Stato presenze

Stato delle presenze in tempo reale

Il grafico ad anello nel menù Presenze permette di controllare visivamente la situazione degli alunni. L'eventuale zona in grigio indicata con n.d. (non disponibile) riporta il numero di alunni delle cui classi o dei gruppi non firmate da nessun docente. 

Selezionando il primo grafico si accede all'analoga rappresentazione per plesso/corso.

Una volta inserita l'assenza, parte contestualmente la notifica alla famiglia. Se lo studente entra in ritardo di qualche minuto e l'insegnante  inserisce "Entrata in ritardo" talvolta può succedere che il sistema non aggiorni subito. Per visualizzare la situazione in tempo reale, il dirigente deve accedere dall'icona "CLASSI E GRUPPI" del suo cruscotto, sceglie la classe e seleziona la voce "stato presenza studenti" (circondata in verde nell'immagine).

Dal menù studenti si visualizza la classe di appartenenza e il periodo di iscrizione di ciascun studente.

Studenti

Rimanda alla sezione STUDENTI con le relative funzioni, filtrata sugli alunni della classe.

Docenti

Rimanda alla sezione Docenti con le relative funzioni, filtrata sui docenti del relativo consiglio di classe.

Ogni tipologia di presenza / assenza viene visualizzata in modo diverso:

• verde / arancio: studente presente / assente 

• colore pieno / contorno: presenza in classe / fuori aula

• freccia a sinistra / destra del quadratino: entrata in ritardo / uscita in anticipo

• dicitura DaD all'interno: lezione svolta in didattica a distanza

Al passaggio del mouse sull'immagine, appare il numero delle singole valutazioni attribuite alla classe. 

Invece, cliccando sulla colonna della disciplina, si apre il dettaglio delle valutazioni per quella disciplina.

Per la pubblicazione delle note bisogna invece andare alla funzione Moderazione note disciplinari all'interno del menu di ammistrazione.

La segreteria può disattivare per una scuola la moderazione delle note disciplinari da parte del dirigente, abilitando la pubblicazione in autonomia ai docenti con la notifica immediata alla famiglia.

Comunicazioni

Il Dirigente può inviare direttamente comunicazioni  ai docenti e alla famiglia

Nelle comunicazioni ai docenti è possibile selezionare l'elenco dei destinatari per classe, gruppo e per plesso scolastico oltre che per singolo docente.

Richieste permesso

Permette di "Accettare" i permessi di uscita anticipata inseriti dai genitori direttamente dal ruolo "Famiglia" con credenziali SPID o CIE. 

Conservazione registri di classe e del docente

Le funzioni sono abilitate soltanto per il ruolo Dirigente.

Operazioni propedeutiche per le istituzioni scolastiche che utilizzato PITre

Le funzioni permettono la generazione dei file e l'invio automatico al PITre per la conservazione. Tale invio viene effettuato in differita rispetto all'attivazione delle funzioni e quindi i registri saranno presenti nel Libro Firma, per essere firmati da parte del Dirigente, nei giorni successivi rispetto all'attivazione delle funzioni.  

I registri non sono oggetto di protocollazione, ma sono inseriti in un repertorio con data inizio e fine coincidente con l'anno scolastico di riferimento. 

Vengono in breve riepilogati i passi da seguire:

1. Processo di firma: Per poter funzionare, PRIMA di procedere deve essere stato disegnato in PiTre il processo di firma così come riportato nella circolare inviata dall'Ufficio funzioni di sistema (prot. n. 424542 di data 15/06/2022).  

2. Il primo utilizzo: La PRIMA VOLTA che viene utilizzato il sistema si consiglia di generare  un solo registro (tra registri dell’anno scolastico meno recente da conservare), al fine di poter verificare la corretta configurazione del processo di firma. Se il primo registro compare nel Libro Firma o se lo stato rispetto alla generazione nei giorni successivi visibile in ISI è 'Pronto per la firma' si può considerare che il processo disegnato è corretto e quindi le generazioni successive possono riguardare più registri. 

3. Nel caso in cui un'Istituzione abbia la necessità di inviare ai fini della conservazione registri relativi agli anni scolastici PRECEDENTI a quello corrente è NECESSARIO operare nel seguente modo:

• generazione (con invio automatico) dei registri afferenti l'anno scolastico meno recente (es. 2020/2021); controllo e firma nel Libro Firma;

• generazione (con invio automatico) dei registri afferenti l'anno scolastico successivo (es. 2021/2022); controllo e firma nel Libro Firma, ecc.

Per uno specifico anno scolastico è opportuno distribuire su PIU' GIORNI le generazioni in modo da poter monitorare, nei giorni successivi, la corretta presenza dei registri nel Libro Firma. 

Nel caso della necessità di inviare in conservazione i registri di più di un anno scolastico, la generazione dei registri nell'ordine temporale dall'anno scolastico meno recente al più recente assicura la corretta collocazione nel repertorio che, limitatamente all'anno scolastico in cui avviene l'invio, conterrà anche i registri degli anni precedenti.

Le istituzioni scolastiche che non utilizzano PITre

Le funzioni consentono di scaricare i file generati che poi andranno conservati come previsto da legge. 

Attenzione: è importante conoscere qual è la cartella (directory) esatta del proprio computer dove vengono scaricati i file e il nome del file scaricato per poter poi procedere all’opportuna conservazione documentale.

Una volta selezionato l'anno scolastico corretto (se si procede all'invio in conservazione per la prima volta in assoluto, è opportuno selezionare l'anno scolastico meno recente), attraverso la casella di ricerca è possibile filtrare la visualizzazione. Con il riquadro Nascondi elementi con registri già creati  è possibile nascondere registri per i quali è già stata avviata la procedura.

Importante: nell’elenco dei registri, è opportuno che sia prevista la generazione SOLO per i registri che necessitano dell'invio in conservazione, anche in base all'uso del Sistema ISI da parte dell'Istituzione.

Registri docenti

La funzione Registri docenti per la conservazione funziona nello stesso modo e valgono le stesse regole come per i registri di classe.

Fasi ai fini della conservazione per le scuole che usano il PITre

1. GENERAZIONE DEI FILE
   Non appena viene richiesta la funzione di generazione dei registri selezionati il sistema avvia l'elaborazione. In questa prima fase vengono creati e salvati nella base dati del sistema ISI i file contenenti i dati dei registri.  Se, dopo la richiesta di generazione, si rimane nella videata della funzione, si consiglia di aggiornare la pagina per verificare la progressiva elaborazione da parte del sistema che, mano a mano che genera i diversi registri, informa in merito allo stato della generazione.
   In questa prima fase lo stato di ciascun registro selezionato può essere 'In generazione' (durante la sua elaborazione) oppure 'Pronto per l'invio' (al termine della creazione del relativo file). 

2. ACQUISIZIONE automatica DEI FILE (per il successivo INVIO al Libro Firma di  PITRE)
   A partire dalla serata il sistema in automatico acquisisce i file creati nella fase precedente per il successivo invio a PiTre e, per ciascun registro acquisito aggiorna lo stato in ISI impostandolo a 'Inviato'. L'acquisizione avviene per un numero massimo di registri, distribuiti sulle diverse Istituzioni, come sopra descritto. 

3. INVIO automatico al Libro Firma di  PiTre
   Il sistema in automatico provvede all'invio progressivo in PiTre dei registri acquisiti nella fase 2. Al termine, lo stato su ISI viene aggiornato a 'Pronto per la firma'.

4. FIRMA da parte del Dirigente
   Il Dirigente provvede alla firma dei registri in PiTre. Anche nel libro firma è prevista la selezione multipla fino ad un massimo di 100 registri; a seconda della loro dimensione il numero potrebbe essere inferiore. In ogni caso PITre avvisa in merito ai documenti elaborati dalla funzione di firma.

5. INVIO automatico IN CONSERVAZIONE
   Dopo un anno dalla data di entrata del registro nel Libro firma di PiTre, il sistema in automatico provvede all'invio ai fini della conservazione. 

Riassumendo, gli stati visibili in ISI in corrispondenza di ciascun registro generato sono i seguenti:

Stato Descrizione

1. In generazione il sistema sta creando il file con i dati del registro

2. Pronto per l'invio il sistema ha generato correttamente il file

3. Inviato il sistema ha inviato il file a PiTre

4. Pronto per la firma il file con i dati del Registro è stato inviato a PiTre ed è visibile nel Libro Firma fino al momento della firma da parte del Dirigente 

5. Firmato firma avvenuta in PITre.

Nel caso in cui il sistema rilevi delle anomalie in una delle prime 3 fasi lo stato relativo alla generazione viene impostato a 'Errore'; in questo caso se il processo di firma è stato disegnato correttamente è necessario contattare l'assistenza  (email all'indirizzo di posta: csd.assistenza@tndigit.it).

Processo Firma "Registri di Classe" e "Registro Docenti" da Libro Firma

Firma "Registri di Classe" e "Registro docenti"

Accedere all'area "Libro Firma"

Dalla home - selezionare "Libro Firma"

Nella sezione “Libro firma” vengono visualizzati  tutti i documenti inseriti nel libro firma per essere firmati  attraverso un processo di firma (non solo Registri di Classe e Registri Docenti).

Con il pulsante “imbuto +” (circondato in rosso nell'immagine sottostante) è possibile filtrare per tipologia.

Si consiglia ai dirigenti di filtrare per:

·      Tipo: fleggare tutte le tipologie

·      Tipologia documento: “Registro di Classe” o “Registro Docenti”

in modo da poter procedere con la firma massiva di una sola tipologia documentale per volta.

Selezionare sotto la colonna “Azione” i documenti da firmare, e poi schiacciare “PROCEDI”.

Si apre una finestra di riepilogo, dove dare CONFERMA.

A firma avvenuta si ritorna nella schermata LIBRO FIRMA dove verranno ora mostrati solo i documenti che non sono ancora stati firmati.

Se si vuole  Respingere/non firmare un documento

Portarsi  nella sezione “Libro Firma” e filtrare per Tipologia documentale “Registro di Classe” o “Registro Docenti” (come visto sopra)

Selezionare con doppio click sotto la colonna AZIONE il documento, finché compare una X rossa, schiacciare poi il pulsante RESPINGI

Compare la finestra di conferma.

Creazione e gestione utenti

La gestione degli accessi al sistema per le segreterie scolastiche ed i vicari è ora a carico del dirigente scolastico.

Dal menu "AMMINISTRAZIONE" cliccando sulla voce Utenti, il dirigente può creare direttamente i ruoli "segreteria" e "vicario" dal pallino arancione indicato in verde col segno +.

L'utenza segreteria e/o vicario può essere assegnata su tutto l'istituto o, aprendo il menu a tendina circondato in verde, sulle singole scuole.

Sempre dallo stesso menu, si può creare l'utente "gestore gruppi" che permette a utente diverso della segreteria di gestire i gruppi nel singolo plesso/scuola.

Autorizzazioni registro

Nel caso in cui un docente che ha cessato il servizio presso una scuola abbia necessità di accedere nuovamente al registro per completare/modificare/correggere qualche dato, il dirigente può permettere questa operazione accedendo ad "Autorizzazione registro" dal menu  Amministrazione.