Selezionare dalla home page del portale Vivoscuola la voce ACCESSO posizionata in alto a destra e scegli
Registro elettronico DIRIGENTE.
E' possibile accedere con una delle seguenti modalità:
a) con un account Google assegnato dalla PAT corrispondente a nome.cognome@scuole.provincia.tn.it
b) con SPID utilizzando il Sistema Pubblico di Identità Digitale
c) con CPS/CNS utilizzando la tessera sanitaria
d) con l’account Microsoft fornito da alcune le scuole paritarie.
Il layout del cruscotto del dirigente è organizzato in cinque aree: lo stato presenze, le sezioni Alunni, Classi e gruppi e Docenti e l'area di Amministrazione. Per ciascuna delle cinque aree, il dirigente può accedere allo storico, es:
Il grafico ad anello nel menù Presenze permette di controllare visivamente la situazione degli alunni. L'eventuale zona in grigio indicata con n.d. (non disponibile) riporta il numero di alunni delle cui classi o dei gruppi non firmate da nessun docente.
Selezionando il primo grafico si accede all'analoga rappresentazione per plesso/corso.
Selezionando gli emicicli degli studenti: arancione (assenze), verde (presenze) o grigio (senza firme) il Dirigente può accedere alle pagine di dettaglio in cui sono elencati tutti gli studenti della scuola con indicati: stato, classe e dettagli orari aggiornati in tempo reale.
Cliccando sulla singola ora, se firmata, è possibile vedere la disciplina per la quale è stata firmata l'ora e il nome del docente che l'ha firmata:
Una volta inserita l'assenza, parte contestualmente la notifica alla famiglia. Se lo studente entra in ritardo di qualche minuto e l'insegnante inserisce "Entrata in ritardo" talvolta può succedere che il sistema non aggiorni subito. Per visualizzare la situazione in tempo reale, il dirigente deve accedere dall'icona "CLASSI E GRUPPI" del suo cruscotto, sceglie la classe e seleziona la voce "stato presenza studenti" (circondata in verde nell'immagine).
Si visualizza in tal modo una tabella dove, una volta impostata la data del giorno, si troveranno le presenze aggiornate in tempo reale e, al passaggio del mouse sull'ora, anche le indicazioni di dettaglio sull'entrata in ritardo.
Dal menù studenti si visualizza la classe di appartenenza e il periodo di iscrizione di ciascun studente.
Inoltre si accede alle seguenti informazioni:
che riporta tutte le informazioni specifiche dell'alunno.
Produce l'elenco di tutti i contatti avuti dallo studente al fine della mappatura per l'emergenza sanitaria.
Visualizza giorno per giorno il dettaglio orario delle presenze, assenze e presenze fuori aula di ciascun studente.
Selezionando la classe dello studente si passa direttamente al menù CLASSI e GRUPPI
Numerose sono le funzioni collegate a questa sezione. Si può visualizzare:
l'elenco degli studenti della classe/gruppo che permette di passare alla sezione STUDENTI
l'elenco dei docenti assegnati alla classe o al gruppo che porta al menù DOCENTI;
lo stato presenza degli studenti nell'ultima registrazione;
le assenze per classe e per disciplina;
la verifica della soglia per la frequenza minima;
l'elenco delle ore firmate dei docenti sulla classe;
il riepilogo dei voti e le relative statistiche;
le note disciplinari.
Il Dirigente scolastico , dall'elenco classi e Gruppi , può accedere ai Registri di classe dell’anno scolastico corrente e degli anni scolastici passati selezionando dalle azioni la voce Sfoglia il registro.
Per selezionare un anno scolastico precedente, prima di accedere alla sezione Sfoglia registro, è necessario scegliere l'elenco corrispondente all'anno desiderato, situato in fondo alla pagina dell'elenco classi e Gruppi.
Rimanda alla sezione STUDENTI con le relative funzioni, filtrata sugli alunni della classe.
Rimanda alla sezione Docenti con le relative funzioni, filtrata sui docenti del relativo consiglio di classe.
Visualizza lo stato di presenza/assenza degli alunni della classe con il dettaglio orario e il relativo stato di presenza dell'ultima ora firmata dai docenti. Passando con il mouse sopra ogni quadratino delle singole ore è possibile vederne il dettaglio:
Ogni tipologia di presenza / assenza viene visualizzata in modo diverso:
verde / arancio: studente presente / assente
colore pieno / contorno: presenza in classe / fuori aula
freccia a sinistra / destra del quadratino: entrata in ritardo / uscita in anticipo
dicitura DaD all'interno: lezione svolta in didattica a distanza
Mostra nel periodo selezionato il prospetto delle assenze, entrate in ritardo e uscite anticipate di tutti gli alunni della classe. In rosso sono evidenziate le assenze non ancora giustificate. Il riepilogo delle assenze è esportabile in formato CSV ( cerchiato in rosso) per ulteriori analisi.
Permette di verificare la distribuzione delle assenze sulle discipline per ciascuna classe.
Visualizza per ciascun alunno della classe il totale delle ore di assenza e la percentuale di assenza calcolata rispetto sia al totale ore previste dal piano di studio, sia al totale ore firmate (dati aggiornati al giorno precedente).
La funzione Riepilogo voti permette di visualizzare e stampare tutti i voti degli studenti della classe/gruppo per tutte le discipline.
La funzione permette la visualizzazione delle statistiche dei voti attribuiti dai docenti di una classe.
Al passaggio del mouse sull'immagine, appare il numero delle singole valutazioni attribuite alla classe.
Invece, cliccando sulla colonna della disciplina, si apre il dettaglio delle valutazioni per quella disciplina.
In corrispondenza di ogni classe/gruppo, la funzione Note disciplinari permette di visualizzare e stampare tutte le note disciplinari assegnate nell’anno scolastico agli studenti della classe.
Nella sezione DOCENTI ci sono gli strumenti a disposizione del dirigente scolastico per la verifica delle attività dei docenti permettendo di visualizzare le fuzioni sotto riportate.
Sempre nella sezione DOCENTI è disponibile una funzione che consente di esportare in formato .CSV le firme relative a ciascun docente.
Il file contiene informazioni quali: data, ora di lezione, istituto, unità scolastica, classe/gruppo, disciplina e firmatario.
La pagina dei voti visualizza i voti (orale, scritto e pratico) assegnati dal docente per ciascun alunno della classe.
La pagina degli argomenti delle lezioni mostra gli argomenti del docente inseriti sul registro di classe e sul registro personale.
La pagina delle note disciplinari permette di visualizzare un riepilogo delle note sia individuali che di classe.
Per la pubblicazione delle note bisogna invece andare alla funzione Note disciplinari all'interno del menu di amministrazione.
La pagina delle firme visualizza il riepilogo complessivo delle firme del docente selezionato che permette di identificare meglio eventuali errori di compilazione dei registri.
Dal menu Amministrazione è possibile accedere a una serie di funzioni.
Permette di controllare se vi sono classi con situazioni in cui è stata compromessa la soglia di frequenza minima.
Selezionando la singola classe è visibile la situazione di ciascun alunno.
La percentuale di Assenza è calcolata come rapporto tra le ore di assenza e le ore teoriche previste nel piano di studio. Le ore di assenza non comprendono le ore di assenza collegate alle discipline opzionali.
Riassume l'elenco di tutte le assenze, entrate in ritardo o uscite anticipate non ancora giustificate di tutte le classi dell'istituto.
Selezionando la singola classe è visibile il dettaglio delle mancate giustificazioni di ciascun alunno
E' lo strumento per visualizzare e rendere pubbliche alla famiglia le note disciplinari. Senza questa operazione le note non sono visibili alle famiglie. Se il Dirigente non condivide il testo della nota e ne decide la modifica o l'annullamento, si deve rivolgere al docente che l'ha inserita, l'unico che può intervenire, sempre che non sia già stata pubblicata. In caso di pubblicazione avvenuta e se ne decide l'annullamento, il Dirigente ne fa richiesta personalmente a Trentino Digitale.
La segreteria può disattivare per una scuola la moderazione delle note disciplinari da parte del dirigente, abilitando la pubblicazione in autonomia ai docenti con la notifica immediata alla famiglia.
Al dirigente scolastico e vicari è data facoltà di inserire una nota disciplinare ad uno studente al di fuori del contesto di una lezione.
Nella sezione Note disciplinari presente nella scheda di riepilogo di uno studente è visibile l'indicazione dello stato di pubblicazione Pubblicato/Non pubblicato
Il Dirigente può inviare direttamente comunicazioni ai docenti e alla famiglia
Nelle comunicazioni ai docenti è possibile selezionare l'elenco dei destinatari per classe, gruppo e per plesso scolastico oltre che per singolo docente.
Selezione per plesso scolastico
Selezione per Classe
Selezione per singolo docente
Nelle comunicazioni alla famiglia il dirigente può scegliere come destinatari, oltre a scuole, classi e gruppi (cerchiato in rosso), anche i singoli responsabili (cerchiato in verde).
L'icona cerchiata in arancione evidenzia le comunicazioni che richiedono una risposta da parte della famiglia.
Il dirigente scolastico, nell'ambito di una segnalazione di comunicazione visibile a destinatari famiglia errati, può disattivarne la visione in autonomia (attraverso il tasto rosso BLOCCA COMUNICAZIONE ) mantenendo in archivio i dati necessari alla gestione del data breach.
Il Dirigente può duplicare una comunicazione.
Permette di "Accettare" i permessi di uscita anticipata inseriti dai genitori direttamente dal ruolo "Famiglia" con credenziali SPID o CIE.
Cliccando sulla riga indicata dalla freccia rossa si apre il dettaglio a destra dove il dirigente ACCETTA il permesso che viene collegato allo studente sul registro di classe e visualizzato al docente che dovrà poi inserire l'uscita anticipata. Nel riquadro evidenziato in rosso si visualizzano i permessi in corso, ma esiste anche la possibilità di visualizzare i permessi già scaduti
Permette anche ai ruoli dirigente e vicario la creazione e la modifica dei gruppi.
Per dettagli sulla configurazione consultare il tutorial Segreteria, sotto la voce Gruppi.
La funzione Pianificazione didattica consente di visualizzare e scaricare i documenti inseriti dai docenti sulle rispettive discipline.
Consente di visualizzare immediatamente le firme dei docenti nelle singole classi.
Selezionando la singola ora è visibile il dettaglio con il firmatario, la discliplina e la data e ora dell'apposizione della firma.
A partire dall'elenco firme docenti, il Dirigente può esportare i dati a video in formato CSV per ulteriori elaborazioni.
La funzione prevede l'accesso agli scrutini con la possibilità di visualizzazione e/o revisione.
Dalla stessa pagina, tramite la navigazione per anno scolastico, è possibile accedere anche agli scrutini passati.
Sempre nella sezione Scrutini, il Dirigente può visualizzare l'elenco di tutti i dati di scrutinio attraverso l'apposita icona "occhio" in corrispondenza di ciascuna classe.
Selezionando le frecce è possibile espandere la sezione di interesse e visualizzarne le informazioni.
Se si desidera stampare o salvare in formato .pdf i dati dello scrutinio premere l’icona della stampante, quindi procedere con le impostazioni personali selezionando la propria stampante , per la stampa cartacea, oppure la stampante pdf per generare un file in formato .pdf da salvare sul proprio computer.
Attenzione: la stampa contiene i dati che vengono aperti a video tramite le frecce, pertanto se una sezione resta chiusa non viene considerata nella stampa.
Le funzioni sono abilitate soltanto per il ruolo Dirigente.
Le funzioni permettono la generazione dei file e l'invio automatico al PITre per la conservazione. Tale invio viene effettuato in differita rispetto all'attivazione delle funzioni e quindi i registri saranno presenti nel Libro Firma, per essere firmati da parte del Dirigente, nei giorni successivi rispetto all'attivazione delle funzioni.
I registri non sono oggetto di protocollazione, ma sono inseriti in un repertorio con data inizio e fine coincidente con l'anno scolastico di riferimento.
Vengono in breve riepilogati i passi da seguire:
Processo di firma: Per poter funzionare, PRIMA di procedere deve essere stato disegnato in PiTre il processo di firma così come riportato nella circolare inviata dall'Ufficio funzioni di sistema (prot. n. 424542 di data 15/06/2022).
Il primo utilizzo: La PRIMA VOLTA che viene utilizzato il sistema si consiglia di generare un solo registro (tra registri dell’anno scolastico meno recente da conservare), al fine di poter verificare la corretta configurazione del processo di firma. Se il primo registro compare nel Libro Firma o se lo stato rispetto alla generazione nei giorni successivi visibile in ISI è 'Pronto per la firma' si può considerare che il processo disegnato è corretto e quindi le generazioni successive possono riguardare più registri.
Nel caso in cui un'Istituzione abbia la necessità di inviare ai fini della conservazione registri relativi agli anni scolastici PRECEDENTI a quello corrente è NECESSARIO operare nel seguente modo:
generazione (con invio automatico) dei registri afferenti l'anno scolastico meno recente (es. 2020/2021); controllo e firma nel Libro Firma;
generazione (con invio automatico) dei registri afferenti l'anno scolastico successivo (es. 2021/2022); controllo e firma nel Libro Firma, ecc.
Per uno specifico anno scolastico è opportuno distribuire su PIU' GIORNI le generazioni in modo da poter monitorare, nei giorni successivi, la corretta presenza dei registri nel Libro Firma.
Nel caso della necessità di inviare in conservazione i registri di più di un anno scolastico, la generazione dei registri nell'ordine temporale dall'anno scolastico meno recente al più recente assicura la corretta collocazione nel repertorio che, limitatamente all'anno scolastico in cui avviene l'invio, conterrà anche i registri degli anni precedenti.
Le funzioni consentono di scaricare i file generati che poi andranno conservati come previsto da legge.
Attenzione: è importante conoscere qual è la cartella (directory) esatta del proprio computer dove vengono scaricati i file e il nome del file scaricato per poter poi procedere all’opportuna conservazione documentale.
Per procedere all'archiviazione di fine anno dei registri di tutte le classi e i gruppi selezionare la funzione Registri di classe per la conservazione oppure Registri docenti per la conservazione (cerchiate in rosso nell'immagine sottostante):
Se si seleziona la funzione Registri di classe per la conservazione, il portale propone automaticamente una videata con tutte le classi e i gruppi dell’istituzione scolastica dell'anno scolastico corrente. Se i registri si riferiscono a un anno scolastico precedente, è possibile navigare tra gli anni scolastici in due modi, o con le frecce a sinistra e a destra dell'elenco all'inizio della videata, oppure cliccando sull'anno scolastico specifico in fondo alla pagina, dopo l'elenco di tutte le classi / gruppi. Entrambe le funzionalità sono cerchiate in rosso nell'immagine sottostante:
Una volta selezionato l'anno scolastico corretto (se si procede all'invio in conservazione per la prima volta in assoluto, è opportuno selezionare l'anno scolastico meno recente), attraverso la casella di ricerca è possibile filtrare la visualizzazione. Con il riquadro Nascondi elementi con registri già creati è possibile nascondere registri per i quali è già stata avviata la procedura.
Importante: nell’elenco dei registri, è opportuno che sia prevista la generazione SOLO per i registri che necessitano dell'invio in conservazione, anche in base all'uso del Sistema ISI da parte dell'Istituzione.
Se i registri sono più di duecento, il sistema proporrà la selezione dei primi duecento registri (vedi l'immagine sottostante); in seguito alla prima generazione, è possibile selezionare i successivi duecento registri e così avanti fino a che tutti i registri non sono generati.
Se invece i registri sono meno di duecento, il sistema propone la generazione di tutti i registri.
Una volta effettuata la selezione di almeno un registro, si attiva il pulsante Genera selezionati. Per le istituzioni scolastiche che utilizzano il PITre l'attivazione del pulsante avvia tutto il processo della generazione del file e dell'invio in PITre. Dove non viene utilizzato il PITre il pulsante attiva la generazione dei file che possono essere scaricati e conservati con altri sistemi.
Non appena viene richiesta la funzione di generazione dei registri selezionati il sistema avvia l'elaborazione. In questa prima fase vengono creati e salvati nella base dati del sistema ISI i file contenenti i dati dei registri. Se, dopo la richiesta di generazione, si rimane nella videata della funzione, si consiglia di aggiornare la pagina per verificare la progressiva elaborazione da parte del sistema che, mano a mano che genera i diversi registri, informa in merito allo stato della generazione.
Subito dopo l'attivazione lo stato del file selezionato risulta "in generazione":
Una volta generato il file, è possibile scaricarlo cliccando sul tasto verde che riporta anche la data e l'ora della generazione; sul pulsante azzurro è invece indicata la fase dell'invio per la conservazione in PITre (pulsanti evidenziati nell'immagine sottostante):
Oltre allo stato Pronto per l'invio, gli altri stati che possono essere visualizzati sono:
inviato
pronto per la firma
firmato.
Se per qualche anomalia il sistema non abbia potuto creare il file, viene visualizzato un riquadro rosso con la scritta Errore. In tal caso bisogna verificare se il processo di firma in PITre è stato disegnato correttamente; se sì, contattare l'assistenza per risolvere l'anomalia:
Nel caso in cui per un'anomalia tecnica il sistema non abbia potuto generare i registri da inviare in conservazione, è necessario riavviare la procedura premendo il pulsante Rigenera (vedi immagine sottostante):
La funzione Registri docenti per la conservazione funziona nello stesso modo e valgono le stesse regole come per i registri di classe.
GENERAZIONE DEI FILE
Non appena viene richiesta la funzione di generazione dei registri selezionati il sistema avvia l'elaborazione. In questa prima fase vengono creati e salvati nella base dati del sistema ISI i file contenenti i dati dei registri. Se, dopo la richiesta di generazione, si rimane nella videata della funzione, si consiglia di aggiornare la pagina per verificare la progressiva elaborazione da parte del sistema che, mano a mano che genera i diversi registri, informa in merito allo stato della generazione.
In questa prima fase lo stato di ciascun registro selezionato può essere 'In generazione' (durante la sua elaborazione) oppure 'Pronto per l'invio' (al termine della creazione del relativo file).
ACQUISIZIONE automatica DEI FILE (per il successivo INVIO al Libro Firma di PITRE)
A partire dalla serata il sistema in automatico acquisisce i file creati nella fase precedente per il successivo invio a PiTre e, per ciascun registro acquisito aggiorna lo stato in ISI impostandolo a 'Inviato'. L'acquisizione avviene per un numero massimo di registri, distribuiti sulle diverse Istituzioni, come sopra descritto.
INVIO automatico al Libro Firma di PiTre
Il sistema in automatico provvede all'invio progressivo in PiTre dei registri acquisiti nella fase 2. Al termine, lo stato su ISI viene aggiornato a 'Pronto per la firma'.
FIRMA da parte del Dirigente
Il Dirigente provvede alla firma dei registri in PiTre. Anche nel libro firma è prevista la selezione multipla fino ad un massimo di 100 registri; a seconda della loro dimensione il numero potrebbe essere inferiore. In ogni caso PITre avvisa in merito ai documenti elaborati dalla funzione di firma.
INVIO automatico IN CONSERVAZIONE
Dopo un anno dalla data di entrata del registro nel Libro firma di PiTre, il sistema in automatico provvede all'invio ai fini della conservazione.
Riassumendo, gli stati visibili in ISI in corrispondenza di ciascun registro generato sono i seguenti:
Stato Descrizione
In generazione il sistema sta creando il file con i dati del registro
Pronto per l'invio il sistema ha generato correttamente il file
Inviato il sistema ha inviato il file a PiTre
Pronto per la firma il file con i dati del Registro è stato inviato a PiTre ed è visibile nel Libro Firma fino al momento della firma da parte del Dirigente
Firmato firma avvenuta in PITre.
Nel caso in cui il sistema rilevi delle anomalie in una delle prime 3 fasi lo stato relativo alla generazione viene impostato a 'Errore'; in questo caso se il processo di firma è stato disegnato correttamente è necessario contattare l'assistenza (email all'indirizzo di posta: csd.assistenza@tndigit.it).
Accedere all'area "Libro Firma"
Dalla home - selezionare "Libro Firma"
Nella sezione “Libro firma” vengono visualizzati tutti i documenti inseriti nel libro firma per essere firmati attraverso un processo di firma (non solo Registri di Classe e Registri Docenti).
Con il pulsante “imbuto +” (circondato in rosso nell'immagine sottostante) è possibile filtrare per tipologia.
Si consiglia ai dirigenti di filtrare per:
· Tipo: fleggare tutte le tipologie
· Tipologia documento: “Registro di Classe” o “Registro Docenti”
in modo da poter procedere con la firma massiva di una sola tipologia documentale per volta.
Selezionare sotto la colonna “Azione” i documenti da firmare, e poi schiacciare “PROCEDI”.
Si apre una finestra di riepilogo, dove dare CONFERMA.
A firma avvenuta si ritorna nella schermata LIBRO FIRMA dove verranno ora mostrati solo i documenti che non sono ancora stati firmati.
Se si vuole Respingere/non firmare un documento
Portarsi nella sezione “Libro Firma” e filtrare per Tipologia documentale “Registro di Classe” o “Registro Docenti” (come visto sopra)
Selezionare con doppio click sotto la colonna AZIONE il documento, finché compare una X rossa, schiacciare poi il pulsante RESPINGI
Compare la finestra di conferma.
La gestione degli accessi al sistema per le segreterie scolastiche ed i vicari è ora a carico del dirigente scolastico.
Dal menu "AMMINISTRAZIONE" cliccando sulla voce Utenti, il dirigente può creare direttamente i ruoli "segreteria" e "vicario" dal pallino arancione indicato in verde col segno +.
La creazione utente richiede obbligatoriamente la compilazione del codice fiscale quale primo dato e rendendo l'email opzionale.
La mail istituzionale deve essere indicata, in caso contrario l'accesso si potrà effettuare solo con SPID, CIE, CPS/CNS.
L'utenza segreteria e/o vicario può essere assegnata su tutto l'istituto o, aprendo il menu a tendina circondato in verde, sulle singole scuole.
Sempre dallo stesso menu, si può creare l'utente "gestore gruppi" che permette a utente diverso della segreteria di gestire i gruppi nel singolo plesso/scuola.
Al pari degli altri ruoli, aprendo la funzione circondata di verde collegata al ruolo, il dirigente sceglie la scuola alla quale assegnare il docente per la gestione dei gruppi.
E' possibile assegnare ad alcuni utenti della segreteria anche l'autorizzazione a gestire categorie particolari di dati (ex dati sensibili), su tutta l'istituzione scolastica oppure sulle singole unità scolastiche, mettendo una spunta nella casella Segreteria dati particolari. L'utente autorizzato potrà vedere pertanto anche i menu e le funzioni che permettono di gestire i dati particolari (ad es. dati vaccinali ecc.).
L'utente Vicario può accedere a tutte le funzionalità riservate al ruolo Dirigente fatta eccezione per le seguenti: Registri di classe per la conservazione, Registri docenti per la conservazione e Utenti.
Il ruolo di Vicario ha accesso all’elenco degli scrutini e può operare con le stesse funzionalità del Dirigente, inclusa la generazione dei documenti di valutazione digitale.
Nel caso in cui un docente che ha cessato il servizio presso una scuola abbia necessità di accedere nuovamente al registro per completare/modificare/correggere qualche dato, il dirigente può permettere questa operazione accedendo ad "Autorizzazione registro" dal menu Amministrazione.
Una volta inserito il docente da autorizzare, definisce il periodo (cerchiato in verde) entro cui il docente selezionato può apportare le modifiche/correzioni necessarie.
La segreteria e il dirigente possono inserire degli eventi a calendario per l'istituto, la scuola o una classe/gruppo in modo che siano visibili alla famiglia nell'Agenda eventi. Nel registro di classe sono visibili gli eventi inseriti dalla segreteria o dal dirigente riferibili alla classe.
Nel menu Amministrazione, accedendo alla funzione si possono visualizzare gli eventi già inseriti sia dalla segreteria, sia dal dirigente; con il tasto "+" arancione (cerchiato in rosso nell'immagine sottostante) è possibile aggiungere un nuovo evento.
Una volta inserita la denominazione dell'evento, la data inizio e la data fine, la creazione di un nuovo evento consente la selezione di una o più classi o di uno o più Gruppi per velocizzare la creazione multipla.
Nell’elenco degli eventi creati sono visibili anche i destinatari (istituzione scolastica, unità scolastica, classe o Gruppo) a cui sono riferiti.