné de s’assurer que l’assemblée générale peut régulièrement se tenir pour valablement délibérer. A cette fin, il y a lieu de prévoir une feuille d’émargement. Les décisions sont prises à la majorité simple.

Le président, assisté des membres du bureau, préside l’Assemblée Générale.

Les membres présents votent à main levée les délibérations selon le principe de la majorité simple.

En ce qui concerne le vote du renouvellement des membres du Conseil d’Administration, un scrutin à bulletin secret sera organisé à la majorité simple. Le vote s'effectue par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance.

Si un membre de l’association ne peut assister personnellement à une assemblée, il peut s’y faire représenter par un mandataire en lui remettant le formulaire de procuration accompagnant la convocation. Celui-ci devra être dûment rempli et signé, et indiquer les consignes de vote. En l’absence de consigne, le mandataire décide du vote.

Préparation des élections

Un mois au moins avant la date de l’Assemblée Générale, le conseil d’administration :

- dresse la liste des membres électeurs et éligibles tels que définis dans l’article X des statuts,

- établit les listes d’émargement pour les votes de l’assemblée générale.

- à l’initiative du conseil d’administration, un bureau de 3 membres (du C.A. ou non), au moins, est constitué pour procéder aux opérations de vote et de dépouillement.

Procès-verbal

Un procès- verbal est dressé pour chaque assemblée générale contenant les indications suivantes :

Le nom de l’association – la date et l’heure de la réunion – l’ordre du jour – l’indication des membres présents – les documents et rapports soumis à discussion – un résumé des débats – le texte des résolutions mises aux voix – le résultat des votes.

Il est signé par les membres du bureau de vote.

Article 6 : Le conseil d'administration

Le conseil d’administration comprend 5 membres au maximum. Il assure le bon fonctionnement de l'association et applique les décisions prises au cours de l'assemblée générale. Les administrateurs sont élus par l'assemblée générale. La durée de leur mandat est fixée à 3 ans.

Un administrateur a le droit de démissionner à tout moment. Il peut également être révoqué par décision de l'assemblée générale en cas de faute de gestion ou de carence dans l'exercice de ses fonctions.

La fréquence des réunions du Conseil d’Administration a été fixée à au moins 1 par trimestre sur convocation du Président. Des réunions supplémentaires peuvent être organisées sur convocation de son président chaque fois que celui-ci le juge utile ou à la demande d’un de ses membres.

Le conseil d'administration élit parmi ses membres, à bulletin secret/

Un(e) président(e);

Un(e) secrétaire;

Un(e) secrétaire adjoint(e);

Un(e) trésorier(e);

Un(e) trésorier(e) adjoint(e).

- Le président représente l'association. Il dirige et contrôle ses activités et est responsable juridiquement des actions qu’elle met en œuvre.

- Le secrétaire assure le bon fonctionnement administratif de l'association. Il rédige les convocations et comptes rendus, organise les réunions, tient à jour les registres et les archives, s’occupe de la correspondance, etc…et assure la diffusion des informations et tout autre document.

- Le trésorier a la responsabilité de la gestion et des finances de l'association, de l’établissement des budgets, de la préparation, suivi et envoi des dossiers de subvention, placement des excédents, etc.). Il assure la maintenance des contacts dans la messagerie de l’association et tient à jour le fichier des adhérents.

- Le secrétaire adjoint, en lien avec le secrétaire, veille au bon fonctionnement matériel et administratif, comptable et juridique de l’Association. Il établit sous son contrôle, les procès-verbaux des réunions du bureau, du Conseil d’Administration et des Assemblées Générales. Il tient sous son contrôle, les registres de l’Association.

- Le trésorier adjoint établit les comptes de l’association (cotisations, factures, collecte de dons) au long de l’année avec les informations issues et sous le contrôle du Trésorier.

Les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas d’égalité, la voix du président compte double.

Organigramme du Conseil d’Administration

Présidente : Martine DOUET PIQUARD

Trésorier : Juliette ENGLER

Secrétaire : Solange DAUVERNE

Tout membre du conseil qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.

Article 7 : Le bureau

Le bureau est une émanation du conseil d'administration. Il est chargé de l'exécution des décisions prises lors de l'assemblée générale.

Le bureau est composé de trois personnes : le président, le secrétaire, le trésorier ;

Article 8 : Répartition des fonctions au sein du Conseil d’Administration

Des fonctions spécifiques sont attribuées pour le bon fonctionnement de l’Association à des membres du Conseil d’Administration possédant des compétences certaines :

- Responsable maintenance du site informatique:

- Délégué aux sorties et voyage:

- Coordinateur des ateliers

Article 9 : Représentation du logo

Selon l’art 1 des statuts le logo retenu pour l’Association est le suivant :

Article 10 : Comptabilité – comptes et documents annuels

Il est tenu une comptabilité selon les normes du plan comptable associatif faisant apparaître annuellement un bilan, un compte de résultat et, le cas échéant, une ou plusieurs annexes.

Indemnités de remboursement :

Seuls les administrateurs élus, peuvent prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de leur fonction et sur pièces justificatives.

Article 11 : Activités

Le paiement des activités est effectué en un seul versement excepté le voyage culturel qui peut s’échelonner par le biais de plusieurs chèques (5 maximum).

L’association se réserve le droit d’annuler une activité et dans ce cas s’engage à la rembourser.

Dans le cas où un membre annule son inscription à une sortie, il lui sera retenu 50% du montant versé, sauf cas de force majeure justifiée.

L’association décline toute responsabilité en cas de perte ou de vol d’effets appartenant à l’adhérent.

Les membres peuvent proposer des activités répondant à l’art 2 des statuts. A cette fin, ils soumettent préalablement leur projet au Conseil d’Administration, qui est seul compétent pour décider de la création de l’activité.

Article 12 : Vie du groupe

Dans le respect de la vie en groupe, les membres de l’association s’interdisent toute discrimination ou prosélytisme fondés sur le sexe, la religion, la situation de famille et les opinions politiques.

Locaux :

Des salles sont mises à la disposition de l'association par la mairie. L'entretien et le nettoyage des locaux sont assurés par les services municipaux. Chaque adhérent s'engage à les respecter et à les laisser propres.

Article 13 : Assurance

L'adhésion comprend de base pour chaque adhérent une assurance responsabilité civile. L'association dispose aussi d'une responsabilité civile couvrant l'utilisation des locaux.

L'assurance est souscrite auprès de « SMACL assurances ».

Article 14 : Démission – Sanctions – Radiation

La démission doit être adressée au président par lettre ou courriel. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.

Comme indiqué à l’article VI des statuts, la radiation d’un membre peut être prononcée par le conseil d’administration si celui-ci ne se conforme pas au règlement intérieur de façon notoire et réitérée.

Article 15 : Modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur pourra être modifié et validé par le Conseil d’Administration dans les conditions de l’article 12 des statuts.

Mise à jour le 22 Juin 2021

Présidente Secrétaire

Martine DOUET PIQUARD Solange DAUVERNE