Gestione dello scrutinio

Fasi operative

PRIMA DEL PRE-SCRUTINIO

SEGRETERIA

Prima di avviare il processo di valutazione periodica è opportuno verificare ed eventualmente integrare alcune configurazioni. 

Verifica la corretta composizione dei docenti in scrutinio e assegna il ruolo di coordinatore di classe

(area CLASSI, funzione Classi e docenti)

Assegna il ruolo di coordinatore di classe

Verifica le scale di valutazione per registro e prescrutinio

(area VALUTAZIONI E SCRUTINI)

Verifica la scala di valutazione dello scrutinio 

(area VALUTAZIONI E SCRUTINI)


Associa le classi ai periodi valutativi

(area VALUTAZIONI E SCRUTINI)

Configura le eventuali annotazioni al voto 

(area VALUTAZIONI E SCRUTINI)

Nella relativa voce la segreteria può aggiungere le eventuali annotazioni al voto da utilizzare in fase di scrutinio.

Configura le componenti per la composizione guidata del giudizio globale

(area CONFIGURAZIONI)

La voce Componenti giudizi permette di configurare le voci per la composizione guidata del giudizio globale e della capacità relazionale. 

Nel caso degli Istituti CFP, per ogni descrittore è indicato il contesto d’uso (se la componente è riferita al Giudizio o alla Capacità relazionale). 

Ogni componente è definito da propri descrittori personalizzabili per anno e per periodo valutativo: 

Configura la modalità di valutazione delle Attività Opzionali Facoltative e delle Attività alternative alla Religione

(Area CONFIGURAZIONI)

Attenzione: la scelta dell'abilitazione testo libero (circondata in rosso) deve essere selezionata solo in via residuale e per casi specifici. Va invece privilegiata la valutazione con la selezione del menu a tendina (circondato in verde) che consente il corretto posizionamento all'interno del documento di valutazione. 

Per maggiori dettagli, consultare il Manuale segreteria.

Controlla ed eventualmente integra i crediti scolatici (solo per le classi del II ciclo)

(area VALUTAZIONI E SCRUTINI)

Dal menù Crediti scolastici è possibile procedere al controllo e eventuale modifica dei crediti scolastici.

Attiva l'eventuale doppia componenti di voto (solo per le classi del II ciclo)

Per le classi del secondo ciclo e per gli scrutini intermedi è possibile inserire la doppia componente di voto per una o più discipline. A tale scopo accedere all'elenco delle discipline e attivare la casella di controllo Voto multiplo in scrutinio.

FASE DI PRE-SCRUTINIO

TUTTI I DOCENTI

Inseriscono i voti proposti nelle discipline

I docenti "in scrutinio" sono abilitati all’inserimento delle proposte di voto. Accedono selezionando la voce Prescrutinio dal menu principale.

E’ quindi necessario selezionare la classe, il periodo valutativo e la disciplina. 

Il docente può quindi inserire i voti proposti per ciascuno studente. Le assenze sono automaticamente calcolate dal registro di classe, ma sono modificabili. 

Per le classi della scuola Primaria dove sono previste le aree di apprendimento si possono inserire le relative valutazioni mediante un’analoga finestra (nella pagina di Prescrutinio è stata aggiunta la possibilità di visualizzare il dettaglio dei voti giornalieri delle singole discipline appartenenti all’Area di apprendimento).

Per la scuola secondaria di secondo grado nel riepilogo delle valutazioni è visibile anche la media per voce (scritto, orale, pratico) e la media complessiva.

Oltre al voto proposto si possono inserire le voci Annotazioni, Motivazione della valutazione e  verificare/modificare le ore di assenza

Al termine premere il pulsante SALVA in fondo alla pagina. Le proposte di voto sono  comunque ancora modificabili fino al momento in cui la segreteria apre lo scrutinio. 

Inseriscono i voti proposti nelle eventuali discipline opzionali

I docenti di riferimento dei gruppi sono abilitati all’inserimento delle proposte di voto per i gruppi che fanno riferimento alle eventuali discipline opzionali. Accedono selezionando la voce Prescrutinio discipline opzionali dal menu principale.


Solo per i casi specifici, e in via puramente residuale, si possono inserire le valutazioni delle discipline opzionali anche in testo libero, cosa che può fare solo il coordinatore. 

DOCENTE COORDINATORE

Visualizza i dati complessivi 

I docenti coordinatori hanno la possibilità di visualizzare, in sola lettura , i dati di pre-scrutinio delle altre discipline della classe. 


La voce Coordinamento permette al coordinatore di visualizzare la situazione complessiva dello studente e di inserire i Giudizi globali, i Consigli orientativi (per le classi terze della scuola secondaria di primo grado) e la certificazione delle competenze ( per le classi terze della scuola secondaria di primo grado e per le classi seconde della scuola secondaria di secondo grado e della formazione professionale)

Sono inoltre disponibili la scheda di riepilogo, l’export dei voti,  il riepilogo dei voti proposti e dei giudizi e il riepilogo delle valutazioni degli scrutini nel periodo valutativo precedente.



Il coordinatore in pre-scrutinio inserisce i giudizi globali, i consigli orientativi (nel primo quadrimestre) e le competenze di base per le classi interessate (nel secondo quadrimestre)

L’icona di modifica posta sulla destra della finestra ("matita") permette di:

1. inserire il Giudizio globale di andamento  (Cerchiato in verde)
Il Giudizio globale di andamento può essere inserito nel campo a testo libero, oppure, con la funzione  Apri composizione guidata  che consente di utilizzare la griglia precompilata dei descrittori del giudizio. La configurazione dei descrittori viene effettuata dalla segreteria in ISI

2. inserire i consigli orientativi (cerchiati in rosso, nel secondo quadrimestre si visualizzano ma non si possono più modificare),

3. inserire le competenze di base nel secondo quadrimestre (riquadrate in azzurro), 

4. visualizzare i voti proposti inseriti dai docenti di riferimento dei gruppi delle attività opzionali e delle attività alternative alla Religione cattolica.

L'immagine in alto è quella del primo quadrimestre in una III SSPG e permette di indicare, oltre al giudizio globale il consiglio orientativo, quella in basso è relativa al II quadrimestre (III SSPG) e permette l'inserimento delle competenze di base (solo riquadro azzurro per le II della SSSG e IeFP).

In alcuni casi specifici e in via puramente residuale, il coordinatore inserisce la valutazione delle discipline opzionali in testo libero, come da immagine in basso nella sezione circondata in rosso.

Per i soli coordinatori della scuola secondaria di secondo grado, è possibile inserire i voti anche per la Capacità relazionale

La scheda di riepilogo studente fornisce un quadro complessivo dell’alunno; in particolare nella voce Scrutinio discipline vengono visualizzate le proposte di voto di tutte le discipline. 

Nella scheda Riepilogo voti proposti il docente coordinatore può visualizzare anche le ore di assenza.

L’informazione è disponibile anche per la segreteria (pagina Elenco scrutini) nello stesso Riepilogo voti proposti.

DOPO IL PRE-SCRUTINIO

SEGRETERIA

Controlla i dati di prescrutinio

Una volta chiusa la fase di prescrutinio da parte dei docenti, la segreteria accede al gestionale Segreteria e, nell’area Valutazioni e scrutini, seleziona la voce Elenco scrutini, scegliendo la scuola e il periodo valutativo.

Per ciascuna classe verifica se sono stati inseriti i voti proposti e i giudizi. 

Nella colonna Dati è indicato il numero dei voti proposti inseriti rispetto al numero degli alunni nella classe. Il dato è statico e, una volta aperto lo scrutinio, non viene aggiornato con l'inserimento dei voti definitivi.

Apre lo scrutinio

Per aprire lo scrutinio si deve indicare il nome del docente responsabile dello scrutinio della classe e la data dello scrutinio. Confermare i dati con il pulsante azzurro APRI SCRUTINIO

Il Dirigente scolastico potrà comunque accedere con le proprie credenziali al REL e gestire le fasi di scrutinio. 

ATTENZIONE: l’apertura dello scrutinio convalida automaticamente tutte le discipline chiudendo il prescrutinio, pertanto i docenti non possono più modificare i voti e i dati proposti; tale operazione non è reversibile e quindi è opportuno verificare se sono stati inseriti tutti i dati!

Una volta aperto e convalidato lo scrutinio da parte della segreteria, il docente responsabile accede alla pagina Scrutinio dal menu principale del REL.

NB: il dirigente scolastico accede al gestionale scrutini dal Cruscotto del dirigente con le proprie credenziali.

Se c'è necessità di sostituire il docente responsabile dello scrutinio, è sufficiente rientrare nello scrutinio, digitare il nuovo nome nel campo Docente responsabile e premere il bottone AGGIORNA SCRUTINIO APERTO.

FASE DI SCRUTINIO

DOCENTE INCARICATO O DIRIGENTE SCOLASTICO

Sceglie la classe da scrutinare

Terminato il prescrutinio la Segreteria apre lo scrutinio e assegna a ciascuna classe un docente responsabile (normalmente il docente coordinatore).

A scrutinio aperto non è più possibile modificare i voti proposti ma le modifiche potranno essere fatte solamente durante lo scrutinio dal docente responsabile.

Il docente responsabile troverà la classe o le classi aperte di sua competenza con indicato il periodo valutativo (solo quelle del giorno)


Convalida, modifica e inserimento dati di scrutinio

Il docente responsabile dello scrutinio procederà con la convalida/modifica dei voti, delle assenze, dei giudizi, e all'inserimento degli eventuali giudizi di ammissione e delle note a verbale. Ciascun grado scolastico troverà le pagine di sua competenza.

La procedura di convalida dei dati di scrutinio può essere fatta per classi o per studenti.

Nel primo caso è sufficiente selezionare le voci VOTI, ASSENZE, GIUDIZI e NOTE A VERBALE  nel menù a tendina.

Per  attivare lo scrutinio per alunno selezionare il nominativo dello studente nella scheda VOTI :

In scrutinio si vedono le assenze di ogni disciplina per il periodo valutativo che ha scelto la scuola (es. 13/09 al 31/01).

Le assenze vengono conteggiate sullo studente e disciplina, indipendentemente da dove queste siano state firmate, classe o gruppo.


Nella pagina Giudizi  è possibile confermare o modificare le proposte di voto delle discipline opzionali o alternative all'insegnamento della religione cattolica frequentate da ogni studente.

Nel caso in cui venga utilizzata modalità per l’inserimento dei voti per le discipline opzionali con il menu a tendina (nel riquadro rosso), non va compilato anche il riquadro a testo libero Giudizio per le discipline opzionali e alternativa all'insegnamento della religione cattolica  poiché in scheda di valutazione uscirebbero due volte le stesse informazioni. 

Per la valutazione finale, nel pulsante di modifica della prima riga a destra è possibile la definire la frequenza minima e l'ammissione allo scrutinio per tutti gli studenti della classe.

Se la frequenza minima è stata raggiunta da tutti gli studenti della classe, si può scegliere (dal pulsante cerchiato in rosso ) di selezionare l'ammissione allo scrutinio per la classe come indicato nella prima immagine in basso.

Nel caso in cui la situazione non sia uniforme, si può intervenire per singolo studente ( dal pulsante cerchiato in verde) e in caso di frequenza minima non raggiunta, selezionare la voce idonea tra le diverse scelte a disposizione ( non ammesso allo scrutinio oppure ammesso in deroga.

Per le classi terminali delle scuole secondarie di primo e di secondo grado, nella voce Ammissione è presente anche il campo relativo alla partecipazione alle prove INVALSI:

Certificazione delle competenze

Per le classi terze della Scuola Secondaria di Primo Grado, per le classi seconde della Scuola Secondaria di Secondo Grado e della Formazione Professionale nel secondo quadrimestre è previsto l'inserimento delle Competenze di base. Si accede sempre dallo stesso menu scegliendo la voce relativa Competenze di base.

Una volta selezionato lo studente, si apre il menu a tendina che consente di scegliere il livello raggiunto per ciascuna delle voci presenti. Le voci presenti nel pop up, come si vede nelle immagini sottostanti, differiscono in relazione all'ordine di scuola. L'immagine di sinistra si riferisce alle classi seconde di SSSG e  di FP. L'immagine di destra si riferisce alla classe terza di SSPG.

Funzioni scuole secondarie di secondo grado

Per le scuole secondarie di secondo grado, nel menu appaiono alcune altre funzioni (cerchiate in arancione nell'immagine):

La funzione Crediti scolastici  permette di visualizzare i crediti scolastici assegnati allo studente e di integrarli cliccando sull'icona "matita" a destra (cerchiata in rosso nell'immagine):

Cliccando sulla "matita", si possono apportare le necessarie modifiche:

La funzione Carenze formative  permette di inserire le carenze agli studenti.  

E' possibile agire sulla singola disciplina per studente, cliccando il relativo quadratino (evidenziato in arancione nell'immagine precedente); altrimenti, per tutta la classe, cliccare sui tre punti verticali in fondo (cerchiati in rosso nell'immagine precedente) e selezionare il pulsante Converti insufficienze in carenze formative

Per le discipline su cui sono presenti delle carenze, il quadratino diventa arancione (cerchiato in verde sull'immagine). Cliccando sul quadratino è possibile vedere il dettaglio e lo storico (cliccando sulla freccia in giù) e inserire eventuali note. 

Cliccando sul nome del singolo studente(sottolineato in verde), invece, si apre il pannello sottostante con tutte le carenze assegnate. Le note (cerchiate di verde) sono salvate nel verbale, il testo in fondo (cerchiato di rosso) viene visualizzato nel documento di valutazione.

La funzione Competenze di base permette di visualizzare ed eventualmente modificare i dati inseriti in prescrutinio per ogni singolo studente:

Cliccando sulla riga relativa allo studente, si apre il riquadro dove modificare le competenze per ogni asse inserite in prescrutinio:

Esiti Formazione Professionale

Gli esiti per la formazione professionale disponibili per l'attribuzione nello scrutinio di fine anno scolastico sono ora filtrati per guidare maggiormente la scelta tra le voci corrette.

Media delle valutazioni corsi CAPES

Al pari del quinto anno della secondaria di secondo grado, anche per i corsi CAPES, in sede di scrutinio, viene esposta la media (circondata in verde nell'immagine a sinistra).

Compila il verbale

Terminate le operazioni di scrutinio si passa alla compilazione del verbale inserendo gli opportuni dati e provvedendo alle eventuali sostituzioni dei docenti assenti.  Inserite le informazioni necessarie il pulsante Crea doc genera un file di testo modificabile.

Chiude lo scrutinio

Terminate tutte le operazioni il docente incaricato procederà alla chiusura dello scrutinio con il relativo pulsante permettendo così alla segreteria di operare nell'invio dei dati per la stampa dei documenti di valutazione e della pubblicazione dei risultati alle famiglie.

NB: SI RACCOMANDA LA CHIUSURA ALLA FINE DELLO SCRUTINIO PERCHÈ NON ESISTE PIÙ LA CHIUSURA AUTOMATICA A FINE GIORNATA.

SEGNALAZIONI ANOMALIE

Controlli sulla completezza/congruità dei dati in scrutinio alla chiusura e segnalazione anomalie in caso di dati mancanti.  

Nel caso manchi qualche dato, ad es. un voto o un esito, come indicato nelle figure precedenti, il sistema segnala le incongruenze:

Gli scrutini svoltisi in date passate ma non chiusi sono segnalati alla segreteria e non possono essere pubblicati né stampati i relativi documenti di valutazione. 

DOPO LO SCRUTINIO

SEGRETERIA

Terminate le operazioni di scrutinio la segreteria accedendo dal menù scrutini verifica lo stato di chiusura degli scrutini, procede alla pubblicazione dei dati della valutazione periodica e finale e stampa i documenti di valutazione.


Pubblica online i dati della valutazione periodica o finale

Terminati gli scrutini, per rendere visibili i voti alle famiglie è necessario eseguire due operazioni: abilitare la visualizzazione dei dati della valutazione e pubblicare gli scrutini.  All'interno del Manuale famiglie è possibile vedere gli screenshot per capire cosa vedono esattamente le famiglie.

Nel menu Personalizzazioni dell’area CONFIGURAZIONI è possibile procedere all'abilitazione della visibilità:

La pubblicazione degli scrutini può essere cumulativa (per più classi) o per singola classe scrutinata. 

Nel primo caso, si  può seleziona la voce Pubblica scrutini completati:

Per la pubblicazione della singola classe, accedere allo scrutinio e eseguire il comando Pubblica scrutinio dal menù:

Una volta effettuata la pubblicazione, immediatamente dopo le famiglie potranno vedere, sul portale o nella app del registro, i documenti di valutazione dei propri figli.

Nel caso in cui non si voglia rendere visibili i dati non eseguire mai tale operazione

Terminato lo scrutinio, dal menu Scrutini, cliccando sulla singola classe, la segreteria deve premere il pulsante Invia dati per pagelle  per trasferire allo SGA i dati dello scrutinio. 

Questa operazione va fatta in ogni caso perché è propedeutica all'invio dei dati di valutazione al SIDI. 

Inoltre, serve alle istituzioni scolastiche che stamperanno i documenti di valutazione ancora con SGA.

Stampa i documenti di valutazione

Le istituzioni scolastiche dell'istruzione primaria e secondaria di primo e di secondo grado e dei corsi CAPES possono stampare da ISI il documento di valutazione. 

(Per la formazione professionale la funzione non è ancora disponibile).

Innanzi tutto, bisogna verificare che lo scrutinio sia chiuso. La chiusura va effettuata dal docente designato o dal dirigente. Dal giorno successivo alla data di apertura, gli scrutini non chiusi vengono segnalati all'interno dell'elenco delle classi con un triangolo rosso (cerchiato in azzurro nell'immagine sottostante):

In tal caso, bisogna che il dirigente rientri nello scrutinio e provveda alla chiusura dello stesso, controllando le eventuali incongruenze. Senza tale chiusura la voce del menu Stampa documento di valutazione NON E' ATTIVA.

Se uno scrutinio è stato regolarmente chiuso, cliccare sulla classe interessata, nella videata successiva cliccare sul pulsante arancione e selezionare la funzione Stampa documento di valutazione.

Successivamente, si accede alla videata Seleziona gli studenti, dove si può:

Se la scuola ha caricato il logo - v. Manuale segreteria - Configurazioni / Personalizzazioni istituzione - l'immagine caricata verrà incorporata all'interno del documento di valutazione, in alto al centro.

All'interno dello spazio dedicato alle attività didattiche alternative alla religione e attività opzionali facoltative, la valutazione delle attività didattiche alternative all'IRC va esposta al primo posto.

Tale posizionamento è automatico se la sigla della disciplina opzionale relativa alle attività didattiche alternative all'IRC è stata impostata a "AIRC" e se l'inserimento delle valutazioni delle discipline opzionali è stato effettuato con la modalità Prescrutinio discipline opzionali (e non nel riquadro testo libero).

Inoltre, se è stata utilizzata questa modalità, le valutazioni di tutte le discipline opzionali e delle attività didattiche alternative all'IRC verranno esposte in formato tabellare.

La modalità di inserimento delle valutazioni con un testo libero va utilizzata soltanto in via residuale e pertanto si invitano tutte le scuole, per il prossimo anno scolastico, ad utilizzare soltanto il Prescrutinio discipline opzionali e non più il testo libero. 

Per impostare tale modalità è sufficiente disabilitare nelle Personalizzazioni la voce di menu Abilita compilazione testo libero giudizio per le discipline opzionali e alternativa all'insegnamento della religione cattolica.

Se nel documento scaricato e aperto con LibreOffice non sono visibili i contenuti dei singoli campi (ad es. discipline), consultare la pagina Indicazioni tecniche del manuale, la voce Errore stampa del documento di valutazione con LibreOffice.

Stampa delle certificazioni delle competenze

All'interno del menu Scrutini, selezionando l'unità scolastica e il periodo valutativo finale, viene visualizzato l'elenco di tutte le classi collegate a quell'unità scolastica e a quel periodo valutativo. Cliccando sulla riga della classe interessata (classi terze della scuola secondaria di primo grado e classi seconde delle scuole secondarie di secondo grado e degli istituti e centri di formazione professionale), e attivando il menu hamburger (pulsante arancione con tre righe orizzontali) è possibile stampare le certificazioni delle competenze:

Cliccando sulla funzione Stampa certificazione competenze il sistema scaricherà sul computer dell'utente un documento modificabile con le certificazioni delle competenze di tutta la classe.

Visualizzazione e stampa dei dati dello scrutinio

Dall'elenco scrutini è possibile accedere alla visualizzazione riepilogativa stampabile dei dati di uno scrutinio da parte del ruolo Segreteria.

I dati di scrutinio sono visibili accedendo al menu Scrutini e selezionando l'icona a forma di occhio (cerchiata in rosso nell'immagine che segue) in corrispondenza di ogni classe scrutinata:

Cliccando sull'icona "occhio", è possibile espandere la visualizzazione cliccando sulla freccia in giù (evidenziata in rosso) a sinistra delle diciture Voti o Giudizi. Una volta aperta la visualizzazione, è possibile stampare la selezione cliccando sull'icona "stampante" in alto a destra (evidenziata in rosso). 

Una volta chiuso lo scrutinio la segreteria, dal menu hamburger, potrà procedere alla stampa della certificazione  per ciascuno studente  come illustrato nell'immagine successiva.

Nel menu Configurazioni, con la funzione Visibilità alla famiglia, è possibile disabilitare la pubblicazione degli esiti di classe alla famiglia se si desidera pubblicare tutte le classi di un'unità scolastica in un determinato momento o per un determinato periodo.

RISOLUZIONE ERRORI

Errori di configurazione o modifica tabellone

Se dopo l'apertura dello scrutinio ci si accorge di qualche errore nella configurazione oppure bisogna cambiare il tabellone, è possibile modificare la struttura dello scrutinio utilizzando l'icona "chiave inglese". 

La funzione permette di:
- aggiungere (con il tasto "+") o eliminare (con l'icona "gomma") la richiesta di valutazioni per una disciplina ad uno studente (ad esempio per le discipline non previste nel PEI per alunni BES);
- eliminare studenti dallo scrutinio (con l'icona "cestino" - ad esempio, studente trasferito in ingresso già scrutinato nella scuola precedente) o aggiungerli (con il tasto "+" o cliccando sul link Aggiungilo - ad esempio, studente trasferito in ingresso per errore non aggiunto alla classe);
- aggiungere (con il tasto "+") una disciplina - non configurata per errore - all'interno del quadro orario.

Eventuali dati presenti bloccano l'operatività sulla singola casella non consentendo perdita di dati.

Questa funzione va usata soltanto in caso di necessità, per sanare le situazioni causate da configurazioni ritardate rispetto all'apertura dello scrutinio.

Rettifica errori materiali

Fatti salvi gli obblighi di legge relativi alla rettifica degli errori materiali risultanti dallo scrutinio, dal punto di vista tecnico è possibile modificare dati errati o aggiungere dati mancanti seguendo alcuni semplici passaggi:

Se è il dirigente scolastico a procedere alla rettifica

LATO DIRIGENTE

Il programma apre una nuova scheda sul browser che si trova all'interno del registro docente; per un breve lasso di tempo appare la notifica che lo scrutinio di questa classe risulta chiuso:

Aprire lo scrutinio cliccando sulla dicitura Apri scrutinio in fondo alla pagina:

2. Procedere alla modifica / inserimento del dato errato o mancante. Alla fine di tutte le rettifiche, procedere alla chiusura dello scrutinio cliccando sulla dicitura Chiudi scrutinio in fondo alla pagina: 

LATO SEGRETERIA

3. Dopo la chiusura dello scrutinio, procedere all'invio dati dal menu Scrutini, entrando nella classe e nel periodo valutativo desiderato e cliccando sulla dicitura Invia dati per pagelle

4. VERIFICA DATI

Dopo aver inviato i dati, si deve verificare nei sistemi gestionali provinciali se anche i dati corretti sono stati acquisiti con successo.

Se a fare la rettifica è un docente del consiglio di classe

In questo caso bisogna seguire tutte le modalità dello scrutinio come indicato nelle istruzioni per le scuole che utilizzano il sistema ISI-REL per gestire gli scrutini, e in particolare dalla fase Dopo il prescrutinio / Segreteria / Apre lo scrutinio alla fase Dopo lo scrutinio / Segreteria

Per facilità, di seguito si riepilogano i singoli passaggi:

LATO SEGRETERIA

 Attenzione: il docente potrà accedere allo scrutinio solo nella data indicata.  


LATO DOCENTE


LATO SEGRETERIA