Del Objetivo:
Verificar el cumplimiento de la normativa contable, legal y reglamentaria que regula el proceso de ejecución y control presupuestario, y efectuar un análisis financiero de la Municipalidad de Recoleta, durante el período comprendido entre el 1 de enero de 2017 y el 31 de diciembre de 2019.
Asimismo, en la mencionada fiscalización se efectuó un examen de cuentas a los gastos efectuados con cargo a las cuentas de ejecución presupuestarias:
215.22.07.001, Servicios de Publicidad;
215.22.07.002, Servicios de impresión;
215.22.07.003, Servicios de Encuadernación y Empaste;
215.22.08.011, Servicios de Producción y Desarrollo de Eventos;
215.22.09.003, Arriendo de Vehículos;
215.22.09.999, Otros;
215.22.12.999, Otros;
215.22.12.999, Otros;
21.04.004, Prestaciones de Servicios en Programas Comunitarios,
Todos durante el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2019.
Adicionalmente, se realizó un examen de cuentas de los gastos ejecutados entre el 1 de enero y el 30 de julio de 2020, con motivo del COVID-19.
CONCLUSIONES
Se acreditó que se efectuaron gastos asociados a la pandemia COVID-19, por la compra de 993 vales de gas licuado, por $ 10.724.837, sin que constara en el expediente de pago la nómina de los beneficiarios y sus respectivos informes sociales que justifican la entrega de la mencionada ayuda;
Asimismo, mediante orden de compra N° 2316-144-CM20 el municipio adquirió 2.000 bolsas ecológicas y 2.000 bolsas saco tela ecológicas al proveedor Importadora y Exportadora de Artículos Publicitarios, por la suma de $ 2.997.658, caso en el que no se pudo establecer el objetivo de la compra y tampoco la distribución de ellas a los beneficiarios.
A su turno, fueron consignados desembolsos por gastos del subtítulo 22 “Bienes y Servicios de Consumo”, referidas a servicios de instalación, retiro y tratamiento de residuos químicos de baños en ferias, al proveedor Móviles de Chile S.A por $ 3.563.509, sin que se consigne en el respectivo documento tributario ni en el acta de recepción, los números de servicios prestados, así como tampoco, se adjuntó un documento que permita validar el control de los lugares, horarios, meses y días, en el que el servicio se prestó en las distintas ferias de la comuna y,
Finalmente, se pagó al proveedor Empresa de Transportes BVAN SpA, por concepto de servicios de transportes de pasajeros por viajes solicitados por diferentes agrupaciones que funcionan en la comuna, la suma de $ 17.639.400, respaldados por los denominados formularios “Solicitud de bus municipal”, adjuntos al expediente de pago, los que fueron examinados no siendo posible precisar en todos los casos la fecha del viaje ni el destino de estos, debido a que se omiten datos en el citado formulario, son ilegibles o figuran modificados, lo que no permitió validar el correcto cobro del viaje por parte del proveedor, teniendo presente que se pactó por kilometrajes recorridos y, respecto a los listados de pasajeros -en ocasiones- no se identifican fechas o destinos de los viajes, de manera que permita asociarlos a la solicitud de bus municipal.
Se determinó que la municipalidad no efectuó las modificaciones presupuestarias para efectos de ajustarse a los ingresos devengados durante los años 2017, 2018 y 2019, provocándose una subestimación del presupuesto por las sumas de $ 3.154.310.690, $ 2.433.094.830 y $ 3.646.874.490, respectivamente.
Misma situación aconteció con los gastos presupuestarios para las citadas anualidades, en las que se produjo una sobrestimación presupuestaria por las cifras de $ 3.276.051.453, $ 5.333.467.346, y 5.044.470.652, para cada año.
Se detectó que los saldos de ingresos por percibir al cierre de los años 2017, 2018 y 2019, alcanzaron los montos de $ 5.533.102.228, $ 6.170.723.527 y $ 7.488.425.914, los que equivalen a un 93%, 91,7% y un 92,84%, sobre los ingresos devengados acumulados, hecho que da cuenta de que no han sido del todo efectivas las acciones emprendidas por ese órgano comunal para efectuar el cobro de sus ingresos durante las citadas anualidades, situación que no se aviene con lo dispuesto en el artículo 27, letra b), Nos 1 y 7, de la referida ley N° 18.695, ni a lo previsto en los artículos 3° y 5°, y 11 de la ley N° 18.575.
Se verificó que el municipio mantiene sin cobrar la suma de $ 2.785.033.209, al 31 de diciembre de 2019, por concepto de permiso de circulación, patentes municipales, aseo domiciliario, recuperación de licencias médicas, multas artículo 52, esto es, los contribuyentes que gravan con el pago de patente comercial, que no hubieren hechos sus declaraciones dentro de los plazos legales establecidos, convenio cobros derechos de aseo, ingresos años anteriores tránsito y arriendos propiedades y concesiones, originadas entre los años 1990 al 2016 y, en consecuencia, afectas a una eventual prescripción extintiva, por lo que corresponde que esa entidad edilicia, efectúe las gestiones de cobro con el objeto de recuperar los montos adeudados por los deudores y/o contribuyentes, o en su defecto – para las patentes municipales- decretar la clausura de los establecimientos que aún mantengan morosidad, y, castigar, en caso que proceda, la deuda municipal conforme al procedimiento establecido en el artículo 66 del decreto ley N° 3.063, de 1979, el cual faculta a las entidades edilicias para que una vez agotados los medios de cobro de toda clase de créditos, previa certificación del Secretario Municipal, mediante decreto alcaldicio, emitido con acuerdo del concejo, declare incobrable la deuda y las castigue de su contabilidad, una vez transcurrido, a lo menos, cinco años desde que se hicieron exigibles, lo que deberá ser acreditado mediante un reporte del trabajo realizado a través del Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, en el plazo de 90 días hábiles, contado desde la recepción del informe.
Se verificó que en el trato directo efectuado por ese municipio con la empresa Mano Studio Design”, por un valor de $ 255.856.668, para ejecutar el proyecto “Pérgola Valdivieso”, se fundamentó en la causal establecida en el artículo 10, numeral 3, del Reglamento de la ley Nº 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, en casos de emergencia, urgencia o imprevisto, sin que conste la acreditación por parte de ese órgano comunal acerca de las circunstancias y los fundamentos de su decisión de compra en relación a la citada empresa.
Por lo expuesto, procede que ese órgano comunal, en lo sucesivo, arbitre las medidas necesarias para que en los procesos de contratación que convoque se ajuste plenamente a la normativa legal de compras y contratación pública y a la jurisprudencia administrativa emitida por esta Contraloría General atingente a esa materia, y cuando por la naturaleza de la negociación deba acudir en forma excepcional al trato directo, para su fundamentación deberá efectuar la demostración efectiva y documentada de los motivos que la justifican, acreditando de manera suficiente la concurrencia de esa modalidad de contratación, todo lo cual debe quedar plasmado en el correspondiente acto administrativo que lo autorice.
Se constató que el proceso de contratación de los servicios de transportes de pasajeros por viajes provisto por la Empresa de Transportes BVAN SpA, por $ 17.639.400.-, pagado al proveedor según el comprobante de egreso N° 2.185, de 10 de mayo de 2019, no se realizó a través del Sistema de Información de Compras y Contratación Pública, contraviniendo lo dispuesto en el artículo 18, de la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, y el artículo 54, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el reglamento de la mencionada ley N° 19.886, que previenen que las entidades deberán cotizar, licitar, contratar, adjudicar, solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus procesos de adquisición utilizando solamente el Sistema de Información de Compras y Contratación Pública, incluyendo todos los actos, documentos y resoluciones relacionadas directa o indirectamente con los procesos de compras.
Asimismo, se advierte que, con el objeto de regularizar la operación para efectuar el pago, la municipalidad reconoce la deuda extemporáneamente, mediante decreto exento N° 1.028, de 23 de abril de 2019, correspondientes a la factura N° 948, de 14 de marzo de 2019, por servicios de arriendo de los meses de diciembre de 2018, enero y febrero 2019. Sobre los hechos objetados, el municipio se encuentra desarrollando un sumario administrativo, cuyo resultado deberá informar en su oportunidad a esta Contraloría, y deberá, en lo sucesivo, ajustar sus procedimientos de compras a la normativa dispuesta sobre la materia.
Se constató que, de las deudas pendientes al 31 de diciembre de 2019, permanecieron impagos al 31 de marzo de 2020, por un monto total de $ 10.947.036, incumpliendo con ello lo establecido en la jurisprudencia administrativa de este Organismo de Control, contenida en el dictamen N° 47.559, de 2013, que prevee que las obligaciones consideradas en la "Deuda Flotante", se salden, a más tardar, en el primer trimestre del ejercicio siguiente a aquel en el cual se han constituido.
Corresponde que esa municipalidad, en lo sucesivo, ajuste su actuar a lo dictaminado por esta Entidad de Control.
Se determinó que la entidad municipal no dio cumplimiento a lo resuelto por esta II Contraloría Regional Metropolitana de Santiago, a través de su oficio Nº 10.198, de 18 de agosto de 2017, en el que se instruye a esa entidad edilicia, en lo que interesa, el procedimiento administrativo y contable para el tratamiento de los recursos aportados mediante convenios por ministerios y servicios públicos, advirtiéndose que el procedimiento adoptado por la municipalidad para disponer de recursos para pagar los honorarios mientras recibe los recursos de las contrapartes en virtud de los respectivos convenios de transferencias, fueron imputados a la cuenta de gastos N° 2152104004 “Prestaciones de servicios en Programas Comunitarios”, cuyo saldo al 31 de diciembre de 2019, por un monto de $ 86.079.271, no fueron regularizados en el respectivo ejercicio presupuestario, efectuando los ajustes contables correspondientes conforme a lo instruido por la citada jurisprudencia, de este origen. La Municipalidad de Recoleta deberá ajustar su actuar conforme el aludido precepto, absteniéndose de financiar con los recursos destinados a “Prestaciones de servicios en Programas Comunitarios”, del presupuesto municipal, los anticipos de honorarios del personal contratado con los recursos no presupuestarios, aportados mediante convenios por ministerios y servicios públicos.
Respaldo.
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[Vinculo]......Respaldo Municipios Prime
De la resolución exenta N° 1.485, de 1996, de la Contraloria General de la República.
Lo expuesto no guarda armonía con lo preceptuado en el numeral numerales 46 y 51 de la resolución exenta N° 1.485, de 1996, de la Contraloría General, en relación con que la documentación sobre transacciones y hechos significativos debe ser completa y exacta, y facilitar el seguimiento del hecho, y además que, el registro pertinente de la información es un factor esencial para asegurar la oportunidad y fiabilidad de toda la información que la institución maneja en sus operaciones y en la adopción de decisiones.
Esto es:
46) La documentación sobre transacciones y hechos significativos debe ser completa y exacta y facilitar el seguimiento de la transacción o hecho (y de la información concerniente) antes, durante y después de su realización.
47) La documentación de las estructuras de control interno, de las transacciones y de hechos importantes debe tener un propósito claro, ser apropiada para alcanzar los objetivos de la institución y servir a los directivos para controlar sus operaciones y a los fiscalizadores u otras personas para analizar dichas operaciones. Toda documentación que no tenga una meta clara corre el riesgo de diezmar la eficiencia y eficacia de una institución.
48) Las transacciones y hechos importantes deben registrarse inmediatamente y debidamente clasificados.
49)Las transacciones deben registrarse en el mismo momento en que ocurren a fin de que la información siga siendo relevante y útil para los directivos que controlan las operaciones y adoptan las decisiones pertinentes. Ello es válido para todo el proceso o ciclo de vida de una transacción u operación, abarcando (1) el inicio y la autorización, (2) todos los aspectos de la transacción mientras se realiza y (3) su anotación final en los registros sumarios. También conviene actualizar rápidamente toda la documentación con objeto de mantener su validez.
50) Se requiere, asimismo, una clasificación pertinente de las transacciones y hechos a fin de garantizar que la dirección disponga continuamente de una información fiable. Una clasificación pertinente significa organizar y procesar la información a partir de la cual se elaboran los informes, los planes y los estados financieros.
51) El registro inmediato y pertinente de la información es un factor esencial para asegurar la oportunidad y fiabilidad de toda la información que la institución maneja. en sus operaciones y en la adopción de decisiones.
De la ley N° 18.575
Lo expuesto, además, no se aviene a lo establecido en los artículos 3°, inciso segundo y 5° de la ley N° 18.575, los cuales consignan en lo que interesa, que la administración debe observar en su actuar, entre otros principios, los de eficiencia, eficacia y control, así también, que las autoridades y funcionarios deben velar por la eficiente e idónea administración de los medios públicos y por el debido cumplimiento de la función pública.
Lo anterior, deja en evidencia la instancia de riesgos operacionales, que no se encuentran cubiertos por la entidad edilicia, lo que podría atentar con el cuidado de los recursos públicos y por lo mismo afectar el patrimonio municipal.
Respaldo.