La falta de segregación de funciones no se aviene con el principio de control contemplado en el artículo 3° de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, ni con lo previsto en los numerales 54 al 60 de la referida resolución exenta N° 1.485, de 1996.
Esto es:
Resolución exenta N° 1.485, de 1996:
d) División de las tareas
54.- Las tareas y responsabilidades principales ligadas a la autorización, tratamiento, registro y revisión de las transacciones y hechos deben ser asignadas a personas diferentes.
55.- Con el fin de reducir el riesgo de errores, despilfarros o actos ilícitos, o la probabilidad de que no se detecten este tipo de problemas, es preciso evitar que todos los aspectos fundamentales de una transacción u operación se concentren en manos de una sola persona o sección. Las funciones y responsabilidades deben asignarse sistemáticamente a varias personas para asegurar un equilibrio eficaz entre los poderes. Entre las funciones clave figuran la autorización y el registro de las transacciones, la emisión y el recibo de los haberes, los pagos y la revisión o fiscalización de las transacciones. Sin embargo, la colusión puede reducir o eliminar la eficacia de esta técnica de control interno.
56.- Una pequeña organización puede que no tenga suficientes empleados para aplicar esta técnica plenamente. En tal caso, la dirección debe ser consciente del riesgo que ello implica y compensar el defecto con otros controles. La rotación del personal contribuye a que los aspectos centrales de las transacciones o hechos contables no se concentren en una sola persona por un espacio de tiempo prolongado. Debe promoverse e incluso exigirse también el período vacacional anual para ayudar a reducir estos riesgos.
e) Supervisión
57.- Debe existir una supervisión competente para garantizar el logro de los objetivos del control interno.
58.- Los supervisores deben examinar y aprobar cuando proceda el trabajo encomendado a sus subordinados. Asimismo, deben proporcionar al personal las directrices y la capacitación necesarias para minimizar los errores, el despilfarro y los actos ilícitos y asegurar la comprensión y realización de las directrices específicas de la dirección.
59.- La asignación, revisión y aprobación del trabajo del personal exige:
- Indicar claramente las funciones y responsabilidades atribuidas a cada empleado.
- Examinar sistemáticamente el trabajo de cada empleado, en la medida que sea necesaria.
- Aprobar el trabajo en puntos críticos del desarrollo para asegurarse de que avanza según lo previsto.
60.- La asignación, revisión y aprobación del trabajo del personal debe tener como resultado el control apropiado de sus actividades. Ello incluye:
(1) la observancia de los procedimientos y requisitos aprobados,
(2) la constatación y eliminación de los errores, los malentendidos y las prácticas inadecuadas,
(3) la reducción de las probabilidades de que ocurran o se repitan actos ilícitos y
(4) el examen de la eficiencia y eficacia de las operaciones. La delegación del trabajo de los supervisores no exime a estos de la obligación de rendir cuentas de sus responsabilidades y tareas.
Los que establecen, que con el fin de reducir el riesgo de errores, las tareas y responsabilidades ligadas a la autorización, tratamiento, registro y revisión de las transacciones y hechos deben ser asignadas a personas diferentes, y que además, debe existir una instancia de supervisión que permita efectuar un control apropiado de las actividades.
Artículo 3° de la ley N° 18.575:
Artículo 3º. La Administración del Estado está al servicio de la persona humana; su finalidad es promover el bien común atendiendo las necesidades públicas en forma continua y permanente y fomentando el desarrollo del país a través del ejercicio de las atribuciones que le confiere la Constitución y la ley, y de la aprobación, ejecución y control de políticas, planes, programas y acciones de alcance nacional, regional y comunal.
La Administración del Estado deberá observar los principios de responsabilidad, eficiencia, eficacia, coordinación, impulsión de oficio del procedimiento, impugnabilidad de los actos administrativos, control, probidad, transparencia y publicidad administrativas y participación ciudadana en la gestión pública, y garantizará la debida autonomía de los grupos intermedios de la sociedad para cumplir sus propios fines específicos, respetando el derecho de las personas para realizar cualquier actividad económica en conformidad con la Constitución Política y las leyes.
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Ley 19.653
Art. 1º Nº 2
D.O. 14.12.1999
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Ley 18.575
Art. 3º
D.O. 05.12.1986
Respaldo.
De la resolución exenta N° 1.485, de 1996, de la Contraloria General de la República.
Lo expuesto no guarda armonía con lo preceptuado en el numeral numerales 46 y 51 de la resolución exenta N° 1.485, de 1996, de la Contraloría General, en relación con que la documentación sobre transacciones y hechos significativos debe ser completa y exacta, y facilitar el seguimiento del hecho, y además que, el registro pertinente de la información es un factor esencial para asegurar la oportunidad y fiabilidad de toda la información que la institución maneja en sus operaciones y en la adopción de decisiones.
Esto es:
46) La documentación sobre transacciones y hechos significativos debe ser completa y exacta y facilitar el seguimiento de la transacción o hecho (y de la información concerniente) antes, durante y después de su realización.
47) La documentación de las estructuras de control interno, de las transacciones y de hechos importantes debe tener un propósito claro, ser apropiada para alcanzar los objetivos de la institución y servir a los directivos para controlar sus operaciones y a los fiscalizadores u otras personas para analizar dichas operaciones. Toda documentación que no tenga una meta clara corre el riesgo de diezmar la eficiencia y eficacia de una institución.
48) Las transacciones y hechos importantes deben registrarse inmediatamente y debidamente clasificados.
49)Las transacciones deben registrarse en el mismo momento en que ocurren a fin de que la información siga siendo relevante y útil para los directivos que controlan las operaciones y adoptan las decisiones pertinentes. Ello es válido para todo el proceso o ciclo de vida de una transacción u operación, abarcando (1) el inicio y la autorización, (2) todos los aspectos de la transacción mientras se realiza y (3) su anotación final en los registros sumarios. También conviene actualizar rápidamente toda la documentación con objeto de mantener su validez.
50) Se requiere, asimismo, una clasificación pertinente de las transacciones y hechos a fin de garantizar que la dirección disponga continuamente de una información fiable. Una clasificación pertinente significa organizar y procesar la información a partir de la cual se elaboran los informes, los planes y los estados financieros.
51) El registro inmediato y pertinente de la información es un factor esencial para asegurar la oportunidad y fiabilidad de toda la información que la institución maneja. en sus operaciones y en la adopción de decisiones.
De la ley N° 18.575
Lo expuesto, además, no se aviene a lo establecido en los artículos 3°, inciso segundo y 5° de la ley N° 18.575, los cuales consignan en lo que interesa, que la administración debe observar en su actuar, entre otros principios, los de eficiencia, eficacia y control, así también, que las autoridades y funcionarios deben velar por la eficiente e idónea administración de los medios públicos y por el debido cumplimiento de la función pública.
Lo anterior, deja en evidencia la instancia de riesgos operacionales, que no se encuentran cubiertos por la entidad edilicia, lo que podría atentar con el cuidado de los recursos públicos y por lo mismo afectar el patrimonio municipal.
Respaldo.