11. La Convocatoria
Existen diferentes motivos por los cuales desarrollar una convocatoria, sin embargo, la intención principal puede resumirse de la siguiente manera: captar la atención de un determinado público o grupo de personas.
Asimismo, el propósito de una convocatoria es reunir a la mayor cantidad de sujetos posible para hacer un anuncio, presentar un producto o servicio o, sencillamente, plantear una problemática que requiere pronta solución. Lo cierto es que lograr convocar a mucha gente es un mérito muy grande, puesto que quien convoca debe ser respetada/o, creíble y responsable.
De igual modo, hacer una convocatoria tiene como objetivo lograr una cercanía entre las partes, ya sea para reforzar lazos, crear nuevos vínculos, aunar criterios de acción o informar algo importante.
Características de una convocatoria .
Si bien pueden existir diversos tipos de convocatorias, no cabe duda de que, por regla general, tendrán características similares. A continuación, detallaremos las principales.
Ubicación en tiempo y en espacio.
Una convocatoria debe ubicar a la gente en tiempo y en espacio. Con esto queremos decir que, para convocar a un grupo de personas a hacer algo o participar en un evento, se deben anticipar la fecha y el sitio de reunión.
En este sentido, mientras mejor sea la información que se le brinde a los sujetos, más garantía habrá de participación de los mismos, puesto que, en caso de estar interesados, sabrán con exactitud dónde se realizará la cita y en qué momento.
Nombre del convocante.
El nombre del convocante será fundamental para que los convocados sepan quién los está invitando. Esta información colabora mucho en anticipar el tipo de actividad que se desarrollará. Un dato no menor es que quien convoca puede ser tanto un sujeto particular como una organización, una empresa o un colectivo social. Aquí lo principal es siempre dar a conocer quién emite el mensaje, ya que es un detalle que brinda seriedad y compromiso.
Claridad y brevedad.
Una convocatoria debe ser desarrollada de modo breve, pero sin escatimar la información del motivo de la invitación. El anuncio debe contar con precisiones sobre la actividad a la cual se está convocando y quiénes son los convocados a participar, además de los datos ya mencionados anteriormente.
En otras palabras, el mensaje debe ser breve y evitar entrar en detalles menores que fácilmente pueden tratarse cuando todas las personas se encuentren reunidas. Será suficiente aclarar el motivo del evento o reunión para que los interesados decidan si acudir o no.
Anticipación.
Lo ideal es que una convocatoria se realice con cierto periodo de anticipación. Sencillamente, porque brinda la posibilidad a los sujetos participantes de organizar cuestiones personales y así hacerse presentes el día de la acción anunciada.
Este tiempo de anticipación dependerá del tipo de convocatoria y de la envergadura del evento, las distancias, la cantidad de asistentes previstos y los recursos necesarios para llevar adelante el acto en cuestión
Estructura de una convocatoria.
Como todo documento escrito en el cual se invita a alguien a participar de algo, será indispensable estructurar el texto de modo tal que sea fácil de comprender. Esto significa que debe guardar una relación coherente entre las partes del escrito, estas son:
Inicio: si la convocatoria es escrita por una organización con el fin de reunir a miembros de la misma, será necesario que el documento cuente con un membrete oficial.
Cuerpo: está compuesto por el texto en sí, es decir, por el motivo de la convocatoria. ¿A qué se invita a las personas? Además, pueden enumerarse, brevemente, los puntos o temáticas que se desarrollarán durante el encuentro. La propuesta es dar cierto orden a la reunión. Se deberá especificar, también, el lugar donde se realizará la actividad, hora y fecha.
Final: establecer el sitio y fecha de la redacción del documento.
