Hensikt
Hensikten med prosessen er å sikre en strukturert og styrt overføringen av prosjektet fra anbudsansvarlig til prosjektledelsen, samt å sikre at all relevant informasjon, byggherrens krav og entreprenørens krav gjøres kjent for prosjektleder/prosjektledelsen.
Ansvar
Det er anbudsansvarlig som innkaller til møte for overlevering. Han innkaller valgt prosjektleder. I de tilfeller byggeplassleder er valgt, evt. prosjekteringsleder(-ing.), og det er hensiktsmessig, innkalles disse. Overtakelsesmøtet bør ikke vare for lenge, da det skal være faktabasert.
AGENDA:
Orientering om prosjektet.
Byggherre.
Entrepriseform.
Leveranse-/arbeidsomfang.
Kontraktsplan m/ byggestart, milepeler og dato for ferdigstillelse.
Kontrakt.
NS som er lagt til grunn i kontrakten.
Avvik fra aktuelle NS.
Evt. Kontraktadministrasjonsbestemmelser.
Kort gjennomgang av tilbud-/anbudsdokumentasjon.
Gjennomgang av vårt tilbud/anbud.
Gjennomgang av kontraktsavklaringsmøter.
Rangering av dokumenter
Presiseringer av særskilte krav som FKOK, Byggforsk detaljblad, RTB, Passivt hus, miljø etc.
Prosjektering(gjelder hovedsakelig totalentreprise) .
I hvilken grad er prosjektet prosjektert? Entrepriseavhengig.
Hvilke fag/områder må prosjekteres ytterligere?
Hvilken hovedaktivitetsrekkefølge er lagt til grunn i kalkylen?
Hvilke alternative tekniske løsninger er vurdert under preprosjekteringsfasen før kalkyle?
Hvilke av byggherrens rådgivere kan evt. eller skal følge prosjektet? ARK, RIB, etc.?
Hvilke aktiviteter/fag er tenkt som egenproduksjon og hvilke ivaretas av TUE/UE?
Risiko og muligheter.
NB: Møtet skal ikke benyttes til prosjektering.
Prosjektorganisasjon.
Prosjektorganisasjonsplan.
Spesielle krav fra byggherre.
Produksjonsbudsjett(startkalkyle).
Kalkulasjonsmetode.
Timesatser(-rater) som er lagt til grunn.
Enhetspriser som er lagt til grunn.
Hvilke TUE/UE tilbud er lagt til grunn.
Hvilke TUE/UE har vi evt. bundet oss til.
Hvilke leveranser/entrepriser bør konkurranseutsettes ytterligere?
Hvilke poster/kapitler er låst på masser og hvilke skal mengdereguleres?
Ressursbruk.
Rigg og drift.
Kalkulerte reserver.
Krav til inntjening i prosjektet.
Prosjektplanlegging.
Prosjektleders gjennomgang av alt prosjektmateriale.
Aktivitetsplan frem til oppstart utførelse.
Tidsplan frem til oppstart utførelse.
Tid for mobiliserings-/oppstartmøte, egen agenda.
Møtet avsluttes med å avtale oppfølgingsmøte ca. en uke senere for at prosjektleder skal gis mulighet til å avklare evt. ubesvarte spørsmål etter egen gjennomgang av prosjektmateriale.