SUPERINTENDENCIA DE EDUCACION - SOBRE AUDITORIA AL PROCESO DE ACREDITACION DE SALDOS (23/12/2022)
DICIEMBRE 2022.
Del Objetivo.
Realizar una auditoría al Proceso de Acreditación de Saldos efectuado por la Superintendencia de Educación -SIE- y las entidades que se relacionan con el citado proceso, respecto del periodo comprendido entre el 1° de enero de 2016 al 31 de diciembre de 2021, con la finalidad de verificar el rol de supervisión del servicio, respecto a los sostenedores educacionales y velar por que los sistemas informáticos cumplan con estándares mínimos de seguridad en el registro de los datos.
CONCLUSIONES
Se realizó un análisis comparativo y estadístico descriptivo a las bases de datos de la Superintendencia de Educación, del período comprendido entre el 1° de enero de 2016 al 31 de diciembre de 2021, respecto a la totalidad de los recursos otorgados por el Estado, por concepto de subvenciones de educación y aportes, a los sostenedores de establecimientos educacionales del país.
En particular, se revisaron los saldos de los recursos entregados que quedaron por acreditar, esto es, aquellos no ejecutados que debiesen estar disponibles en las cuentas corrientes de los sostenedores.
Además, se analizaron los fondos no rendidos en su totalidad, considerando para tales efectos, los años 2016 al 2021, categorizándose por tipo de subvenciones, año y dependencia de los sostenedores, constatando las siguientes situaciones:
a) Se evidenció que, al 31 de diciembre de 2020, los sostenedores educacionales del país presentaban saldos no acreditados ascendentes a $504.811.506.613.- , no demostrando a la citada Superintendencia, la disponibilidad de los recursos en sus respectivas cuentas corrientes, mediante los certificados bancarios pertinentes.
En este contexto, es dable consignar que el mencionado saldo se concentró principalmente en los siguientes recursos transferidos: Subvención Escolar Preferencial -SEP- por un total de $179.250.743.330; Subvención General por $139.553.464.031; Programa de Integración Escolar -PIE- por un monto de $84.033.131.602; y el Fondo de Apoyo a la Educación Pública -FAEP- por un total de $76.865.759.836.
Ahora bien, en cuanto a la distribución de estos saldos no acreditados, se verificó en las citadas bases de datos que la región Metropolitana de Santiago presenta la mayor incidencia, por un monto de $138.685.537.473, equivalente a un 27,47% del total nacional.
Le siguen la región de Valparaíso con un 11,52%, por el valor de $58.139.697.566 y la región del Biobío equivalente a un 11,13% por la cifra de $56.202.730.405.
Sin perjuicio de lo anterior, del análisis ya descrito, se detectó respecto de los sostenedores más relevantes, que los establecimientos municipales, presentan el mayor monto no acreditado, a saber, $331.116.249.259.
Ello, en relación con los establecimientos Particulares Subvencionados que concentran un monto total de $170.598.462.063.
b) Por su parte, respecto a los fondos no rendidos, se advirtió que el monto por este concepto más importante se presentó en el año 2020, por un total ascendente a $99.342.051.842, correspondiente a 84 sostenedores en todo el país. Siendo la Subvención General, SEP y el PIE, los que presentan la mayor cuantía, por un total de $89.113.578.511, equivalente a un 89,70% del total. Además, se identificó que las regiones Metropolitana de Santiago, del Biobío y de Tarapacá, presentan los mayores recursos no rendidos al citado año, por un total de $60.419.463.300, $19.835.875.649 y $7.169.357.519, respectivamente.
En este contexto, se constató respecto de los sostenedores, que al año 2020, los establecimientos educacionales municipales presentan la mayor cantidad de recursos no rendidos, correspondiente a un total de $75.132.868.768, seguido por los establecimientos particulares subvencionados, por un monto de $20.470.563.074, y finalmente los Servicios Locales de Educación por un total de $3.738.620.000, representando un 75,63%, 20,61% y 3,76% del total, respectivamente.
En relación con este análisis, se determinaron situaciones que advierten la falta de control por parte de la Superintendencia de Educación, sobre los procesos de fiscalización de las rectificaciones de las rendiciones de cuenta, hechas por los sostenedores en relación con los saldos no acreditados.
En lo específico, esa superintendencia aceptó rectificaciones de las rendiciones de los procesos entre los años 2008 al 2016, periodo que excede al establecido para mantener la documentación de respaldo respectiva, exponiendo a la entidad al riesgo que se rectifiquen operaciones sin contar con la totalidad de los antecedentes que acrediten los gastos y aquellas en que las rendiciones de cuenta fueron rebajadas directamente de los ingresos percibidos por los sostenedores.
Asimismo, en relación con los saldos no acreditados superiores a las 30 UTM, se constató que 158 sostenedores no contaban con actas de fiscalización y/o multas aplicadas.
También se determinaron situaciones que conciernen al funcionamiento del sistema informático de la Superintendencia de Educación. Tal es el caso de las limitaciones de acceso a la plataforma de rendición de cuentas de establecimientos cerrados, lo que no permite cumplir con la citada rendición y acreditación de saldos pendientes; y fallas y errores de la plataforma de rectificación.
Por lo anterior, esta Entidad de Control instruirá un procedimiento sumarial, con la finalidad de determinar las eventuales responsabilidades administrativas que deriven de los citados hechos.
No obstante, corresponde que esa repartición pública adopte las medidas pertinentes, para que, en lo sucesivo, de estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que regulan las subvenciones educacionales auditadas, sin perjuicio de las coordinaciones que debe realizar con las otras entidades involucradas, entre otros aspectos, sobre el otorgamiento y rendiciones de las citadas subvenciones.
A su turno, en cuanto a las materias como el actuar de la Subsecretaría de Educación, respecto al objetivo de la presente auditoría, específicamente la falta de control de los saldos no acreditados en establecimientos traspasados a los Servicios Locales de Educación Pública -SLEP-, que se encontraban cerrados y con saldos por rendir, el desconocimiento de los mecanismos de control y supervisión que realizan las Secretarías Regionales Ministeriales de Educación, respecto a los saldos no acreditados de arrastre y la falta de rendición del total de los recursos otorgados, esta Entidad de Control incoará un sumario administrativo en la citada Subsecretaría, tendiente a determinar las eventuales responsabilidades administrativas en las situaciones descritas.
Indistintamente, esa institución deberá remitir los antecedentes que acrediten las gestiones realizadas para obtener los reintegros o aplicar las medidas que correspondan de los 123 colegios cerrados con un saldo total no rendido y por ende sin restituir al año 2021, de $16.478.128.577 y los 11 establecimientos educacionales traspasados a los Servicios Locales de Educación Pública -SLEP-, que mantienen un saldo por rendir a igual año, ascendente a $55.684.270.818, como también, un estado de avance del protocolo de coordinación entre las entidades participantes, al que se ha comprometido producto de esta fiscalización, lo anterior, en un plazo de 60 días hábiles, desde la recepción de este informe, por medio del Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR.
Respaldo.
[Descargar Informe Final]......[Visualizar Resumen Informe]..............Desde Base de Datos Informe de la Contraloria.
[Vinculo]......Respaldo Municipios Prime.
Daem Municipalidad de Tocopilla sobre auditoría al Uso Recursos SEP (30/12/2022)
año 2020 - DICIEMBRE 2022.
Del Objetivo.
La fiscalización tuvo por objetivo efectuar una auditoría al uso de los recursos de la SEP en el DAEM de Tocopilla, durante el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2020.
Lo anterior, con la finalidad de validar que los gastos financiados con recursos de la aludida subvención se hayan enmarcado en el PME del recinto educacional según corresponda, y en las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes; que los bienes adquiridos se encuentren disponibles y en uso; que las contrataciones de personal cuya remuneración sea pagada con fondos SEP estén debidamente justificadas y que los gastos se encuentren correctamente contabilizados, acreditados y rendidos.
A su vez, se realizó un examen de las cuentas de conformidad con las disposiciones contenidas en los artículos 95 y siguientes de la ley N° 10.336, la resolución N° 30, de 2015, de este Organismo de Control, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición Cuentas, y lo señalado en el decreto ley N° 1.263, de 1975.
CONCLUSIONES.
Atendidas las consideraciones expuestas durante el desarrollo del presente trabajo, la Municipalidad de Tocopilla no ha aportado antecedentes que permitan salvar las observaciones planteadas en el Preinforme de Auditoría N° 678, de 2022, de esta Entidad Fiscalizadora.
En razón a lo expuesto, y en virtud de los resultados obtenidos en la presente auditoría, algunas observaciones dieron lugar a las siguientes acciones:
1. Respecto a la observación contenida en el numeral 9, relacionada con gastos por adquisición de bienes y servicios que no se ajustan al Plan de Mejoramiento Educativo por $20.156.541 (AC)2, esta Sede de Control formulará el reparo pertinente, conforme a lo establecido en los artículos 95 y siguientes de la nombrada ley N° 10.336, sin perjuicio de lo indicado en el artículo 116 de dicho cuerpo legal.
En relación a las situaciones objetadas en los numerales 11; 12, 12.a); 12.b); 12.c), referente a gastos por compra de bienes y servicios no acreditados y la falta de acreditación física de los bienes adquiridos, de los establecimientos Escuela D-137 “Gabriela Mistral”; Escuela D-7 “Carlos Condell De la Haza”, Escuela F-6 “Estados Unidos de Norteamérica”, como también en el “Liceo politécnico Diego Portales Palazuelos” C-3 y “Escuela Pablo Neruda” E-3 (todas AC), la Municipalidad de Tocopilla deberá remitir a este Organismo de Control, los antecedentes que permitan acreditar los gastos detallados en el anexo N° 11 de este documento, por la suma de $54.699.587 y además el respaldo de la entrega de los Tablet, notebook y demás bienes adquiridos a los beneficiarios o su custodia en los planteles educacionales equivalentes a $78.572.435, en un plazo de 30 días hábiles, contado desde la recepción de este documento, a través del Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR. En el caso que lo anterior no se concrete, este Organismo Fiscalizador, procederá a formular el reparo pertinente por la suma total de $133.272.022 ante el Juzgado de Cuentas, conforme a lo establecido en los artículos 95 y siguientes de la aludida ley N° 10.336, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 116 de ese cuerpo normativo.
De igual manera, en consideración a lo señalado en los numerales, 7.a) y letra b) de la 7.c), sobre el saldo disponible en la cuenta corriente de la SEP al 31 de diciembre de 2020 y gastos contabilizados, pagados y no rendidos por el DAEM (ambas C3), la Municipalidad de Tocopilla deberá iniciar un procedimiento disciplinario destinado a investigar eventuales responsabilidades administrativas que pudieran derivar de las situaciones observadas, debiendo remitir, en un plazo de 15 días hábiles, contados a partir de la recepción de este informe final, copia del acto administrativo que así lo disponga, a la
Unidad de Seguimiento de Fiscalía de este Organismo de Control. Asimismo, deberá remitir una copia del acto administrativo que dé término de este procedimiento a la misma Unidad, en un plazo de 15 días hábiles desde su conclusión.
Asimismo, esa entidad deberá adoptar las medidas pertinentes con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que la rigen, entre las cuales se estima necesario considerar, a lo menos, las siguientes:
En consideración a lo señalado, en el numeral 9, referente a gastos por adquisición de bienes y servicios que no se ajustan al Plan de Mejoramiento Educativo (AC), el DAEM de Tocopilla, en lo sucesivo, deberá arbitrar las medidas de control y supervisión que le permitan asegurar que los gastos que sean financiados con recursos de la SEP se enmarquen en las acciones contenidas en el PME del recinto educacional, en armonía con lo dispuesto en la letra e) del artículo 6° de la ley N° 20.248 y en conformidad con la jurisprudencia administrativa de este Organismo Contralor, contenida en los dictámenes Nos 56.373, de 2011, 34.603, de 2013, y 27.318, de 2018, entre otros.
A su turno, en consideración a lo descrito en el numeral 11, gastos por compra de bienes y servicios no acreditados (AC), la Municipalidad de Tocopilla, a través del DAEM, en lo sucesivo, deberá disponer de las medidas de control y supervisión que le permitan asegurar que las adquisiciones de bienes o servicios que realice se encuentren debidamente respaldados, con documentación auténtica y pertinente, antes de proceder a su pago, logrando de este modo dar cumplimiento a lo señalado en la letra c) del artículo 2° de la resolución N° 30, de 2015, de este Organismo de Control y al artículo 55 del decreto ley N° 1.263 de 1975, del Ministerio de Hacienda.
Seguidamente, de acuerdo a lo observado en el numeral 12, letras a), b) y c), donde se evidencio falta de acreditación física de los bienes adquiridos, en las escuelas D-137 “Gabriela Mistral”; D-7 “Carlos Condell De la Haza” y F-6 “Estados Unidos de Norteamérica” (AC), esa entidad, en lo sucesivo, deberá establecer los mecanismos necesarios que permitan velar por el correcto y eficiente control en la entrega de bienes -adquiridos con recursos SEP- a terceros, en armonía a lo dispuesto en los artículos 3°, 5° y 8° de la ley N° 18.575.
Ahora, respecto de lo señalado en el numeral 5, sobre la diferencia en el saldo bancario y contable reflejado en la conciliación bancaria al 31 de diciembre de 2020 (C), la entidad examinada deberá llevar a cabo un plan de trabajo en relación con la materia, de lo cual debe informar en el plazo de 60 días hábiles contado desde la recepción del presente documento a través del Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR. Lo anterior, sin perjuicio de que la autoridad disponga el inicio de las actividades comprometidas.
En lo sucesivo, corresponde que la entidad adopte las medidas de control que le permitan confeccionar sus conciliaciones bancarias conforme a lo dispuesto en los ya citados oficios circular Nos 11.629, de 1982, y 20.101, de 2016, ambos de la Contraloría General de la República.
Seguidamente, de acuerdo a lo indicado en el numeral 6.a), en el cual se estableció la falta de regularización de la partida conciliatoria denominada “diferencias en cheques registrados por más/menos por el banco” (C), corresponde que la Municipalidad de Tocopilla, acredite la corrección de las diferencias que se muestran en la tabla N° 5 en un plazo de 60 días hábiles, contados a partir de la recepción del informe final, mediante el Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR.
Igualmente, ese departamento municipal, en lo sucesivo, deberá supervisar la confección periódica de las conciliaciones bancarias, a fin de verificar que los giros efectuados correspondan a los efectivamente realizados y reflejados en cartola bancaria, procediendo a realizar los ajustes que sean necesarios, de forma oportuna, a fin de que la información expuesta en estos reportes conciliatorios sea clara y fidedigna, permita un adecuado control de las disponibilidades que administra y la correcta toma de decisiones, ajustándose así a lo dispuesto en el oficio N° 20.101, de 2016, de este Organismo Contralor.
Respecto de lo reprochado en el numeral 6.b), depósitos contabilizados y no registrados por el banco (C), esa entidad edilicia deberá acreditar sus dichos respecto de las correcciones anunciadas, debiendo documentar lo señalado en un plazo de 60 días hábiles, contados a partir de la recepción de este informe final, mediante el Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR.
Finalmente, en lo sucesivo, ese municipio deberá verificar que las conciliaciones bancarias sean elaboradas correctamente, identificando los errores y regularizándolos de manera oportuna, en armonía con lo dispuesto en el numeral 4, del oficio N° 20.101, de 2016, del Ente Contralor, lo que le permitirá mantener un adecuado control sobre los recursos que administra y contar con información que represente fielmente las transacciones efectuadas, ajustándose a los principios de exposición y representación fiel expuestos en el oficio circular N° 60.820, de 2005, de este Ente Contralor.
Sobre los hechos evidenciados en el numeral 7.a), sobre el saldo disponible en la cuenta corriente de la SEP al 31 de diciembre de 2020 (C), la Municipalidad de Tocopilla, a través del DAEM deberá efectuar las acciones que resulten necesarias para justificar la utilización de los recursos de la SEP proporcionados por el Ministerio de Educación que se encuentren pendientes de acreditación -entendiendo que éstos corresponden a $453.888.205, considerando el saldo presentado en el proceso de rectificación-, solicitando la realización de un nuevo proceso rectificatorio ante la SUPEREDUC o, en su defecto, deberá proceder a reintegrar los saldos no acreditados con el objetivo de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 54 de la aludida ley N° 20.529, que indica que los sostenedores de establecimientos educacionales subvencionados o que reciban aportes regulares del Estado deberán rendir, anualmente, cuenta pública del uso de todos sus recursos, conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados, respecto de la entidad sostenedora y de cada uno de sus establecimientos educacionales.
De ser así, corresponderá a la entidad comunal aportar los antecedentes que den cuenta de la solicitud de rectificación requerida ante la SUPEREDUC, y su correspondiente contestación a ello, o bien la acreditación documental del reintegro de los montos en cuestión, todo ello, en el plazo de 60 días hábiles, contados desde la recepción del presente informe final, a través del Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR.
De no concretarse el requerimiento, esta Entidad de Control remitirá los antecedentes a la Fiscalía Local de Antofagasta, del Ministerio Público y al Consejo Defensa del Estado, para los fines pertinentes.
Asimismo, corresponde que la Municipalidad de Tocopilla, en lo sucesivo, implemente las medidas de control necesarias para asegurar que los recursos de las subvenciones se utilicen en los fines previstos, evitando posibles pérdidas o mal uso de estos fondos, evitando a su vez que situaciones como la observada, se vuelvan a generar, dando cumplimiento así a los principios de eficiencia y eficacia consignados en los artículos 3° y 5° de la mencionada ley N° 18.575.
Ahora, referente a lo representado en la letra a), del numeral 7.b), error contable en registro de ingreso en fondos SEP (C), corresponde que el DAEM realice un análisis de los ingresos percibidos por concepto de la SEP y efectúe los ajustes contables que sean necesarios, debiendo dar cuenta documentada de la labor efectuada en un plazo de 60 días hábiles, contados desde la recepción del presente informe final, a través del Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR.
Asimismo, corresponde que ese departamento, en lo sucesivo, verifique que los recursos que reciba sean concordantes entre lo informado por las entidades otorgantes, lo reflejado en la cartola bancaria y lo imputado contablemente, a fin de mantener un adecuado control sobre ellos, ajustándose al principio de exposición señalado en el oficio circular N° 60.820, de 2005 del Ente de Control y observando los principios de control y la eficiente e idónea administración de los recursos, previstos en los artículos 3° y 5°, de la ley N° 18.575.
Enseguida, en consideración a lo señalado en la letra a), del numeral 7.c), diferencias advertidas entre el gasto de la SEP rendido y el contabilizado en la cuenta N° 111-03-04, denominada “Fondos SEP” (C), el DAEM de Tocopilla deberá realizar los ajustes contables que procedan, respecto del reintegro de los recursos no utilizados por fondos fijos. A su vez, sobre los gastos pendientes de rendición y los que fueron rendidos con diferencias, esa entidad comunal deberá efectuar un análisis de las situaciones presentadas y solicitar a la SUPEREDUC efectuar un proceso de rectificación, o en su defecto, efectuar la restitución de esos recursos. La ejecución de estas acciones deberán ser informadas documentalmente a esta Entidad de Control en un plazo de 60 días hábiles, contados a partir de la recepción de este informe final, en el Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR.
A su vez, el DAEM de Tocopilla, en lo sucesivo, deberá arbitrar medidas de control y supervisión, como la realización de análisis de cuentas y cotejo de los saldos rendidos por subvenciones versus lo efectivamente contabilizado y pagado, a fin de efectuar oportunamente las regularizaciones que sean pertinentes, resguardando de esa forma los recursos que administra, en armonía con lo dispuesto en los artículos 60 y 61 de la ley N° 10.336, y a lo previsto en los artículos 5° y 11, de ley N° 18.575.
Sobre los hechos señalados en la letra b), del numeral 7.c), gastos contabilizados, pagados y no rendidos por el DAEM (C), esa entidad comunal a través del departamento de educación, deberá efectuar un análisis respecto de los gastos detallados en el anexo N° 8 de este informe final, a fin de determinar aquellos erogaciones que no fueron rendidos a la SUPEREDUC, y solicitar a aquella superintendencia la realización de un proceso rectificatorio o, en su defecto efectuar el reintegro de aquellos desembolsos, acreditando documentadamente las acciones que adopte, en un plazo de 60 días hábiles, contados a partir de la recepción de este informe final, mediante el Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR.
Vencido dicho plazo, sin que se haya aclarado o bien la aclaración sea insuficiente, esta Contraloría Regional remitirá los antecedentes a la Fiscalía Local de Antofagasta, del Ministerio Público para los fines a que haya lugar.
Asimismo, esa entidad, a través del DAEM deberá, en lo sucesivo, efectuar la rendición de todos aquellos gastos que sean financiados con recursos de la SEP en el plazo establecido para ello por la SUPEREDUC, dando así cumplimiento al convenio suscrito al efecto, según lo dispuesto en la letra a) del artículo 7°, de la ley N° 20.248, ajustándose a su vez, a los principios de control, eficiencia y eficacia, consagrados en los artículos 3° y 5º de la ley N° 18.575.
Seguidamente, en consideración a lo descrito en la letra c), del numeral 7.c), gastos pagados con recursos SEP, pero atribuidos a otras subvenciones en la rendición (C), ese organismo municipal, por medio del DAEM, tendrá que efectuar un análisis respecto de la situación representada, informando si efectivamente existió un error en el proceso de rendición de los gastos en cuestión, debiendo aportar los antecedentes que den cuenta de la corrección de las situaciones evidenciadas, y en caso que corresponda restituir los valores pagados con recursos SEP, a la cuenta corriente N° XXX , denominada “Fondos SEP”. Dichas acciones, deberán ser acreditadas a este Organismo de Control en un plazo de 60 días hábiles, contados desde la recepción del presente documento, mediante el Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR.
De igual forma, esa entidad deberá, en lo sucesivo, arbitrar las medidas de control que le permitan verificar que los gastos pagados con recursos de la SEP efectivamente sean atribuibles a dicha subvención y sean presentados de esa forma ante la SUPEREDUC en sus procesos de rendición, ajustándose así a lo señalado en el artículo 6 letra e), de la ley N° 20.248, y resguardando el correcto uso de los recursos que le son conferidos.
Ahora, en consideración a lo señalado en el numeral 8, incumplimiento del límite de gastos por concepto de personal imputados a los recursos SEP (C), el DAEM de Tocopilla, en lo sucesivo, deberá evaluar el porcentaje de gastos de recursos humanos financiados con la SEP, por establecimiento educacional, previa ejecución de contrataciones o aumento de horas de los profesionales, asegurándose de que todo incremento en este ítem, que pudiese superar el 50% del total de gastos, cuente con una fundamentación de aquella necesidad en el PME del recinto educacional, ajustándose así a lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 8° bis de la ley N° 20.248.
Acerca de lo descrito en el numeral 10, respecto de pagos improcedentes por concepto de remuneraciones (C), en donde se advirtió gastos por $32.791.384, detallados en el anexo N° 10 de este informe final, que no correspondía que fueran financiados con recursos de la SEP, corresponde que la Municipalidad de Tocopilla acredite en un plazo de 30 días contados desde la recepción del presente informe final, mediante el Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, la correcta regularización contable y restitución a la cuenta corriente N° XXX , denominada “Fondos SEP”, de los recursos imputados a la subvención en estudio pero que correspondieron a gastos asociados a otras subvenciones. De no concretarse el requerimiento, esta Entidad de Control remitirá los antecedentes a la Fiscalía Local de Antofagasta, del Ministerio Público y al Consejo Defensa del Estado, para los fines pertinentes De igual forma, en lo sucesivo, la Municipalidad de Tocopilla, a través del DAEM, deberá efectuar una revisión de los conceptos remuneratorios que considere a ser pagados con recursos de la SEP, arbitrando las medidas contables y de control que sean necesarias para que, aquellas asignaciones que no sean consideradas en la subvención en comento, sean atribuidas y pagadas con los recursos que correspondan, ajustándose así al criterio contenido en el dictamen N° 8.858, de 2014, del Organismo de Control.
En lo que concierne a los numerales 1.1 y 1.2, sobre la ausencia de procedimientos que permitan identificar situaciones de fraude y ausencia de controles para la detección y mitigación de riesgos de fraude (ambas MC), corresponde que, la Municipalidad de Tocopilla implemente un manual, reglamento y/o instructivo, que establezca los procedimientos necesarios para identificar eventuales situaciones de fraude, a fin de disminuir el riesgo ante posibles actuaciones dolosas que se puedan ocasionar en el municipio, debiendo acreditar su creación y formalización a través del Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, en un plazo de 60 días hábiles, contados desde la recepción del presente Informe Final.
De igual forma, la entidad, en lo sucesivo, deberá velar por dar cumplimiento a las disposiciones que establezca, con la finalidad de evitar posibles actuaciones fraudulentas dentro de la institución.
En lo que dice relación con el numeral 1.3, sobre la inexistencia de canales de denuncia para funcionarios, ante eventuales fraudes o situaciones anómalas (MC), la Municipalidad de Tocopilla deberá disponer para sus funcionarios, canales de denuncia confidenciales, con el fin de que ellos informen sobre eventuales fraudes o situaciones anómalas de las cuales tengan conocimiento. La medida que adopte sobre ello, deberá ser acreditada a través del Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, en un plazo de 60 días hábiles, contados desde la recepción del presente Informe Final.
De igual forma, esa entidad, en lo sucesivo, deberá disponer las medidas que correspondan respecto de los canales de denuncia que adopte, previendo así identificar oportunamente debilidades en la operación interna de ese municipio, lo que permitirá proteger sus activos y efectuar una correcta y eficiente utilización de sus recursos.
Seguidamente, en consideración a lo expuesto en el numeral 2.1, ausencia de controles en los movimientos bancarios sobre los procesos examinados (MC), procede que, en lo sucesivo, la entidad disponga de mecanismos de control, destinados a velar por el correcto registro de los recursos de las subvenciones que recibe, administradas a través del DAEM, como también sobre la ejecución e imputación contable de los gastos financiados con esos caudales, asegurando de ese modo que esos recursos sean utilizados en los fines establecidos en la normativa atingente a cada subvención y además evitar incumplimientos que podrían derivar en multas que afecten los fondos disponibles de las subvenciones educacionales.
Asimismo, en consideración a lo descrito en el numeral 2.2, referente a la falta de cumplimiento al procedimiento de conciliación bancaria (MC), el DAEM, en lo sucesivo, deberá dar cumplimiento a la elaboración de conciliaciones bancarias, ajustándose a lo dispuesto en su “Manual de procedimientos conciliación bancaria” aprobado mediante el decreto exento N° 509, de 2018, lo que le permitirá tener control sobre las disponibilidades que administra, disminuyendo así riegos de eventual malversación de recursos.
A su vez, en consideración a lo descrito en el numeral 2.3, deficiencias en los controles de inventarios mantenidos por el DAEM (MC), corresponde que el DAEM de Tocopilla, en lo sucesivo, adopte las acciones necesarias para tener un control de inventario completo y detallado, contando con toda la información de los bienes que se mantienen en los establecimientos, tales como, característica del equipo, modelo, código de la entidad o número de serie del fabricante, entre otros, que le permitan obtener la ubicación exacta de éstos y su reconocimiento físico pueda ser realizado con certeza.
Enseguida, respecto de las situaciones descritas en el numeral 2.4, delegación del registro y control de inventarios de bienes a los establecimientos educacionales (MC), esa entidad edilicia deberá concretar la gestión de su accesibilidad al módulo de inventario en el sistema CASChile, para llevar desde ahí el control de los activos, lo que deberá acreditar a través del Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, en un plazo de 60 días hábiles, contados desde la recepción del presente Informe Final.
Sin perjuicio de lo expuesto, la entidad deberá, en lo sucesivo, disponer de las medidas de control que le permitan evitar eventuales perdidas, robos, o extravío de estos bienes.
Respecto de la situación planteada en el numeral 2.5, ausencia de la realización del conteo físico de inventarios (MC), el DAEM de Tocopilla, en lo sucesivo, deberá efectuar, al menos al cierre de cada año, un inventario de los bienes físicos que ha adquirido, actualizando su registro de control de activos, lo que le permitirá la adopción de decisiones para la óptima utilización y disposición de estos bienes y una adecuada planificación de compras del año, ajustándose a lo dispuesto en el numeral quinto, del “Manual de bodega e inventario del DAEM de Tocopilla”, aprobado mediante el decreto N° 509, de 27 de junio de 2018, de la Municipalidad de Tocopilla.
En lo que dice relación a lo señalado en el numeral 2.6, referente a las debilidades de control en el proceso de rendición de la SEP (MC), corresponde que el DAEM, en lo sucesivo, implemente los controles a fin de verificar que los gastos que sean incluidos en la rendición de la mentada subvención sean atribuibles a una acción del PME del recinto educacional al cual fueron vinculados y que los documentos que acompañen los gastos permitan acreditar la efectiva recepción de los bienes o servicios, evitando así que situaciones como las evidenciadas por esta Contraloría Regional vuelvan a acontecer.
En cuanto a lo objetado en el numeral 3.1.a), sobre la ausencia del requerimiento para las adquisiciones (MC), en lo sucesivo, el DAEM deberá verificar que todas aquellas compras de bienes y servicios, que deban ser financiadas con recursos de la SEP, cuenten con el documento denominado “Plan de mejoramiento educativo año 2020 solicitud requerimientos”, que éste se encuentre debidamente firmando por el director del recinto educacional que solicita tal adquisición, como también por parte de los distintos intervinientes del DAEM evidenciando la revisión y aprobación de la compra, ajustándose así a lo señalado en el “procedimiento de adquisiciones” aprobado por el decreto exento N° 509, de 27 de junio de 2018, de la Municipalidad de Tocopilla.
Sobre lo expuesto en el numeral 3.1.b), respecto de la ausencia del requerimiento para la contratación de personal (MC), corresponde que el DAEM de Tocopilla, en lo sucesivo, ajuste sus procedimientos de contratación de personal, financiado con recursos SEP, al ya citado documento aprobado mediante el decreto exente N° 509, de 2018 de la Municipalidad de Tocopilla, evaluando la pertinencia de las contrataciones que efectúe con cargo a la citada subvención.
A su turno, de acuerdo a lo señalado en el numeral 3.2, debilidades en el procedimiento de pagos ejecutado por el DAEM de Tocopilla (MC), el DAEM de Tocopilla, en lo sucesivo, deberá verificar que todas las adquisiciones que realice con cargo a recursos SEP, se ajusten a una acción del PME del recinto educacional del cual proviene el requerimiento y que, antes de proceder a su pago, se cuente con todos los antecedentes que permitan acreditar el gasto, minimizando así el riesgo que situaciones como las acontecidas no vuelvan a ocurrir.
Respecto de la situación planteada en el numeral 4.1, en el cual se objetó la falta de evidencia de quien elabora y autoriza las conciliaciones bancarias (MC), corresponde que el DAEM, en lo sucesivo, adopte las medidas para que las conciliaciones bancarias sean firmadas por quienes las elaboran y quienes las revisan y autorizan, resguardando de ese modo el correcto uso y control de las disponibilidades que administra, ajustándose a lo dispuesto en el “Manual de procedimientos conciliación bancaria” aprobado mediante el decreto exento N° 509, de 27 de junio de 2018, de la Municipalidad de Tocopilla.
En consideración a lo representado en el numeral 4.2, sobre discrepancia entre la planilla de rendición proporcionada por el DAEM versus aquellas aportadas por la SUPEREDUC (MC), la Municipalidad de Tocopilla, a través del DAEM deberá, en lo sucesivo, verificar, al momento de efectuar las rendiciones de la SEP, que los archivos que mantenga para su acreditación, sean concordantes con la información que ha dispuesto en la plataforma de la SUPERDUC, con el fin de que la información que mantenga asociada a los gastos imputados a la subvención en análisis sean confiables, disminuyendo riesgos de una eventual dobles rendiciones de gastos o que no se consideren en ese proceso gastos pagados con recursos de la SEP.
En cuanto a lo constatado en el numeral 13, sobre imputaciones contables no efectuadas según el Catálogo de Cuentas (MC), la Municipalidad de Tocopilla deberá efectuar los ajustes contables correspondientes, respecto de las situaciones objetadas en la mencionada tabla N° 16, regularizaciones que deberá acreditar a través del Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, en un plazo de 60 días hábiles, contados desde la recepción del presente Informe Final.
De igual modo, en lo sucesivo, el DAEM de Tocopilla deberá disponer de las medidas de control y supervisión que le permitan asegurar que las imputaciones contables que realice, por adquisición de bienes, se ajusten a los Procedimientos Contables para el Sector Municipal vigentes a la fecha de ejecución de sus operaciones, logrando de este modo que la información represente la verdadera esencia de las transacciones y no distorsione la naturaleza de los hechos, en armonía con lo descrito en el oficio N° 60.820, de 2005, de la Entidad de Control.
Respaldo.
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Daem Municipalidad de Torres del Paine sobre auditoría al proceso de acreditación de saldos en subvenciones educacionales........... (26/12/2022)
año 2020 - DICIEMBRE 2022.
Del Objetivo.
Determinar si las cuentas corrientes bancarias creadas para administrar recursos financieros de las subvenciones de educación auditadas presentan los saldos disponibles de acuerdo con los ingresos y gastos reflejados en el proceso de rendición de cuentas respectivo.
Asimismo, verificar si la entidad mantiene procedimientos de control para velar por el debido resguardo de los recursos disponibles, para el período comprendido entre el 1 de enero de 2020 y el 31 de diciembre de 2021.
CONCLUSIONES.
De la comparación realizada entre el saldo bancario al 31 de diciembre de 2021, de la cuenta corriente N° XXXXX, del Banco Santander, donde se administran los recursos de la Subvención FAEP y PIE, por un total de $123.316.582, y el saldo por acreditar (fondos no utilizados) por las aludidas subvenciones ascendentes a $166.962.723, las cuales considera $571.671 del PIE y $166.391.052 FAEP, se constató una diferencia total de $ 43.646.141, lo que no se ajusta a los principios de control, eficiencia y eficacia, consagrados en los artículos 3° y 5° de la ley N° 18.575.
Al respecto corresponde que la municipalidad realice las acciones necesarias tendiente a justificar los montos que se impugnan a través de un proceso rectificatorio ante la Superintendencia de Educación remitiendo el respectivo certificado debidamente aprobado por esa entidad o en su defecto deberá proceder a reintegrar los saldos no acreditados, lo que deberá ser documentado en el Sistema de Seguimiento y Apoyo de la Contraloría General, SSA-CGR, en un plazo de 60 días hábiles, contado desde la recepción del presente informe.
De no concretarse el requerimiento señalado, la Entidad de Control, remitirá los antecedentes al Ministerio Público y al Consejo Defensa del Estado, para los fines pertinentes.
Se detectó que la Municipalidad de Torres del Paine, no efectuó la rendición de cuentas de los gastos ejecutados en el periodo 2020, lo que no se ajusta a lo dispuesto en el manual de cuentas para la rendición de recursos 2020, de la Superintendencia de Educación, y artículo 3° del decreto N° 469, de 2013, del Ministerio de Educación.
La entidad comunal deberá adoptar las acciones administrativas necesarias de modo tal que, en lo sucesivo, las rendiciones se realicen con la debida celeridad, en las fechas y plazos dispuestos para ello.
Se verificó que el municipio administra tanto los recursos del PIE como del FAEP, en una misma cuenta corriente correspondiente a la N° XXXXXX, del Banco Santander, lo que transgrede lo dispuesto en los convenios de desempeño celebrados entre la Dirección de Educación Pública y la Municipalidad de Torres del Paine en el marco del fondo de apoyo a la educación pública para los años 2020 y 2021.
La entidad comunal deberá acreditar y documentar en el SSA-CGR, la solicitud de apertura de la cuenta corriente remitido a esta Contraloría Regional, además de los comprobantes contables, de transferencia y cartolas bancarias que permitan verificar el traspaso de los recursos FAEP a la cuenta aperturada para este propósito, en un plazo de 60 días hábiles, contado desde la recepción del presente informe.
Se constataron diferencias entre el saldo según conciliación, con el saldo bancario y el presentado en el balance, errores en la clasificación de ítems conciliatorios, partidas de antigua data, cheque girado y no cobrado caduco, como la ausencia de conciliaciones bancarias para el año 2022, lo que no se aviene a lo dispuesto en el dictamen Nº 20.101, de 2016, en el oficio circular N° 11.629, de 1982, como tampoco a lo señalado en el oficio circular Nº 60.820, de 2005, actual resolución Nº 3, de 2020, todos de la Contraloría General de la República.
Por consiguiente, corresponde que la entidad comunal concrete las medidas comprometidas en su respuesta, en cuanto a efectuar un análisis que permita identificar y regularizar tanto las diferencias advertidas, como las partidas conciliatorias de antigua data, lo que deberá acreditar y documentar en el SSACGR, con las respectivas conciliaciones y cartolas bancarias, certificados de saldos, comprobantes contables de proceder, y balance de comprobación y de saldos al último nivel de desagregación, en un plazo de 60 días hábiles, contado desde la fecha de recepción del presente informe.
Respaldo.
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Daem Pemuco sobre auditoría a las cuentas corrientes de las subvenciones escolares........... (30/12/2022)
año 2020 - DICIEMBRE 2022.
Del Objetivo.
Efectuar una auditoría a las cuentas corrientes del DAEM, por concepto de subvenciones escolares desde el 1 de enero
de 2018 al 31 de diciembre de 2020, efectuando un examen a la trazabilidad de los recursos consignados en ellas, además de considerar otras materias hasta el 30 de abril de 2022.
Lo anterior, con la finalidad de determinar si las cuentas corrientes bancarias creadas para administrar recursos financieros para las subvenciones presentan los saldos disponibles para ser restituidos. Asimismo, verificar si la entidad mantiene procedimientos de control para velar por el debido resguardo de los recursos disponibles, comprobando que las transacciones cumplan con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
Conclusiones.
Se observó la ausencia de conciliaciones bancarias para las cuatro cuentas corrientes del DAEM, estableciéndose que las últimas fueron efectuadas en septiembre de 2021 y marzo de 2022. Por otra parte, de la revisión de las conciliaciones proporcionadas para el periodo en estudio, se determinó la naturaleza errónea de cheques girados y no cobrados por $160.504.803; diferencia en saldos contables utilizados en las conciliaciones bancarias de $13.727.965; transferencias bancarias registradas contablemente en una fecha distinta a la que efectivamente fueron realizadas y que ascienden a la suma de $83.563.445; y, ausencia de revisión y autorización de conciliaciones bancarias, entre otras deficiencias, debiendo la municipalidad efectuar la regularización y confección de las conciliaciones observadas, dando cumplimiento a lo dispuesto en el oficio N° 11.629, de 1982 y al oficio N° 20.101, de 2016, de esta Contraloría General, lo que será verificado en la etapa de seguimiento.
Se constató la existencia de diferencias en las rendiciones de ingresos, esto es, entre los ingresos informados por la Superintendencia de Educación y aquellos acreditados por el sostenedor por $7.727.949, $97.247.092 y (-) $198.128.701, por los años 2018, 2019 y 2020, respectivamente, transferencias recibidas en la cuenta SEP por $10.053.964 y FAEP por $33.251.999, que no se ajustan a los objetivos de esas subvenciones e inconsistencias entre los registros contables y los movimientos bancarios de las cuentas de administración y educación por $453.922.935 y $61.894.872, respectivamente, por lo cual la entidad municipal deberá realizar el análisis de las diferencias e inconsistencias detectadas e informar documentadamente a este Organismo de Control, lo que será comprobado en la etapa de seguimiento.
Se verificó traspaso de fondos desde la cuenta SEP y FAEP a la cuenta Fondos de Educación por la suma $1.033.541.218; giros desde el FAEP a la cuenta de Fondos de Educación por $239.619.624; diferencia de $168.706.381 entre los cargos bancarios FAEP y los gastos rendidos a la Superintendencia y transacciones SEP y FAEP por la suma de $182.422.430 no registradas contablemente, situaciones por las que la entidad edilicia deberá realizar un análisis documentado, que será validado en la etapa de seguimiento.
Se determinó la existencia de saldos sin acreditar ante la Superintendencia de Educación por $389.128.513; inconsistencias en la acreditación del FAEP y en los saldos iniciales señalados por la Superintendencia y el municipio, respecto de los cuales se deberá realizar un análisis y regularización documentada, que será comprobada en la etapa de seguimiento.
Se estableció que la entidad no dispone de decretos de pago y comprobantes de ingresos que sustenten operaciones por la suma de $317.051.700, impidiendo la revisión de estas transacciones, debiendo aportarlos para su análisis y juzgamiento en la etapa de seguimiento.
Se comprobó que la entidad no realizó la rendición del Programa de Integración Escolar del año 2020, que involucraba ingresos por un total de $677.667.941, por lo cual, se deberá acreditar la regularización correspondiente, lo que será revisado en el seguimiento de este informe final.
Sin perjuicio de lo anterior, respecto de las observaciones expuestas, la Municipalidad de Pemuco deberá instruir un procedimiento disciplinario tendiente a determinar las eventuales responsabilidades administrativas que pudieren derivarse de las situaciones representadas, remitiendo el decreto alcaldicio que ordene su inicio a la Unidad de Seguimiento de Fiscalía de esta Entidad de Control, en el plazo de 15 días hábiles, contados desde la notificación del presente informe final.
Respaldo.
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[Vinculo]......Respaldo Municipios Prime.