Jornada dos Executivo (as)

O menu "Perfil e Preferências" no HubSpot permite personalizar sua experiência na plataforma. É aqui que você pode ajustar notificações, idioma, fuso horário e realizar integrações com ferramentas como Gmail e Google Calendar, garantindo que tudo esteja alinhado às suas necessidades individuais.

🛠️ O que fazer:

1. Atualize seu perfil com informações pessoais (nome, e-mail e foto). é muito importante que você tenha uma foto no Hubspot para facilitar a identificação.

2. Configure notificações, fuso horário e idioma de sua preferência.

3. Integre o CRM com Gmail, Google Meet e Google Calendar para otimizar sua rotina.

1. Fase Reuniões Agendadas 🙋‍♀️  

Nesta fase, os leads qualificados são registrados no HubSpot e entram no funil de vendas. Isso significa que, após a avaliação, o lead tem potencial real para avançar e se tornar um cliente. A próxima etapa é a reunião de diagnóstico, onde é possível entender melhor as necessidades do cliente e avaliar se ele tem condições de seguir no processo de vendas.

📝 O que fazer no HubSpot:

As principais ações que devem ser registradas no HubSpot são essas:

Registre a reunião de diagnóstico 360°: No HubSpot, registre todas as informações importantes sobre o cliente, a situação dele e o que foi discutido na reunião de diagnóstico.

Agendar a reunião de apresentação da proposta: Crie um evento para agendar essa reunião com o cliente, caso o diagnóstico seja positivo, para dar continuidade ao processo. cliente precisa.

📊 Campos importantes no HubSpot:

Os campos que precisam ser preenchidos no HubSpot para garantir que todas as informações estejam registradas corretamente são:

• Sobre este negócio: Preencha com informações detalhadas sobre o lead e a oportunidade, como o que foi discutido e o potencial do cliente.

• Pré-qualificação: Complete com a validação inicial feita pelo SDR ou MDR no HubSpot, para garantir que o lead tenha o perfil adequado para avançar para a próxima fase.

2. Fase Reuniões Realizadas💼 

Nessa fase, o lead se transforma em uma oportunidade real de negócio. Após a reunião inicial, é o momento de preparar a proposta comercial e garantir que todas as informações necessárias para fechar a venda estejam registradas corretamente no HubSpot.

📝 O que fazer:

As principais ações a serem realizadas são essas daqui:

Registrar a reunião: Anote tudo o que foi discutido na reunião de apresentação da proposta.

Criar a proposta: Desenvolva uma proposta comercial personalizada de acordo com o que o cliente precisa.

Fazer follow-ups: Entre em contato com o cliente para garantir que ele tenha todas as informações e para tirar dúvidas. 

Atualizar o HubSpot: Coloque a data estimada para o fechamento do negócio.

📊 Campos importantes:

Os principais campos importantes são esses daqui:

• Itens de linha: Descreva detalhadamente os produtos ou serviços que está oferecendo.

• Anexos: Inclua documentos como apresentações ou a própria proposta comercial.

3. Etapa: Proposta enviada   📑 

Nesta fase, você enviará a proposta oficial ao cliente, que inclui todas as informações necessárias sobre os aspectos técnicos, comerciais e jurídicos do que está sendo oferecido. É importante acompanhar a proposta regularmente, para garantir que o cliente tenha todas as informações de que precisa e para resolver dúvidas de forma rápida.

📝 O que fazer:

Envie o e-mail com a proposta formalizada: No e-mail, inclua uma mensagem clara e objetiva, destacando os principais pontos da proposta e como ela pode atender às necessidades do cliente. 

Anexe a proposta e o planejamento dentro do Hubspot:  Após enviar o e-mail, faça o upload da proposta e do planejamento no HubSpot para garantir que tudo fique registrado e acessível à equipe.

Realize três follow-ups:  A cada dois dias, entre em contato com o cliente por e-mail ou telefone para verificar se ele recebeu a proposta e está tirando dúvidas. 

Atualize os itens de linha (carrinho) no Hubspot:  registre todos os produtos ou serviços incluídos na proposta. Isso ajuda a manter um controle detalhado do que foi oferecido.

Envie a proposta com validade de 14 dias:  Ao enviar a proposta, informe ao cliente que ela tem um prazo de validade de 14 dias para garantir que ele tome uma decisão dentro deste período.

Envie a minuta padrão do contrato: Após o cliente aceitar a proposta, envie a minuta do contrato para formalizar o acordo e dar continuidade ao fechamento do negócio.

📊 Campos importantes:

Os principais campos que você deve preencher no HubSpot são:

• Itens de linha e anexos: Detalhe os produtos ou serviços incluídos na proposta e anexe os documentos relevantes, como o PPT comercial e o planejamento.

• Forecast e jurídico: Registre a estimativa de fechamento (forecast) e as informações jurídicas relacionadas à proposta para garantir que tudo esteja em conformidade.

4. Etapa: Negociação da Proposta 🤝  
Nesta etapa, a proposta já foi enviada e agora é hora de negociar com o cliente, ajustando os detalhes conforme necessário. O objetivo é garantir que a proposta seja aceita e que todos os aspectos sejam alinhados para o fechamento do negócio.

📝 O que fazer:

Realize follow-ups e atualize os itens de linha: Acompanhe o cliente regularmente, verificando se há ajustes necessários nos itens da proposta ou se ele precisa de mais informações. Atualize os itens de linha no HubSpot conforme necessário.

Solicite os dados dos responsáveis por assinatura: Peça ao cliente os dados da pessoa ou pessoas responsáveis pela assinatura do contrato, garantindo que todos os detalhes estejam prontos para a finalização.

📊 Campos importantes no HubSpot:

• Classificação de risco (Finance): Registre a classificação do risco financeiro do cliente, para que a equipe de finance possa avaliar o nível de segurança do negócio.

• Atualize o termômetro e data esperada de fechamento: Dentro do HubSpot, ajuste o termômetro de previsão de fechamento e atualize a data estimada de fechamento para garantir que a equipe tenha as informações mais recentes.

• Itens de linha atualizados: Mantenha os itens de linha atualizados no HubSpot conforme os ajustes feitos durante a negociação, garantindo que a proposta refletia os termos corretos.

5. Etapa: Elaboração de Contrato ✍️ 

Nesta etapa, o contrato é elaborado e negociado com o cliente. É o momento de alinhar todos os detalhes finais, como o prazo de pagamento e os termos específicos do contrato, para garantir que o cliente esteja confortável com todos os aspectos antes da assinatura.

📝 O que fazer:

Alinhe com o cliente a data do 1º faturamento: Defina com o cliente a data de início do pagamento e registre essa informação no HubSpot.

Crie cards na ClickUp para acompanhamento: No ClickUp, crie cards para monitorar o progresso da negociação do contrato e garantir que todos os passos sejam seguidos até o fechamento.

Atualize o termômetro e data esperada de fechamento: Dentro do HubSpot, ajuste o termômetro de previsão de fechamento e atualize a data estimada de fechamento para garantir que a equipe tenha as informações mais recentes.

📊 Campos importantes:

• Forecast e itens de linha: Mantenha o forecast atualizado com as estimativas de fechamento e os itens de linha atualizados conforme os detalhes do contrato.

6. Etapa: Assinatura Pendente🖊️ 

A fase de Assinatura Pendente é onde o acordo formal é finalizado entre você e o cliente. Após o cliente revisar e aprovar os termos, o contrato é assinado, e o negócio é fechado oficialmente.

📝 O que fazer:

Insira e anexe o contrato ao negócio no HubSpot: Após a assinatura, registre o contrato no sistema para garantir que todos os detalhes do acordo fiquem documentados. Isso ajuda a manter o histórico do negócio e facilita o acompanhamento do andamento

Preencha o formulário de passagem:  Esse formulário é essencial para garantir que o negócio seja transferido corretamente para a próxima fase do processo. Preencha todas as informações necessárias, como dados do cliente, valores acordados, e quaisquer detalhes importantes relacionados à execução do contrato.

📊  Campos importantes no HubSpot:

Para que todos os detalhes do contrato sejam corretamente registrados, preencha os seguintes campos:

• Jurídico, itens de linha e anexos:  O campo Jurídico deve incluir todos os documentos legais relacionados ao contrato. Itens de linha referem-se aos produtos ou serviços contratados, e os anexos devem incluir cópias do contrato assinado, minutas e outros documentos relevantes.

• Informações no formulário de passagem: O formulário de passagem deve conter todas as informações relevantes sobre o cliente e o contrato, como o valor final acordado, as datas importantes e os próximos passos. Isso garante que a equipe responsável pela execução do contrato saiba exatamente o que fazer a seguir.

O Ganho é a etapa final do processo de vendas, onde o cliente efetivamente adquire o produto ou serviço acordado. Nessa fase, o objetivo é garantir que todos os dados estejam corretos e transferir o cliente para a próxima fase do processo, que é o Onboarding. Aqui, a equipe de vendas valida as informações e garante que o cliente tenha a melhor experiência possível após o fechamento do contrato.

📝 O que fazer:

• Valide os dados do formulário de passagem:

Antes de seguir para a execução, é fundamental que todas as informações fornecidas pelo cliente estejam corretas. Isso inclui dados de contato, valores acordados, prazos e qualquer outro detalhe relevante que foi definido no contrato. A validação correta evita erros e garante que a execução seja realizada conforme o combinado. 

• Notifique as lideranças: 

Assim que o contrato for finalizado, é importante informar as lideranças (gerentes, diretores ou outros stakeholders) sobre o fechamento do negócio. Isso permite que as equipes envolvidas, como as de operações e finanças, estejam cientes e preparadas para dar sequência ao processo de entrega.

• Crie o card na etapa “Onboarding”: 

Crie um card específico para o cliente na fase de Onboarding. Esse card deve conter todas as informações detalhadas sobre o plano contratado, como os serviços ou produtos que serão entregues, os prazos acordados e as ações a serem realizadas. Ele serve como ponto de partida para a equipe de Operações acompanhar a execução e garantir que tudo seja entregue conforme o combinado.

Esse processo é fundamental para garantir que todos os dados sejam carregados de maneira eficiente e precisa, especialmente quando você lida com grandes volumes de informações. 

📊 Campos importantes no HubSpot:

• Integração com MI Operações:

Garanta que todos os dados relacionados ao cliente e ao contrato sejam integrados com a equipe de MI Operações. Isso assegura que as informações fluam de forma eficiente e que a execução do serviço ou entrega do produto seja feita sem atrasos ou falhas. A integração entre equipes facilita a comunicação e o acompanhamento do andamento do contrato.

O campo Perdido é usado quando um negócio não foi fechado com sucesso. Aqui, é importante registrar o motivo pelo qual o cliente decidiu não seguir com a negociação.
 

• 📝 O que fazer:

Justifique o motivo da perda: Explique por que o cliente não seguiu em frente (exemplo: orçamento, mudança de prioridades, etc.).

Registre interações e detalhes: Adicione informações importantes sobre as conversas e decisões tomadas durante o processo.

📊 Campos importantes no HubSpot:

Razão para a não continuidade: Este campo ajuda a entender os principais motivos das perdas, para melhorar as abordagens futuras.

Negócio foi pausado por algum motivo (ex: estrutura interna, orçamento, timing). Será retomado futuramente.

📝 O que fazer no HubSpot:

• Selecionar o motivo do Standby no campo de motivo.

• Registrar data para retorno – Essa data será utilizada para que o fluxo de retomada automático entre em ação.

• Deixar anotado contexto da pausa no histórico para consulta futura.
  
  

📊 Campos obrigatórios:

• Motivo do Standby – Escolher entre as opções pré-definidas (sem estrutura, falta de verba, etc).

• Data de retorno – Definir quando a retomada deverá acontecer.