ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ В СОВРЕМЕННОМ ОФИСЕ, ИЛИ ГДЕ НАЙТИ СКРЫТЫЕ РЕЗЕРВЫ
Инна Иголкина
Не секрет, что многие «горят» на работе. Как сделать так, чтобы после насыщенного трудового дня приходить домой «в форме» и чтобы оставалось достаточно сил на личную жизнь, и при этом достигать все новых и новых успехов в бизнесе? Более чем трехлетний опыт ведения рассылки и тренингов по управлению временем позволяет поделиться самыми современными способами «борьбы за время».
Покажите мне вора и расхитителя!
Не срочно, важно Срочно, важно
Не срочно, не важно Срочно, не важно
Кто же ворует наше время, если нам его постоянно не хватает? Во-первых, это мы сами. Присмотритесь к матрице Эйзенхауэра, ответьте себе честно: сколько времени вы проводите в каждом из квадрантов? Многие сотрудники привыкают к «допингу» авралов, да так, что потом им сложно вернуться к размеренной жизни. Однако есть и те, кто предпочитает жить в более спокойном ритме и при этом успевать больше. Этот квадрант называется «не срочно, важно». Именно в нем располагаются те дела, которые вносят существенный вклад в результат. А в квадранте «не срочно, не важно» обычно находится то, что называют «ворами времени».
На что же обычно бездарно расходуется время? Попробуем сгруппировать:
- общение. Это, прежде всего, разговоры, которые можно было бы не вести или вести быстрее и качественнее. Тут очень важен баланс: поддерживать теплые отношения в коллективе и одновременно не позволять себе выполнять чужие обязанности, решать проблемы, которые не относятся к делу или могут быть устранены другими людьми и т. д. Научитесь говорить с людьми так, чтобы они чувствовали себя с вами хорошо, но при этом уважали ценное рабочее время. Еще лучше завести распорядок дня и выделить 2–3 часа в самый продуктивный для вас период – для дел, требующих сосредоточенности, которые вы привыкли откладывать на вечер. Важно, чтобы у вас была возможность ограничить «прерывания» по незначительным поводам.
- предметы и пространство. Как мы уже писали в прошлом выпуске журнала, пространство и предметы, находящиеся в офисе, тоже влияют на то, насколько эффективно используется время. Мысленно нарисуйте маршрут своих передвижений на рабочем месте. Подумайте, как можно сократить его.
- информация. Увы, информационные потоки в наш век возрастают день ото дня. С одной стороны, новые программы и технологии увеличивают нашу эффективность, а с другой – образуют эффект «ямы в песке», когда, расчищая место и время для работы, мы тут же оказываемся под лавиной падающей на нас информации. Создайте свои собственные алгоритмы работы, чтобы использовать время максимально продуктивно. Запишите их и дайте вашим сотрудникам. Как рассказал мне Александр Горбачев, директор компании «Тайм-М», специализирующейся в области тайм-менеджмента, даже у него в офисе выяснилось, что сотрудники тратят много времени, например, чтобы найти необходимую информацию в Интернете.
Вот как может выглядеть наиболее эффективный алгоритм:
1. В «Яндексе» введите в строку поиска ключевые слова.
2. Среди появившейся информации выберите нужную.
3. Если не получилось – поменяйте ключевые слова или поисковик, можно попробовать сделать запрос в англоязычной части Интернета.
4. В особо сложных случаях задайте вопрос на тематическом сайте.
- мысли и эмоции. Как показал опыт, большинство людей, даже тех, кто занимает серьезные должности, не сразу учатся справляться с мелочами. Стоит мысли-вирусу о том, закрыли ли вы машину, квартиру или выключили ли с утра утюг, «завестись» в голове – и вы отвлекаетесь, рабочее состояние сменяется на беспокойство. Сергей, сотрудник IT-отдела в компании «Самохвал» как-то рассказал мне, что однажды полдня беспокоился о том, где оставил сигарету, когда уходил на работу, – положил в пепельницу или уронил на пол. Секрет прост: заведите себе привычку «фотографировать» мысленно то, о чем вы привыкли беспокоиться. Иногда один короткий звонок сэкономит вам до нескольких часов рабочего времени, потому что вы не будете думать о том, на что не можете повлиять.
- отсутствие плана. Представьте, что вам нужно организовать доставку товара по Москве. Сколько доставок может выполнить один водитель? Три? Четыре? А вот водитель-экспедитор компании Avon за счет хорошо организованной логистики делает до 60 доставок в день. Вот что такое «экономия времени за счет планирования». Точно так же план позволяет избежать «эффекта домино» – когда вы между жестко привязанными ко времени делами вставляете мягкую прослойку из того, что не относится к определенному часу, то в случае форс-мажора вы спокойно успеваете на важную встречу, а если появится свободное время, всегда и везде знаете, как использовать его максимально эффективно.
- неправильная стратегия. Когда вместо печатных машинок начали внедрять персональные компьютеры, на первых порах это «новшество» встретило… отчаянное сопротивление. Теперь мы понимаем, чем они различаются по возможностям, и печатные машинки если и встречаются в офисах, то используются только для каких-то незначительных операций. Подумайте, не пора ли применить какие-нибудь современные технологии, даже если не очень хочется и кажется, что время пока ждет? Например, диктофон может существенно облегчить ведение протокола совещания или позволить руководителю прямо в машине надиктовывать задание для помощника и тут же отправлять его по электронной почте, что гораздо удобнее, чем писать его «на ходу».
- коллективные дела. Новые средства связи, в частности система телеконференции, способны помочь нам значительно усовершенствовать рабочие процессы. Многие компании уже проводят совещания в условиях, когда участники находятся в разных регионах. Тщательная подготовка к мероприятию и его правильная организация обеспечат и достижение цели, и экономию времени, которую можно выразить в денежном эквиваленте с учетом количества присутствующих на совещании сотрудников и почасовой оплаты их труда.
- уровень компетентности. Увы, чем дальше идет прогресс, тем чаще и чаще руководителю приходится обучать сотрудников и учиться самому. Возьмем, например, такой навык, как владение компьютером и машинописью. Еще можно изредка встретить руководителей, не умеющих работать на компьютере, однако постепенно их становится все меньше, ведь если человек печатает со скоростью потока мысли, ему не приходится делать одну и ту же работу дважды – сначала писать что-то от руки, а затем просить секретаря набрать текст на компьютере. А иногда, наоборот, лучше отказаться от того, чтобы совершенствовать свои навыки, а настоять на привлечении узкого специалиста.
- человеческий фактор. Самый сложный элемент во всей этой системе – сам человек, то, как он работает. Иногда мы настолько заняты, что не замечаем, что действуем неэффективно. Например, белке, бегущей в колесе, кажется, что она куда-то движется. Точно так же для того, чтобы понять, что у вас уже хорошо, а что можно улучшить, рекомендуется хотя бы один день провести хронометраж, причем для большей объективности, если есть такая возможность, попросить другого человека записывать все, что вы делаете в течение дня.
Тут-то и вскрываются все «расхитители» вашего времени – попили чай, покурили, поболтали с коллегами. По свидетельству людей, проводивших хронометраж, часто выясняется, что времени, затраченного непосредственно на работу, набралось от силы четыре часа за рабочий день, а остальное ушло по мелочам.
Что делать и кто виноват?
Эти традиционные вопросы время от времени задает себе каждый.
1. Не пытайтесь себя обвинять в недостаточной силе воли и т. д. Встречаются очень сильные люди, однако сила воли не спасает от неорганизованности или чрезмерной усталости. Денис, менеджер по продажам, устает так, что с утра нет сил встать. Он рассказал мне о «чудодейственном» средстве, помогающем ему справиться с хроническим переутомлением. По утрам он обливается ледяной водой. Не будем спорить, полезно это для здоровья или нет, просто задумайтесь о том, что уставший сотрудник работает менее продуктивно, чем тот, у которого есть возможность полноценно отдохнуть и восстановиться.
2. Подумайте о своих биоритмах. Просто замечайте в течение нескольких дней, в какой промежуток времени вам удается сделать больше и почему. Часто это объясняется возможностью спокойно сосредоточиться на определенной задаче, когда никто не отвлекает. В этом случае стоит подумать, как можно сократить количество помех в наиболее продуктивное именно для вас время дня, например, поменять какие-то дела местами в плане.
3. «Хочешь сделать хорошо – сделай это сам». Этот лозунг погубил немало руководителей. Сергей, директор компании, занимающейся продажей мужской одежды, рассказал мне, что не может доверить своим сотрудникам те дела, которые в принципе мог бы. Оказалось, что в его практике было несколько неприятных инцидентов, после чего он и сделал этот вывод. Делегирование – наука тонкая, и чем быстрее и успешнее вы ее освоите, тем лучше ваши перспективы. Просто подсчитайте, на что и сколько вы тратите времени, причем не только на работе, но и во всех остальных ситуациях. А теперь рассчитайте почасовую оплату того или иного специалиста, которого вы «заменяете», например курьера или оператора ПК. После этой нехитрой процедуры многие люди решаются пригласить домой уборщицу или нанять еще одного или несколько сотрудников.
4. Научитесь отказывать. Многие люди в некоторых ситуациях просто не могут отказать. Представьте, что вы бросили бумеранг. Что случится через некоторое время? Правильно, он вернется к вам обратно. Андрей, руководитель отдела по выдаче кредитов Восточно-Азиатского банка, поделился со мной своим приемом. «Когда ко мне приходят люди, и я знаю, что не буду выдавать им кредит, то предлагаю им самим выбрать: уйти прямо сейчас с моим отказом или собрать целый ряд бумаг, прийти ко мне через месяц и уйти с отказом после этого». Когда вы перестаете стесняться отказывать людям, вы экономите время не только себе, но и им. Осталось только обогатить свой арсенал отказов новыми способами, например отказывать без объяснения причин, с объяснением причин, при невыполнимом условии и т. д. Просто обращайте внимание на то, как это делают другие, и довольно быстро ваш репертуар пополнится. При этом надо избегать обмана, к которому, увы, многие привыкли.
5. Вы имеете право на отдых. Ученые установили, что примерно через 40 минут однообразной работы концентрация внимания падает. Если в это время сделать небольшой 10-минутный перерыв, то в результате вы сделаете больше, чем если будете трудиться непрерывно. Очень важно также сменить вид деятельности. Если вы общались с людьми – попробуйте сделать несколько небольших физических упражнений, пройтись или покачать головой из стороны в сторону. На некоторых фирмах даже обустраивают специальные комнаты, в которых можно позаниматься на тренажере. Подумайте, ведь вы получаете деньги не только за то, что делаете, но и за то… что чего-то не делаете. Если человек целый день «в бегах», то, вполне возможно, он будет не в лучшей форме, когда, в конце концов, придет на важные переговоры. Оставляйте для себя время, чтобы прийти в нужное время в нужное состояние, сосредоточиться и настроиться.
6. Перестаньте «пилить опилки». Перфекционизм – тяга к недостижимому совершенству, как и монета, имеет две стороны. С одной стороны, чем выше поставлена планка, тем лучше результат. С другой стороны, в большинстве случаев после некоторого «порога» происходит не дальнейшее улучшение, а просто потеря времени. Елена, помощник руководителя, рассказала мне, что, когда она готовит аналитические отчеты, может часами собирать необходимую информацию, составлять схемы, графики, презентации, искать картинки и т. д. На каком-то этапе стоит сказать себе: «Стоп!» – и остановиться, чтобы не тратить время зря. Совершенство все равно недостижимо, гораздо эффективнее в каждом случае четко устанавливать критерии (техническое задание) и добиваться их выполнения. Это позволит не зацикливаться на одном деле, а равномерно распределять свои силы и получать большую отдачу.
7. Волшебное слово «завтра». В одном московском кафе висит большая табличка. На ней крупными буквами написано: «Пиво бесплатно». Ниже, мелкими оранжевыми буквами на красном фоне: «Приходите завтра». Увы, но завтра не наступает, мы живем сегодня. Все, что вы можете сделать сегодня, возможно, даст вам в самое ближайшее время ту необходимую фору, которая спасет вас от аврала. Замечайте, как зарождаются дела, откуда они «падают» на вас. На корпоративном тренинге в г. Владимире мне рассказали об проблемах, возникших при открытии нового офиса. Никто из сотрудников не учел, что понадобится выполнить ряд работ, не начал готовиться к этому событию заранее! Выработав привычку не откладывать дела, вы сохраните себе больше здоровья, чем с помощью приема любых, даже самых полезных витаминов!
Применив приемы, изложенные в этой статье, вы сможете сделать «апгрейд», т. е. существенно усовершенствовать имеющиеся на сегодняшний день навыки. И хотя описанные способы организации времени чрезвычайно просты, практика показывает, что эффект от них не заставит себя ждать.
Тренинги по тайм-менеджменту - в расписании и здесь
Инна Иголкина
Статья опубликована в журнале "Современный офис", март 2007.
© 2007 Перепечатка разрешена при условии ссылки наwww.timesaver.ru и первую публикацию