“ ข้อมูล (Data)”หมายถึง กลุ่มตัวอักขระที่เมื่อนำมารวมกันแล้วมีความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง และมีความสำคัญควรค่าแก่การจัดเก็บ เพื่อนำไปใช้ในโอกาสต่อๆ ไป ข้อมูลมักเป็นข้อความที่อธิบายถึงสิ่งใดสิ่งหนึ่ง อาจเป็นตัวอักษร ตัวเลขหรือสัญลักษณ์ใดๆ ที่สามารถนำไปประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ได้

(www.itdestination.)“ข้อมูล (Data)” หมายถึง ข่าวสาร เอกสาร ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับบุคคล สิ่งของหรือเหตุการณ์ในรูปแบบของตัวเลข ภาพ ตัวอักษรและสัญลักษณ์ต่างๆ เช่น คะแนนสอบวิชาภาษาไทย ราคาสินค้า จำนวนผู้เรียนในโรงเรียน (www.thaigoodview.)“ข้อมูล”หมายถึง ข้อเท็จจริงต่างๆ ที่มีอยู่ในธรรมชาติ เป็นกลุ่มสัญลักษณ์แทนปริมาณ หรือการกระทำต่างๆ ที่ยังไม่ผ่านการวิเคราะห์ หรือการประมวลผล ข้อมูลอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวหนังสือ รูปภาพแผนภูมิ เป็นต้น (www.internationalschool.)

“สารสนเทศ (Information)” หมายถึง ข้อมูลต่างๆ ที่ได้ผ่านการเปลี่ยนแปลงหรือมีการประมวลผลหรือวิเคราะห์สรุปผลด้วยวิธีการต่างๆ แล้วเก็บรวบรวมไว้ เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามต้องการการประมวลผล(Data Processing) เป็นการนำข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ที่เก็บรวบรวมไว้มาผ่านกระบวนการต่างๆ เพื่อแปรสภาพข้อมูลให้เป็นระบบและอยู่ในรูปแบบที่ต้องการ (www.thaigoodview.) สารสนเทศ”หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเปลี่ยนแปลง หรือจัดกระทำเพื่อผลของการเพิ่มความรู้ ความเข้าใจของผู้ใช้ ลักษณะของสารสนเทศจะเป็นการรวบรวมข้อมูลหลายๆ อย่าง ที่เกี่ยวข้องกันเพื่อจุดมุ่งหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง (internationalschool. eduzones.)“แหล่งข้อมูล”หมายถึง สถานที่หรือแหล่งที่เกิดข้อมูลแหล่งข้อมูล จะแตกต่างกันไปตามข้อมูลที่ต้องการ เช่น บ้านเป็นแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวกับผู้เรียน โดยบันทึกข้อมูลไว้ในทะเบียนบ้าน ห้องสมุดเป็นแหล่งข้อมูลเกี่ยวกับความรู้ต่างๆ ข้อมูลบางอย่างเราอาจจะนำมาจากแหล่งข้อมูลหลายแหล่งได้ เช่น ราคาของเล่นชนิดเดียวกัน เราอาจจะหาข้อมูลจากแหล่งข้อมูลซึ่งได้แก่ร้านค้าหลายๆ ร้านได้ และข้อมูลหรือราคาที่ได้อาจจะแตกต่างกันไป หนังสือพิมพ์เป็นแหล่งข้อมูลที่มีทั้งข้อความ ตัวเลข รูปภาพ

เลือกใช้ข้อมูล (www.202. 143. 159. 117)

การเลือกใช้ข้อมูลในการตัดสินใจเป็นสิ่งที่มีประโยชน์มาก เพราะในการดำรงชีวิตของคนเรามักเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ต่างๆ มากมาย จึงจำเป็นต้องอาศัยการตัดสินใจอย่างมีระบบระเบียบ มีหลักมีเกณฑ์และมีเหตุผล โดยนำปัจจัยต่างๆ มาพิจารณาก่อนที่จะตัดสินใจ เพื่อให้ทางเลือกที่ดีที่สุดซึ่งต้องอาศัยทั้งความรู้ประสบการณ์ ข้อมูลข่าวสารต่างๆ เป็นส่วนประกอบ เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดหรือโอกาสที่จะผิดพลาดมีน้อยที่สุด

การจัดทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ (www.krutong.)

การจัดทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ เริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ และการดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ดังต่อไปนี้

ก. การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล

1) การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่างๆ เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน

2) การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไขการตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบกัน

ข. การประมวลผลข้อมูล แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ

1) การประมวลผลด้วยมือ วิธีนี้เหมาะกับข้อมูลจำนวนไม่มากและไม่ซับซ้อน อุปกรณ์ในการคำนวณได้แก่ เครื่องคิดเลข ลูกคิด

2) การประมวลผลด้วยเครื่องจักร วิธีนี้เหมาะกับข้อมูลจำนวนปานกลาง และไม่จำเป็นต้องืื นใช้ผลในการคำนวณทันทีทันใด เพราะต้องอาศัยเครื่องจักรและแรงงานคน

3) การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ วิธีนี้เหมาะกับงานที่มีจำนวนมาก ไม่สามารถใช้แรงงานคนได้ และงานมีการคำนวณที่ยุ่งยากซับซ้อน การคำนวณด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ จะให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องแม่นยำและรวดเร็ว

ลำดับขั้นตอนในการประมวลผลข้อมูลมีดังนี้

1) การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่เก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน และแฟ้มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีการแบ่งหมวดสินค้าและบริการ เพื่อความสะดวกในการค้นหา

2) การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับตัวเลขหรือตัวอักษร เพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ทำให้ค้นหาได้ง่าย

3) การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่น สถิติจำนวนนักเรียนแยกตามระดับแต่ละระดับการศึกษา

4) การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย

ค. การจัดเก็บและดูแลรักษาข้อมูล ประกอบด้วย

1) การเก็บรักษาข้อมูล หมายถึง การนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และการทำสำเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้

2) การค้นหาข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไป การค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ง่ายและทันเวลา

3) การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้ หรือนำไปแจกจ่ายในภายหลัง จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา หรือนำไปใช้อีกครั้งได้โดยง่าย

4) การสื่อสารข้อมูล ต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญ และมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็ว และทันเวลาปัจจุบัน ผู้บริหารต้องสามารถปฏิบัติงานให้รวดเร็ว เพื่อตอบสนองต่อการแข่งขันตลอดจนการผลักดันของสังคมที่มีการใช้ระบบสื่อสารข้อมูลที่ทันสมัย การแข่งขันในเชิงธุรกิจจึงมากขึ้นตามลำดับ มีการใช้เทคนิคทางคอมพิวเตอร์มาวิเคราะห์ แยกแยะ และจัดสรรข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ เพื่อการตัดสินใจความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ทำให้คอมพิวเตอร์มีความสามารถมากขึ้น มีขนาดเล็กลงและราคาถูกลง การนำคอมพิวเตอร์มาใช้งานจึงแพร่หลายอย่างรวดเร็ว ตลอดจนระบบสื่อสารก้าวหน้ายิ่งขึ้น ซึ่งเป็นผลทำให้ระบบข้อมูลขององค์การที่ใช้เทคโนโลยีเหล่านี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แนวทางการดำเนินการให้ได้ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะเริ่มจากการวิเคราะห์ความต้องการ การวิเคราะห์นี้จะได้จากการสอบถาม ซึ่งจะทำให้ทราบว่าควรจะจัดโครงสร้างข้อมูลนั้นไว้ในระบบหรือไม่ ถ้าจัดเก็บจะประกอบด้วยข้อมูลอะไร มีรายละเอียดอะไรตอบสนองการใช้งานได้อย่างไร

ลักษณะของสารสนเทศที่ดีต้องประกอบไปด้วยรายละเอียด ดังนี้

1) ความเที่ยงตรง (Accuracy) หมายถึง ปราศจากความเอนเอียง สารสนเทศที่ดีต้องบอกลักษณะความเป็นจริงที่เกิดขึ้น ไม่ชี้นำไปทางใดทางหนึ่ง

2) ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ (Relevancy) หมายถึง มีเนื้อหาตรงกับเรื่องที่ต้องการใช้ของผู้ใช้แต่ละคน

3) ทันต่อเวลา (Timeliness) หมายถึง สามารถนำสารสนเทศที่ต้องการไปใช้ได้ทันต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น การจัดเตรียมสารสนเทศให้ทันต่อเวลาที่ต้องการใช้มี 2 ลักษณะ คือ การจัดทำสารสนเทศล่วงหน้าตามกำหนดเวลาที่เหตุการณ์จะเกิดในอนาคต และการจัดทำสารสนเทศอย่างรวดเร็วเพื่อนำไปใช้ในเหตุการณ์ที่กำลังเกิดขึ้น