1. El Acta

DEFINICION DE ACTA

Acta es un concepto que procede de la lengua latina y que puede utilizarse con referencia a diferentes tipos de documentos. La primera acepción mencionada por el diccionario de la Real Academia Española (RAE) alude al registro escrito de aquello que se trató o se aprobó en una asamblea, una junta u otro tipo de encuentro. Un acta, en este sentido, permite certificar y validar lo tratado. Se trata de un recurso formal, que se utiliza en encuentros convocados a través de mecanismos legales. Lo habitual es que estos documentos se guarden en un libro de actas. De esta manera, el libro de actas de un club, por citar un caso, se compone de las actas de las diferentes reuniones de socios. Numerosas son las reuniones oficiales que requieren que se realice un acta, como puede ser la sesión de pleno municipal en un ayuntamiento o un claustro de profesores.

Caracteristicas

-El día, el lugar y la fecha en la que tiene lugar el acto en cuestión.

-El listado de los nombres y apellidos de las personas que asisten a la cita.

-La hora a la que se procede a poner en marcha la reunión.

-En la misma también es fundamental que se recojan las intervenciones de todos y cada uno de los miembros que participan.

-Como es lógico, no menos importante es que el acta tendrá que recoger todas las decisiones y acuerdos que se han tomado. En este sentido, es relevante recalcar que debe quedar perfectamente registrado cómo transcurrió la votación, qué votó cada persona y, por supuesto, con la mayoría que se logró el acuerdo en cuestión.

-Las proposiciones que también se planteen en la reunión igualmente deben quedar registradas, así como cualquier tipo de incidente que pudiera acontecer durante el transcurso de la misma.

-Para finalizar, deberá establecerse la hora a la que se concluyó la reunión y también debe llevar las firmas pertinentes.

-Una vez que esté redactada el acta, en el caso de los plenos de ayuntamientos fundamentalmente, se procederá a entregar una copia a los representantes de los partidos políticos para que le den el visto bueno o para que soliciten cambios.

EJEMPLO DE ACTA

EL INFRASCRITO SUPERVISOR EDUCATIVO DEL SECTOR 1201.2 DEL MUNICIPIO DE SAN MARCOS, DEPARTAMENTO DE SAN MARCOS, CERTIFICA: HABER TENIDO A LA VISTA EL LIBRO DE ACTAS No. 01 DEL INSTITUTO NACIONAL DE EDUCACIÒN BASICA JORNADA MATUTINA EN EL QUE A FOLIOS NÚMEROS 382, 383, 384 y 385 APARECE EL ACTA NÚMERO 01-2023, LA QUE COPIADA LITERALMENTE DICE: ----------------------------

ACTA No. 01-2023.

En el Municipio de San Marcos, cabecera del mismo nombre, siendo las siete horas con treinta minutos, del día tres de enero del año dos mil veintitrés,, reunidos en las instalaciones del Instituto Nacional de Educación Básica Jornada Matutina, del municipio de San Marcos, departamento de San Marcos, las siguientes personas: Karina Patricia Gómez Orozco de Orozco, Técnico Auxiliar II y Licenciado M. A. Enio Relman Maldonado Solís, Supervisor Educativo del Sector 1201.2 quien suscribe la presente para hacer constar lo siguiente:

PRIMERO: Se tiene a la vista el Acuerdo Ministerial No. DIREH-0297-2023 de fecha tres de enero de dos mil veintitrés, el cual en su parte conducente dice: Acuerda: Artículo 1, aprobar las trece cláusulas de que consta cada uno de los contratos de Servicios Temporales bajo el renglón presupuestario 021, en el puesto de Técnico Auxiliar II en el Instituto Nacional de Educación Básica, Jornada Matutina, del Municipio de San Marcos, Departamento de San Marcos, bajo la partida presupuestaria No. (2023-11130008312-00-1201-0201-26-13-00-000-002-000-021-11000) a KARINA PATRICIA GÓMEZ OROZCO DE OROZCO.

SEGUNDO: Contrato de servicios temporales número 12-660-2023 a nombre de: KARINA PATRICIA GÓMEZ OROZCO DE OROZCO, con salario nominal mensual de Q3,926.00 asignado al Instituto Nacional de Educación Básica, Jornada Matutina, del Departamento de San Marcos.

TERCERO: En base a lo estipulado en el Artículo 2 del Acuerdo en mención, se procede a dar formal posesión del puesto a partir del día 03 de enero de 2023.

CUARTO: Se le hace saber a la persona contratada que la designación que ha sido otorgada es de carácter provisional, misma que podrá ser sustituida en cualquier momento durante la vigencia del presente contrato, de conformidad con las necesidades del servicio y demanda educativa determinada, por lo que la misma no es de carácter definitivo.

QUINTO: No habiendo más que hacer constar, se finaliza la presente veinte minutos después de iniciada, en el mismo lugar y fecha de su inicio, firmando de conformidad quienes intervenimos damos fe.

Y PARA LOS USOS LEGALES QUE CORRESPONDA SE EXTIENDE, FIRMA Y SELLA LA PRESENTE CERTIFICACIÓN EN UNA HOJA DE PAPEL BOND TAMAÑO OFICIO EN EL MUNICIPIO DE SAN MARCOS, DEPARTAMENTO DE SAN MARCOS A LOS TRES DÍAS DEL MES DE ENERO DEL AÑO DOS MIL VEINTITRES.

Lic. y M. A. Enio Relman Maldonado Solís

Supervisor Educativo Sector 1201.2

San Marcos, San Marcos.

Vo Bo. Lic. Marvin Javier Vásquez Barrios

Jefe de Recursos Humanos

Dirección Departamental de Educación San Marcos

PARTES IMPORTANTES DE UN ACTA

Un acta es un documento cuyo propósito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunión y de los acuerdos alcanzados. La redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión y la firma su presidente.

PARTES: 1.-TÍTULO El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en el conjunto de las que se encuentran en el libro respectivo. Este título se escribe así: ACTA DE SESIÓN DEL 27 DE MAYO DE 2012, o también ACTA DE SESIÓN DEL 27.05.2012. Sin embargo, en los últimos años, muchas instituciones han optado por codificar sus actas como si fueran cualquier otro documento, en forma correlativa anual, con la indicación de la fecha en la que se llevan a cabo. Por ejemplo: ACTA DE SESIÓN Nº 01-2012 DE FECHA 27.05. 2012.En todos los casos subrayados y con letras mayúsculas, para que ese título en el libro, ya que el acta de una sesión se redacta en cuanto termina la redacción de otra, luego de la firma de los que procedieron a aprobarla.

2. INTRODUCCIÓN La introducción del acta es una fórmula de apertura que comprende: lugar, fecha y hora en la que se lleva a cabo la sesión; y los nombres y apellidos de los que asisten y de los que actúan de presiente y de secretario, si los que concurren son muchos, sólo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el padrón respectivo, y en su caso, los comprobantes de haberse efectuado las publicaciones de convocatorias.

3. TEXTO Las actas tradicionales hacen un relata minucioso de todo lo que acontece en la sesión; contienen todas las intervenciones de los asistentes, sin establecer ninguna distinción entre ellas. Las nuevas disposiciones legales acerca de la redacción de las actas de sesiones consideran que éstas deben contener solamente la siguiente información; los asuntos tratados en la sesión, la forma y el resultado de las votaciones en cada caso y los acuerdos adoptados. Además, cuando lo solicitaban, deben contener las constancias que los presentes desean dejar sobre sus opiniones y /o votos emitidos en la sesión. Y nada más. Concreto y preciso, Breve. Libre de complicaciones.es por eso que ahora las actas se deben aprobar al término de las sesiones. Por otro lado, los acuerdos que se adoptan en las sesiones se enumeran correlativamente, en forma anual, y se escriben como la parte resolutiva de las resoluciones administrativas, con verbo en infinitivo o en forma imperativa.

4.-CIERRE DEL ACTA. Es una fórmula hecha que se usa por costumbre e indica que la sesión ha terminado. Señala la hora en la cual concluye este acto. He aquí un ejemplo: “No habiendo más asuntos que tratar y siendo las 10 p.m. se dio levantada la sesión.

5.-FIRMAS DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA Según lo determinen las normas de cada institución, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes. por el presidente y el secretario, o por una comisión elegida para tal fin. (consulte oportunidad de la aprobación del acta de sesión”