5. El Memorándum

En ocasiones hay cambios que deben ser comunicados de manera rápida y concisa en una empresa. Ya sea modificaciones en la política de tu empresa, un aumento en los precios o simplemente una convocatoria a una reunión, puedes informarlos a través de un memorándum. Después de todo, es una de las formas más comunes de comunicación empresarial. Los memorandos suelen usarse a medida que una empresa va creciendo, debido a que va siendo necesario informar sobre asuntos relevantes en diferentes momentos y departamentos.

Un memorándum es un mensaje escrito que se usa para comunicar algo de manera interna en una empresa; se trata de un anuncio breve que sirve para recordar una actividad o un tema en específico a los empleados. Normalmente está dirigido a muchas personas y representa intereses personales de la compañía. A menudo la gente suele referirse a él como «memo», es decir, con su forma abreviada.

Partes de un memorándum

· Fecha y lugar de emisión.

· Destinatario o destinatarios.

· Tema del cual trata.

· Mensaje.

· Firma o sello de validez.

1. Fecha y lugar de emisión

La fecha es muy importante, ya que permite ubicar al documento en tiempo y forma.

2. Destinatario o destinatarios

En ocasiones los memorandos van dirigidos a algunas personas en específico, ya sea jefes de área, gerentes o proveedores. Por ello es importante indicar a quiénes está dirigido el mensaje para evitar cualquier tipo de confusión.

3. Tema del cual trata

Este elemento determina el lenguaje con el que vas a comunicar la información.

4. Mensaje

Es el cuerpo del memorándum. Sé claro, breve y directo; recuerda que la intención es transmitir la información de la manera más rápida y efectiva.

5. Firma o sello de validez

Este elemento sirve para concluir de manera formal el comunicado, ya sea a través de una firma o sello que identifique a tu compañía. Aunque los elementos que te acabamos de mencionar pueden variar dependiendo de la compañía y el formato, si es la primera vez que escribes un memo, es conveniente que utilices una plantilla de memorándum. Con ella podrás facilitar el proceso de escritura de tu memorándum empresarial o de negocios.

Beneficios del memorándum

· Asegura que la comunicación interna sea eficiente.

· Mantiene al tanto a las personas sobre novedades de la empresa.

· Agiliza peticiones o solicitudes.

1. Asegura que la comunicación interna sea eficiente

Una comunicación eficiente requiere redacción clara, ya que de esto dependerá que la información sea transmitida de manera correcta. Una de las principales características de este documento es que se solicita el registro de quien lo envía y de quien lo recibe. Esto permite comprobar que la información ha sido comunicada a todas las partes involucradas en una misma empresa.

2. Mantiene al tanto a las personas sobre novedades de la empresa

Los memorandos suelen utilizarse para hacer del conocimiento del receptor cierta información nueva o cambios en la compañía.

3. Agiliza peticiones o solicitudes

También puede incluir otros temas, como realizar una solicitud o recomendar una acción de manera concisa; se trata de un documento administrativo y oficial que contiene información interna de la empresa.

Para que un memorándum sea eficaz en tu comunicación interna es necesario que cumpla con las siguientes características:

EJEMPLO DE MEMORANDUM

Cómo redactar un memorándum

1. Escribe el encabezado

En primer lugar, debes dejar claro a quién va dirigido el memorándum y el tema que va a tratar. Escribe la fecha y el lugar desde el cual se emite este documento; también incluye la razón por la que estás escribiendo el memorándum. Usa una línea de apertura que hable del motivo, facilitará que quien lo lea identifique de manera general lo que quieres transmitir más adelante. En el encabezado también debes procurar atraer a los lectores de manera positiva, por eso debe tener un lenguaje claro y cautivador. Será la primera impresión que tendrán tus lectores de la información: busca generar curiosidad para que sigan leyendo el resto del documento.

2. Describe el propósito

El estilo y el tono del memorándum son determinados por tu audiencia. Ya sea que lo dirijas a tus empleados o proveedores, podrás usar un tono informal o formal, eso se establecerá por el tema y no por los lectores. También es importante que proporciones los antecedentes necesarios, como algún tipo de actividad relacionada que tenga que tenerse en cuenta antes de leer el documento. Indica el contexto y la intención por la cual estás enviando este documento.

Responde a la pregunta «¿Qué estoy tratando de comunicar con este memorándum?» de manera concisa con la razón por la que estás enviando este documento y no olvides los requerimientos o antecedentes en caso de que existan.

3. Agrega la información adicional

Aunque es un documento que debe incluir solo lo necesario, en algunas ocasiones es necesario agregar información adicional. Luego de haber descrito el propósito del memorándum, puedes integrarla, ya sea que se trate de notas, imágenes o datos generales.

4. Especifica la acción solicitada

En varias ocasiones los memorandos tienen como objetivo solicitar alguna acción a los destinatarios: pedir que compartan información o que asistan a una reunión extraordinaria, por ejemplo; esta sección deberás escribirla de manera clara. Menciona a las personas que deberán realizarla, especifica cómo tienen que hacerlo y añade el tiempo o plazo en que deberán completar dicha acción. Según el tipo de información que comparten y finalidad, es posible clasificar los memorandos. A continuación, te enumeramos los más comunes, que seguramente deberás utilizar en algún momento.