Manuale segreteria 

COME ACCEDERE AL PORTALE

Per accedere al portale ci sono due modi:

1. collegarsi direttamente all'URL:

https://istruzione.cloud.provincia.tn.it/apps/segreteria

oppure,

2. andare sul sito Vivoscuola www.vivoscuola.it e cliccare sul bottone Accesso in alto a destra:

Poi selezionare l'accesso Segreteria scuola:

CALENDARI E ORARI

Eventi istituto

La segreteria e il dirigente possono inserire degli eventi a calendario per l'istituto, la scuola o una classe/gruppo in modo che siano visibili alla famiglia nell'Agenda eventi.  Nel registro di classe sono visibili gli eventi inseriti dalla segreteria o dal dirigente riferibili alla classe.

Accedendo alla funzione si possono visualizzare gli eventi già inseriti sia dalla segreteria, sia dal dirigente, per l'anno scolastico corrente. Con le frecce di navigazione (a sinistra e a destra) è possibile spostarsi agli anni precedenti o quelli successivi.; con il tasto "+" arancione (cerchiato in rosso nell'immagine sottostante) è possibile aggiungere un nuovo evento.

Una volta inserita la denominazione dell'evento, la data inizio e la data fine, è possibile selezionare l'Istituzione scolastica, una o tutte le unità scolastiche, uno o più gruppi, una o più classi, per velocizzare la creazione multipla.

Nell’elenco degli eventi creati sono visibili anche i destinatari (istituzione scolastica, unità scolastica, classe o gruppo) a cui sono riferiti. 

Festività / chiusure

Da questo menù si inseriscono le festività e le chiusure specifiche di ogni plesso.

CLASSI

Discipline e quadri orari

Configurazione delle discipline

Prima di creare i quadri orari è necessario impostare tutte le discipline che li comporranno. Dal menu Discipline si accede alla pagina in cui ciascuna scuola dovrà definire le descrizioni delle discipline per ogni corso di studio.

Nella prima colonna sono elencate le discipline di studio definite a livello ministeriale. Nella colonna Descrizione vanno inseriti i nomi delle discipline che ciascuna scuola ha definito per il proprio corso di studio. I nomi verranno visualizzati nel Registro docente, nei documenti di valutazione, ecc. Tutte le discipline, Descrizione e Sigla (massimo quattro caratteri), sono obbligatorie.

Solo per le scuole primarie: 

le discipline sono organizzate nelle aree di apprendimento in quanto nel primo biennio le valutazioni vengono esposte per l'area di apprendimento. 

L'area di apprendimento delle lingue comunitarie viene adattata nel documento di valutazione dinamicamente, in base al quadro orario dello studente, riportando solo INGLESE, solo TEDESCO, o entrambe le lingue:

Solo per le scuole secondarie di secondo grado, nel menu Discipline  la colonna Doppio voto scrutini intermedi  permette di impostare per le discipline desiderate due valutazioni separate nello scrutinio del periodo valutativo intermedio. 

Se viene impostata la spunta i docenti avranno la possibilità di inserire, sia in prescrutinio che in scrutinio, il voto orale e scritto.

Quadri orari

La pagina permette di creare o modificare i quadri orari utilizzati nelle diverse unità scolastiche.

Dalla barra di ricerca Cerca il quadro orario... è possibile filtrare l'elenco dei quadri orari esistenti per denominazione del quadro orario inserendo una stringa di ricerca.

Dal menu hamburger (cerchiato in verde nell'immagine sottostante) è possibile:

• creare un nuovo quadro orario;

• esportare un csv con l'associazione unità scolastica - quadro orario - studenti;

• stampare tutti i quadri orari presenti nell'anno scolastico.

Con le frecce cerchiate ai bordi della videata è possibile spostarsi sull'anno scolastico precedente (freccia a sinistra) o a quello successivo (freccia a destra).

Modifica quadri orari

Per modificare il quadro orario associato a uno studente, nel menu Classi e docenti, selezionare la classe e, all'interno della classe, agendo sul tasto con i tre punti verticali a destra nella riga dello studente interessato e scegliendo la funzione Modifica quadro orario.

La funzione permette di:

• visualizzare lo storico delle variazioni dei quadri orari;

• selezionare il giorno da cui diventa operativa la modifica; ATTENZIONE: il sistema propone automaticamente la decorrenza dal giorno successivo alla data in cui si sta modificando il quadro orario ma è possibile posticiparla; non è invece possibile cambiare il quadro orario con decorrenza immediata o nel passato;

• selezionare il nuovo quadro orario che si vuole associare.

E' possibile stampare tutti i quadri orari dal menu hamburger presente nella videata con l'elenco dei quadri orari presenti.

Invece, nella videata del singolo quadro orario, è possibile procedere alla stampa selezionando l'icona stampante in alto a destra (cerchiata in rosso nell'immagine sottostante):

Clonazione quadri orari

Se c'è necessità di creare un nuovo quadro orario che è molto simile a un quadro orario esistente, è possibile creare una copia del quadro orario e procedere alla sua modifica, con l'icona copia (cerchiata in verde nell'immagine precedente) all'interno del singolo quadro orario.

Viene creata automaticamente una copia con la stessa denominazione del quadro orario originario e la parola copia. A questo punto si potrà cambiare la denominazione del quadro orario e procedere alle modifiche delle discipline.

Gestione classi

Classi e docenti

In questa sezione è possibile effettuare molteplici operazioni: vengono create le classi aggiungendo o spostando gli studenti, assegnati i quadri orari agli studenti e gestite le assegnazioni docenti / classi / discipline.

Associazione di tutti i docenti del consiglio di classe a una disciplina

La funzione può essere utilizzata per assegnare alcuni o tutti i docenti del consiglio di classe a un'unica disciplina, ad esempio all'Educazione civica e alla cittadinanza. 

Accedendo alla modifica della disciplina selezionare la voce Seleziona tutto consiglio di classe tramite l'apposita casella di ricerca. 

Il sistema presenterà automaticamente tutti i docenti della classe assegnando il ruolo di Docente principale  e In scrutinio al Coordinatore e il ruolo di Codocente a tutti gli altri.

Le configurazioni possono essere modificate (ruolo, date, scrutinio) oppure confermate così come proposte. 

La funzione Assegna classi o gruppi permette di associare lo stesso docente a diverse classi e/o gruppi; per tutte le classi e/o gruppi selezionate si chiede una data inizio e data fine, nonché il ruolo e la disciplina insegnata per ogni corso di studi presente:

Una volta salvata l'associazione, il sistema avvisa se l'assegnazione è andata a buon fine (riquadri verdi) oppure si è verificato qualche problema (riquadro rossi):

Elenco docenti di classe

Nella pagina in cui si effettuano le associazioni docente/disciplina è possibile aggiungere l'opzione In elenco che permette di definire quali docenti della classe fanno parte dell'elenco visibile alla famiglia.

Oltre a questo è necessario impostarne la visibilità nella pagina Configurazioni / Visibilità alla famiglia attivando l'opzione Abilita visualizzazione dei docenti di classe.

Altre funzioni studenti

Trasferire uno studente

Ci sono due modi per trasferire uno studente:

1. prima dell'inizio dell'anno scolastico, ovvero prima che ci siano delle firme sul registro, bisogna rimuovere lo studente dalla classe con la funzione Togli dalla classe COGNOME NOME  ("omino con la x" a destra) e, se rimane all'istituto, aggiungerlo alla classe desiderata:

Quando viene attivata l'operazione di Conferma chiusura iscrizione di uno studente sulla classe in ISI, il sistema richiede un'ulteriore conferma della chiusura dell'iscrizione. Una volta confermata la chiusura, viene presentato anche l'elenco dei gruppi attivi alla data in cui si trova lo studente.

Selezionando la spunta accanto al nome del gruppo è possibile con un'unica operazione chiudere sia l'iscrizione alla classe che quella sul gruppo. E' possibile anche selezionare tutti i gruppi.

Stampa contatti dei responsabili

La funzione permette di esportare in formato .docx la lista degli studenti di una classe con i relativi responsabili e i loro recapiti telefonici. E' possibile visualizzarre fino a un massimo di sei responsabili.

Scheda riepilogo

La funzione consente di vedere i dati relativi allo studente; per vedere il dettaglio, è sufficiente scompattare le singole tendine cliccando sulla freccia in giù a sinistra. Inoltre, con l'icona stampante in alto a destra è possibile anche stampare le parti scompattate:

Nella voce Note disciplinari è visibile anche l'indicazione dello stato di pubblicazione Pubblicato / Non pubblicato:

Stampa riepilogo voti studente

Questa funzione consente di generare un riepilogo in formato .PDF o .DOCX contenente i voti giornalieri e le assenze suddivisi per disciplina, relativi al periodo di valutazione attualmente in corso, aggiornato alla data di stampa. 

Entrando nella classe frequentata dallo studente per il quale va emesso l'attestato di iscrizione, in corrispondenza ai tre punti verticali (cerchiati in arancione nell'immagine sottostante) a destra di ogni studente è possibile selezionare la funzione Stampa attestato iscrizione  (cerchiata in verde nell'immagine sottostante):

Entrando nella classe frequentata dallo studente per il quale va emesso il nulla osta, in corrispondenza ai tre punti verticali (cerchiati in arancione nell'immagine sottostante) a destra di ogni studente è possibile selezionare la funzione Stampa attestato iscrizione  (cerchiata in verde nell'immagine sottostante):

DOCENTI

Nel menu Docenti è presente la voce Docenti che permette la ricerca e la gestione dei docenti attivi in provincia al fine di utilizzare il Registro elettronico.

Esportazione docenti

DISCIPLINE OPZIONALI E GRUPPI

Discipline opzionali

Le discipline opzionali vengono inserite a livello di “istituto” e vanno utilizzate esclusivamente nella formazione dei Gruppi. 

Attenzione! La descrizione della disciplina opzionale apparirà nel documento di valutazione, se valutata, all'interno del riquadro ATTIVITA’ DIDATTICHE ALTERNATIVE ALL’IRC E ATTIVITA’ OPZIONALI FACOLTATIVE, per i gruppi che non saranno esclusi dallo scrutinio. Pertanto, a differenza del nome del gruppo, dovrà corrispondere alla denominazione esatta della disciplina opzionale.

Compilare la Descrizione e la Sigla e procedere premendo il pulsante + per aggiungere nuove discipline opzionali.

Aggiunta studente a un gruppo

E' possibile aggiungere a un gruppo degli studenti selezionandoli nelle classi oppure negli altri gruppi che frequentano, selezionando la voce Classe oppure Gruppo.

Docenti dei gruppi

Quando si associa un docente a un gruppo, è necessario impostare la data di inizio e la data di fine attività. Per uno dei docenti assegnati a un gruppo (o al docente unico) nel campo Di riferimento   (cerchiato in rosso nell'immagine sottostante) va inserita la spunta nell'apposita casella. Il docente di riferimento può essere solo uno per ogni gruppo ed è il docente preposto ad inserire il voto proposto nella pagina del Prescrutinio.

Verifica firme gruppi

Dall'elenco gruppi, è possibile visualizzare e stampare l'elenco firme di ogni gruppo cliccando sull'icona "matita" (cerchiata in rosso) a destra nella riga di ciascun gruppo:

Stampa gruppi

Attivando la stampa dall'icona stampante (cerchiata in rosso nell'immagine sottostante) all'interno di un gruppo, è possibile stampare o esportare in PDF in modo chiaro e sintetico l’elenco degli studenti, dei docenti assegnati al gruppo , il totale e le varie informazioni di dettaglio. 

Duplicazione gruppi

La duplicazione si effettua accedendo al gruppo che si vuole copiare e premendo il pulsante Copia in alto a destra. 

Il gruppo presenterà gli stessi dati del gruppo di partenza (Denominazione, Studenti, Docenti, Date, etc) con la possibilità di modificarli.

Infine premere Salva per confermare la creazione del gruppo.

VALUTAZIONE E SCRUTINI

Periodi valutativi

I periodi valutativi possono essere implementati per ogni indirizzo scolastico e possono essere formali o informali. Per ogni anno scolastico è possibile avere una sola valutazione di fine anno. 

Per creare i periodi di valutazione premere il pulsante arancione +, poi selezionare la Scuola, il Tipo (se viene indicato Formale il periodo verrà considerato ufficiale, ad esempio primo e secondo quadrimestre), lo Stato (se viene indicato Fine anno scolastico il periodo verrà considerato finale), la Denominazione che si desidera dare al periodo valutativo, la Data di inizio e la Data di fine.

È possibile modificare le date fino a quando non saranno presenti dati di prescrutinio o scrutinio.

Dopo aver creato i periodi valutativi, bisogna associare ogni periodo alle classi a cui si riferisce, cliccando sull'icona "monitor" (cerchiata in verde nell'immagine sottostante) nella colonna Classi.

Con le frecce a sinistra e a destra dell'elenco (cerchiate in rosso) è possibile navigare tra gli anni scolastici. 

Il periodo si può associare a tutte le classi cliccando sul quadratino in corrispondenza della riga di titolo (evidenziato in rosso) oppure a una singola classe cliccando sul quadratino in corrispondenza della classe (evidenziato in azzurro, ad es., quadratino della classe 1A ).

Scale di valutazione per lo scrutinio

La scala di valutazione utilizzata nei periodi valutativi è già preimpostata con i livelli di voto ministeriali. È possibile attivare ulteriori livelli opzionali tra quelli presenti nella lista (Esonerato, non si avvale, ecc...) selezionando la spunta nell’ultima colonna Attivo. L’aggiunta della sigla e del giudizio in un’altra lingua (per la scuola ladina ad esempio) sono facoltativi; se aggiunto, il Giudizio in altra lingua appare insieme al giudizio nel documento di valutazione.

Le scale vanno impostate per ciascuna scuola del proprio istituto ed è importante salvare i dati per rendere attiva la scala.

Scale di valutazione per il registro

La scala di valutazione per il registro è quella utilizzata quotidianamente nel Registro giornaliero e nelle proposte di voto dei periodi valutativi.

In automatico vengono presentati i livelli di voto della scala ministeriale con la possibilità di modifica delle descrizioni e di aggiunta di ulteriori livelli di voto (ad esempio i mezzi voti: più che buono, 6+, ecc…).

Per creare un nuovo livello di voto premere il pulsante + . Le modifiche della descrizione e del valore numerico sono possibili fino a quando il livello di voto non è stato utilizzato dai docenti.

Per ogni livello di voto è possibile selezionare il tipo di utilizzo:

· Sufficiente: indica se il livello di voto è considerato sufficiente o non sufficiente. Questo permette ai docenti di visualizzare in modo diverso i voti positivi da quelli negativi.

· Giornaliero: indica se il livello di voto sarà visualizzato e quindi utilizzato nel registro giornaliero dei docenti

· Prescrutinio: indica se il livello di voto sarà visualizzato nella pagina delle proposte di voto del prescrutinio

· Periodi valutativi (se anche la casella del Prescrutinio è spuntata):

• Tutte: il livello di voto si visualizzerà nelle pagine delle proposte di voto del prescrutinio di tutti i periodi valutativi

• Solo non formali: il livello di voto si visualizzerà nelle pagine delle proposte di voto del prescrutinio nei periodi valutativi che non sono stati configurati come formali (stato non valorizzato a formale – cfr. cap. Periodi valutativi) 

• Solo fine anno: il livello di voto si visualizzerà nelle pagine delle proposte di voto del prescrutinio nei periodi valutativi che non sono stati configurati come finali (stato valorizzato a fine anno scolastico – cfr. cap. Periodi valutativi)

Annotazioni al voto

Nel menu Valutazioni e scrutini è presente la voce Annotazioni al voto che permette la definizione dell'elenco delle annotazioni al voto a disposizione dei coordinatori nel prescrutinio e durante la fase dello scrutinio.

Valutazione attività opzionali facoltative

Nel menu  Configurazioni / Personalizzazioni, all'interno del riquadro Personalizzazione prescrutinio e scrutinio  (cerchiato in rosso nell'immagine che segue) è possibile configurare la modalità di valutazione delle attività opzionali facoltative selezionando una o entrambe delle opzioni proposte:

Carenze formative

solo per le scuole secondarie di secondo grado

Accedendo alla funzione Carenze formative è possibile visualizzare l'elenco dello storico delle carenze formative che può essere filtrato sia per studente, disciplina o anno scolastico oppure per stato carenza, come indicato nell'immagine sottostante. 

Dal menu hamburger in alto a sinistra è possibile aggiungere carenze per gli studenti provenienti da altre istituzioni scolastiche.

Per gestire la singola carenza formativa, cliccare sulla riga relativa per entrare nel dettaglio:

Aperta la carenza, con il tasto "+" arancione in alto a sinistra è possibile inserire una verifica e il superamento o il non superamento della carenza.

Dal menu arancio è possibile scaricare l'elenco degli studenti con carenze formative in formato .csv.

I dati esportati per ogni scuola dipendono dalla selezione effettuata nel filtro: selezionando Tutti , verrà esportato l’elenco completo delle carenze degli studenti della scuola , mentre impostando Superata, Non superata oppure In prescrizione si esporteranno solo gli studenti con gli stati corrispondenti.

L’elenco comprende le seguenti informazioni: Scuola, Anno scolastico, Disciplina, Studente, Classe, Data di attribuzione della carenza, Anno di attribuzione della carenza, Esito dell’ultima verifica e Data dell’ultima verifica.

Giustificazioni

Dal menù Giustificazioni si possono visualizzare le assenze giustificate di tutti gli alunni con la relativa motivazione.

Assenze giornaliere

Da questa voce si ha la situazione degli alunni assenti comprensiva di eventuali entrate/uscite fuori orario. La ricerca può essere fatta per classe o per singolo studente.

Richieste permessi

Con l'accesso alla funzione la segreteria può inserire le richieste di permesso di entrata o di uscita  fuori orario. 

Nella videata sono visibili le richieste già presentate con il relativo stato; con il tasto "+" arancione è possibile inserire una nuova richiesta (a sinistra della casella di ricerca); è possibile filtrare le richieste per le voci presenti nella casella di ricerca:

Poi va compilato il riquadro con le informazioni richieste dal sistema - vedi le immagini sottostanti: 

Una volta inserita una richiesta di permesso, viene visualizzata dal dirigente scolastico che le vista; le richieste vistate vengono visualizzate dai docenti che entrano nel registro di classe.

Lo stato delle richieste che sono state vistate dal dirigente scolastico viene visualizzato nell'elenco richieste come "accettato".

Anche il vicario (per l'istituzione scolastica o per la singola scuola) può gestire l'accettazione delle richieste di permesso.

In alternativa, si può decidere di disabilitare l'approvazione del dirigente scolastico all'interno del menu Configurazioni / Personalizzazioni come nell'immagine sottostante:

Calendario assenze classe

Viene automaticamente visualizzato il mese corrente; cliccando sulla dicitura del mese è possibile personalizzare il periodo da visualizzare. Inoltre, cliccando sui tre punti verticali a destra è possibile esportare i dati visualizzati.

Per il periodo da visualizzare, è possibile scegliere il mese corrente, la settimana corrente, oppure un periodo personalizzato con data inizio e data fine.

Cliccando sulla singola classe è possibile individuare gli studenti le cui assenze si avvicinano alla soglia consentita:

Comunicazioni di classe

L’area delle comunicazioni permette di inviare ai docenti sul registro di classe dei messaggi da leggere in classe, con o senza allegati. Una volta inviata la comunicazione alla classe o alle classi interessate, i docenti che apriranno il registro di classe troveranno il messaggio da leggere direttamente alla classe.

Il sistema tiene traccia di quali classi hanno letto o non ancora letto le comunicazioni inviate.

Per scrivere una comunicazione premere il pulsante "+" arancio  e compilare:

• Titolo della comunicazione

• Data in cui dovrà apparire la comunicazione alla classe

• Data entro cui leggere la comunicazione (arrivati a questa data la comunicazione non appare più negli avvisi)

• Testo

• Classi o gruppi cui è destinata la comunicazione (è possibile digitare il nome della classe o gruppo, o parte di essi, oppure premere la barra spaziatrice e scegliere dalla lista)

• Eventuale allegato (o più allegati) nei formati accettati dal sistema

• Invio anche alla Famiglia, scelta facoltativa (tutte le comunicazioni che vengono create possono essere inviate o solo alle classi oppure anche ai responsabili degli studenti nell’area www.istruzione.provincia.tn.it/apps/famiglia); la comunicazione viene inoltrata anche alla famiglia non appena viene letta in classe

Comunicazioni per la famiglia

La funzione permette di visualizzare le comunicazioni già inviate oppure di crearne di nuove da inviare direttamente alle famiglie. E' possibile selezionare singoli destinatari (studente e i responsabili), classi intere, scuola. Come per la comunicazione di classe, anche in questo caso bisogna premere il tasto "+" arancione per creare una nuova comunicazione per la famiglia e compilare i campi richiesti.

Nella scelta destinatari, selezionando scuole  oppure classi / gruppi  oppure singoli destinatari (cerchiata in arancione nell'immagine) si possono selezionare diverse categorie dei destinatari:

• con la scelta scuole sarà possibile selezionare un'intera unità scolastica;

• con la scelta classi / gruppi si potrà selezionare delle classi o dei gruppi;

• la funzione singoli destinatari  permette la selezione del singolo nominativo. Inoltre, se si esegue la ricerca per classe, è possibile selezionare diversi nominativi dall'elenco dell'intera classe ricercata.

La scelta di una categoria di destinatari esclude le altre due.  

Selezionando i destinatari, vengono automaticamente selezionati sia gli studenti stessi che i relativi responsabili. E' possibile procedere anche all'eliminazione del nominativo dello studente (con la x alla fine del nominativo) per inviare la comunicazione ai soli responsabili.

Nel testo della comunicazione è possibile inserire indirizzi web che verranno visualizzati dalla famiglia come link attivi, e quindi cliccabili, da parte della famiglia. Il formato dell'indirizzo web deve contenere l'indirizzo completo nel formato http://... (ad esempio, https://www.vivoscuola.it).

E' possibile inviare alle famiglie una comunicazione con la richiesta di una risposta, spuntando l'apposita casella (cerchiata in azzurro nell'immagine sottostante):

2. Modalità elenco: la famiglia potrà rispondere con una delle opzioni presenti nell'elenco che viene creato inserendo a mano le prime due opzioni e premendo Aggiungi elemento per ogni ulteriore opzione che si vuole aggiungere:

Le informazioni relative alle risposte (responsabile, studente, unità scolastica, anno di corso e sezione, codice corso di studio, data e ora della risposta, risposta) sono visibili sia nell'elenco delle risposte avideo, sia nel file esportato in formato .csv che riepiloga tutte le risposte ricevute:

Nell'elenco generale, le comunicazioni che  richiedono una risposta da parte della famiglia sono evidenziate dall'apposita icona "fumetto":

Nell'elenco delle comunicazioni, le bozze sono posizionate all'inizio dell'elenco e evidenziate in grigetto, con la dicitura BOZZA davanti al titolo della comunicazione:

Cliccando su una comunicazione già inviata, è possibile verificare quanti e quali responsabili l'hanno letta scompattando il dettaglio ("Letta da .... destinatari") in fondo alla pagina.

Accedendo al dettaglio di ogni singola comunicazione inviata, la Segreteria e il Dirigente hanno la possibilità di esportare un file in formato .CSV contenente i dettagli delle letture da parte destinatari (titolo, data invio, nominativo e codice fiscale dei destinatari, data e ora di lettura).

Nel caso di errori, finché non sono state lette dai destinatari, le comunicazioni per la famiglia possono essere corrette (tasto Aggiorna) o eliminate (tasto Elimina).

Come per le Comunicazioni di classe e le Comunicazioni alla famiglia, la segreteria e il dirigente possono inviare delle comunicazioni anche ai docenti abilitati all'utilizzo del registro elettronico, ovvero a tutti i docenti associati a almeno una disciplina in una classe. 

Accedendo alla funzione si può visualizzare l'elenco delle comunicazioni già inviate con il numero di destinatari che hanno letto la comunicazione (colonna Lette); in fondo all'elenco è possibile la selezione degli anni scolastici precedenti o quello successivo.

Nel dettaglio di ciascuna comunicazione inviata è possibile visionare quali docenti l'hanno letta e quali non l'hanno ancora letta.

Con il tasto "+" arancione, è possibile inserire una nuova comunicazione. E' possibile inviare una comunicazione a uno o a più docenti dell'istituto.

Nel testo della comunicazione è possibile inserire indirizzi web che verranno visualizzati dalla famiglia come link attivi, e quindi cliccabili, da parte della famiglia. Il formato dell'indirizzo web deve contenere l'indirizzo completo nel formato http://... (ad esempio, https://www.vivoscuola.it).

E' possibile selezionare, come destinatari, il singolo docente, tutti i docenti di un gruppo / una classe / un'unità scolastica, oppure i docenti di tutte le classi appartenenti allo stesso anno di corso (ad esempio, tutte le prime, tutte le seconde e così via).

Cliccando sulla singola comunicazione, in fondo è possibile visualizzare quali docenti l'hanno letta:

Clonazione comunicazioni

La segreteria e il dirigente sono abilitati alla creazione di un duplicato delle comunicazioni alla classe, alla famiglia o ai docenti. La funzione è particolarmente utile se si tratta di un particolare gruppo di destinatari, che non coincide con una classe o un gruppo, ad esempio la convocazione della consulta oppure la convocazione di tutti i docenti di un dipartimento.

La copia si crea accedendo al dettaglio della comunicazione che si vuole duplicare e attivando la funzione Clona comunicazione dal menu ⋮ come evidenziato nell'immagine sottostante. Una volta creato il duplicato è possibile operare tutte le modifiche necessarie e salvare la nuova comunicazione.

AVVISI DI PAGAMENTO

La voce Avvisi di pagamento permette di inviare un avviso alle famiglie che devono effettuare un pagamento per attività didattiche.

Attenzione: per gli studenti residenti all'estero non è possibile creare avvisi di pagamento automatici.

Accedendo alla funzione, viene visualizzata una tabella con tutti gli avvisi di pagamento già inviati, con le informazioni generali su ogni avviso. 

Nell’elenco degli avvisi di pagamento è stata aggiunta l’informazione sullo stato di ciascun pagamento. Gli stati sono indicati tra parentesi nella colonna dei destinatari e possono essere: annullato, in errore, in attesa, da pagare, pagato.

Passando con il cursore del mouse sui numeri tra parentesi viene visualizzato un tooltip con il dettaglio dello stato.

Cliccando sul singolo avviso è possibile vedere il dettaglio; all'interno dell'avviso è possibile fare anche la ricerca per singolo studente.

Con il tasto "+" arancione in alto a sinistra (evidenziato in rosa nella prima immagine) è possibile creare un avviso in una delle seguenti categorie:

Annullamento avvisi di pagamento

Se un avviso di pagamento è stato generato per errore, è possibile annullare l'intero avviso di pagamento con tutti i destinatari, oppure l'avviso a un singolo destinatario all'interno di un avviso cumulativo. 

Attenzione: l'annullamento di un avviso invia in automatico una notifica ai componenti delle famiglia, ma l'operazione NON ha nessun impatto né sugli avvisi di pagamento né sugli accertamenti in SAP relativi che DEVONO ESSERE ANNULLATI manualmente sia in MyPay che in SAP. 

Inoltre, prima di annullare un avviso, è opportuno controllare se all'interno dei sistemi ci sono degli avvisi già pagati.

Per annullare un intero avviso di pagamento, bisogna selezionare l'icona ⋮ a destra dell'avviso da annullare nell'elenco degli avvisi e premere il pulsante "Annulla l'avviso di pagamento" (cerchiato in rosso nell'immagine sottostante). Una volta annullato l'avviso, appare barrato (come gli avvisi cerchiati in verde nell'immagine sottostante):

Per annullare l'avviso di pagamento per un singolo destinatario, bisogna innanzi tutto accedere al dettaglio dell'avviso relativo e annullare l'avviso per il singolo destinatario utilizzando l'icona "cestino" (cerchiata in rosso nell'immagine sottostante):

Anche nel caso di annullamento dell'avviso di pagamento per un singolo destinatario il sistema propone un alert e la richiesta di un'ulteriore conferma prima di procedere all'annullamento. Gli alert sono uguali a quelli visualizzati nel caso di annullamento di un avviso di pagamento cumulativo.

Attenzione: dopo l'annullamento in ISI, gli avvisi di pagamento in MyPay e gli accertamenti generati in SAP devono essere annullati manualmente in questi sistemi.

All'interno del dettaglio di un avviso cumulativo sono visibili gli avvisi ai singoli destinatari annullati:

Scaricare o visualizzare singoli avvisi di pagamento

E' possibile scaricare gli avvisi di pagamento o visualizzare il solo codice IUV per facilitare la comunicazione con i destinatari.

Per scaricare l'avviso in formato .pdf selezionare l'icona del download in corrispondenza dello studente. Si ricorda che è possibile efettuare il download solo degli avvisi che hanno lo stato del pagamento DA PAGARE. 

Quando l'avviso viene pagato è possibile visualizzarne il codice IUV selezionando l'icona contrassegnata con l'occhio in corrispondenza dell'avviso. Il codice IUV è utile per poter effettuare ricerche mirate all'interno del programma MyPay.

Esportazione avvisi di pagamento

Dal menu ⋮ in alto è destra nella pagina degli Avvisi di pagamento è presente l’Esportazione avvisi di pagamento in formato .CSV contenente tutte le informazioni utili relative agli avvisi mandati dall’istituto (Tipo dovuto, Tipologia, Capitolo, Livello, Causale, Data invio, Data scadenza, Importo da pagare, Cognome e Nome dello studente, Codice fiscale, Istituzione, Scuola, Classe, Numero letture, Stato del pagamento, Data del pagamento, Importo pagato, Stato trasmissione e Stato avviso).

Personalizzazioni

Nel menu Personalizzazioni  è possibile configurare i comportamenti del registro elettronico per ogni scuola:

All'interno del menu, la prima funzione disponibile è quella che permette all'istituzione scolastica di caricare sul portale il logo approvato nello Statuto.

Visibilità alla famiglia 

La voce Visibilità alla famiglia permette, per ogni unità scolastica, di impostare nella colonna a sinistra le voci visibili alla famiglia e visualizzare immediatamente nell'esempio della Home page famiglia (a destra della colonna con le voci da impostare) cosa viene esposto alla famiglia. 

Selezionando o meno i vari contenuti nella colonna a sinistra (nell'immagine sottostante), sull'esempio della Home page famiglia la segreteria potrà vedere apparire/scomparire le informazioni per rendere più chiari gli effetti delle scelte con la rappresentazione grafica dinamica del risultato.

Nell'esempio della Home page famiglia (nell'immagine sottostante) i contenuti contrassegnati con l'icona "lucchetto" sono sempre visibili alla famiglia.

La voce di menu relativa alle Valutazioni periodiche e finali rimane sempre visibile alle famiglie per permettere la consultazione dei dati degli anni scolastici precedenti.

L'abilitazione gestisce esclusivamente la visibilità dei dati dell'anno scolastico in corso:

• se attiva, i dati correnti saranno visibili; 

• se disattiva, saranno nascosti,

 mentre quelli degli anni passati resteranno comunque accessibili.

Visibilità della media aritmetica e dell'andamento dei voti

Per le sole scuole secondarie di secondo grado si può abilitare o no alla famiglia la visualizzazione delle medie scolastiche e dei grafici di andamento dei voti impostando tale preferenza con la spunta su Abilita visualizzazione delle medie sui voti.

Migrazione configurazioni da un anno scolastico all'altro

Nel menu Configurazioni è presente la voce Migrazione configurazioni che permette di passare la configurazione del sistema dall’anno scolastico corrente a quello successivo.

È sufficiente selezionare gli elementi da trasferire e premere il pulsante Salva.

Successivamente, nel menu Classi e docenti, andranno poi aggiunti gli studenti nelle rispettive classi e associato il quadro orario.

Calendari udienze

La funzione permette in primo luogo di creare i calendari, ovvero i singoli periodi all'interno dei quali si possono prenotare le udienze. Premendo il pulsante arancio "+", si crea il singolo periodo e si può aggiungere lo stesso periodo in una, più o tutte le scuole all'interno dell'istituzione scolastica.

La stessa funzione permette inoltre di configurare gli orari di udienza dei singoli docenti (icona segnata con l'1) e procedere alla pianificazione (icona segnata con il 2).

Cliccando sull'icona della configurazione docenti (1), si visualizza l'elenco docenti associati alle classi ed ai gruppi:

Con il pulsante "+" grigio, si visualizza il singolo docente e si possono definire:
-la data di inizio e di fine periodo per cui si configura (vengono proposte automaticamente la data di inizio e della fine dell'anno scolastico);
-il giorno della settimana in cui svolgere le udienze;
- l'orario di inizio;
- il numero e la durata degli incontri;
- l'aula, fisica o virtuale, dove si svolgono le udienze. 

Il campo dove si inserisce la descrizione dell'aula è a testo libero e quindi può contenere anche il link alla stanza virtuale. 

Cliccando sull'icona pianificazione (2), si accede a una visualizzazione del calendario con le udienze configurate:

Si può disattivare una singola giornata cliccando nella parte superiore riquadro verde con l'orario delle udienze (dov'è scritto l'orario). 

Invece, cliccando sulla freccia in giù, è possibile visualizzare e annullare anche i singoli slot: 

Con il pulsante arancio si può disattivare o riattivare un periodo per tutti i docenti della scuola. 

Invece, con il menu "⁝" alla fine di ogni riga si può operare sul singolo docente per :
- disattivare un periodo;
- riattivare un periodo;
- visualizzare la lista pianificazioni.

Attenzione: se si tenta di disattivare un periodo in cui sono state prenotate delle udienze, prima di procedere alla disattivazione del periodo, il sistema visualizza tutte le prenotazioni, chiede la conferma per la loro cancellazione e, a conferma avvenuta, notifica la cancellazione alle famiglie.

Prenotazioni udienze

Con questa funzione è possibile, anche da lato segreteria, prenotare una singola udienza per conto di un genitore. Accedendo alla funzione è possibile selezionare uno studente e vedere tutte le udienze dei docenti della sua classe configurate e prenotabili per la settimana corrente.

Cliccando sul riquadro delle date è possibile spostarsi avanti e indietro di una settimana; cliccando sulle discipline è possibile filtrare i docenti per disciplina; infine, cliccando sul pulsante Giorno a destra è possibile modificare velocemente la visualizzazione da Giorno alla Settimana. 

Cliccando su un singolo slot è possibile effettuare la prenotazione a nome di uno dei genitori.

Dopo il salvataggio lo slot risulta prenotato (spunta su quadratino azzurro) ed passandoci sopra con il mouse è possibile visualizzare il nome dello studente per il quale è stata prenotata l'udienza.

Prenotazioni giornaliere

La funzione permette di visualizzare tutte le udienze prenotate in una data, suddivise per scuola e aula. Cliccando sulla data è possibile selezionarne un'altra. Infine, con il menu "⁝" alla fine della riga si può passare velocemente alle Prenotazioni udienze oppure all'Elenco delle prenotazioni per docente.  

Prenotazioni docente

La funzione permette, selezionando un docente, di visualizzarne tutte le udienze prenotate. Con il menu ⁝ alla fine della riga si può passare velocemente alle Prenotazioni udienze oppure all'Elenco delle prenotazioni giornaliere. 

Anche da questa funzione, cliccando l'icona "cestino" è possibile annullare un'udienza.

Udienze generali

Utilizzando le stesse funzioni delle udienze individuali è possibile creare configurare anche le udienze generali. 

Nella funzione Gestione udienze, con il tasto arancione "+" è possibile creare un calendario dedicato alle udienze generali, spuntanto la casella Generali   (cerchiata in rosso nell'immagine sottostante). Come per le udienze individuali, è possibile aggiungere il calendario a una o più scuole:

Una volta creato il calendario, nell'elenco dei calendari viene visualizzata la colonna Generali (cerchiata in rosso nell'immagine sottostante), con la spunta verde per ogni calendario creato per le udienze (cerchiata in arancione nell'immagine sottostante):

Con l'icona "omini" in corrispondenza delle singole scuole (cerchiata in azzurro nell'immagine soprastante) si possono configurare le agende dei singoli docenti (ovvero i giorni e gli slot configurabili) per ciascuno. Agendo sulla spunta nella casella Udienze generali è possibile specificare se l'agenda è valida per le udienze generali o individuali:

In questo modo si può generare lo stesso orario per tutti i docenti, agendo successivamente sui singoli docenti in caso di necessità di modifiche:

L’elenco delle Uscite scolastiche mostra di default solo le uscite in corso.

E’ comunque possibile visualizzare tutte quelle passate selezionando la voce Vedi tutte le uscite scolastiche da inizio anno scolastico presente in fondo alla pagina.

La funzione permette di inserire sia le uscite giornaliere (della durata di uno o più giornate intere), sia le uscite orarie (ovvero della durata di qualche ora nella singola giornata, cliccando sul pulsante "+" arancione in alto a sinistra.  Dalla stessa videata è possibile anche filtrare la ricerca delle uscite e navigare negli anni scolastici precedente e successivo.

Le uscite vengono create per istituzione. Dopo aver inserito la denominazione dell'uscita, è possibile selezionare un'uscita giornaliera o un'uscita oraria. 

Nel caso di un'uscita giornaliera, bisogna definire le date di inizio e di fine uscita; nel campo Ore giornaliere per presenza va indicato il numero delle ore di frequenza che vanno considerate per ogni giornata dell'uscita, per un corretto calcolo delle presenze all'interno del registro di classe.

Se invece viene selezionata l'uscita oraria, vanno compilati i campi relativi alle ore (unità di lezione) interessati e all'orario dell'uscita.

Nella casella Studenti nell'uscita scolastica è possibile aggiungere sia singoli nominativi, che selezionare gli studenti per classe; con il quadratino in alto si selezionano tutti gli studenti per classe, invece con il quadratino accanto al nome è possibile scegliere i singoli studenti.

Una volta definiti gli studenti,  nel campo Disciplina (1) bisogna aggiungere la descrizione generica delle discipline coinvolte (perché nei corsi di studio diversi potrebbero avere denominazioni diverse); invece nel campo Discipline (2) bisogna specificare le discipline relative al quadro orario associato agli studenti aggiunti all'uscita scolastica; nell'esempio dell'immagine, sono stati aggiunti soltanto degli studenti di una scuola secondaria di primo grado, quindi il portale propone quel corso di studio con le discipline associate da selezionare.

Infine, vanno inseriti il Docente di riferimento o eventuali altri docenti accompagnatori.

La funzione permette di visualizzare quanti documenti di pianificazione didattica sono stati caricati nel registro dai docenti delle singole discipline; è possibile effettuare ricerca per scuola, classe, corso di studi:

Cliccando sulla singola riga, è possibile vedere il dettaglio delle pianificazioni caricate e scaricarle:

1.2 Cruscotto di consolidamento in SIDI

Prima di iniziare le attività, le scuole dovranno procedere a consolidare i dati dell'anno scolastico precedente in Anagrafe nazionale studenti in SIDI, accedendo all'anno scolastico precedente, nella funzione Cruscotto di consolidamento, premendo il pulsante Consolidamento frequenze a.s., come evidenziato nell'immagine sottostante: